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一、配置設(shè)備是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程，所以它的收集、保管、利用都是同等重要的，每個環(huán)節(jié)都緊緊相扣，缺一不可。因此，檔案裝備要齊全、充足、符合規(guī)范要求，各門類、不同載體檔案的存放需科學、有序，既方便日常查找，又能保證突發(fā)事件中的及時搶救。要積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有條件的事業(yè)單位檔案部門應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化錄入和管理，積極建設(shè)全文數(shù)字庫和多媒體系統(tǒng)，盡快實現(xiàn)檔案全文信息的電子化查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

二、提高人員素質(zhì)是檔案管理信息化建設(shè)的前提

隨著社會信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的運用，檔案信息化管理工作面臨機遇與挑戰(zhàn)，對檔案管理人員必要的素質(zhì)和開發(fā)檔案信息的能力，提出了更高的要求。一是要充分發(fā)揮檔案管理人員的積極主動性、創(chuàng)造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。強化檔案管理人員繼續(xù)教育，盡快培養(yǎng)出既能掌握新技術(shù)又能熟悉檔案專業(yè)知識的復合型人才，才能完成檔案管理現(xiàn)代化的任務(wù)。二是檔案管理人員應(yīng)當練就過硬的業(yè)務(wù)技能。檔案工作既是一項專業(yè)性的工作，又是一項管理服務(wù)性的工作，這就要求從事檔案工作的人員，既要有扎實的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。知識經(jīng)濟的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時代的來臨，許多新型載體的檔案和全新的管理手段、方式出現(xiàn)，將產(chǎn)生大量的非紙質(zhì)檔案，這就要求檔案管理人員具有操作現(xiàn)代化設(shè)備的能力。因此檔案人員不但要學習業(yè)務(wù)知識，還要努力掌握現(xiàn)代新技術(shù)，以適應(yīng)時展的要求。三是檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要在理論和實踐相結(jié)合的基礎(chǔ)上，敢于與時俱進地在檔案管理上有所創(chuàng)新，有所突破。

三、建立規(guī)范的管理機制是搞好檔案信息化建設(shè)的保證

1、建立健全檔案信息化管理制度。用健全的工作制度來規(guī)范事業(yè)單位檔案信息化管理，就要根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，結(jié)合傳統(tǒng)的檔案管理措施，制定適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟;二是制定必要的電子檔案安全保密措施，明確檔案管理人員和計算機管理人員工作職責，確保電子檔案的安全性與完整性。

2、統(tǒng)一檔案管理標準。標準規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標準，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部管理標準體系，并在實踐中不斷完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標準，又有利于實際的操作。要按照檔案業(yè)務(wù)部門對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等統(tǒng)一規(guī)定操作，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范，以便電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)暢通，資源共享。

作者：劉美紅單位：鶴峰縣人力資源和社會保障局