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1學校基建檔案管理存在的問題

（1）思想認識不到位。一是有些學校領導思想認識不到位，重視程度不夠，長時間沉浸在新校區即將開工建設的喜悅中，從新校立項開始就沒有對基建檔案管理進行“提前介入”設計，根上帶病；二是檔案管理人員思想認識不到位，由于主觀和客觀原因，責任心不強，“做一天和尚撞一天鐘”的消極工作心態普遍存在。這會直接導致學校的基建檔案資料要么存在無人負責的混亂狀況，要么因收集、整理不及時而造成檔案殘缺不全。

（2）人員配備不到位。由于新校建設大都是時間緊、任務重，同一時間內開工建設的單體建筑較多，大部分管理人員的時間和精力還沒有轉移到基建檔案管理的制度化和規范化，基本沒有配備專職檔案員，檔案管理意識較差，這都導致了基建檔案難以形成有效的管理，在執行上存在“疲軟”現象。

（3）規章制度不健全。新校建設之初各方管理人員往往比較重視工程進度和工程質量，而忽視對基建檔案原始材料的收集整理，由于缺少相應的規章制度進行制約，基建檔案管理從一開始就無章可循、無據可依，直到臨近建設項目竣工交付時，才會發現基建檔案零零碎碎，殘缺不全，而此時收集起來難度加大，最終造成資料移交不全、歸檔內容質量不高。

（4）管理手段落后，主動提供服務的意識不強。檔案管理工作最終目的是要為社會提供服務，新校基建檔案也要為學校發展服務，為教育發展服務。由于檔案管理人員流動性太強、缺少系統培訓、更新知識較慢，導致新校基建檔案管理手段沒有適應現代化要求，檔案管理還存在著傳統的“為保管而保管、重保管輕利用”思想，主動參與開發利用檔案的意識較弱。

2教育建設項目檔案管理的對策與建議

（1）依法治檔，用法治思維強化基本管理。法制國家必然要求社會各行各業都要依法行事。依法治檔就是要求主體單位按照國家檔案管理的有關法律法規對基建檔案進行合法、科學的管理，新校區基建檔案的管理要依法辦事，都要嚴格依據《中華人民共和國檔案法》、《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設項目（工程）檔案驗收辦法》等要求來進行，檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個環節都是有法必依，必須依法進行。

（2）科技興檔，用現代化手段提高信息化管理水平。實現學校基建檔案的信息化管理，一是要做好基礎數據建設，這是基本前提，二是要注重網絡環境建設，實現上下一體化，三是要加強業務流程建設和檔案目錄數據庫建設，在管理標準化、規范化基礎上實現業務重組。這樣可以通過建立電子檔案數據庫實行遠程傳輸、查閱、保管和利用，提高基建檔案管理效率。

（3）強化認識，樹立科學化管理的正確方向。領導重視是搞好新校基建檔案管理工作的關鍵。學校領導要有較強的檔案意識，認識到新校建設檔案對學校今后管理工作的深遠影響，強化檔案形成意識，建立責任追究制度，如有檔案失真、散失、遺漏、損毀而嚴重影響基建檔案質量的，要追究有關人員的責任。同時，檔案管理工作要納入學校整體管理制度，從制度上提升檔案管理的重要性，解決檔案不被重視管理的問題。

（4）提前介入，建章立制，專人負責，從體制機制上做到未雨綢繆。沒有規矩，不成方圓。比如，某院校新建時，提前制定了諸如《學校基建檔案收集整理移交流程》、《學校基建檔案管理員崗位職責》、《學校基建檔案責任追究制度》等10多個相關文件和辦法，新校建成后共整理了2632卷檔案，基本包括了建設項目前期、后期、結算等所有的過程資料。

（5）積極開發利用學校基建檔案信息資源，為社會提供高效優質服務。“今世賴之以知古，后世賴之以知今”。基建檔案的開發利用是新建學校檔案管理的目的和歸宿。隨著學校不斷發展，檔案利用會越來越多，需要提供的信息量會越來越大，因此，我們要認真做好學校基建檔案利用工作，積極開發檔案信息，開展信息咨詢活動，增強服務功能，滿足不同的利用要求，從而達到實現檔案價值的真正目的。

學校基建檔案信息資源開發與利用，一要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速；二要強化學校檔案室的綜合服務功能，努力開發其教育功能，使基建檔案由過去的以藏為主轉化為以開發利用為主，充分發揮檔案應有作用；三要健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學校特色的有較高利用價值的編研材料，提高檔案利用率；四要利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，讓基建檔案信息資源更好地為教育教學服務，為社會發展服務。

作者：劉向前 單位：青島市教育局基建辦公室