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摘要:會計電算化系統的應用改變了傳統手工會計的會計信息處理方式，極大地簡化了會計核算流程，方便了會計信息的提供。但是，電算化系統也對會計核算環境、會計內部控制與防范提出了更高的要求。本文以會計電算化對內部控制的影響為切入點，探討了電算化會計與手工會計相比在內部控制對象、控制方式、信息存儲方式等方面發生的重要改變，進而提出了適用于會計電算化系統的更加完善的內部控制體系。

關鍵詞:會計電算化；電算化系統；內部控制

1會計電算化對內部控制的影響

1．1會計內部控制對象發生變化

手工會計主要通過會計核算流程和會計人員崗位、權限設置進行監督和控制，以確保會計核算環環相扣、會計信息客觀完整，為利益相關者提供有用的會計信息。電算化會計不僅需要會計人員，更需要計算機系統的支撐；不僅需要設置會計崗位，還需要設置電算化崗位；會計核算流程不再單單是人與人之間的交接和監督，更需要人機的相互配合；會計電算化不再是會計核算流程的全程監管，而強調初始數據的錄入和審核，更多的后續會計處理是由電算化系統自動完成。在這種情況下，內部控制除了做好手工操作部分的監控，還需要對計算機操作部分進行控制，及時做好計算機安全維護，確保電算化系統安全平穩運行。

1．2會計內部控制方式發生變化

手工會計賬務處理是以憑證—賬簿—報表的會計核算組織程序設計的，其內部控制方式是通過憑證復核、賬簿記錄、賬證核對、報表審批等方式實現的，控制關鍵點存在于業務流程的多個環節。電算化會計重在會計數據的錄入，許多人為操作程序被簡化，重復、不增值環節的消除使內部控制力度削弱，口令授權的形式存在密碼被盜甚至篡改風險，如果對用戶的訪問權限設置不合理，系統將缺乏有效的反饋機制來約束其對系統的監督，系統中的一些會計信息將會變得非常透明，會計數據安全防范存在漏洞，財務風險加大，有可能導致企業的重大損失。

1．3會計內部控制流程發生變化

手工會計是通過會計業務資料的層層傳遞逐漸完成會計的核算和審核工作，形成了嚴密的、互相牽制的會計工作體系。而電算化會計數據一次性輸入和即時傳遞給內部控制帶來了新的問題，一次輸入完成的數據在系統內是通用的，缺少手工會計下對數據的重復核對和檢驗工作，如果初始數據錄入有誤，將會致使錯誤的數據自動在系統內的賬簿上被錯誤記錄，并最終導致來自系統數據的財務報表有誤，提供的會計信息失去客觀性，造成企業相關決策失誤，電算化系統下無法形成整個過程的監控。

1．4會計信息存儲形式發生變化

手工會計形成的信息最終以紙質的憑證、賬簿和報表留存下來，從而保證了會計資料的安全完整。電算化會計的信息存儲主要是電子形式的機內數據，這種沒有實物載體的電子信息極易被盜取、篡改、偽造而沒有任何痕跡，削弱了紙質會計資料所具有的控制功能，電子會計信息的輸出、備份和存儲等增加了會計內部控制的內容和難度。

2建立和完善會計電算化內部控制的措施

2．1建立健全內部控制制度

會計電算化系統的應用使會計內部控制的環境和方式都發生了變化，適用于會計電算化系統的個性化內部控制體系構建顯得尤為重要。崗位手冊、嚴格的管理規章、權限劃分、崗位職責、各項控制制度、操作流程等都是制度中必須具備的。計算機崗位設置與財務人員崗位設置相分離，業務部門、信息部門、計算機管理部門相互獨立；數據庫管理授權和財務軟件操作授權分別由不同人員進行；讓實際業務操作人員和系統設計、軟件開發等技術人員各自獨立，做到各司其職。對檔案管理制度要格外重視：一是查閱時手續完備、做好記錄，按照檔案管理的有關規定辦理查閱手續，同時也要得到領導的批準，在查閱過程中有關的會計人員和檔案管理人員也要參與；二是歸檔的及時性，購買、使用會計電算化系統的軟件程序和文件細節，都需要備份，并按照會計檔案管理辦法安全保管；三是安全保管，對重要的材料信息要選擇高質的儲存介質進行備份，并由財會部門和檔案部門指定專人進行保管。

2．2加強組織控制、明確職責分離

電算化系統內，某些職責是不相容的，須制定較完善的組織和控制制度。

2．2．1信息部門和用戶部門職能分離

用戶部門負責業務的審批和執行，對相關業務發起并授權，信息部門負責信息的接收和處理，檢查處理中可能出現的問題并糾正部門內部出現的漏洞以及錯誤，并將更正后的信息錄入；信息部門不能保管計算機系統以外的任何資產；經濟業務發生的記錄單據和相關合同、協議等主要文件的變動需用戶部門授權，信息部門無權干涉，且不得私自修改；所有現有系統的改進、新系統的應用都由用戶部門授權，信息部門無權修改系統程序。

2．2．2信息部門內部不相兼容職能分離

首先，軟件開發與應用分離，軟件開發人員在系統交付使用后不得接觸操作軟件系統，電算化系統運行后，只有經過授權的人才能進入系統，數據輸入需經過嚴格把關且具有完整無誤的原始單據為依據，數據錄入員對錄入信息有疑問，要認真核實，不得擅自修改。其次，系統內不相容崗位分離。單據的錄入和審核應分別由不同人員完成，系統中各類人員進行合理分工，并制定相應管理制度提供保障，以期設立一種彼此監督、彼此約束的保障機制，達到會計數據的客觀完整，減少錯誤和舞弊發生。

2．3構建完善的風險評估體系

會計電算化系統風險包括管理風險、業務風險、財務風險、安全風險和技術風險等，企業在內部控制方面應根據企業發展戰略和業務流轉模式確定控制目標，充分利用現代信息管理系統，全面系統地、持續地收集整理相關信息，為客觀地風險評估提供依據。吸收專家、各部門專業人員等組成專業團隊，采用合理的風險分析方法，定性分析風險發生的概率以及風險帶來損失的可能性，同時，運用定量分析，對風險進行排序，劃分風險等級，制定應對措施。管理者應避免主觀臆斷，多聽取專家和相關人士意見，客觀分析，冷靜應對，權衡利弊，從規避、降低、轉移、接受幾個方面去選擇合適的措施。

2．4加強系統安全控制

首先，要做到軟件安全。軟件的安裝與修改要做到嚴格監管，定期對系統軟件進行預防性檢測，及時更新維護，建立堅固的病毒防衛體系，禁止私人存儲設備在系統設備上使用，軟件系統受到破壞時，具有強制備份和自動恢復功能。其次，要保證數據安全。輸入系統的數據保證不丟失，保證不被盜竊和篡改，定期進行數據備份和檢查，保證備份數據的安全完整。最后，規范數據使用，設置操作人員的使用權限，對于重要、機密的數據，進行加密管理。

2．5做好會計電算化檔案管理工作

檔案保管包括存儲在磁性介質上的電子數據和打印出來的憑證、賬簿、報表等紙質文件。系統相關操作人員要注意備份計算機系統中的工作數據，并且有規律地存儲到光盤或磁性介質上，確保電算化系統遭到破壞后，能在最短時間內恢復系統數據，降低損失。由于磁性介質易盜易篡改的風險，會計電算化檔案應由專人保管，并制定相應的權利和責任，實行責任落實到戶，電子數據的查看和復制需由上級主管簽字審批。在保存過程中要做好防塵、防潮、防磁，更要注意定期的檢查和復制應用磁性介質保存的檔案，防止會計檔案因磁性介質的損壞而丟失。

2．6加強會計隊伍建設

高素質的會計人才是內部控制實施的關鍵，會計電算化系統的應用不僅要求會計人員具備精通的專業知識、良好的職業道德，更要有計算機操作技能。注重對會計人員專業知識和計算機系統知識培訓，加深會計人員對電算化系統和內部控制的理解，加強日常防范。內部控制規范制度、會計電算化、會計準則制度三位一體的復合型人才的培養是我國會計電算化發展的需要。目前，大部分企業的電算化人員是由財務部門的出納和會計經過短時間的計算機知識培訓而來，他們在使用計算機處理業務的過程中，除了使用財務軟件之外，對計算機本身的知識知之甚少，一旦計算機出現故障，便會束手無策，造成系統數據丟失，工作成果付諸東流。要提高會計人員計算機業務素質，必須大力加強人才培訓的力度。企業應培養或聘用一批兩棲或三棲人才，既懂會計又通計算機知識，甚至還精通企業經營管理方面知識，他們能夠熟練地應用會計電算化系統，并且精通信息技術。只有這樣的復合人才，才能真正推動會計電算化管理由“核算型”向“管理型”“智能型”轉變。相關行政和業務部門應積極支持并組織財務人員及計算機崗位人員掌握會計電算化系統知識，掌握計算機的先進技術，培養兩棲或三棲人才，為本企業建立高效的會計信息系統創造良好的條件。

作者:孟祥霞 孟祥革 韓東 蘆麗麗 單位:牡丹江師范學院

參考文獻:

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