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1日常的檔案管理不規(guī)范

在公路工程建設過程中，從業(yè)主方到施工、設計、監(jiān)理單位，雖然在資料管理方面花費了一定的人力、物力，做了一定的工作。但主要側(cè)重于滿足日常工作的需要，并未將它與最后的檔案編制工作相結(jié)合，造成在日常資料管理上深度不夠，規(guī)范程度較低，到編制竣工資料時，往往是要重新編排一次，近似于返工，造成工作量倍增。

1.1建設單位檔案管理制度不健全

目前建設方和施工方均對竣工檔案管理重視度不高，沒有一方有健全的項目檔案管理方面的制度，因此難以保證資料整編工作的有效開展。對工程竣工資料的編制要求也不明晰，缺乏有效控制竣工文件質(zhì)量的具體措施；對資料的保管與移交沒有專門制度，由于建設周期長、人員變動較大，人員變動時資料交接手續(xù)不到位，往往造成資料的遺失，給歸檔工作造成的損失不可謂小，但這種例子仍經(jīng)常重演。

1.2欠缺懂工程檔案管理又懂工程技術(shù)的專業(yè)人員

長期以來建設方管理人員、監(jiān)理人員、施工單位對工程檔案的重要性從認識上就薄弱，也缺乏專業(yè)知識。目前多數(shù)施工單位的內(nèi)業(yè)資料由現(xiàn)場專業(yè)素質(zhì)低，技術(shù)力量薄弱，培訓少，管理水平差的一些人員來完成，是造成施工過程中工程原始記錄資料不規(guī)范、質(zhì)量不高的一個重要因素；監(jiān)理單位人員正規(guī)參加過國家監(jiān)理工程師培訓和持監(jiān)理工程師資質(zhì)證書人員也少，特別是施工現(xiàn)場監(jiān)理工程師，有專業(yè)技術(shù)但對現(xiàn)場簽證工作把關不嚴；部分單位也配備了一些專門的檔案管理人員從事工程檔案的管理，但這些人雖然具有較好的檔案管理的專業(yè)知識，但缺乏工程建設方面的專業(yè)知識，基本不懂工程技術(shù)。而工程技術(shù)人員又不熟悉檔案管理的有關規(guī)定，缺少相關的知識，極少有具備兩方面的人員在工作。

2做好工程檔案管理工作方法和見解

首先，建設單位、監(jiān)理單位、施工單位要從思想（特別是領導層）上重視工程檔案管理工作，完善制度，落實人員，建立嚴謹?shù)臋n案管理制度。如成立以單位領導為負責人，部分負責人監(jiān)督指導，檔案專職人員負責管理的檔案管理。同時在各項目部和監(jiān)理組成立以項目經(jīng)理、監(jiān)理組長為負責人，有專職檔案管理員進行檔案管理的小組。管理體系要分工明確，責任到人，規(guī)范有序，并強調(diào)出現(xiàn)滯后要追究責任，才能在實踐中行之有效。

第二，制定、下發(fā)統(tǒng)一檔案編制辦法。建設單位沒有制定、下發(fā)統(tǒng)一的行之有效的管理辦法，在建設過程中形成文件材料，特別是施工資料，應明確、正確指導如何進行收集、整理、歸檔、編目、裝訂以及形成檔案后的管理等項目工作，使檔案分類整理有章可循，工作規(guī)范、有序進行。切實做到檔案宏觀管理，保證項目檔案的整理、收集、歸檔符合專項驗收的要求。注意要杜絕在編制過程中反復更改編制辦法，會造成資料編制后不整潔，增加工作量。

第三、加強施工資料管理，確保記錄的數(shù)據(jù)真實。工程檔案是反映實體工程全貌，可為以后的公路改造、維修、擴建提供基本依據(jù)。因此必須確保公路工程建設過程的真實記錄，包括了各種施工組織設計、施工原始記錄、隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗收記錄、報告、測量、試驗檢測記錄、報告；工程設計變更申請報告、批復；開交(竣)工申請、報告批準文件；竣工圖表等等，只有建立在真實、完整的施工資料基礎上，才能為工程質(zhì)量評定與質(zhì)量查詢提供簡潔有效的信息。

第四、加強對工程檔案管理人員和有關技術(shù)人員培訓。目前在職的工程檔案管理人員多為兼職，專業(yè)水平不足，難以對檔案編制工作的深入開展，無法保證工程文件資料的形成質(zhì)量和檔案整理質(zhì)量。在工程建設初期，就應對公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進行檔案業(yè)務知識、工程質(zhì)量標準知識進行培訓，組織他們對竣工資料編制辦法的學習，認知，以達成統(tǒng)一思想，使今后工程項目施工一開始就用規(guī)范化、標準化來嚴格記錄施工過程，提高施工記錄質(zhì)量，杜絕施工過程中產(chǎn)生的不規(guī)范的原始施工記錄資料和文件出現(xiàn)。確保工程檔案資料源頭質(zhì)量。

第五、多渠道開發(fā)工程檔案信息資源，利用現(xiàn)代化科技做好檔案工作。經(jīng)過這幾年的建設，公路通車里程的大幅增長，相應的工程檔案數(shù)量急劇增加，給館藏造成很大的壓力。同時，大規(guī)模的檔案數(shù)量，采用通常的手工檢索管理已經(jīng)不利于檔案的開發(fā)、應用。公路工程檔案專業(yè)涵蓋面多，檔案數(shù)量巨大，對公路工程的運行安全、日常養(yǎng)護有直接影響。

3結(jié)束語

從事過這個行業(yè)的人都知道，要將公路工程施工資料檔案編制管理工作做好，并非朝夕之事，需要從業(yè)人員通過實實在在的工作實踐、日積月累，以及積極學習和借鑒其它先進的檔案管理經(jīng)驗，發(fā)揮我們已有的優(yōu)勢，在工程建設中逐漸積累更好的編制辦法和不斷總結(jié)工程檔案管理的經(jīng)驗；一名專業(yè)的檔案人員還應不時關注新頒的規(guī)范和標準，才能使編制好的公路工程施工資料與現(xiàn)行規(guī)范要求一致，并且更規(guī)范、更科學，質(zhì)量更高，更好為當?shù)氐慕?jīng)濟建設服務。

作者：陳芳單位：廣東博大高速公路有限公司梅大分公司