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隨著計算機和現(xiàn)代信息技術(shù)在會計中的廣泛運用,會計工作經(jīng)歷了從手工會計到電算化會計的發(fā)展過程。企業(yè)在建立了電算化會計系統(tǒng)后,企業(yè)會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化,會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高。但是,也為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來了許多前所未有的新問題,對企業(yè)內(nèi)部控制制度造成了極大的沖擊,使得企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下顯得落后于形勢。由于電算化會計系統(tǒng)的特殊性,盡快建立和完善新的適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。而加強會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的最根本的措施,就是加強系統(tǒng)內(nèi)部規(guī)章制度的建設(shè)。具體應(yīng)從以下五方面入手。

一、加強組織控制,完善職責分工制度

所謂組織控制,就是將系統(tǒng)中不相容的職責進行分離,即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工,并以相應(yīng)的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設(shè)立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保證會計信息的真實、可靠,減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。職責分工首先是將電算化部門與用戶部門的職責相分離。用戶部門指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的部門或人員。在這兩者之間進行職責分工的目的,是盡可能保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離,以及在電算化部門內(nèi)部的職責分離。通過進行內(nèi)部職責分工,以補救不相容職能集中化的不足。

二、嚴格操作控制,制定操作管理制度

操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制訂的,主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件對操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計以外,制訂并嚴格操作管理制度,將會有效地保證會計軟件的安全運行,同時,也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。

三、對財務(wù)數(shù)據(jù)的輸入、輸出進行控制

計算機處理結(jié)果的準確性和可靠性的基礎(chǔ)是輸入數(shù)據(jù)的正確、完整和合法性。但在數(shù)據(jù)輸入過程中,經(jīng)常可能出現(xiàn)這樣一些問題:其一,送交計算機處理的數(shù)據(jù)不真實、不完整;其二,在將待處理數(shù)據(jù)變?yōu)闄C器可讀形式的轉(zhuǎn)換過程中發(fā)生錯誤、重復(fù)、遺漏或非法變動等;其三,錯誤的原始數(shù)據(jù)未作及時更正,或雖已更正但并未重新輸入。為了防止上述錯誤的發(fā)生,往往需要對應(yīng)用系統(tǒng)采取適當?shù)妮斎肟刂啤？卣撐母袷街品绞郊瓤衫靡唤M數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系進行校正,又可利用校驗碼檢錯,還可利用雙重輸入,比較兩次輸入內(nèi)容的差異,也可采用復(fù)核鑒定法,記賬憑證輸入和審核分別由兩名操作員完成。不能直接進入數(shù)據(jù)庫或文件調(diào)整、修改數(shù)據(jù),只能利用系統(tǒng)提供的修改功能。另一方面,在數(shù)據(jù)輸出環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的錯誤主要有:一是送給用戶的輸出資料不正確或不完整;二是報表送給無權(quán)授受單位或個人。為了防止上述輸出錯誤的發(fā)生,輸出時應(yīng)盡量按照用戶的要求設(shè)計統(tǒng)一的輸出格式、輸出方式及內(nèi)容,以檢查其正確性、完整性和合理性;此外,會計資料輸出后應(yīng)立即受到嚴格管理,以防被人竊取或篡改。磁性資料應(yīng)由會計檔案保管員負責保管;打印資料在系統(tǒng)的操作日志上有所記錄后(包括記錄輸出時間、文件頁數(shù)及操作人員姓名)及時送達指定人手中;收件人要簽收并注明收件日期、文件內(nèi)容,以便日后備查;確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密,對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。

四、對硬件與軟件系統(tǒng)的開發(fā)與維護的控制

包括需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計和測試、系統(tǒng)的運行與維護以及系統(tǒng)文檔資料的保管等。系統(tǒng)開發(fā)能否成功,計算機技術(shù)的運用是否得當,開發(fā)出的系統(tǒng)是否具有一定的可擴展性,是否能夠適應(yīng)在企業(yè)未來發(fā)展的需要,以及開發(fā)過程是否會引入一些錯誤的、甚至是具有舞弊動機的程序等,是會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用過程中所面臨的主要問題。要防止這類問題發(fā)生,就必須在會計電算化系統(tǒng)開發(fā)時建立一套嚴格的控制機制。首先應(yīng)制定一個全面、完整的開發(fā)計劃,其內(nèi)容主要包括目標、系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)、開發(fā)方面的組織結(jié)構(gòu)和管理體制以及人員培訓(xùn)與配置等;其次在系統(tǒng)正式投入運行之前,應(yīng)經(jīng)過充分的測試,辦理合法的審批手續(xù)。同時,在系統(tǒng)開發(fā)、測試和審批的過程中還應(yīng)保留完整的文檔資料;第三,完善計算機軟硬件管理制度,以保證機房設(shè)備的安全、正常運行和會計數(shù)據(jù)、會計軟件安全保密。新晨

五、對計算機病毒的防范與控制

計算機病毒對計算機系統(tǒng)的安全造成極大的危害,會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞,將造成極大的損失。防范病毒單純依靠安裝殺毒軟件是不夠的,其最為有效的措施是嚴禁會計電算化局域網(wǎng)接入廣域網(wǎng)中,因此應(yīng)加強對財務(wù)人員的安全教育,健全并嚴格執(zhí)行防范病毒管理制度,包括:軟件、軟盤及計算機系統(tǒng)的采購和更新要通過計算機病毒檢測后才可使用;建立軟盤管理制度,同時防止亂拷貝軟盤,不使用未經(jīng)檢測的軟盤;安裝防病毒卡和反病毒軟件,定期檢測并清除計算機病毒。單位的內(nèi)部控制制度內(nèi)涵是多方面的,論文格式但內(nèi)部控制制度不是萬能的。會計系統(tǒng)是由人來操作的,一個系統(tǒng)是否安全,不但取決于系統(tǒng)本身,更應(yīng)該注意操作使用人員的素質(zhì)。未經(jīng)有效的業(yè)務(wù)訓(xùn)練或不具備良好職業(yè)道德的員工本身對系統(tǒng)的安全是一種威脅。各種規(guī)章制度也都需要會計人員在工作中加以執(zhí)行,不然也只是流于形式。會計人員應(yīng)接受所用系統(tǒng)在安全方面的教育,提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和安全意識,使用管理好自己的口令,定期修改自己的口令,提高系統(tǒng)的安全性。制度本身是否完善只是一個方面,只有全體員工共同營造良好的內(nèi)部環(huán)境,通過不斷地完善內(nèi)部控制制度,才能實現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。