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規(guī)范管理、安全保管是檔案信息資源開發(fā)與利用的保障

檔案的整理，不僅為檔案的利用創(chuàng)造了方便條件，而且也為整個檔案管理工作奠定了良好的基礎(chǔ)。檔案整理內(nèi)容：分類、立卷、編目、案卷的排列和案卷目錄的編制。收集來的檔案內(nèi)容繁雜，數(shù)量多，均處于零亂的狀態(tài)，不好管理、無法提供利用，因而需要檔案人員全面進行鑒別、分類，并要科學(xué)規(guī)范地整理檔案，仔細(xì)認(rèn)真地分析、認(rèn)定價值，劃定保管期限，制定三合一制度，認(rèn)真決定取舍，了解檔案情況，剔除無價值的檔案。

否則，將其混雜一起，不僅在人力、物力上造成浪費，也使真正有價值的重要的檔案被大量無價值的檔案所淹沒，給提供檔案利用工作帶來很大的困難。筆者根據(jù)本單位特點，結(jié)合醫(yī)院檔案內(nèi)容性質(zhì)，把醫(yī)院檔案劃分為以下幾種類型。

（1）文書檔案：分黨群類、綜合類、勞動人事類、醫(yī)政類、藥政類五小類；（2）科技檔案：分科研類、基建類、設(shè)備儀器類三小類；（3）聲像檔案：分照片、錄音、錄像三小類；（4）電子檔案：分磁盤、光盤二小類；（5）實物檔案：分獎品類、印章類、其它類三類；（6）會計檔案：分會計憑證類、會計賬簿類、會計報表類、其它類四類。分類一旦確定，就按照文件之間的歷史聯(lián)系將全宗內(nèi)分開年度、劃分問題類別，確保概念明確、層次清楚、避免混雜。整理檔案過程中，要注重檔案載體的完整及修復(fù)。由于年代久遠(yuǎn)，多種材料散落在有關(guān)部門或個人手中，保管不善，多有破損，有的面目全非，而經(jīng)過粘貼、修補或復(fù)印，可為利用者提供清晰、真實、可信的檔案材料，才能更好地為利用者服務(wù)。經(jīng)過系統(tǒng)科學(xué)的分類、編目、鑒定、統(tǒng)計等作，使檔案應(yīng)用起來準(zhǔn)確、快捷、方便，為醫(yī)療、教學(xué)、科研管理提供全方位的服務(wù)，發(fā)揮檔案的最大價值。

開發(fā)信息、提高利用率是檔案管理工作的目的

檔案的利用取決于利用者的需要，同利用者進行雙向的信息交流，是提高檔案利用率的重要環(huán)節(jié)，只有了解和掌握利用者需要，才能有針對性地開展利用工作，最大限度地滿足利用者需求，更好地為社會服務(wù)。

作為檔案工作人員要熟悉檔案、了解檔案，僅靠坐等利用者上門而不主動調(diào)查研究，是不能取得好效果的。筆者根據(jù)醫(yī)院工作需要，編寫了《大事記》、《組織沿革》、《全宗介紹》基礎(chǔ)數(shù)字匯編，三合一制度、發(fā)文匯編、專題匯集、醫(yī)院年鑒等等多種檢索工具，方便了查找，為利用者提供了查找檔案的線索，發(fā)揮了參謀和咨詢的作用，提高了檔案在醫(yī)院醫(yī)療活動中的服務(wù)質(zhì)量。

2003年，我院因占地與鄰邊村民發(fā)生了糾紛，一時誰也說不清這塊地屬于誰，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)通過檢索檔案，查到了1974年的醫(yī)院征地協(xié)議，由于年代久遠(yuǎn)，字跡、紙張都已模糊不清了，幸虧檔案工作人員在整理檔案的過程中，早已復(fù)制、裱貼、使得原本無法說明問題的協(xié)議，通過辨識、協(xié)商，終于得到了村民的認(rèn)可，恢復(fù)了本屬于醫(yī)院的土地歸屬權(quán)，為醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生、經(jīng)濟發(fā)展提供了可靠、真實的依據(jù)，同時也受到了村民的好評，他們說這個協(xié)議我們早就沒了，在你們醫(yī)院還能找到，你們真是有心人啊。

多措并舉提高檔案信息的開發(fā)與利用

一要加強檔案資料編研工作，利用室藏逐件查找整理，進行專題性、系列化編研。

二要正確處理利用與保密的關(guān)系。提高檔案管理人員的保密意識。檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點。因此，檔案管理人員必須要有高度的責(zé)任心、事業(yè)心和保密意識。做到守口如瓶，萬無一失。

三要聯(lián)系歷史和現(xiàn)實對檔案進行分析，多方考證檔案內(nèi)容，同時，制定嚴(yán)格的規(guī)章制度，提高檔案管理人員的管理水平。

四要加強對檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，從多種途徑和方式，從感情上和理性上提高利用者的信息意識和信息能力。

五要倡導(dǎo)檔案管理人員了解現(xiàn)代化設(shè)備和各種新型文獻(xiàn)，掌握操作技能，并熟練應(yīng)用，提高現(xiàn)代化管理意識，培養(yǎng)合理的知識結(jié)構(gòu)，成為復(fù)合型人才。

六要建立完善的檢索體系，方便利用者利用檔案信息。在信息時代，網(wǎng)絡(luò)化管理是一種便捷高效的管理方式，要不斷推進檔案信息化管理，使利用者查閱檔案資源更加便利、更加快捷、更加實效。七要加強檔案信息重要性的宣傳工作，提高檔案的知名度。使得人人懂檔案，人人珍惜檔案、愛護檔案。

結(jié)語

《檔案法》頒布以來，醫(yī)院通過辦宣傳欄，全文刊登《檔案法》內(nèi)容及學(xué)習(xí)摘要，提高了全院職工的檔案意識。一旦遇職工升級、晉升、加工資等都要到檔案室查資料、查文件，明確職工工齡、晉升的時間，曾受到哪一級表彰等等；寫計劃、寫總結(jié)、寫文章，也總是離不開檔案工作人員為他們查資料，找檔案。檔案利用率逐年上升，檔案室成了醫(yī)院最安全、最可靠、最放心的地方，檔案工作人員也成了最可信的人。總之，隨著時代的發(fā)展，社會對檔案工作的要求會越來越高，檔案工作人員要刻苦鉆研業(yè)務(wù)，提高整體素質(zhì)，更好地為醫(yī)院提升知名度服務(wù)，為醫(yī)院管理服務(wù)，為醫(yī)院改革發(fā)展服務(wù)，為提高醫(yī)院經(jīng)濟效益服務(wù)，使檔案信息在醫(yī)院管理中發(fā)揮更大的作用。

作者：毛詩玉單位：湖北省宜昌市第三人民醫(yī)院