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摘要：在當前信息化時代，各類信息技術為各行各業提供了較大的便利。事業單位應當乘著信息技術的東風，加強檔案管理信息化建設，提高工作效率與質量。本文分析了事業單位檔案管理信息化建設的價值與作用，結合實際情況給出了事業單位檔案管理信息化建設的優化策略。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

事業單位在開展各類生產經營活動的過程中，檔案會對其進行全過程地記錄，這也意味著檔案見證了事業單位整個具體發展歷程，在事業單位經營管理中起著至關重要的作用。對事業單位檔案管理進行信息化建設，不但能夠有效提升管理效率，還能夠推動資源共享，實現對紙質檔案的保護，這對于事業單位檔案事業發展大有裨益。

一、事業單位檔案管理信息化建設的作用 

（一）提高檔案管理效率

在傳統檔案管理模式之下，要想查閱所需的資料一般會親自到檔案室中尋找，這就讓部分業務人員在時間、空間條件不允許情況下面臨著一定的窘境，情況嚴重時會延誤工作時機。而通過檔案管理信息化建設，能夠讓相關人員足不出戶就能夠完成對所需數據資料的查閱。在檔案管理信息系統中，事業單位工作人員能夠在線提交查閱檔案申請，在經過上級領導同意之后，檔案信息系統就會將檔案資料電子版發送給有需求的工作人員，并且工作人員能夠在線對檔案信息進行打印，充分提升了檔案信息查閱與利用的便利性，提高了檔案管理工作效率。

（二）促進檔案資源共享

當前大部分事業單位并未對檔案管理部門引起高度重視，導致數量眾多的檔案信息被束之高閣，檔案工作人員對其進行管理的任務較為繁重，經常被業務科室指責檔案調閱效率較低[1]。通過信息化建設，事業單位檔案管理能夠讓不同業務科室和檔案管理部門達成緊密的聯系，實現檔案資源的共享，最大化地防止檔案資源利用較為滯后這類情況的出現，讓檔案資源能夠在事業單位內部得到更為廣泛的流通，這樣一來也能夠提升檔案資料的更新頻率，確保其時效性。在信息化建設背景下，檔案資源的傳輸利用了在線途徑，相關人員能夠直接在線對其中的不足之處進行修改，有效避免了反復報送檔案而引發的數據誤差。

（三）有利于紙質檔案保護

當前部分單位依舊沿用了傳統檔案管理模式，紙質檔案的翻閱和外借相對較為頻繁，這也加大了破損、字跡模糊等不良事件發生概率，特別是部分見證了事業單位發展歷程的老照片有著重大的意義與價值，必須要對其進行良好的保護。但由于其保存難度較大，如若受到了損壞，很難對其進行修復，嚴重影響了事業單位的文化傳承。而通過檔案管理信息化建設，能夠將這類珍貴紙質檔案轉化為電子檔案，相關人員在查閱與利用的過程中更為便利，無需進行紙質檔案的翻閱，實現了對紙質檔案的保護，有效避免上述不良后果的產生。

二、事業單位檔案管理信息化建設優化策略

（一）完善檔案信息化管理系統

事業單位在開展檔案管理信息化建設時，首先要構建并完善檔案信息化管理系統。按照廣大民眾對檔案管理的實際需求，結合事業單位具體情況，對檔案管理相關業務流程進行深入分析，設計與開發出有一定針對性的檔案信息管理系統。系統建好后，需要將紙質檔案中的內容轉移至檔案信息化管理系統中，利用掃描、影像這類技術轉化為計算機能夠識別與處理的數字化檔案，同時對其進行分類與整合，做好數字化檔案的歸檔操作。一般而言，檔案信息化管理系統必須具備一定的兼容性，能夠儲存不同格式的電子文件，并允許事業單位所用的各類軟件在系統中開展相關業務，以此來有效增強事業單位的檔案管理能力。

（二）加強信息化安全管理與控制

在信息技術水平不斷提升的背景下，越來越多的行業都開展了信息化建設，雖然極大地提升了工作效率，但同時也暴露出了安全方面的問題，嚴重威脅了單位數據信息方面的安全。事業單位檔案資源具備一定的私密性，其中的內容和國家政策、發展戰略方針息息相關，如若不慎泄露就會造成不利的后果[2]。因此，事業單位應當加強信息化安全管理與控制，構建一個完善的網絡安全管理制度，積極引入先進的安全防范措施，以此來保障檔案信息的安全性。具體而言，通過一定的手段來防止電子檔案信息被黑客使用病毒盜取，可以對現有的防火墻進行改良與優化，添加先進的加密監控技術，提高電子檔案信息的安全性。同時，事業單位還應當結合實際情況構建一個健全的安全體系，一方面做好硬件設施安全保障，明確檔案管理信息系統的線路、環境、設備等方面所存在的安全隱患，定期進行排查與維護，保證檔案信息化管理系統中的數據信息不被外界因素所干擾；另一方面則要做好網絡安全保障，定期對檔案信息化管理系統中的檔案資源進行全面的掃描，消除網絡木馬、病毒對重要信息的侵蝕，切實保障事業單位檔案信息化建設的安全性。

（三）加大檔案信息化建設資源投入力度

事業單位應當做好不同資源的合理投入，對這類資源進行科學且合理地配置，積極引入先進的設施設備來推動檔案管理信息化可持續發展。根據自身的基本性質以及所開展業務的實際情況，購入一定數量的先進信息設備，完成對老舊設備的及時更新換代，保證事業單位檔案管理信息化建設能夠跟上時展步伐，滿足時展需求。在事業單位檔案管理信息化建設過程中，專業人才起到了至關重要的作用，其專業素質直接決定著信息化建設的成效。因此，事業單位應當通過合理的途徑來培養出具備較高專業信息技術水平的人才，讓其充分應用各類信息化設備及信息系統來開展檔案管理工作，從而有效增強事業單位檔案管理工作效率及質量。事業單位可以從在職員工中選擇部分資質良好、發展潛力較大的人員進行信息化知識及技能方面的培訓，不斷優化事業單位信息化人才隊伍建設，為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎[3]。同時，事業單位還應當對信息化人才的福利待遇進行優化，借助于激勵機制來充分調動員工的工作積極性，讓其能夠正確認識到自身在檔案管理信息化建設中的責任與義務，認真對待檔案管理工作，這樣才能夠有效實現檔案管理的信息化轉型。

（四）有機結合檔案信息化管理與傳統管理模式

事業單位檔案管理信息化建設并不意味著徹底摒棄傳統檔案管理模式，而是應當綜合兩種模式的優勢，不斷增強檔案管理成效。當前紙質檔案管理依舊有一定的用武之地，例如消費者在進行房產購置時，紙質房產證明文件必不可少，能夠有效提升檔案信息的保存周期，且能夠避免弄虛作假行為的出現。因此，事業單位的檔案管理應當對信息化管理與傳統管理模式進行有機結合，針對部分較為珍貴，且保存相對較為容易的檔案可以采取傳統檔案管理模式，而針對大部分較為繁瑣，且價值不算太高的檔案信息就可以選擇信息化管理模式，這樣可以有效防止檔案管理過于片面化情況的出現。在信息化時代，事業單位進行檔案管理信息化建設有著重要的作用與價值，檔案管理人員應當樹立正確的意識，不斷提升自身的信息化專業水平，事業單位也要積極引入先進的信息化技術，加強人才培養工作，這樣才能夠有效保證檔案管理信息化建設的持續穩步推進。

參考文獻：

[1]孟祥喜.信息化轉型背景下機關檔案分類研究——以《機關檔案管理規定》中一級類目劃分方法為分析對象[J].檔案管理，2021(03)：83-85+87.

[2]趙錦秀.新時代事業單位檔案管理的思考[J].蘭臺內外，2021(14)：29-31.

[3]林立.淺談人事檔案管理信息化[J].辦公室業務，2021(08)：161-162.

作者：楊冬美 單位：鄆城縣退役軍人事務局