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一、有效地安排約會

約會看上去是比較簡單的一項工作，可是要想把約會工作做好，這里面還是有很多技巧和注意事項的，下面列出的這些將幫助秘書把這項工作做得更出色。

1．一天中的某一段時間，上司很可能希望留下作處理日常事務用，應該在心中記住這一點；

2．在兩個外出約會之間，要留有充足的路上所需的時間；

3．會議所用的時間很可能會超過預計的時間，鑒于這種情況，需要時，應該向要求來拜會的客人說明這種困難；如果是非常重要人物來訪，上司為了赴約可能中途退出會議；

4．一般說來，約會是通過電話聯系的，在打電話的同一天，應該寫一封信證實電話聯系內容，該信件須留一份副本，作為該談話的永久性存檔，事情辦理情況應以便條形式寫給上司留存備查；

5．如果來電話者要求安排約見，而日期、時間都已談妥，則應記下來電話者的姓名、地址和電話號碼，以備將來因故改變日期或時間，需要與來電者聯系時使用；

6．給飯店寫信，應寫給“經理”。飯店的地址和有關情況應注意查考參考書；

7．當聯系社交活動時，因為社交活動包括上司的夫人參加，所以無論該活

動是白天還是晚上舉行，都要先問清每項活動上司夫人是否方便參加，然后再代表她接受邀請；

8．如果上司夫人是個商人或者職業女性，有時她會要求丈夫出席與她的活動圈子有關的各種社交活動。因而，在聯系上司自己的社交活動時，要經常注意與上司的夫人合作，這種合作需要做到何種程度，取決于上司對他的夫人和他夫人的社交活動的個人選擇；

9．如果上司外出，不要在他回來的當天安排約會；

10．如果秘書為上司安排一個外面的約會，在他離開辦公室之前，打電話再確定一下；

11．在星期一早晨、星期五下午以及假日前后的那些日子里，少安排約會；

12．注意千萬不要在周末或假日安排約會，要記住對方的假日可能和自己的公司不同；

13．安排約會時，一定要解釋：約會的內容是得到上司同意的；

14．對約會的時間提出建議時，不要隨便提那些不確定的時間，如：“你喜歡什么時候和尼古拉先生見面？”

15．如果知道約會可能推遲，要解釋并打電話給有關的人，再確定一下以后的日期和時間；

16．如果為你的同事安排約會，給他一張提示條，寫上日期、時間及辦公室的房間號；

17．記下已有約會的人的電話號碼，以便萬一約會取消或變更可以另行通知。

二、約會的方式

約會可以采用以下幾種方式。

1．如果上司告訴秘書，他安排了一個約會，秘書必須把它記在雙方的日程表上；

2．如果通過電話或親自安排約會，必須得到上司的確認，然后再把它記人雙方的日程表上；

3．如果有人寫信查詢約會的具體時間，一旦時間已定，必須通知詢問的人并且把它記人上司和個人的日程表上；

4．當上司和某人討論時，他也許會讓秘書安排下一次與那人約會的時間

安排好后，必須確保那人收到書面或口頭的通知，并記在雙方的日程表上；

5．秘書或他的上司可以通過信件與外地的參觀者安排暫定的約會，這些約會必須用鉛筆記人雙方的日程表，因為它們可能會有變動。