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1檔案管理軟件開發中存在的問題

當前，在檔案管理軟件開發過程中，由于開發商研發與檔案管理機構在信息、人才等多方面存在不對稱問題，從而出現了許多顯性或隱性損失。具體來說，檔案管理軟件開發中存在的問題主要表現在以下機構方面:第一，軟件開發準備工作不足。軟件在開發過程中會遇到各種復雜情況，例如軟件設計如何符合標準規范、功能要求如何符合合約要求，以及軟件實現途徑如何更加便捷等。但是一些軟件開發商并未在此方面投入足夠的精力，這也就使得開發出來的軟件功能適應性出現不足;第二，合同陷阱。通常情況下，軟件開發商都會給出一個固定的合同范本，很多軟件委托方對此并沒有過多了解，從而無意中會陷入軟件開發商設下的陷阱。一旦開發出來的軟件不適用，也無法追究開發商問題;第三，軟件自身會存在許多隱性漏洞，如果在軟件開發過程中不能檢測或察覺出來，后期使用則會出現更多的問題。3應對檔案管理軟件開發問題的具體策略檔案管理軟件開發需要適應委托方的工作需要，具體來說，想要應對上述檔案管理軟件開發中存在的問題，需要從以下幾個方面著手:

1.1做好軟件開發準備工作

在檔案管理軟件開發過程中會出現許多復雜情況，如果要應對這些問題需要首先做好軟件開發準備工作。首先，要熟悉標準規范。在軟件開發過程中要熟悉國家以及地方各級檔案管理部門頒布的檔案信息化規范，例如《電子文件歸檔與管理規范》、《數字檔案館建設指南》等;其次，要明確功能需求。檔案管理軟件開發前要明確檔案管理軟件使用者的使用需求、軟件需要處理的工作內容、各部門之間的工作關系、數據庫儲存容量等。要充分征求檔案管理員與技術人員的建議，最大限度的將軟件開發與檔案實際工作相結合;再次，確定軟件實現途徑。即該軟件要采用什么樣的體系架構、數據庫結構、編程語言等;最后，詳細了解當前市場行情。要充分了解到應用設定的體系架構、數據庫結構、編程語言等設計出來的檔案管理軟件費用大致所在的區間，而且要明確費用的上限及下限。

1.2軟件開發合同簽訂內容要明確

為了防止掉入開發商有意無意設下的合同陷阱，軟件委托方要明確以下幾點內容:第一，要明確軟件功能需求。準確表達出所需檔案管理軟件的各種功能，而且要編制出詳細的功能需求說明書，作為合同的有利補充;第二，要明確軟件的著作權歸屬問題。我國現行的法律法規并沒有明確規定軟件著作權的歸屬問題，因此必須要在合同中做相關約定，一旦合同約定不明或者并沒有做約定，著作權將歸屬于委托方。如果合同規定委托方不享有著作權，則需要在合同中對開發方的權限做出限制，以防使用受限;第三，要明確交付成果及相關材料。在檔案管理軟件開發過程中，研發機構需要向委托方提供立項調查報告、立項建議書、需求規格說明書、項目設計開發任務書等材料，以確保系統運行的安全性;第四，要明確軟件開發完結的時間以及違約規定。這樣就可以有效的保證人力物力投入力度，以及確保委托方利益不受損失;第五，要明確有關保密協議。檔案部門保存著大量的國家涉密文件，在未解密之前是不允許無關人員知曉的，一旦處理不好就會出現違紀或犯罪事件。因此，在開發商開發檔案管理軟件之前要與其簽訂嚴格的保密協議，詳細說明相關工作人員需要承擔的責任與義務，以免造成檔案機密泄露事件的發生。

1.3軟件開發過程中要引入第三方中介

在軟件開發過程中，軟件委托方可以引入第三方中介，即聘請信息監理公司或聘請知名專家等，對軟件開發過程進行全程監控，一旦發現軟件開發設計過程中出現漏洞或隱患，則可以盡早的發現這些問題，并作出相應的補救。

1.4試用與測試過程中要找到隱性問題

在檔案管理軟件開發以后，并不能直接使用，而是要先做試用與測試，并在試用與測試過程中發現系統措施，找出隱性問題，為軟件今后的應用打下良好的基礎。具體來說，首先，作為檔案管理軟件的使用方要先組織大量的人力對該管理系統進行全面測試，最好是破壞性試驗，力爭全面的找出錯誤和毛病;其次，要尋找正規的軟件測試機構進行測試。委托方破壞性試驗所找到的錯誤或毛病都是淺顯的、表面的，對于那些結構性錯誤以及較大的系統漏洞，依然無法測試出來，只有找專業化、正規化的系統測試機構才能真正找到系統中的具體漏洞。

1.5系統驗收時要查看交付物的完整性

待檔案管理軟件試用與測試過后，就需要對該系統進行全面驗收交付。在此階段要詳細查看軟件開發商交付的材料是否齊全完整，尤其是涉及到軟件改造升級所需的技術文檔、源代碼等是否完整、齊全。如需必要，委托方可以請專家進行勘驗。需要注意，在軟件開發之時，委托方的服務器lP地址及密碼是對開發商開放的，因此，待交付完畢以后，委托方要及時更新服務器密碼和用戶信息。

2結束語

綜上可知，檔案管理軟件開發已經成為推進檔案管理現代化的一項重要工作。盡管目前我國開發的檔案管理軟件質量參差不齊，也存在有許多不合理的地方，但是只要充分做好軟件開發準備工作、明確軟件開發合同內容、引入第三方中介、積極做好軟件試用、測試及驗收交付工作，就可以有效的解決軟件開發過程中遇到的具體問題。

作者：施振華單位：同濟大學軟件學院