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摘要：通過對某三甲醫院醫療設備檔案信息化管理實踐的梳理，分析了醫院醫療設備檔案的現狀和電子化需求程度，介紹了醫療設備檔案信息化管理的措施和醫療設備檔案信息化管理的優勢。

關鍵詞：醫療設備；檔案；信息化管理；一體化

醫療設備檔案信息化管理是醫療設備管理中的重要組成部分，是進行醫療設備管理的基礎，在醫療設備全生命周期監管工作中占有重要的位置，是對醫療設備經濟效益進行評估、對價值利用率等指標進行衡量的基礎[1]。

1醫療設備檔案管理的現狀

1.1醫院醫療設備檔案管理標準化程度低

醫院醫療設備檔案標準化程度影響了醫療設備檔案信息化建設的進程，從現階段來說，各家醫院在設備檔案收集內容、整理流程、保管期限、科室分管等方面，沒有統一規范標準[2]。

1.2醫療設備檔案時效性、完整性差

從設備檔案的形成過程涉及設備從立項、申請、采購、維修到最終報廢，其時間周期長，中間環節多，參與人員雜，因此設備檔案的管理是一項既耗時又耗力且工作量相當大的工作，造成醫療設備檔案的不完整，導致后期查找困難，甚至丟失。在以往醫療設備檔案管理當中，往往是采取人工整理的方法，其方法實施過程中耗時耗力，需要較多的反復整理、核對、補齊的時間，并且還極易出現疏漏、失誤等情況，導致醫療設備檔案在后期使用、維護、盤點等查找的相關工作開展較為困難，繼而嚴重影響醫療設備監管及檔案管理的時效性和完整性。

1.3紙質醫療設備檔案使用效率低

現有的紙質醫療設備檔案造成調閱使用的障礙，查找一份檔案耗時長，甚至找不到，影響醫院管理及檔案管理的工作效率，嚴重限制了醫療設備檔案的利用率。1.4醫療設備檔案專業人員整體素質有待提高目前醫院現有的檔案專業人員。一方面是知識結構單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面窄；另一方面是缺乏專職的檔案信息管理人員，現有人員工作主動性和創新性不夠，不適合現代化、信息化的檔案管理要求。檔案人員除了要有檔案專業知識外，還必須具備良好的計算機運用操作能力和網絡知識，只有這樣才能更好地服務于檔案信息管理工作。

2醫療設備檔案信息化管理的措施

2.1建立醫療設備數字化檔案管理系統

建立適合我院的醫療設備檔案信息系統，是提升醫療設備信息化管理的重要舉措，隨著檔案電子化加工的不斷增多，醫療設備檔案信息存儲量在計算機中不斷加大。這就必須建立一個通用性強、大多數軟件都能接受的文件信息存儲、交換格式標準的檔案管理系統，才能保證檔案系統與其他系統之間檔案信息存儲、交換、對接的順利進行，確保設備檔案數據庫信息系統的良性運轉。

2.2建立電子化加工設備紙質檔案的工作流程

依據醫療設備檔案現狀及需求，考慮到10年前的醫療設備面臨隨時可能報廢的情況，所以選擇近10年的紙質檔案進行電子化加工，同時制定了醫療設備檔案數字化加工的工作流程。計劃醫療設備檔案數字化加工用時，按照操作流程，每份檔案平均加工用時為45分鐘，計劃完成2007—2017年的醫療設備檔案共有5058臺卷，2個人共需要耗時1年的時間完成；在加工過程中，要注意醫療設備檔案數字化的清晰度及完整性，還要保證數字化加工的進度；在數字化加工檔案之后，查找調閱1份檔案，平均用時要比以前減少30分鐘以上。

2.3建立采集新購置醫療設備檔案的工作流程

2017年以后新采購的醫療設備，依據設備從申購到報廢的整個工作流程，包括采購、驗收、維修等環節，采集在每個工作環節所產生的相應電子資料或文字，作為醫療設備檔案管理的組成部分，在檔案系統中展開收集、審核、提交、統計等工作程序，完成醫療設備電子資料的采集過程。

2.4按權限查詢，實現全院開放

根據醫院科室分布和以前檔案調閱查找的需求情況，給各科室分配使用權限，隨時查詢；利用我院信息工程全院開放，共有3種形式：給醫工處安裝網頁版隨時查詢，給職能科室安裝客戶端隨時查詢，給臨床科室開放是利用醫療設備手機App掃碼的形式使用。

2.5制定醫療設備檔案信息化管理的規章制度

根據醫療設備檔案信息化管理的各項工作流程，結合我院醫療管理的實際情況，設置專人負責，定期安全檢測，保證電子檔案的正常運行，紙質檔案的安全存放，制定出適合我院醫療設備檔案信息化管理的規章制度細則。

2.6保障醫療設備檔案全過程信息化管理的安全性

通過醫療設備檔案信息化管理的實踐，按照各項工作流程，嚴格執行信息化檔案管理的規章制度，使信息化管理有章可循，保障電子和紙質檔案安全存放，有序擺放，一一對應，在信息共享和交流的過程中保證檔案資料的準確性、完整性及安全性。

2.7成立我院醫療設備檔案管理中心

為保證信息化建設與管理水平同時同步提高，我院2018年1月成立醫療設備檔案管理中心。醫工處配備1名處長、1名科長和2名醫療設備檔案管理人員，將責任落實到具體的管理人員身上，管理人員定期對設備信息系統進行檢查、審核、分類、歸檔、提取數據等，每月組織管理人員參與醫工培訓、講座、交流會等，提高檔案管理人員信息化意識及管理能力培養，加強信息化系統的應用能力，保證設備檔案管理信息化工作的正常運行。

3醫療設備檔案信息化管理的優勢

3.1提高設備檔案管理的工作效率和工作質量

在完成醫院醫療設備檔案信息化管理過程中，進行采集和查找調閱電子設備檔案的管理方法，能夠及時、完整、準確地收集到設備檔案資料，快速調閱所需要的檔案資料，規范醫療設備采購過程中各項管理流程，節省大量人力交接、清點、數字加工、調閱查找等繁瑣工作，減輕大量管理人員的工作量，提高了工作質量，有效減少醫院的人工成本和時間成本。

3.2高效配合國家監管制度

隨著國家市場監督管理總局監管力度的加強，嚴格要求醫院醫療設備循證管理，檢查的醫療設備檔案內容越來越多。所謂醫療設備檔案的循證管理就是整個醫療設備檔案的來源（設備審批、購置、驗收、培訓、維修、報廢）等過程中收集的內容、發生的痕跡，都要求有原始的記錄，要求備案備查，具備可追溯性，并且由原來的5年檢查1次，發展到現在的1年檢查5次以上。通過工作實踐證明：信息化醫療設備檔案管理，無論在審計中、設備監管中、臨床科室使用上都發揮著重要的作用。

3.3提升我院醫療設備檔案的利用率

在醫療設備檔案信息化的開發與建設中，轉變了重采購、輕管輕用的管理現狀，我院完成了醫療設備檔案信息化的資源共享，做到合理分配權限，全院開放，近半年時間統計使用率同比增長20倍以上。這提升了設備檔案的使用價值、使用效益和利用率[3]。

3.4提升醫療設備的安全保障

采用信息化管理技術，檔案數據利用手機App的形式，為臨床科室進行在線培訓，提升培訓活動的效率和質量，從而減少設備的故障率，有效提高臨床科室工作人員的工作效率和工作質量[4]，為臨床科室使用醫療設備提高安全保障。

3.5增大數字化檔案管理格局

開展現代信息技術和科學手段，運用設備檔案信息系統的數據統計，根據工作需求實現全部設備檔案的信息化管理，多渠道實現醫療設備檔案的信息資源共享，逐步實現對醫療設備檔案的智能化、信息化管理，與我院醫療設備全生命周期監管做好管理對接、系統對接工作。為我院醫療設備全生命周期監管和調配信息一體化做好基礎數據支持，讓醫療設備檔案信息化管理能夠在醫院的信息化建設中發揮更大更持久的作用。

參考文獻

[1]韓曄.淺談我院醫療設備檔案的電子化管理[J].計算機工程應用技術，2017（4）：227-228.

[2]唐麗琴.大型綜合性醫療機構醫療設備檔案電子化管理探討[J].科技信息，2017（8）：89-90.

[3]楊莉玲.醫療設備檔案信息化管理的實現途徑與相關技術研究[J].中西醫結合心血管病雜志，2017（7）：13-16.

[4]盧捷婷.醫療設備檔案信息化管理及技術應用[J].中國高新技術企業，2016（7）：50-51.

作者：胡燕平 焉丹 楊學來 陳學斌 池寧 張笑語 李天慶 單位：中日友好醫院