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作者：彭利華陳永強單位：武漢紡織大學檔案室武漢紡織大學數學與計算機學院

檔案數字化是指利用數字化、數據庫、信息存儲、全文檢索等技術手段，將傳統介質的文本、圖像、音頻、視頻文件、聲像文件轉換成數字信息，并系統組織成具有有序結構的數字檔案信息庫。檔案數字化的關鍵是保證數字檔案的真實性、完整性和有效性。檔案數字化的基本流程主要包含檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、數據處理、數據存儲、數據檢驗、數據備份等環節。檔案數字化要注意幾個方面的問題。一是檔案數字化前要制定出周密的計劃，做好紙質檔案數字化處理鑒定,以檔案重要與非重要、利用次數的多與少、編研資料的量大與量小來決定是否引用檔案全文、加工范圍及先后次序。

二是保證數字檔案質量，隨時進行檔案信息庫的抽查,查看其是否保持了檔案的原貌、字跡是否清楚不失真、亮度是否適當、有無錯掃和漏掃、圖像質量有問題的要確定是否重新掃描等，及時刪除失效數據，增補新的數據，做到定期的數據維護。

三是檔案數據制作必須符合標準化要求，即明確規定著錄上的必要項目和選擇項目、格式上的著錄項目及排列次序、檢索上語言的主題詞和分類表及對著錄標引結果審校的統一，做到著錄數據的準確性、一致性、完整性、穩定性、可靠性和適應性，使之不但揭示檔案的主題內容、科學價值、載體的物質形態，而且還揭示了檔案的保管狀態和檔案信息檢索的線索，指明檔案來源、出處和存放位置，既能幫助保管人員了解館藏情況和保管檔案，又能方便用戶從不同的角度查找利用檔案。

四是保障數字化檔案的安全，管理上建立健全安全管理制度體系，自覺遵守各項檔案數字化安全制度；技術上要以先進、有效、安全的技術作保障，如對加密的檔案通過對用戶分類、數據分類、審計功能和數據加密等方法來進行有效的保護，運用數據加密、數字簽名、數字水印等技術來加強數字化檔案著作權、隱私權的保護，并做好檔案數據的備份工作，做到一式兩份，以確保檔案信息安全。

五是定期對檔案軟硬件平臺進行升級，使用仿真、復制、再生性保存、遷移等技術方法，持續地保存數字檔案。

檔案信息網絡化

在信息化時代，傳統的檔案管理和服務方式與檔案的收藏量增加、載體形式多樣化、需求面擴大、利用系統性和時效性之間存在著矛盾。例如，我校在檔案數字化方面已做了大量的工作，與以前傳統的紙質檔案管理和手工操作方法相比已進步不少，能夠自動生成案卷目錄、卷內目錄，但至今使用的是單機版軟件，查找不方便，信息資源還不能共享?，F在，社會各行各業對檔案信息資源高效利用和檔案部門提供全面檔案信息服務的要求，都要求檔案信息的網絡化。通過檔案信息網絡化管理體系，檔案信息的采集、核對、歸檔、立卷、保管和利用都可以通過網絡操作實現，滿足信息化社會對檔案信息“廣、快、精、準”的要求，實現檔案信息資源共享。

我國在2002年提出《全國檔案信息化建設實施綱要》，將檔案信息網絡化服務作為我國檔案事業發展的一項重要內容做出戰略規劃。2006年《檔案事業發展“十一五”規劃》，其指導思想便是以檔案信息化建設為重點，檔案信息化建設也被列為“十一五”規劃主要任務中的重要一條?！吨腥A人民共和國國民經濟和社會發展第十一個五年規劃綱要》、《中華人民共和國政府信息公開條例》和《關于加強信息資源開發利用工作的若干意見》同樣將檔案信息網絡化服務作為未來社會發展的重要內容將以闡述。

檔案信息網絡化建設主要包含網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備等網絡基礎設施建設，數據庫、網站等檔案網絡信息資源建設，用戶服務管理等檔案信息資源開發系統建設。建立檔案網站，檔案信息，提供檔案信息利用，是檔案信息網絡化建設的重點與核心。首先是需要建立檔案網站，使人們能夠在網上“看”到這個檔案部門，進而利用所提供的各種檔案信息。要認真考慮哪些檔案信息能夠上網，哪些不能上網；哪些信息是無償利用，哪些信息必須進行權限和費用等方面的控制使用，并提前進行相應的數字化處理。將準備好的檔案信息分類，系統有機地組織起來，確定以靜態頁面還是以數據庫形式，歸入相應的欄目。二是對網絡系統運行維護。隨著電子文件管理的逐步發展，對系統還會不斷提出新的要求，需要在使用過程中不斷地進行修改、升級、擴充。定期檢查已著錄標引的數據質量，不斷補充新的數據。三是要建立健全網絡檔案信息利用服務的管理體系，制定管理法規，并在工作中嚴格執行，有效監督，從制度上保障網絡檔案信息的安全性。要完善安全保障的技術措施，提高在網絡中的自我防范能力，可將內部網和外部網在物理上加以分隔，內部網還可以隔離成不同網段，以保證網絡檔案信息范圍，減少各部系統之間被正面攻擊的機會。利用防火墻過濾通過的數據包，拒絕那些試圖違反安全約束的包，保證網絡邊際安全。可以通過身份證明、數據加密、數字簽名等技術阻止計算機病毒的侵入。在檔案信息網絡化建設過程中，必須迎接各種挑戰，不斷地研究和解決新的問題，從而最大限度地提供共享的檔案信息資源，實現檔案信息服務便利化。

文檔信息一體化

在傳統檔案學中，以“歸檔”為界限，將同一事物按兩個時期分為“文件階段”和“檔案階段”，文件與檔案同源一體。長期以來，由于文件與檔案工作實現分塊管理，文件到檔案的轉化和銜接過程不順利，相互之間缺乏統籌規劃、順暢銜接和有效利用，數據要輾轉多次輸入，使得工作人員要進行大量的重復勞動，效率較低。文件和檔案工作之間不能及時地實現交流與反饋，部分割裂了文件與檔案之間本應該存在的聯系，檔案信息與原有的文件信息存在某些失真，典型表現如收集不齊全，標引深度不好掌握，目錄編制不科學，難以反映使用者的需求。信息化時代，由于采用了現代信息技術，電子文件從起草到歸檔管理的全過程可以在同一工具系統上完成，模糊了傳統文檔管理將“歸檔”作為文件與檔案的分界線，因此,檔案界提出了文件工作與檔案管理一體化即“文檔一體化”管理模式。

文檔一體化就是從文件處理和檔案管理全局出發，滿足連續性和整體性規律，通過信息技術將其有機聯系起來，按照統一的規范和標準，組成綜合的管理系統，對文件和檔案信息進行存儲、控制、加工、傳輸，實現從文件生成制發到檔案管理的全過程控制。采取文檔一體化模式，特別是使用文檔一體化信息管理系統，可方便做到一次輸入、多次輸出，并在從文件產生到運轉的每一個環節上體現出檔案管理現代化的要求，實現文檔實體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規范一體化，使檔案收集更加完整、系統、便捷、準確、安全，源頭上提高檔案信息的質量，保證檔案信息的真實性和可靠性。在信息化時代，利用多媒體、數據庫、網絡等信息技術可有效實行和實現文檔一體化，滿足檔案數字化、檔案信息網絡化和檔案信息服務的需要。

實現文檔一體化有兩種模式。一為部門內部文檔管理一體化，實現文件處理、登記、分類立卷、著錄標引同步完成。二為部門間結構和職能一體化，設置統一的收集、整理、鑒定、統計、保管、利用各個環節聯系起來的實體性機構，配備專職人員，統一組織管理各機關文書、檔案工作。在實行文檔一體化過程中，首先要建立完善的組織結構，理順管理體制，保證文檔各管理部門能從橫向與縱向之間相互聯系，打下扎實的組織基礎，保證實現文檔工作的整體優化。二是要加強標準化與質量建設，應統一、強化和有效執行標準，確立質量第一的觀念，明確各自負責，制定和實施文檔工作制度和技術操作規范。三是檔案信息管理系統要與辦公自動化網絡化管理系統融合，統籌考慮，統一安排，同步建設，協調發展。四是要切實增加辦公設備的投入，不斷改善、配置和優化基本的辦公設施?？傊?，各個單位可根據自身情況選擇合適的文檔一體化模式和步驟，實現文檔部門管理工作的平滑結合。

檔案人員現代化

在信息化時代，檔案資源作為社會的基礎性原生信息源需要得到深入廣泛地開發和利用，檔案管理作為社會的基礎性管理工作應該在管理模式和方式上進行變革。需要把先進的技術管理手段應用到檔案工作中，用現代化管理理念駕馭信息技術，用信息技術提升現代管理，努力實現檔案現代化。檔案管理人員要認識到檔案管理的現代化是檔案管理內涵和手段的深刻變革，其內涵不僅是實物對象，其手段不是簡單的手工操作計算機化，其目標也不是單純的檔案知識館藏化，而是要用科學先進的檔案管理信息化方法，更加全面、方便、簡潔地服務社會。

在信息化時代，檔案工作者不僅要掌握檔案管理專業知識和工作技能技巧，具有一定的知識面和相應的學科知識，了解分管檔案所涉及的內容，準確分類編寫檔案，能合理地綜合使用開發檔案，而且要掌握計算機基礎知識，具有辦公軟件、多媒體、數據庫、網絡等操作應用能力，增強信息化適應能力，實現檔案管理人員的現代化。

結束語

實現檔案管理的現代化就要改變檔案工作原有的、內向的管理模式，促使檔案管理工作從傳統的手工管理方式向現代化管理方式轉變，從長期封閉型、半封閉型向開放型轉變，從而使得檔案工作順應信息時代的發展而發生根本性的變革。通過采用信息化手段和途徑，是實現檔案管理現代化的必由之路。