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作者：張利萍單位：江西省食品藥品檢驗所

檔案數據庫是各類檔案信息系

統正常運行的核心部分數據庫在信息資源組織、管理以及共享等方面具有明顯的優勢，在數據冗余度以及效率管理方面具有強大的技術力量。檔案數據庫是一系列信息單元的組合，例如檔案實體、檔案管理人員等，通過把這些信息單元相互連接，使之相互聯系，進而形成一個結構完整的整體。同時，通過這些結構和聯系，數據庫可以充分實現檔案數據的收集、編輯以及修改等，保證檔案管理流程的順利實現。

數據庫在檔案管理中的應用分析

（一）檔案數據庫的建設

數據庫在檔案管理中的應用要求建立檔案數據庫，檔案數據庫代表著檔案信息管理服務方式的轉變。因此，分析數據庫在檔案管理中的應用，首先要對檔案數據庫的建設進行分析。

首先，檔案應用需求分析：檔案應用需求分析旨在解決檔案利用者難以從現有的系統中獲得所需信息的問題，針對這一問題，需要對大量的數據進行綜合處理，這就需要利用數據庫技術。例如，對檔案用戶的分析，決策者就需要掌握用戶的利用偏好，用戶的年齡層次以及查閱時間等，并參考大量信息數據得出相應的結論，通過這種方式來調整檔案開放的時間，從而為檔案編制產品等開發決策提供必要的信息保證。

其次，檔案數據的采集：數據是檔案數據庫的主要內容，在檔案數據庫的建設中，數據的采集十分重要。目前，在檔案領域中普遍存在著多樣化的檔案信息源，例如關系數據庫文件和網絡數據形式等。雖然這些檔案數據源在數據結構上有著不同的構造，但是也可以通過數據的采集來對其進行總匯，進而歸納到統一的檔案數據庫中，形成檔案信息源。

另外，檔案數據轉換：檔案數據采集之后，就需要對現有的檔案數據進行轉換。這種轉換就需要根據信息源的質量和規范程度來進行。例如，以檔案用戶分析為例，有些用戶的籍貫信息記錄方式各不相同，有的是以中文的方式來表示，有的則是以英文的方式來表示的，有的甚至是用數字或拼音來表示的，此時，面對這些五花八門的格式數據，檔案管理人員就需要對這些數據進行轉換，根據用戶的具體需求將其轉換為相同的格式，實現檔案數據庫的規范化管理。

（二）檔案數據庫技術分析

首先，檔案數據倉庫分析技術。檔案數據倉庫是根據檔案數據的特殊結構對其進行存放和管理的一種方式，在檔案數據庫技術中，數據庫倉庫服務質量的高低往往取決于聯機分析處理技術和數據挖掘技術。聯機分析處理技術也稱之為OLAP技術，主要針對數據庫特定的問題進行聯機訪問和分析，通過數據庫進行多層次、多階段的分析處理，從而獲得更高的分析結果。該技術是一種自上而下的分析工具，通過該技術可以將數據倉庫模擬為多維的數據庫，并通過EXCEL等分析工具來獲得有效信息。其次，數據挖掘技術。數據挖掘技術主要應用于分析檔案數據倉庫，通過查詢獲得數據，并經過人的理解或解釋，使之成為有效的信息，從而建立了有效的數據庫管理系統，即DBMS，改系統可以提供一種有效的查詢手段，用于基本的數據庫操作。數據庫挖掘技術中常用的是聚類分析技術，是一種針對共同趨勢和模式的數據進行分組的方法，以相似性最大和類間相似性最小的原則對數據集合進行分組，進而劃分不同的用戶群體。

（三）數據庫在檔案管理中的應用建議

首先，確保檔案的保密性和安全性。檔案信息的安全性和保密性是至今令人十分關注的一大問題。數據庫技術在檔案管理中的應用代表者計算機網絡進行檔案管理事業中，因此，網絡安全也將直接關乎到檔案信息的安全。介于此，對于計算機網絡在檔案管理中存在的技術弱點，就需要通過技術的改進來解決。例如，加強對防火墻、密碼技術以及網管和電子水印等技術的應用和管理，通過先進的科學技術來彌補數據庫技術的弱點和不足，實現現代化檔案管理。

其次，加強網絡監管，做好數據庫的備份工作。一方面，重視網絡監管，采用多種網絡安全策略，對網絡的安全訪問進行有效管理和控制，這樣才能真正起到網絡安全保護的作用，維護網絡資源，防止非法使用和訪問。另一方面，及時做好數據庫的備份，防止數據庫的丟失和破壞，避免給檔案管理造成不必要的損失。

同時，堅持數據庫的科學開發。傳統的檔案管理內容單一、更新速度慢，現代化的檔案管理復雜性和變動性較大，因此，在對數據庫進行開發時，必須堅持科學開發，正確使用新的檔案管理軟件，合理采用一種或多種數據庫轉換方式，實現數據在不同軟件之間的信息共享。

除此之外，還要及時考慮到數據庫信息量的增加速度，考慮數據庫技術的發展趨勢，以便及時對數據庫進行升級或更新換代，提高檔案管理的有效性。

結束語

隨著現代科學技術的快速發展，檔案數據庫作為檔案管理的核心技術，在為檔案工作者帶來便利的同時，我們也應該看到數據庫在檔案管理中應用所存在的問題，及時解決這些問題，重視對檔案數據庫的更新和完善，充分利用先進的科學技術，科學應用檔案數據庫，及時更新數據庫，從而提高檔案信息的準確性，提高檔案服務的效率和水平。未來幾年里，隨著我國信息技術的不斷進步和發展，數據庫在檔案管理中的應用將會更加深入廣泛。