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1招投標控制
招標是項目控制非常重要的環節之一,通過這個環節來確定所有的設備供應商、土建承建單位、安裝單位等,招投標環節控制的好壞,直接影響項目的建設進度、投資及投產后的運營效果,B公司具體的做法如下。
(1)從招投標的管控模式上變革,將項目及大宗材料的招標權限上收到公司總部,首先是通過加大集中采購的規模來提高對供應商的議價談判話語權,采購價格大幅度下降、制造質量顯著提高、履約能力加強;其次是固化同規格型號的供應廠家,可以有效地降低備品備件的儲備量而降低庫存資金,并且能夠提高供應商的服務質量和及時性。
(2)以高性價比為招標原則,改變以往最低價中標而弱化質量的招標弊端,兼顧控制投資和保證長期可靠運行、降低運營費用兩大方面,即一短(短期、指一次性投資)一長(長期運行),在設備方面要確定性價比高的成熟設備,土建方面能夠確定技術力量強、施工方案優、工期保障程度高的施工企業。
(3)提高專家庫的集體評標決策力度,弱化個人偏好。無論是設備招標還是土建單位選擇,公司由物資物流中心組織,從公司的專家庫中選擇邀請公司內外的專家作為評委,對候選單位的資質、信譽、質量、技術參數的滿足程度、投入使用情況,特別是使用中的問題進行綜合評定,群策群力,暢所欲言,把好質量關,然后進行價格談判。通常的招標評委,少則10多個人,多的時候有30余人,發揮集體評標力量,弱化個人的關系及喜好。這種招標的效果非常好。
(4)土建及安裝招標以工程量清單報價為招標的主要模式,傳統的定額招標是依據社會平均定額水平,屬于社會定額,而工程量清單屬于企業定額,技術裝備水平高、勞動生產率高的施工企業,清單單價就較低,而且工程量清單招標可以在一定程度上鎖定價格,改變傳統定額招標工程量和價格都無法鎖定的弊端。
2發揮多方力量加強項目的全過程控制
在以往的項目管控中,對工程監理的作用發揮不夠,工程監理僅僅重在體現項目竣工驗收的程序和資料合規性是遠遠不夠的,B公司對監理提出明確的、更高的要求,在工程施工質量、工程施工進度、安全管理等提出明確的目標要求,并賦予可以對施工安裝企業罰款甚至停工的權限;特別是對不盡責的監理單位實行退出機制,通過這種方式加大對項目的過程管控。為了有效控制項目投資,改變以往項目結算的事后控制模式,聘請造價單位全過程參與項目審價,過程中有預算人員駐廠,對形象進度、工程量、變更簽證的內容及工程量都有較好的把控,同時對月度進度預算進行審核。工程預算階段,對施工單位的預算進行完整的審核,以核減額的一定比例提成作為預算單位的收入,同時保留對審核后預算進行復核的權利,通過審價的全過程控制有效地降低了造價。
3加強對變更簽證的控制
在后期竣工決算報送資料時由于無隱蔽工程記錄導致造價審核單位無法對其工程量審核,也存在變更簽證增減量部分沒有細化,漏項較多,清單中沒有體現,各專業間配合不夠細致,后期項目被動協助補手續。針對以上內控關鍵環節,B公司重點加強涉及變更、隱蔽工程工程量的具體數量以及綜合單價執行情況的審計。具體措施包括圖紙會審的參與、施工月報表的審核、相關資料的價格明細、形象進度的取證(現場拍攝、丈量、記錄等)、隱蔽資料的會簽、變更方案、措施費用的審核、冬施費用的認定、階段報告書面總結等等。公司職能部門配合項目及時優化方案,項目實施中對于工程子項變更、新增工程子項予以審核書面確認,并相應補充批復預算投資總額。
4進度環節控制
由于施工圖紙到位較晚、施工單位施工人員不足、現場組織不利,市場原因、設備廠家生產任務緊、項目組對施工單位協調組織能力弱等原因均可能導致施工進度滯后;另外項目資金支付因趕工期未依照資金計劃造價審計數額支付、支付率與合同約定不符,都是進度控制可能出現的問題。經過流程梳理,B公司健全內控制度,規定在各單位工程進度付款上,要由造價審核方進行造價審核后再按比例付款,嚴格執行公司的付款規定。財務部門及時對第三方造價審核后項目進度款與實際支付款項的核對。進度不是按圖施工,而是按要求施工,做多少確認多少,三方要口徑一致,不能冒算、估算。要檢查工程量是否真實、定額套用是否準確、取費是否合理,是否建立、健全變更管理程序、工程計量程序、資金計劃及支付程序,是否有效執行合同規定。
5信息管理環節控制
在竣工驗收過程中發現項目組項目日志不完整,檔案資料保存不完整,歸類整理不及時。針對該環節內控缺陷,B公司通過將建立健全項目相關資料交接手續及檔案管理納入日常管理考核體系定期檢查。充分發揮每個項目組成員的能動性和專業技能水平。項目竣工投產后,從設計單位、監理審核、造價咨詢等多方出具項目驗收的總結,提出第三方的建議以供投資管理委員會參考借鑒。
6結束語
借助招集項目交流會的平臺,輔助實地培訓交流及時、客觀地將項目投資內控關鍵環節應對事項加以推廣,提高項目全過程控制流程的有效性,并使之深入到項目實施的全過程,使項目建設過程中發現的問題能夠在后續項目中及時糾正,發揮上下之間溝通信息的作用,同時激發了管理者責任感和使命感,督促項目人在項目管控各關鍵環節防微杜漸,深入項目管理,做好基建項目的風險控制。隨著公司項目快速發展,B公司在健全項目投資內控的基礎上,將職能定位參與到實質性的控制中去,在總結歸納以往項目管控經驗的基礎上,應用科學合理的方法,抓住項目管控全過程的內控關鍵控制點,加大了對項目投資的監督,提升了投資項目管理水平。
作者:黃瑞華單位:新疆天山水泥股份有限公司