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隨著學位與研究生教育的深入發展，研究生招生規模不斷擴大，研究生教育管理任務分工更加細化，工作量成倍增長，因此利用信息技術與網絡技術更新管理手段、通過管理工作科學化與信息化提高管理能力日益迫切，而在以人為本的理念下研究生教育管理也呼喚由單純管理向服務型管理轉變。在這種形勢下，研究生教育管理信息系統的應用應運而生。

一、高校研究生教育管理信息系統的發展概況

研究生教育管理信息系統的開發與使用因學校性質的不同有很大差異。一些綜合性大學如北京大學等研究生教育管理信息化建設始于20世紀80年代中期，經過近三十年的不斷努力，從初期的單機分散作業逐步發展到當前的網絡化系統集成，在功能上不僅涵蓋了招生、培養、學位、獎勵以及綜合服務等主要業務范圍，還提供了研究生院與其他相關部門協同辦公的基礎，學校成立了信息化建設管理辦公室[1]或在高等學校建立高校CIO（高等學校信息主管）職位及其領導下的信息技術部門[2]，這些高校不僅開發使用了研究生教育管理信息系統，并且學校的信息化建設已經進入了電子校務的時代[1]；一些綜合性大學如暨南大學、中國地質大學、蘭州大學等研究生教育管理信息化建設開展或早或晚，目前均能達到自主研發系統進而使用的水平，但很多面臨研究生教育管理信息系統的建設缺乏可持續性的問題，后期繼續開發或維護存在很多困難；一些高校或多或少地使用了研究生教育管理信息系統，但因其為專業性學校，規模有限且無相關專業研究生，所以一般委托IT公司開發，學校管理部門只負責系統的使用與實施，所受局限性很大，但也在一定程度上提升了管理水平；還有一些院校雖然已建立起了一定規模的計算機網絡，但就其信息處理能力和信息利用能力而言，都還處在粗放經營的階段，多數工作依然停留在簡單的文字操作和報表處理上[2]。綜合各高校研究生教育管理信息系統建設與使用情況看，校際間缺乏統一規劃，水平參差不齊，但都已意識到了信息系統建設的必要性，且都有了初步實施。

二、研究生教育管理信息系統的使用

長春中醫藥大學研究生教育處于一級管理模式階段，即系統為研究生學院（處）直接使用。我校使用長春凌展軟件有限責任公司開發的“長春中醫藥大學研究生教育管理信息系統”，將研究生學籍、研究生培養、學位授予等環節連成有序的一體，經過一年多的運行，該系統運行情況良好。

（一）學生管理模塊本模塊主要用作研究生基本信息登記和創新項目記錄，包含了學生信息管理、學生異動、創新項目申請三個子庫，是系統使用的基礎數據。由工作人員將招生錄取數據經整理后上傳至系統，待研究生入學后在規定時間內通過校園網完善。該模塊數據符合國家統一標準，可以實現數據庫間的數據交換。

（二）教師管理模塊本模塊主要用來進行教師與導師信息的維護與管理，是研究生行政分班、學習成績記錄、導師數據生成的基礎。由工作人員制作基本數據后，教師與導師根據操作指南通過校園網完善。

（三）導師互選管理模塊本模塊由研究生導師和工作人員共同管理，包含導師計劃管理、導師指導學生管理、學生志愿管理、導師情況統計、導師信息管理五個子庫。研究生導師可以通過導師門戶系統對自己的信息進行動態管理，供研究生查看并在入學一周內選擇導師，導師通過系統查看選擇自己的學生列表并在規定數量范圍內予以確認完成互選環節，未被選中的學生由工作人員通過手工指派的方式分配導師；研究生學院（處）對導師所填信息進行核查，相關信息反映在當年招生簡章上，并能通過本模塊實現對導師指導研究生數量的統籌規劃，實現對導師指導研究生具體人員、導師隊伍的整體掌握。

（四）培養管理模塊本模塊主要用于培養方案數據的建設和研究生個人培養計劃的建立，由研究生學院（處）管理、研究生使用，包含專業培養方案管理、培養方案課程查詢、個人培養計劃管理三個子庫。工作人員先行手工錄入培養方案數據，研究生在導師指導下通過研究生門戶系統完成課程選擇及其他個人培養計劃部分，研究生可以通過研究生門戶系統查看個人培養計劃。

（五）開課管理模塊本模塊主要用于研究生開課管理和教師開課任務分派。研究生學院（處）通過手工錄入授課計劃并根據研究生選課結果完成課程分班、將導師與課程班對應后，授課教師可以通過教師（導師）門戶系統查看教學任務書及選課研究生名單。

（六）成績管理模塊本模塊主要用于研究生的成績管理，由授課教師通過教師門戶系統錄入成績并提交、研究生學院（處）審核通過后，研究生通過學生門戶系統查詢選擇的各門課程成績。

（七）學位管理模塊本模塊主要對研究生學位論文及整個學位授予過程進行管理，包括論文開題管理、學生中期考核、論文盲審管理、專家庫管理四個子庫。論文開題管理與學生中期考核模塊由二級學院研究生秘書填報，研究生學院（處）負責核查；論文盲審管理模塊與專家庫管理模塊共同完成學位論文“雙盲”隨機抽取和送審功能，便于管理者實行論文盲審。

（八）系統工具模塊本模塊主要由管理員對各個客戶端進行系統管理權限的分配。使工作人員對學位與研究生教育工作各司其職[4]，保證各級用戶對系統數據的使用。

三、系統的使用給研究生教育管理工作帶來的變化

（一）使管理工作更加規范、高效、全面在系統的使用、推廣過程中，編制了各門戶系統使用的詳細的流程圖，在此過程中，充分討論剖析了各項工作間的不協調與矛盾，深化了對各項工作的理解，增強了各部門間工作的有序性，使研究生教育管理逐步形成一個有機整體；一些常用數據、常用數據的變動都在第一時間記錄在系統中，保證了使用時數據完整、準確、及時，大大提高了工作效率；軟件開發公司開發的一款軟件一般出售給幾所高校，一些他校開展的工作的模塊引起管理者的思考，成為研究生教育新的工作增長點。

（二）建設了一支善學習、懂信息技術、精業務、富于開拓的管理隊伍管理人員在使用與指導教師、導師、研究生使用系統時，需要了解、掌握管理政策、信息系統技術、網絡知識與技術，為融合研究生教育管理與現代信息技術打下堅實基礎，同時整個過程強化了管理者富于開拓的進取精神。

（三）突破了地域限制，為實現管理理念的轉變奠定了基礎由于大學間大規模的實質性合并以及為滿足高校大規模擴招所需的發展空間，近幾年大部分高校都發展成為多校區辦學，這給統一管理與服務帶來了很大的困難，系統的使用使管理人員、導師、教師、研究生通過網絡跨越了空間距離緊密聯系到了一起，通過為教師、導師、研究生建立的個性化頁面，使他們進入系統后就能獲取所需信息，完成選課、成績錄入與查詢、學籍管理、導師雙選、導師宣傳等多項工作，實現研究生教育管理向服務的轉變。

（四）系統的使用打開了數據使用瓶頸研究生教育管理從招生、學籍管理到各培養環節再到學位授予，涉及大量信息，基礎數據一般都集中在管理部門，學科、學院、個人在使用時出現一定困難或不準確性，形成數據使用的瓶頸，阻礙了基礎數據的傳播、使用，喪失了基礎數據為客觀分析提供依據的作用。系統的使用打破了這一瓶頸，各層面研究生教育管理人員通過系統管理員的權限設置均可看到如學科、課程、導師、研究生、專業等基礎數據信息，有助于對各自工作的整體掌握與通盤考慮，一些數據通過Web功能設置公布于網絡，還可接受各界監督，進一步完善了工作。

四、幾點思考

（一）領導重視與參與，是信息系統建設成功的必要條件[3]信息系統不僅僅是一個計算機軟件，更重要的是一個管理系統，它將帶給管理部門全新的管理思想，這種管理思想往往與現有的管理體制、管理流程不能很好地融為一體。這就要求對現有的管理體制、管理流程加以調整改革[3]。研究生教育管理信息系統的建設是一項長期的、持續的發展過程，管理人員的安排要有其梯隊建設，信息系統建設的資金投入要穩定、持續，顯然這需要領導的直接參與。

（二）研究生教育隊伍信息化素質的整體提升是信息系統建設的重要環節研究生教育隊伍是信息系統的使用者，包括各級管理人員、導師、教師。如果各級管理人員的信息化素質不高，將成為系統整體運行的滯澀；如果導師、教師的信息化素質不高，系統開發的再完美，也體會不到系統給工作帶來的便利，甚至增加了日常工作推進的難度。因此對研究生教育隊伍的分層次培訓，提升其整體信息化素質，才能有效運用信息系統真正提升工作水平。

（三）系統的使用將推進學校信息化建設整體進程信息系統的功能不斷更新、完善，長期穩定運行，研究生教育隊伍的信息化素質和管理理念得到顯著提高和改變后，信息系統將在工作中發揮不可替代的作用，其給工作帶來的便利使人們重新審視信息化，從內心呼喚信息化的改革；在系統完善與開發過程中，業務工作的交叉促使跨部門協同辦公網絡機制的建立，這將使學校各部門逐步推行信息系統建設，最終進入學校信息化建設的再設計階段，統籌規劃，對學校各部門的信息系統進行整合與集成，迎來電子校務時代。研究生教育管理信息系統的建設是一項長期而艱巨的任務，將使研究生教育管理工作更規范、更科學，將帶來高校全新的工作管理模式。

作者：李瑞麗 李楷楠 趙景明 單位：長春中醫藥大學 長春中醫藥大學附屬醫院