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摘要：本文介紹了目前檔案信息化存在的主要問題，新時代檔案信息化建設的總體目標和任務要求以及檔案信息化建設主要內容，分析了未來檔案信息化發展趨勢，為規范和加快檔案信息化建設工作提供參考。

關鍵詞：新時代；檔案信息化；建設任務

數字政府是新興技術、特別是信息技術與政府治理相結合的產物，以數據開放、共享、融合為基礎。政府數據開放將檔案管理推到社會治理和公共服務的重要位置，檔案信息化建設已成為國家信息化建設的重要組成部分。黨的五中全會提出2035年基本實現社會主義現代化遠景目標：“基本實現新型工業化、信息化、城鎮化、農業現代化，建成現代化經濟體系。”將“信息化”排在了第二位置。2020年總理在《政府工作報告》中專門提到電子檔案認定使用難問題。2020年《中共中央國務院關于構建更加完善的要素市場化配置體制機制的意見》，將“數據”作為一種新型生產要素寫進了文件中，信息數據資源的生產要素價值，得到黨和國家高度重視和認可。2021年《政府工作報告》中又明確提出：要加快數字化發展，打造數字經濟新優勢，協同推進數字產業化和產業數字化轉型，加快數字社會建設步伐。2021年2月國家檔案局、財政部等四部委聯合印發《關于進一步擴大增值稅電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作的通知》，進一步加快了增值稅電子發票應用和推廣實施，降低企業交易成本，助力國家數字經濟發展。檔案形成的電子化、存量的數字化、處理的數據化、利用的智能化等工作，正在逐步向前推進?；诖?，筆者就加快與新時代要求相適應的檔案信息化建設步伐談一些粗淺看法。

一、新時代檔案信息化工作存在的主要問題

（一）檔案信息化的重要性和對電子檔案的認識存在偏差

首先在思想認識上，認為電子數據不是檔案，不需要檔案部門去收集管理；認為電子檔案不可靠、不可信，思想上沒有想把電子檔案管起來。其次在工作實踐中，檔案部門工作被動，沒有主動謀劃協調把檔案信息化統籌融入到政府和單位信息化建設規劃和進程中去，電子文件和檔案管理被邊緣化。最后對檔案信息化建設投入不足，造成電子文件與電子檔案管理出現短板。

（二）信息化建設缺乏統一規劃，電子文件難以歸檔

目前，絕大多數的公文處理系統、行政審批系統和業務管理等系統在建設過程中都沒有考慮電子文件歸檔功能，開發設計存在缺陷，未實現業務系統和檔案管理系統同步規劃、同步實施，造成文件檔案信息管理沒有系統平臺做支撐，電子文件難以歸檔，電子檔案管理幾乎失控。

（三）系統接口不規范，難以實現系統對接和數據交換

檔案管理系統難以與各類業務系統、上級檔案管理系統、綜合檔案館系統對接，難以實現數據交換，造成電子文件、電子檔案認定難、使用難，檔案信息數據互聯互通共享難，檔案信息“孤島”、數據“煙囪”現象普遍存在，難以實現檔案“全程網辦”“一次不跑”“跨省通辦”“省內通辦”等便民服務。

（四）檔案數字資源建設不完善，價值難以體現

電子文件未實現在線歸檔，對檔案數字副本OCR重視不夠，無法實現全文檢索。普遍存在電子檔案和檔案數字副本元數據缺失。電子檔案利用不充分不活躍，檔案資源價值難以充分發揮、難以被充分認可。

二、檔案信息化建設的發展背景和重要意義

（一）發展背景

我國檔案信息化發展主要經歷了四個階段：一是起步階段，起步于20世紀90年代中期，應該說起步不算晚；二是受限階段，2001年《電子文件歸檔與電子檔案整理規范》和2003年國家檔案局3號令《電子公文歸檔管理暫行辦法》，強調“雙套制”，要求電子文件歸檔需制成紙質文件一同歸檔保存；三是工作倒逼階段，2016年《國務院關于加快推進“互聯網+政務服務”工作的指導意見》和2019年《國務院關于在線政務服務的若干規定》，將政府簡政放權、放管結合、優化服務改革推向縱深，全面推動網上辦事服務改革；四是全面推進階段，新時期，檔案形成的電子化、存量的數字化、處理的數據化、利用的智能化等工作，正在全面推進，工作任務繁重。

（二）重要意義

沒有信息化就沒有現代化。2020年《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十四個五年計劃的建議》中提出：大力推進國民經濟和社會信息化，是覆蓋現代化建設全局的戰略舉措。2020年新修訂的《中華人民共和國檔案法》專設一章“檔案信息化建設”。其中規定，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。2021年6月中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》明確提出：加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化。完善檔案信息化發展保障機制；加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收；加速數字檔案館（室）建設；推進檔案信息資源共享平臺建設。檔案是一種原生的信息資源，檔案信息化建設是國家信息化建設的一個重要組成部分。加強檔案信息化建設，是檔案事業適應時代和社會發展，加速檔案管理現代化的客觀要求，是發展先進生產力和先進文化的必然要求，也是提高檔案信息服務水平的必經之路，是為廣大人民群眾服務的重要舉措，對于檔案事業的新發展具有十分重要的現實意義和深遠的歷史意義。

三、檔案信息化特征性要求和主要建設任務

檔案信息化是指在檔案領域應用先進的信息技術手段，將檔案資源和檔案各項管理過程數字化，形成計算機可識別、可處理的檔案信息資源，通過檔案信息管理系統的數據處理和網絡傳輸，實現檔案信息資源的合理配置與有序、有效開發利用。

（一）特征性要求主要包括檔案資源、系統集成、互聯互通、融合共享和新興業態五方面要求。檔案資源是檔案信息化的核心；系統集成是指實現業務系統、電子文件歸檔管理系統、數字檔案室（館）的有機聯系；互聯互通是指通過有線、無線等通信技術，實現跨層級、跨地域、跨系統、跨部門、跨業務的相連交互及信息交換；融合共享是指在互聯互通的基礎上，利用大數據、云計算、物聯網、移動互聯網、人工智能等新一代信息技術，在保障信息安全的前提下，實現信息協同共享；新興業態是為服務于“互聯網+政務服務”及智能制造等創造性、技術性和科學性活動而進行的檔案管理系統的創新整合。

（二）建設任務要求檔案信息化建設的總體目標是增量檔案電子化、存量檔案數字化、檔案傳輸網絡化、檔案服務實時化、檔案管理現代化。建設資源體系、服務體系和保障體系是檔案信息化的主要建設任務。其中，資源體系建設是核心內容，服務體系建設是實現檔案信息資源社會共享根本目標的重要基礎，保障體系建設是確保順利推進檔案信息化建設的前提和條件。具體來說，檔案信息化主要建設內容包括以下幾個方面：

第一，信息化基礎設施建設方面。一是網絡環境：內網、政務外網、互聯網等。二是硬件設備：服務器、輸入輸出設備、數字化加工設備、存儲設備、多媒體設備等。其中，計算機設備：服務器、PC工作站等；輸入輸出設備：攝像機、錄音機、繪圖儀、刻錄機、打印機等；網絡通信設備：交換機、路由器、傳輸介質、集線器、防火墻等；數字化加工設備：掃描儀、數碼相機、錄像機等；海量存儲設備：光盤、磁帶、光盤庫、磁盤庫等；自動化辦公設備：臺式電腦、傳真機、復印機等。三是軟件設備：系統軟件和應用軟件（均應考慮國產替代）等，具體包含有計算機操作系統、數據庫管理系統、編譯程序、漏洞掃描、安全檢測、檔案管理軟件系統、辦公系統、信息處理軟件、文字編輯軟件、圖像處理軟件、數據通信軟件等。其中，檔案管理軟件系統結構應由數據庫軟件、安全軟件、輔助軟件以及操作系統軟件和硬件系統組成。

第二，應用系統和平臺建設方面。其目的是保障文件形成部門通過業務系統生成電子文件和文件元數據，通過數字簽名、數字證書、可信時間戳等措施，保證電子文件的真實性、可用性、完整性、安全性，再通過流轉、歸檔、封裝形成電子檔案后，按要求向檔案管理部門移交歸檔。業務系統建設決定著電子文件的特征屬性和元數據，影響著電子文件管理軟件的開發及其文檔一體化管理流程的設計。電子檔案管理系統建設可使電子文件歸檔和電子檔案管理更加高效、規范。電子檔案管理系統功能要求可參照《電子檔案管理系統通用功能要求》（GB/T39784—2021），在系統功能設計中，應設置以下功能：系統配置管理功能，應包括分類方案管理、檔號規則管理、保管期限表管理、元數據方案管理、門類定義等；電子檔案業務管理功能，應包括電子檔案及其元數據的采集、登記、分類、編目、命名、存儲、利用、統計、鑒定、銷毀、移交、備份、報表管理等；電子檔案安全管理功能，應包括身份認證、權限管理、跟蹤審計、生成固化信息等，該功能對于保證電子檔案的真實、可靠具有重要作用；系統管理功能，應包括系統參數管理、系統用戶和資源管理、系統功能配置、操作權限分配、事件報告等；檔案管理功能，應包括對電子檔案和紙質檔案同步編目、排序、編制檔號等。此外，還應配置傳統檔案數字化功能及其數字副本管理功能。

第三，檔案數字資源建設方面。檔案信息資源作為國民經濟與社會發展的基礎性戰略信息資源，決定了檔案信息化對于國民經濟和社會信息化的基礎性、服務性作用和地位。存量檔案數字化和增量檔案電子化是檔案信息資源建設的兩個工作重點。數字檔案信息資源建設內容主要包括檔案數據庫建設、檔案數字化工作、電子文件歸檔和電子檔案管理。檔案數據庫建設要按照《檔案著錄規則》（DA/T18—1999）的要求進行著錄，建立檔案目錄數據庫、全文數據庫；檔案數字化工作，應包括對傳統紙質檔案進行數字化處理和數字化成果掛接；電子文件歸檔和電子檔案管理，應包括在線歸檔和對電子檔案的管理，建立多媒體數據庫，收集整理照片、錄音錄像檔案等。

第四，檔案應用服務方面。檔案信息化是信息技術在檔案領域的應用，是信息技術與檔案業務的創新融合，實現資源社會共享是檔案信息化的根本目標。建立信息共享通道和服務平臺，加快檔案信息資源開發和檔案信息資源網上共享步伐，形成資源體系、服務體系和保障體系的典型應用，著力推進各業務系統電子文件歸檔移交，推動互聯網與檔案工作的深度融合，運用互聯網技術變革檔案工作服務模式，打造檔案文化產品服務模式，踐行“讓信息多跑路、讓群眾少跑腿”的服務宗旨，不斷創造檔案信息的社會效益和經濟效益，建立起高效、優質、快捷的新型檔案信息服務體系。

第五，檔案信息化組織領導和安全保障方面。包括組織領導保障、人才隊伍保障、經費資金保障、制度措施保障、風險防范與安全保障、技術標準保障等。特別是要健全和落實信息安全等級保護、風險評估、應急事件管理、容災備份及恢復演練等安全管理制度。要重點突破海量數據存儲與管理、電子檔案長期保存、數據清洗、數據可視化、信息安全與隱私保護、數據分析挖掘等關鍵領域技術。

四、檔案信息化未來發展趨勢和展望

（一）未來發展趨勢分析未來發展應是以加快推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化，以管控為重點，以利用為目標，實現檔案管理自動化、電子文件自動歸檔和長期保存、檔案資源開發和智能服務三個板塊同步發展。思想認識上，更新對檔案管理的理念和方法，在技術人才上，全力跟進培養保障。

（二）未來發展規劃2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，為未來檔案信息化發展描繪藍圖，主要包括以下工作：

一是要完善檔案信息化發展保障機制。主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰略，在國家相關政策和重大舉措中強化電子檔案管理要求，實現對國家和社會具有長久保存價值的數據歸口各級各類檔案館集中管理。地方各級黨委和政府要將檔案信息化納入本地區信息化發展規劃，機關、團體、企業事業單位和其他組織要將檔案信息化納入本單位信息化發展規劃，保障檔案信息化建設依法依規開展。

二是要加強電子文件歸檔和電子檔案移交接收。貫徹落實電子文件歸檔相關規定，建立健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關制度。強化各領域電子文件歸檔工作，著力推進在業務流程中嵌入電子文件歸檔要求，在業務系統中同步規劃、同步實施電子文件歸檔功能，保障電子文件歸檔工作廣泛開展，切實推動來源可靠、程序規范、要素合規的電子文件以電子形式單套制歸檔。大力推進黨政機關電子文件單套制歸檔，深化“互聯網+政務服務”等領域電子文件歸檔工作，完善政務服務數據歸檔機制，強化全流程一體化政務服務平臺數據歸檔功能建設要求，切實推進政務服務數據歸檔，逐步開展其他業務系統電子文件單套制歸檔。推進企業事業單位電子文件單套制歸檔從會計系統向管理系統、工程技術系統、科研系統等更廣泛領域推廣。積極推進發票電子化歸檔工作。研究解決三維電子文件及數據文件歸檔等難題，促進各類電子文件應歸盡歸。全面開展電子檔案移交接收工作，實現電子檔案應收盡收。

三是要加快檔案資源數字轉型。加強國家檔案數字資源規劃管理，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系。大力推進“增量電子化”，促進各類電子文件應歸盡歸，電子檔案應收盡收，市地級以上國家檔案館全部具備電子檔案接收能力，電子檔案在檔案資源體系中占比明顯提升。繼續做好“存量數字化”。加快推進對重要檔案數字化成果進行文字識別和語音識別。

四是要加速數字檔案館（室）建設。推進機關、團體、企業事業單位和其他組織建設與業務系統相互銜接的電子檔案管理信息系統。加強大數據、人工智能等新一代信息技術在數字檔案館（室）建設中的應用，推動數字檔案館（室）建設優化升級。加強電子檔案長期保存技術和管理研究，創建科學的可信存儲與驗證體系，保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性。

五是要推進檔案信息資源共享平臺建設。各?。ㄗ灾螀^、直轄市）實現本區域各級綜合檔案館互聯互通，推動共享平臺向機關等單位延伸，促進檔案信息資源館際、館室共建互通，推進檔案信息資源跨層級跨部門共享利用。加大跨區域檔案信息資源共享平臺建設力度，擴大“一網查檔、異地出證”惠民服務覆蓋面。依托全國檔案查詢利用服務平臺建立更加便捷的檔案信息資源共享聯動新機制，推動國家、地區檔案信息資源共享平臺一體化發展，促進檔案信息資源共享規模、質量和服務水平同步提升，實現全國檔案信息共享利用“一網通辦”。

作者：龔偉衛 單位：余姚市城鄉建設指導服務中心