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高校基建工程聲像檔案是指高校在基建工程建設管理過程中直接形成的、具有保存價值的、輔以文字說明的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等載體形式的歷史記錄。它是高校基建工程的歷史記錄，形象、直觀、真實地記錄了高校基礎建設的發展與變化，不僅可以作為高校發展的歷史見證，同時還是反映校園建筑文化的珍貴信息資源。隨著高校基礎建設規模逐漸擴大，伴隨著攝錄設備在工程建設中的普及應用，高校基建工程聲像檔案的數量急劇增加。做好高校基建工程聲像檔案的質量控制，保證其集中統一歸檔和有效利用，對高校建設工程項目管理有著重要意義。

一、高校基建工程聲像檔案的重要性

(一)高校基建工程聲像檔案是高校基建檔案的重要組成部分2001年7月，建設部《城市建設檔案管理規定》（第90號令），指出城建檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。2014年7月，住房和城鄉建設部、國家質量監督檢驗檢疫總局聯合國家標準《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014），該標準明確建設工程文件的歸檔范圍包括聲像、縮微、電子檔案。高校基建工程聲像檔案是隨著影像技術逐漸普及、滲透到基礎建設活動中形成的，大量的聲像檔案資源真實、形象地反映了高校基建工程從動態建設到靜態建筑的轉變過程，是高校基建工程“紙質檔案”、“電子檔案”、“聲像檔案”三位一體的重要組成部分。

(二)高校基建工程聲像檔案為高校建設管理提供了依據和憑證高校基建工程聲像檔案完整、系統、生動地記錄了高校建設工程項目施工全過程，其內容豐富、專業，包括項目動工前的建筑原貌，各施工階段重要節點的跟蹤拍攝，隱蔽工程影像記錄，建設過程中新工藝、新技術、新材料的應用和工程技術研究等方面的拍攝記錄。它能夠準確、及時地捕捉高校基礎工程建設發生的瞬間，為新校區規劃、校園改造、建筑維修保養等建設管理服務提供有力的依據和憑證。

(三)高校基建工程聲像檔案是宣傳高校建設成果的重要素材聲像檔案逼真的聲音、動態的圖像、生動的畫面極富感染力和說服力，讓觀者聞其聲、觀其形，在一定程度上打破了時空限制，使人有身臨其境之感。基于聲像檔案資源，利用視頻、圖像編輯技術，制作宣傳片、畫冊等音像制品，向師生展示高校建設成果，視聽結合的效果更讓人耳目一新。

二、高校基建工程聲像檔案管理面臨的問題

(一)高校基建工程聲像檔案遭遇“賬外基建檔案”的尷尬目前，高校普遍將基建工程檔案的管理重點，放在了傳統的紙質檔案和信息技術廣泛應用于基礎建設中形成的大量電子文件兩個方面，對建設工程聲像檔案進行全面收集與規范管理則不夠重視，甚至認為工程質量的好壞與建設工程聲像檔案沒有什么關系。這種認知上的缺位，導致高校基建工程聲像檔案遭遇“賬外基建檔案”的尷尬。

(二)高校基建工程聲像檔案管理制度建設不健全由于對基建工程聲像檔案的重視程度不夠，部分高校在管理基建工程聲像檔案的過程中，并未對其制定系統的管理制度，如未制定基建工程聲像檔案管理實施細則、未制定相關人員的崗位責任制、未建立適宜的考核機制，從而造成某些高校基建工程聲像檔案管理工作沒有章法。具體表現為高校檔案部門與基建部門職責不清；高校與施工單位、監理單位就工程拍攝任務互相推諉；高校基建工程聲像檔案部分散存在校辦、宣傳、審計、后勤等部門，未實現集中統一管理；隨著高校基建工程竣工驗收后參建單位撤場、解散，一些重要的聲像檔案資料亦無法追蹤；大量的數碼照片沒能及時鑒定歸檔，缺少事由、時間、地點、人物、背景、拍攝者等相關信息，使基建工程聲像檔案的利用價值大打折扣；更加令人擔憂的是出于成本控制的考慮，部分高校還存在用于拍攝工程建設的錄像磁帶被反復使用的狀況。

(三)基建工程拍攝無計劃，內容不完整，拍攝技術性差基建工程聲像檔案包括工程項目立項階段、項目設計階段、項目施工階段、竣工驗收階段、后期維護過程中形成的聲像資料，具有完整性、系統性的特點。然而，有些高校并沒有根據基建工程的建設進度制定與之相對應的階段拍攝計劃，更未明確拍攝重點，造成聲像檔案采集缺少管控、隨意性大，導致基建工程重要節點如施工階段隱蔽工程的聲像資料缺失等情況出現。基建工程聲像檔案具有時間、空間上的不可逆性，一旦錯過相關時間節點，則無法真實地反映建設工程的全過程，為采集工作留下無法彌補的損失。高校基建工程聲像檔案的采集中普遍存在拍攝技術性差的問題。基建工程照片存在畫面主題不明確，圖像虛化，全景不全，拍攝溝槽深度、寬度、管道深埋場景無參照物等問題；視頻資料中常見的問題是拍攝鏡頭不固定，畫面晃動，或定格在一個鏡頭上不動等，缺乏遠、中、近景的變化和動、靜結合。

(四)高校基建工程聲像檔案管理缺乏相關專業技術人才為實現基建工程聲像檔案的科學管理，高校需要既懂專業攝影又掌握圖片、音視頻編輯技術，既了解工程施工技術又熟悉工程檔案管理知識的復合型技術人才。這類人才需求一般高校很難實現，從而在一定程度上制約了基建工程聲像檔案工作的開展。

三、高校基建工程聲像檔案質量控制的舉措

(一)建章立制，明確職責《高等學校檔案管理辦法》明確規定高校檔案部門的職責包括：擬定學校檔案工作規章制度，并負責貫徹落實。為實現基建工程聲像檔案的規范化、標準化管理，高校檔案部門要把建章立制作為關鍵工作來抓。高校檔案部門要積極與施工單位、監理單位溝通，結合本校實際，會同基建部門制定出一系列切實可行的管理制度。制度應明確高校基建工程聲像檔案資料的歸檔范圍；明確高校在工程開工前，要將聲像檔案的編制納入工程竣工檔案管理；明確將高校基建工程聲像檔案管理工作納入到工程的各個階段，與工程建設同步；明確高校基建工程聲像檔案的責任主體，高校、施工單位、監理單位的職責分工要清晰；明確將基建工程聲像檔案工作納入高校檔案部門、基建部門的崗位職責中；明確在基建工程檔案業務指導過程中，加強對聲像檔案的指導；明確在工程檔案驗收的同時驗收該工程聲像檔案等，以保障高校基建工程聲像檔案工作的有序開展。高校基建工程相關單位應明確各自在工程聲像檔案建設中的職責。高校是高校基建工程聲像檔案管理的總責任單位，負責基建工程原貌、工程前期活動、重大事項(事故)、驗收活動以及竣工后工程全貌的聲像檔案拍攝；負責對施工單位、監理單位聲像檔案的監督管理，做好全程業務跟蹤指導；負責聲像檔案的驗收及向城建檔案館移交（按照各地城建檔案管理辦法要求執行）。施工單位負責拍攝施工過程中的重要工序；負責拍攝施工過程中的重大事項(事故)。監理單位負責拍攝施工質量監督管理過程。

(二)利用合同約束控制高校應加強對基建工程參建單位編制聲像檔案資料的管控，取得檔案工作的主動權。高校與參建單位簽訂合同時，要將聲像檔案管理納入合同管理中，訂立專門條款明確聲像檔案編制要求和質量標準，規定雙方在聲像檔案建設方面的責任和義務，對于執行不到位的單位，應予以追究責任。在合同中設立預留聲像檔案資料保證金的條款，直接與工程結算掛鉤，規定支付保證金前必須經高校檔案部門審核，確認工程聲像檔案驗收合格后方可支付合同尾款。通過經濟手段控制工程聲像檔案的質量，督促參建單位及時、高質量地完成聲像檔案材料的積累、整理和移交。

(三)高校內部多部門通力合作，形成合力高校檔案部門專職檔案員具備豐富的檔案管理專業知識，但缺乏工民建方面的基礎知識，也難以實時掌握基建工程建設進度，更不擅長攝影、攝像及后期處理技術，因而在對基建工程聲像檔案進行業務監督、指導過程中，難免會出現因相關專業知識短板導致的被動局面。高校基建部門兼職檔案員基建工作經驗豐富，但對基建工程聲像檔案的歸檔內容、標準要求等不甚了了，實際工作中往往見什么就拍什么，有什么就交什么，無法保障聲像資料的完整性、系統性。高校現代教育技術中心一般都配備有專業的數碼相機、攝像機、全套的攝錄編設備，其技術人員熟悉圖像、音頻、視頻采集及后期處理技術。高校與其考慮如何培養管理基建工程聲像檔案的復合型技術人才，倒不如充分利用現有資源各取所長，積極促成檔案部門、基建部門、信息技術部門通力合作，發揮優勢，形成合力，如科學制定基建工程聲像檔案拍攝計劃、規范工程聲像檔案拍攝質量要求、開展拍攝技術方面的培訓和指導等，確保基建工程聲像檔案的形成質量。

(四)加大業務監督指導力度，形成良性循環，實現閉環歸零高校檔案部門要加大基建工程聲像檔案管理的監督和指導力度，及時跟蹤、監控、指導高校基建部門、施工單位、監理單位做好聲像資料采集、整理和歸檔工作。通過業務監督指導，要改善的是源頭——高校基建工程聲像檔案的前端控制；要改進的是流程——基建工程聲像檔案形成過程的監控；要跟蹤的是效果——基建工程聲像檔案的質量。高校檔案部門應及時發現存在的問題，主動與參建單位溝通，督促其采取相應措施進行整改完善，并總結經驗。參建單位應對指導意見積極反饋響應，促成雙方良性互動，直到達到質量要求。這就形成了閉環歸零管理，從而使高校基建工程聲像檔案的質量得到保證。

作者：萬丹 單位：廣東省外語藝術職業學院