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編者按：本文主要從辦公自動化給秘書工作方式和制度帶來了新的變革；辦公處動化要求秘書工作做到科學化、規范化、標準化；辦公自動化要求秘書人員必須具備的素質與技能；辦公自動化的目標發展，對辦公自動化現代化進行講述。其中，主要包括：辦公自動化是現代科技在辦公領域中興起的一次新的改革,它給傳統的辦公工作帶來了極大的沖擊,它展示了以手工操作和紙筆為主的辦公方式,已經被先進的計算機技術和通信技術等先進設備的辦公方式逐步取代,是當今實現科技現代化的一個遠大目標和發展方向.、科學化、規范化、標準化、基本技能，如速記，打印，較對，使用各種先進的數碼產品，復印機，投影設備等技能、電子計算機應用技術，秘書人員必須懂得一定的計算機硬件和軟件知識，能進行文字編輯、表格處理、圖片和圖形處理，并能編寫基本程序、通訊技術、較高的文字水平。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿、較強的組織能力。現代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才、準確的判斷能力、敏捷的應變能力、廣泛的社交能力。當前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要、輔助領導作決策,輔助決策是秘書工作的重要內容、進行各種公文處理、保守國家機密是秘書人員肩負的重要職責和義務，具體材料請詳見：

內容摘要：

辦公自動化是現代科技在辦公領域中興趣的一次革命.這次革命對傳統的辦公活動帶來了極大的沖擊,它昭示著以手工操作和紙筆為主的辦公方式,即將被以應用計算機技術和通信技術為核心的辦公設備等先進的辦公方式所代替.辦公自動化的實施及其影響,首當其沖的就是秘書工作.

關鍵字：辦公自動化；秘書；現代化；

一.辦公自動化給秘書工作方式和制度帶來了新的變革

辦公自動化是現代科技在辦公領域中興起的一次新的改革,它給傳統的辦公工作帶來了極大的沖擊,它展示了以手工操作和紙筆為主的辦公方式,已經被先進的計算機技術和通信技術等先進設備的辦公方式逐步取代,是當今實現科技現代化的一個遠大目標和發展方向.辦公自動化的實施和影響,給秘書工作的大部分業務都可以借助先進的辦公設備進行處理,實行文字處理、信息傳遞、存貯與檢索的現代化管理，大大地提高了工作速度和效率。在新的辦公方式下，秘書人員必須適應這種快節奏和高準確度的工作，并要熟練操作電腦等一系列辦公軟件，如：word、excel等常用辦公軟件。這樣才能把部分業務工作進行有序化的管理，為領導進行決策服務。

辦公自動化是一種高效率的人機系統，秘書工作制度改革必須與新建立的人機系統相適應。因此，秘書人員及其工作質量應符合辦公設備提出的要求，充分發揮辦公自動化系統的效率，否則，將會被變成使用者的沉重工作負擔。

二.辦公處動化要求秘書工作做到科學化、規范化、標準化

1.科學化

秘書工作可以看作是一種信息處理為主要特征的辦公活動，因此，秘書工作的科學化是以計算機為核心的辦公設備使用的必要條件。科學化即是把秘書工作盡可能總結得有條理、有順序、按某程序進行，把秘書工作編成機器系統能接受的程序。具體包括：工作制度的建立、公文、表格、數據的標準化，日常活動的程序化，只有這樣，才符合科學的自動化管理。

2.規范化

辦公業務規范化主要包括公文管理，辦公事務處理，信息管理，決策服務，會議管理及機關事務管理等的規范化。實現辦公業務流程的計算機控制和管理，提高工作效率和管理水平，有利于軟件的開發和利用。

3.標準化

辦公信息處理的標準化主要包括文檔格式、文檔管理編碼、信息交換格式、各詞術語等標準化，做到這些方面的標準化，有利于實現信息交換，擴大資源共享，提高系統效率，減少差別，有效地保證信息的完整性與安全性。以便公司的基礎業務工作能正常動作。

三.辦公自動化要求秘書人員必須具備的素質與技能

實現辦公自動化，運用新的辦公手段，則要求秘書人員必須具備相應的素質與技能，秘書人員應掌握的技術技能有：

第一，基本技能，如速記，打印，較對，使用各種先進的數碼產品，復印機，投影設備等技能。

每二，電子計算機應用技術，秘書人員必須懂得一定的計算機硬件和軟件知識，能進行文字編輯、表格處理、圖片和圖形處理，并能編寫基本程序。

第三，通訊技術。秘書人員要適應信息社會對秘書工作高速度、高效率、高準確性的要求，能掌握操作通信設備的基本技能，能熟練使用電子郵件系統，進行信息的傳遞和交換。

此外,秘書人員還應具備專業的能力,秘書人員的專業能力，主要是指語言文字應用能力、組織能力、判斷能力、應變能力和社交能力。

（一）較高的文字水平。秘書人員工作中的一個重要任務，就是從事大量的文字工作，幾乎天天都要修改或草擬文稿。因此，秘書人員必須具備扎實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。漢語詞語浩瀚，文體廣博，這為文字工作者提供了良好的條件。但是，寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內內容，并不是一件輕而易舉的事。這就要求秘書人員加強寫作實踐，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，隨時注意積累資料，不斷提高寫作水平。要注意文風的改革，培養洗煉的文字表達能力。

（二）較強的組織能力。現代的秘書人員，既不是那種整天伏案看文件、寫文章的純“文牘性”人才，也不是那種只會“捆捆扎扎、收收發發”的簡單勞動者，而是具有一定的組織和管理能力的人才。根據職責的要求，秘書人員經常要按照領導的意圖組織各類活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作搞好。對此，秘書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事的效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和自己的上級是如何處理問題的，不斷增加自己的閱歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。

（三）準確的判斷能力。

（四）敏捷的應變能力。

（五）廣泛的社交能力。當前，社會交往已成為社會各階層的一項“熱門”活動。社交對于秘書人員來說同樣重要。首先，社交可以開闊視野，增長知識。在廣泛的社交中，可以博采眾長，學習各方面的知識以豐富自己。知識出才智，智是謀之本，這樣在實際工作中就能更好地發揮參謀助手作用。其次，社交是辦事的輔助。秘書人員辦理公務，聯系事務，自然是“公事公辦”但社交可以幫助選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

秘書人員的能力結構是一個多層次、多因素的綜合體。建立起合理的能力結構，決不是一件輕而易舉的事情，需要終身為之奮斗。

四.辦公自動化的目標發展

在辦公自動化代替手工操作實現后,秘書工作便隨著辦公設備的不斷運用,朝著辦公自動化的目標發展,呈現出秘書工作現代化的趨勢.秘書工作逐漸由手工操作轉變為多數內容由先進的計算機自動完成,具體表現為如下幾個方面:

1.輔助領導作決策,輔助決策是秘書工作的重要內容.在這項工作中,秘書人員的職責主要有兩方面:一方面是進行有關輔助決策信息的收集、處理；二是向領導決策者提供決策方案。實現辦公自動化以后，秘書人員可利用辦公自動化的信息系統功能，先進行原始信息輸入、存貯和加工，建立起自己的數據庫，然后再采取各種多形式的上傳下，同時可隨時進行系統的查詢和檢索功能。在提供決策方案服務中，秘書人員可隨時調用有關數據庫、模型庫的內容，為領導提供最佳的決策途徑和最優的決策方案。

2.進行各種公文處理。公文處理包括公文的撰制、傳遞及立卷歸檔等環節，傳統手工操作和管理中，重復勞動多、工作效率低，已跟不上形勢發展的需要。如今在辦公自動化的系統中，公文處理成了最徹底的自動化管理領域。一份文件一旦輸入電腦后，秘書人員可以任意進行編輯、修改、增補或者刪節，還可以借助計算機網絡，建立集中式網絡、局域網或廣域網，進行對點之間或者多點之間公文信息傳遞。秘書人員還可以利用計算機的文檔管理系統來完成文書立卷和檔案管理工作。在歸檔時，由于所有收發的文件都實行計算機登錄，年終可由打印機按公文順序打印出各處室承辦的文件清單，再根據清單核對歸檔文件，立卷后由計算機根據原有文件的內容和特征，進行處動編目，實行文件和檔案的一體化管理。

3.會務工作的安排。會務工作也可以利用辦公自動化系統來輔助完成。秘書人員安排一個會議經常會牽涉到許多方面，有時打電話通知有關人員參加，有時接電話，有時與參加的會議人員的日程安排有沖突，那么缺席者對會議進程有重大的關系。面對這種情況，傳統的會務組會感到頗為麻煩，而利用辦公自動化系統的電子日程表安排會議，僅需幾分鐘就能了解到領導的日程安排，確定好會議時間，妥善地安排好會議室、交通工具、聲像設備等，并能做好會議記錄，編輯會議簡報，自動檢索會議主題，歸集會議提案，統計會議討論或者選舉結果等等。

4.信仿的處理。

信仿工作是各級黨政機關和企事業單位的一項重要的經常性工作，也是秘書部門和秘書人員的重要職責之一，全過程的信仿處理工作的程序與制度可以簡單的概括為：登記--呈閱--交辦--轉辦--催辦--回告--審查結果--復信--信仿--歸檔。這種程序或制度可以在計算機系統中得到數字化的體現。在許多辦公自動化的軟件中都有信仿的功能，可進行信件的登記、閱讀、分類并注明主送領導，自辦或轉辦標識，還有自動示警催辦，處理完畢還可以根據計算機登錄內容進行自動歸卷，這樣就大大減少了人工操作繁雜的事務，有效地提高了工作效率。另外，辦公自動化系統還可以處理來信來函、進行處動閱讀、鑒別信件內容，還可以自動執筆復信，模仿部門負責人簽名，把大量的信件在較短時間內處理完畢。

5.機要保密。

保守國家機密是秘書人員肩負的重要職責和義務。在辦公處動化的系統中，秘書人員的保密工作呈現出新的特點，嗇了保密的難度。其原因有兩方面：一是秘書信息傳播渠道多，使秘密信息載體存在多種方式和多樣化，比如傳真系統、計算機通信系統、可視數據系統等。還有各種貯存介質，如磁盤、光盤、錄音錄像等。這些新型載體的出現，不僅給保密和登記等靜止的管理帶來難度，而且還使保密文件的傳遞和管理等由于動態環節常常失控。二是一些秘密載體極易復制或者易受電磁影響，導致隱蔽性失密。另外，文件、磁盤、光盤等輕易地復印和拷貝，也使公文常常泄秘，這些都給秘書工作保密帶來一定的難度。因此，在辦公自動化環境下作好保密工作，除采用安裝電子干擾器、電子門鎖等新的設備性保密措施外，還要對秘書人員進行保密思想和保密手段的教育和培訓。秘書人員要了解辦公自動化設備的基本性能和工作原理，了解辦公自動化竊密和反竊密的要求，加強計算機、傳真機，復印機和其它辦公設備在處理、傳遞秘密信息上的管理，提高在保密工作中的自覺性和技術水平。

五.秘書辦公自動化的好處

秘書辦公自動化的發展是一個不斷進化的過程,隨著電腦和網絡技術的發展可以分為以下幾個階段:辦公電腦化,單位有了電腦,可以打印文件,保存數據,用一些單機版軟件等.辦公網絡化,單位的電腦有了局域網并連上了互聯網,實現了資源共享,但內部缺乏秩序和安全.網絡程序化,在辦公網絡化的基礎上,有了網絡辦公軟件的辦公平臺,實現了輕松有序的管理.將來還可能有網絡辦公的智能化,辦公變得越來越輕松.無論是企業還是政府機關,都會有大量的文案需要處理,復雜的工作流程需要安排,決策者需要依據紛亂的信息作出重要的決定.擁有一套智能化,信息化的辦公系統,對辦公人員和企業決策者來說,工作效率上的提高是顯而易見的.

首先能極大地提高工作效率,不用拿著各種文件,申請,單據在各部門跑來跑去,等候審批,簽字,蓋章.這些都可在網絡上進行.

其次是節省運營成本:包括時間和紙張.

第三是規范單位管理:把一些彈性太大不夠規范的工作流程變得井然有序,比如:公文會簽,計劃日志,用款報銷等工作流程審批都可在網上進行.

第四是提高企業競爭力,凝聚力:員工與上級溝通很方便,信息反饋暢通,為發揮員工的智慧和積極性提供了舞臺.無疑,企事業的單位的內部的凝聚力將大大增強.第五是使決策變得迅速科學:高層決策不再是不了解情況,缺乏數據的環境下拍腦袋的事,而是以數據和真相為依據做出的科學的決策.

眾所周知,我們絕大多數企業和非贏利單位,都采用層層授權的金字塔式的管理模式,從控制論的角度看,這種模式的好處是容易控制全局,但底層和中層人員與上級之間的信息反饋往往不暢通,高層了解底層的信息除了通過的直接下屬(中層管理者)外,就是自己親自了解,親自了解往往很累;通過中層管理人員,則有一個信息反饋的效率和成本問題,無疑,單位的信息化能提高效率節省成本.

參考文獻：

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新晨