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一、高校檔案的特點(diǎn)

1、高校檔案管理的綜合性。高校檔案除了具有反映學(xué)校管理的文書檔案之外，還包括教學(xué)活動(dòng)中形成的教育專業(yè)檔案、教職工管理的人事檔案、財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案和科研活動(dòng)中形成的科技檔案，以及產(chǎn)業(yè)檔案、房地產(chǎn)檔案等等。而記述上述各種校務(wù)活動(dòng)的檔案材料，構(gòu)成了高校檔案的綜合性。

2、高校檔案的系統(tǒng)性。高校日常工作有其固有的自然規(guī)律，所以形成的檔案系統(tǒng)而又完整。學(xué)校的教育工作是圍繞著培養(yǎng)人才而展開的，從新生入學(xué)到畢業(yè)，都要經(jīng)過基礎(chǔ)課、專業(yè)課、教學(xué)實(shí)踐課、畢業(yè)設(shè)計(jì)及論文答辯和嚴(yán)格的考核，同時(shí)還有貫穿始終的思想政治教育，以上內(nèi)容形成了一套系統(tǒng)而又嚴(yán)密的教育培養(yǎng)程序。

3、高校檔案的價(jià)值屬性。檔案是由人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐活動(dòng)中所形成的文件轉(zhuǎn)化來的，用以傳遞信息，指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。作為一種知識(shí)，它可以滿足人們的精神需要，也可以指導(dǎo)人們的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，使人們創(chuàng)造出更豐富的物質(zhì)精神財(cái)富。因此，檔案材料本身具有滿足人們某種或多種需要的價(jià)值屬性。

二、高校檔案教育功能的主要體現(xiàn)

1、利用高校檔案傳播學(xué)術(shù)文化，展示文化內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。高校檔案匯集了大量的具有很高價(jià)值的學(xué)術(shù)前沿信息和優(yōu)秀的科研成果。這些檔案一旦被開發(fā)出來，產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)價(jià)值是不可估量的。它蘊(yùn)含著教師、科研工作者對(duì)學(xué)術(shù)研究執(zhí)著的追求精神和科學(xué)創(chuàng)新精神。我們通過舉辦教學(xué)科研成果展、科技知識(shí)學(xué)術(shù)講座等活動(dòng)，可以讓學(xué)生置身于校園學(xué)術(shù)文化的氛圍中，自覺接受校園學(xué)術(shù)文化的熏陶，讓學(xué)生變被動(dòng)地接受知識(shí)為主動(dòng)地運(yùn)用知識(shí)，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。

2、在科學(xué)研究工作中的作用。科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，科技檔案是具有潛在利用價(jià)值的生產(chǎn)力要素。充分發(fā)掘利用高校科技檔案資源，將高?？萍紮n案中的先進(jìn)科技成果，直接為發(fā)展高校科學(xué)研究工作，為積累高?？萍紝?shí)力，為國家科技發(fā)展、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步服好務(wù)，此外，與企業(yè)合作，走出一條產(chǎn)學(xué)研良性互動(dòng)的廣闊大道，都依賴于高校科技檔案價(jià)值的全面、系統(tǒng)與深入發(fā)揮。

3、發(fā)揮實(shí)習(xí)見習(xí)、實(shí)踐教學(xué)基地的功能。隨著高校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和綜合性的增強(qiáng)，高校對(duì)實(shí)踐環(huán)節(jié)日益重視，學(xué)校檔案室成為其最直接可利用的實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地。高校檔案部門可以吸收本校檔案專業(yè)或其它相關(guān)專業(yè)的大學(xué)生參與檔案的整理、編目，數(shù)據(jù)庫的建立及數(shù)字化檔案館的建設(shè)等工作，這樣做有利于學(xué)生熟悉和了解檔案管理工作的要求，同時(shí)提高其實(shí)際操作能力，為將來走向社會(huì)打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，通過參觀、現(xiàn)場實(shí)例教學(xué)，可讓學(xué)生在管理人員指導(dǎo)下協(xié)助進(jìn)行具體的實(shí)踐操作，從而提高學(xué)生的專業(yè)技能。而在高校檔案數(shù)字化信息化建設(shè)過程中，計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)學(xué)生也能參與其中，以勤工儉學(xué)、實(shí)習(xí)見習(xí)等方式協(xié)助有關(guān)技術(shù)處理工作，得到實(shí)際操作鍛煉。

4、高校檔案的美育功能。首先，高校檔案具有崇高美。高校檔案是伴隨著學(xué)校建立而產(chǎn)生的，它記載了學(xué)校從創(chuàng)建到蓬勃發(fā)展的每一階段的歷史。不少校史蘊(yùn)涵著豐富的愛國主義素材，是崇高的德育美的教育范本。同時(shí)，長期辦學(xué)實(shí)踐所形成的帶有自身特色的學(xué)風(fēng)校風(fēng)，更能給師生以鼓舞振奮的力量，培養(yǎng)人的崇高精神。其次，高校檔案體現(xiàn)了陶冶美。陶冶美是高校檔案美育功能的體現(xiàn)。高校檔案中一些反映學(xué)校教育事業(yè)逐步發(fā)展的典籍和史料，能起到凈化人的心靈，熏陶和美化人的精神世界，培養(yǎng)師生高尚情操的作用。第三，高校檔案顯示了科學(xué)美。高校檔案不僅記載了靜態(tài)的科技成果，而且還顯示了動(dòng)態(tài)的科學(xué)實(shí)踐過程。高校檔案集結(jié)了一代又一代高校教師在長期教學(xué)科研實(shí)踐中不斷產(chǎn)生著新的科研成果、學(xué)術(shù)論文，闡述著深?yuàn)W的哲理、進(jìn)步的思想、正確的世界觀，總結(jié)著人們?cè)诟鞣N實(shí)踐活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)，這種科學(xué)創(chuàng)造活動(dòng)本身也是一種美。

5、高校檔案是提高學(xué)校效益的有力保證。高校檔案中含有財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、儀器設(shè)備和基本建設(shè)檔案，這些檔案對(duì)加強(qiáng)高校后勤管理、節(jié)省人力、物力和財(cái)力都大有益處。高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始記錄，記載著學(xué)校各項(xiàng)資金的使用情況和管理情況，它對(duì)分析考核資金使用效果，研究經(jīng)濟(jì)規(guī)律，預(yù)測經(jīng)濟(jì)前景，參與經(jīng)濟(jì)決策，開源節(jié)流具有重要作用。高校儀器設(shè)備檔案對(duì)儀器的正常操作、妥善保管、正確維修都具有重要的依據(jù)作用，它是延長儀器壽命，提高儀器設(shè)備使用價(jià)值的基本保證等。

6、為高校的各種評(píng)估服務(wù)。各高校要在競爭中求發(fā)展，接受高校評(píng)估已是大勢(shì)所趨。任何一所高校要進(jìn)行各種形式的評(píng)估，最有說服力的依據(jù)便是檔案材料。檔案材料是高校發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，是反映學(xué)校教育質(zhì)量和辦學(xué)水平的最可靠憑據(jù)。同時(shí)，發(fā)揮科研檔案的教育功能，不僅讓教師感到自身的勞動(dòng)成果受到重視，有成就感，從而更充分地調(diào)動(dòng)教師的積極性和激發(fā)他們的創(chuàng)造熱情，而且是倡導(dǎo)師生的進(jìn)取意識(shí)，樹正氣、興學(xué)風(fēng)、實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值的有力措施，有助于優(yōu)化學(xué)校教書育人的環(huán)境，一定程度上有利于對(duì)評(píng)估單位進(jìn)行客觀、公正、全面地估價(jià)，保證高校評(píng)估順利進(jìn)行。

總之，21世紀(jì)是信息時(shí)代，是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，高校檔案工作要跟上時(shí)展的步伐，更好地面對(duì)機(jī)遇和挑戰(zhàn)，就要認(rèn)真對(duì)整個(gè)檔案工作的發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行研究和總結(jié)，必須充分認(rèn)識(shí)檔案利用工作的重要意義及其在整個(gè)檔案工作中所占的地位。我們應(yīng)該站在檔案信息資源的開發(fā)利用是檔案事業(yè)發(fā)展大計(jì)的戰(zhàn)略高度來認(rèn)識(shí)檔案工作，把檔案利用工作擺在重要的戰(zhàn)略地位來認(rèn)真加以對(duì)待。