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一、系統(tǒng)使用管理

1、為保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行,必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。

2、在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行前,由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限,并報(bào)單位主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使用人員,按同樣手續(xù)辦理。

3、對各使用人員明確劃分使用操作權(quán)限,形成適當(dāng)?shù)姆止恐?健全內(nèi)部控制制度。

4、本會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)原則上專機(jī)專用,謝絕無關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。

5、設(shè)立“計(jì)算機(jī)使用登記簿”，任何人均須登記方可用機(jī)。

6、任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。

7、出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。

8、操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和打印有關(guān)帳表。

9、存檔數(shù)據(jù)、軟盤、帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對和保管。

10、系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作,發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時(shí)制止,并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。

二、上機(jī)操作規(guī)程

1、操作人員必須是合法有權(quán)使用人員,經(jīng)過培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后,才能上機(jī)操作。

2、操作人員上機(jī)操作前后,應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記,必須填寫真實(shí)姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。

3、操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作,盡量減少占用機(jī)器時(shí)間,提高工作效率。

4、操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密,不能隨意泄露,密碼要不定期變更。

5、操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。

6、操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)(專職會(huì)計(jì)員，則應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性)。如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證進(jìn)行修改，如在記帳后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機(jī)內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目。

7、每次上機(jī)工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟盤，應(yīng)由財(cái)務(wù)處保管，下次上機(jī)備份要與機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無誤后方可開始運(yùn)行。

8、在系統(tǒng)運(yùn)行過程中,操作人員如要離開工作現(xiàn)場,必須在離開前退出系統(tǒng),以防止其他人員越權(quán)操作。

9、任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，依照《會(huì)計(jì)法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。

三、帳務(wù)處理程序

1、帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí),需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作,在會(huì)計(jì)主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會(huì)計(jì)科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè)定。

2、帳務(wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動(dòng)，必須得到會(huì)計(jì)主管的批準(zhǔn)。

3、日常帳務(wù)處理：

(1)憑證處理:

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機(jī)制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴(yán)格按照國家財(cái)會(huì)制度規(guī)定編制，對不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始數(shù)據(jù)和憑證應(yīng)予以退還，并要求更改和補(bǔ)充。為適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，編制記帳憑證還必須做到：

A、機(jī)制記帳憑證的編制：

機(jī)制記帳憑證是指各子系統(tǒng)輸入原始憑證(如銷售原始發(fā)票和銀行收款憑單)由計(jì)算機(jī)，按有關(guān)規(guī)定編制并打印的記帳憑證。機(jī)制記帳憑證直接通過機(jī)內(nèi)程序轉(zhuǎn)到帳務(wù)處理系統(tǒng)進(jìn)行記帳、編報(bào)表等業(yè)務(wù)處理。

機(jī)制記帳憑證編制前，要認(rèn)真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計(jì)算機(jī)及打印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數(shù)字準(zhǔn)確無誤。打印出的機(jī)制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。

B、手工記帳憑證的編制：

手工編制記帳憑證是指會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證采用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過帳務(wù)處理系統(tǒng)用鍵盤輸入。

手工編制記帳憑證包括：現(xiàn)金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉(zhuǎn)帳憑證。

手工編制的記帳憑證必須做到：

a.原始憑證必須是合法憑證。

經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、摘要應(yīng)規(guī)范化，措詞要確切，其中標(biāo)準(zhǔn)摘要按規(guī)范填寫正確。

b.帳戶使用正確。

c.借貸方金額相等。

d.原始憑證同記帳憑證金額一致。

e.轉(zhuǎn)帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目代碼。

對會(huì)計(jì)分錄的摘要內(nèi)容必須唯一，即：一種摘要內(nèi)容，只能對應(yīng)一個(gè)最細(xì)的明細(xì)科目，據(jù)此確定其隸屬于那一個(gè)一級、二級、三級科目。

要求摘要內(nèi)容簡潔、扼要，用盡量少的字表達(dá)出該筆業(yè)務(wù)的內(nèi)容。

凡能歸入標(biāo)準(zhǔn)摘要的業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)盡量的使用標(biāo)準(zhǔn)摘要。對于新的業(yè)務(wù)內(nèi)容可按上述原則編寫新的標(biāo)準(zhǔn)摘要，并注明所對應(yīng)的科目名稱及科目代碼。

C、記帳憑證編號(hào)必須連續(xù)。編號(hào)間斷時(shí)應(yīng)在斷號(hào)后第一張憑證上說明斷號(hào)原因并簽字蓋章。

D、現(xiàn)金日記帳和銀行日記帳可以由機(jī)器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自設(shè)備查輔助帳。

(2)記帳憑證的審核與保管

A、記帳憑證必須經(jīng)憑證審核員嚴(yán)格審核無誤后方可進(jìn)行登帳處理。

B、操作員每輸入一張憑證，結(jié)束前要自審一次無誤后再按結(jié)束鍵。

C、輸入計(jì)算機(jī)的憑證、單據(jù)應(yīng)由制單人、審核員、記帳員、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字后方為有效憑證。

D、已輸入的憑證應(yīng)在輸入操作完畢裝訂成冊后，交會(huì)計(jì)檔案資料保管員存檔保管。

E、同一張憑證，制單和復(fù)核不能是同一個(gè)人。

(3)帳表打印和結(jié)帳:

A、現(xiàn)金、銀行存款日記帳需要每天打印，并應(yīng)與出納庫存現(xiàn)金核對無誤。

B、銀行余額調(diào)節(jié)表每月打印一次。

C、科目匯總表、總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。

D、在結(jié)帳前按有關(guān)規(guī)定做好當(dāng)月各類帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表的備份工作。

E、月底，以上工作正確完成后，由系統(tǒng)管理員進(jìn)行結(jié)帳，系統(tǒng)自動(dòng)生成下月期初余額。

F、每年年末必須將全部帳簿打印輸出，裝訂成冊，作為會(huì)計(jì)檔案保存。

(4)會(huì)計(jì)報(bào)表

A、單位應(yīng)根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確編制或由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。帳表之間的數(shù)據(jù)必須銜接一致。

B、會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按各核算子系統(tǒng)及管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)負(fù)責(zé)人審核無誤后簽字蓋章方可生效。

C、單位上報(bào)會(huì)計(jì)主管部門的會(huì)計(jì)報(bào)表格式與要求，按會(huì)計(jì)主管部門的統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置。

D、單位必須以軟盤和書面形式上報(bào)報(bào)表，軟盤和書面報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致，書面報(bào)表必須由機(jī)器打印并按規(guī)定由有關(guān)人員簽字蓋章。新晨：