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作者：趙玉來單位：鳳陽縣供水公司

雨污分流工程檔案管理的不利因素

1施工工期長、標段多且工程進度不一致

雨污分流工程是網(wǎng)狀分布，施工區(qū)域大，經(jīng)過許多大街區(qū)和居民小區(qū)。作為一個整體的系統(tǒng)工程，工程施工標段多且各個工區(qū)的進度也不一致。對于工程的建檔工作帶來相當大的監(jiān)管困難，由于不同路段的工程進度不一致，各種物質(zhì)、設(shè)備的投入統(tǒng)計也有很大的區(qū)別，歸檔程序是動態(tài)的，管理起來存在困難。而且，每個標段的驗收也是分批獨立進行，如果不能統(tǒng)一制定歸檔要求和提前介入監(jiān)管，這些標段的檔案材料可能會缺損。

2施工沿線覆蓋區(qū)域大，地下管網(wǎng)設(shè)計復(fù)雜

雨污分流工程聯(lián)系著城市街道地下空間和城市周圍的湖泊、河流。施工區(qū)域主要在城市主干道和重要的城市街區(qū)，街道下面管網(wǎng)狀況復(fù)雜，還有許多地下設(shè)施和人防工程，在施工中對原有管網(wǎng)的結(jié)構(gòu)改造、設(shè)計圖紙的修改，都會經(jīng)常發(fā)生。施工單位如果不能及時將修改方案保存和及時歸檔，工程竣工后會為以后的施工和維護帶來極大的不便，甚至還會留下各種隱患。目前，在一些城市的雨污分流工程中，許多標段由于施工質(zhì)量問題，還發(fā)生了多次返工現(xiàn)象，施工方案多次修改，監(jiān)理方與施工方多次發(fā)生矛盾，如果不能保管好這些設(shè)計和修改圖紙，一旦以后發(fā)生事故追究責(zé)任時，就會十分困難。

3工程項目檔案管理人員和管理場所過于分散

雨污分流工程項目的各個標段展開，不同于其他場館和樓層建設(shè)。各個標段的檔案管理人員和檔案管理場所也存在極大的分散性。由于雨污分流工程在城市主要街區(qū)展開，工程項目部的辦公場所一般較為簡陋，簡易房內(nèi)的檔案保管條件也不太好，都對檔案材料的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)存在相當大的不利影響。雨污分流工程指揮部應(yīng)當對主要干道、施工區(qū)域大的重點路段，配置專門的檔案人員和檔案保管設(shè)備，加大對重點路段檔案收集的監(jiān)管力度。

雨污分流工程檔案管理的必要措施

1建立健全項目檔案管理的規(guī)章制度

在雨污分流工程項目正式施工前，項目管理方就應(yīng)當制定專門的歸檔制度和確定項目過程中的檔案管理流程、監(jiān)管體制、檔案工作體系。在具體管理中，雨污分流項目檔案的歸檔可以分為一次性歸檔和分階段歸檔。歸檔的具體方式主要根據(jù)項目建設(shè)的具體進度和項目檔案管理制度而決定。管理方要制定專門的檔案管理責(zé)任書，對歸檔材料的范圍、人員、項目單位、歸檔時間做出具體的規(guī)定。無論是一次性全部歸檔還是分階段歸檔，都要作好必要的記錄，明確責(zé)任，確保項目建設(shè)歸檔工作的嚴肅性和材料的完整性。工程開展后，施工方、監(jiān)理方都要按照制度和檔案工作協(xié)調(diào)機制，確保項目過程中的各類檔案材料在生成后就能納入有效管理之中。在具體項目的開展中，確保檔案人員參與項目施工的進度監(jiān)管，確保各個階段的檔案材料不能丟失，及時由檔案人員參與檔案資料的收集和管理。項目工程指揮部在開工前就注意與施工方簽訂檔案管理協(xié)議，制訂保證金制度來約束施工方重視檔案工作。

2提供人力、資金、設(shè)備及庫房等條件保障

雨污分流工程項目建設(shè)中的檔案材料很多，需要確定專人負責(zé)收集、整理、保管這些檔案材料，檔案人員還要對檔案工作流程的下一個環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，這就需要確定專門人員來做好檔案的整理和指導(dǎo)工作。同時項目管理方和施工方還要考慮到檔案管理需要投入相應(yīng)的資金、設(shè)備，這些費用應(yīng)當納入雨污分流工程管理的成本之中，最后還要指定條件較好的房間作為檔案材料的管理庫房，確保檔案材料不能受到損害。項目管理方和施工方還應(yīng)當為各個檔案員配備相應(yīng)的辦公設(shè)備和計算機等存儲載體，確保各類信息及時匯總和備份。

3建立工程建設(shè)和項目檔案管理的協(xié)調(diào)機制

目前，雨污分流工程項目建設(shè)的建設(shè)周期長和單位分散問題，是城市雨污分流項目建設(shè)普遍存在的問題，項目管理方應(yīng)當在項目建設(shè)之前，認真研討存在的問題和已有建設(shè)項目中取得的相關(guān)經(jīng)驗，準確劃分工程項目的進度節(jié)點、按照工程項目來做好任務(wù)分解、責(zé)任分解、安全責(zé)任、歸檔范圍及歸檔要求的具體內(nèi)容劃分。必須針對施工方的現(xiàn)有管理機構(gòu)、管理水平、單位職責(zé)來明確，做好雨污分流工程進度與責(zé)任相一致。不同城市的雨污分流工程項目建設(shè)的周期和建設(shè)單位存在著很大的差別，應(yīng)根據(jù)不同的項目要求和時間進度做好規(guī)劃。雨污分流項目涉及到多個部門，項目檔案管理涉及到項目責(zé)任單位、檔案單位、施工單位、供貨物流方、監(jiān)理部門、審計單位、設(shè)備管理單位等。雨污分流項目檔案的完整性需要項目在不同的建設(shè)時期、不同環(huán)節(jié)中各個部門的相互配合。項目建設(shè)中的組織協(xié)調(diào)，對于項目檔案形成起到非常重要的決定因素，項目檔案形成的質(zhì)量也是項目建設(shè)組織協(xié)調(diào)水平的重要體現(xiàn)。

4對項目全過程的檔案資料進行跟蹤管理

項目建設(shè)全過程必須認真考慮到每個環(huán)節(jié)，項目檔案的歸檔和管理涉及多個部門，應(yīng)根據(jù)各個標段的建設(shè)周期、建設(shè)進度確定每個節(jié)點的工程進度、直接責(zé)任人、項目檔案管理員等內(nèi)容。力爭在協(xié)調(diào)中責(zé)任明確，編制歸檔跟蹤手冊。項目建設(shè)辦公室在項目建設(shè)中，要督促項目管理方、施工單位、監(jiān)理、審計部門的按照節(jié)點收集整理各種檔案資料，各個工程項目的檔案員要針對自己的工程項目節(jié)點，及時將有關(guān)歸檔資料進行歸檔和梳理，填寫項目檔案跟蹤記錄手冊，對于不能歸檔的材料和責(zé)任人要及時向工程指揮部報告。

5確立雨污分流工程項目檔案的提前驗收制度

我國許多城市大型建設(shè)項目都推行了項目檔案先于項目竣工驗收制度，其具體做法就是在整個項目竣工驗收前，針對項目檔案單獨提前驗收。項目檔案提前驗收的做法，起到了很好的督促作用，許多城市的大型建筑項目在檔案驗收前，將各種檔案材料整理，對于各種散失的檔案材料采取了及時的補救，對于整個工程項目檔案的歸檔和今后向城建檔案館或者國家綜合檔案館移交奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，我國許多城市進行雨污分流整治工作，應(yīng)當在項目建設(shè)中大力推行雨污分流工程項目檔案的提前驗收制度，這樣在整個過程驗收前，項目檔案材料必須齊全才能實現(xiàn)竣工驗收，即使有檔案材料的缺損，也會在檔案驗收后，及時補救，從而有利于整個建設(shè)項目檔案的完整歸檔。

工程竣工驗收后及時移交檔案館

雨污分流工程是城市的一項基本建設(shè)工程，涉及到城市的大街小巷，特別是城市的主要干道，并連通了城市的主要水系，在施工中城市地下管線錯綜復(fù)雜，施工環(huán)境和地質(zhì)條件也存在很大差異。雨污分流過程中形成的檔案，對于城市今后的發(fā)展和城市地下管網(wǎng)的建設(shè)和維護，都具有十分重要的參考意義。例如，安徽省銅陵市在2010年的雨污分流的地下探測中，由于參考了城建檔案館的現(xiàn)有資料，僅探測一項就節(jié)約了17萬元。所以，在雨污分流工程竣工以后，這些珍貴的檔案材料應(yīng)當及時移交給城市的城建檔案館或者城市的綜合檔案館，并且這些檔案應(yīng)當作為一個獨立的全宗被完整保管下來。