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1、準備階段

當領導確定出訪后，秘書要在出發前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。

（1）思想準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象；參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

（2）組織準備。秘書要做到：根據領導指示擬制出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發出訪方案和日程安排；與邀請單位聯系，使其有所準備。

（3）資料準備。秘書要收集：邀請單位的歷史沿革，領導班子，當前工作發表及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策，法規性文件；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；出訪地區有關地理、氣候、交通情況以及風土人情方面的資料。

（4）物質準備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、收錄機等文化用品。

2、出訪階段

（1）做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現場，召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為之安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。

秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。

（2）主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發現問題，應主動向領導提出如何處理的建議。

（3）及時同企業聯系。在領導出訪期間，秘書要同原企業及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業，使企業留守領導者掌握外出領導的狀態。同時也要從企業內部獲取信息，使外出領導及時了解領導的重要指示，以及原企業的工作動向，保證領導信息靈通，以利實施不間斷的指揮。

（4）處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協調，盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

3、結束階段

隨從秘書要做好出訪活動的善后工作，這個階段主要有：

（1）做好返程安排。聯系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。

（2）整理調查資料。回企業后，要把出訪中發現的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

（3）抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業后秘書要及時通知、督促有關部門抓好落實，做到言而有信，件件有著落，事事有回音。

（4）報銷差旅費。隨從秘書要協助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。

（5）回顧總結。隨從秘書工作要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結，主動征求領導的批評、幫助，這對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。

秘書在整個跟隨領導外出活動期間要時刻注意維護領導的威信，執行政策，遵守紀律，謙虛謹慎，平易近人，為領導、也為秘書自身樹立良好的形象。