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1檔案管理信息化的重要性

1.1有利于提高檔案管理工作效率時代的發(fā)展，科技的進步，在全球信息化的推動下，迫切地要求檔案管理工作也具有開放性和資源共享性。為了適應這一需求，建立和完善開放的檔案管理系統勢在必行。現代化信息設備的應用，使檔案管理工作的效率得到了全面的提升，節(jié)省了檔案管理人員的時間，加快了經濟建設的步伐。

1.2能夠為管理決策提供可靠的信息從實際上來將，檔案是一種資源，對于企業(yè)來說，企業(yè)的歷史以及經營決策的過程和成果，都被檔案所真實地記錄。企業(yè)制定決策時，除了要結合企業(yè)當前的現狀，還要借鑒和參考以前的決策，這樣就可以有效避免錯誤決策的重復出現，更加能夠為制定新決策獲得靈感，通過對之前決策的分析和對比，并制定幾個可選方案，最終優(yōu)中選優(yōu)，從中選擇出最佳方案。企業(yè)的決策是企業(yè)進行生產經營活動的指導和方針，決策制定是否科學合理，直接影響到企業(yè)的經濟效益，也是影響到企業(yè)能否健康穩(wěn)定發(fā)展的關鍵因素。檔案管理信息化的建設改變了以往的翻查大量紙質檔案的局面，節(jié)省了檔案查找的時間，降低出錯率，使查找資料更加方便快捷，為管理決策提供可靠的信息。

1.3有利于為科研工作提供智能化服務檔案信息化資源時效性強，計算機技術和網絡技術的快速發(fā)展和廣泛應用，使得檔案信息化在快速分析方面的表現尤為突出，此外，還適合于進行綜合研究，并表現出其獨特的優(yōu)越性。雖然前期需要一定的投資和時間，然而一旦建設完成，就可以帶來巨大的效益，獲得多次、高效的產出。網絡技術的應用使得遠程服務成為可能，使資源共享得以實現，信息二次編著的時間也大幅減少，信息服務變得更加智能化和人性化，服務質量和服務效率也明顯提高。

2檔案管理信息化發(fā)展策略

2.1轉變思想觀念，樹立信息化管理意識目前，檔案管理工作越來越受到人們的重視，在獲得日新月異的變化的同時，也取得了一定的成果，在管理理念和管理模式上也有了根本性的改變，檔案管理正在向著信息化的方向飛速發(fā)展。為了適應新的形勢，檔案管理人員更加要緊跟時代的步伐，努力改變舊的傳統觀念，加強檔案信息化管理意識，自覺提高自身的綜合素質和崗位技能，只有檔案管理人員的整體素質提高了，檔案管理信息化建設才能獲得保障。這是因為任何體系的建設都離不開人的作用和參與，最終的實施更是需要依靠人的努力和主觀能動性的發(fā)揮。管理人員綜合素質的提高，是檔案管理信息化建設工作的重心，是檔案管理信息化發(fā)展的前提和基礎。

2.2制定信息化發(fā)展目標，并嚴格執(zhí)行實際工作中，要從全局考慮，兼顧長期目標和近期目標，并使之有機結合，目標的確定和部署，必須堅持一定的原則，即科學性、實用性、適用性。在制定長期目標時，應以戰(zhàn)略性的高度，縱觀全局，不忽視細節(jié)，運用科學合理的方法，對全局進行深入的了解和細致的分析，使目標的質量獲得保證，全局統一為一個有機的整體，不局限與當前，而是以長遠的觀點，考慮到信息化建設將來發(fā)展的需要，留下兼容、再擴充的富余空間，避免資源的浪費。在制定近期目標時，其側重點在于目標的實用性和可行性。在信息化建設的初級階段，即進行基礎業(yè)務的建設時，需要對現有檔案資料進行整理，工作必須認真仔細，不允許出現錯誤和遺漏，對于檔案資料而言，其正確性是至關重要的，因此在整理檔案資料時必須確保其正確無誤，并嚴格遵守標準化的要求。在對檔案館藏進行整理時，優(yōu)先對重要檔案進行數字化處理，對于沒有價值的資料應該根據要求銷毀，避免重復勞動，浪費時間和資源，這也是實施信息化的客觀要求。

2.3信息化建設過程中的系統軟件與硬件設備統一管理當前，國內檔案管理的各部門缺乏統一的管理和有效的溝通，所采用的信息化手段和軟硬件設備也各不相同，這就嚴重影響了數據信息之間的兼容性，阻礙了檔案管理信息化工作的進行。為解決這一問題，就必須結合當前的實際情況，使數字化設備得到統一，并具備專業(yè)性，進而實現字符識別，以及自動轉化和編目、檢索，并在此基礎上實現自動全文存儲、上載以及輔助立卷，自動標引、文檔一體化管理等。具體到實際上，就是使計算機軟硬件設備的型號和規(guī)格得到統一，這是檔案管理信息化得以實現的前提和有力保障。

2.4檔案信息化標準制定確保用戶能夠高效、快捷獲取檔案數據庫信息，是數據檔案信息化建設的根本目標，而這一目標的實現，則依賴于規(guī)范化和標準化的實施。進行檔案管理時，檔案內容、編號以及分類和案卷目錄的編制，必須符合標準化的要求，對于不同的項目，也應該實施標準化。此外，還要防止傳統檔案信息資源的重復開發(fā)和應用，有效避免資金和資源的浪費，實現檔案信息化資源的合理共享。

3結束語

綜上所述，信息化檔案管理在促進檔案信息資源的有效開發(fā)與應用的同時，還為社會提供了更多的資源和服務。在工作中，必須重視信息化的建設，推動和促進檔案管理信息化建設的健康發(fā)展。

作者：劉海濤單位：廊坊廣播電視大學