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會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬，以及對會計信息進行分析和利用的工程。兗礦集團公司是以煤炭、煤化工、機械加工和煤電鋁為主導產(chǎn)業(yè)的國有特大型企業(yè)，是全國百家現(xiàn)代企業(yè)制度試點和家企業(yè)集團試點單位，至今已有40余年的開發(fā)建設歷史。近年來，通過在全集團公司推行會計電算化，提高了會計核算與物資管理的準確性、規(guī)范性和工作效率，減輕了財會人員的勞動強度。伴隨著會計電算化的實施，管好、用好會計檔案，推進會計檔案管理信息化已經(jīng)成為企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要，成為時展的必然。

一、會計電算化檔案工作的內容

1.機制會計檔案。包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告等紙介質檔案，也包括應當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2.機讀會計檔案。包括以機硬盤、軟盤等磁性介質或光盤等其他介質存儲的、只能以數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

3.計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

二、會計電算化下檔案管理特點

1.擴大了會計電算化檔案存儲的范圍和領域。會計電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計檔案，而且還包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等。

2.會計電算化檔案的使用軟硬件環(huán)境有所改變。

傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。

3.會計電算化檔案對安全性、完整性要求比較高。這主要是由于會計電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點，同時它們又受載體的質量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。同時，實行電算化的時間越長，會計檔案與財務軟件的版本數(shù)越多，即會計電算化檔案更需要科學地管理。

三、當前煤炭企業(yè)會計電算化下檔案管理存在的問題

1.會計檔案保存不夠完整、規(guī)范。電算化會計雖已實施，但仍有一些財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

2.會計檔案管理的軟硬件建設相對滯后。電算化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內才可視，因此許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用；有些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案房；未選擇質量優(yōu)良的磁盤介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

3.會計檔案管理制度不完善。由于電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改，因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度，沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下，會計檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。

4.缺乏必要的計算機維護、網(wǎng)絡安全人才。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及到軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)的問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)，在一定層面上而言，會計人員僅學會了操作，而管理與維護對他們而言就非常陌生，由此存在的潛在風險也非同小可。

四、加強煤炭企業(yè)電算化會計檔案管理的對策

1.健全和完善會計檔案管理制度。在遵循會計檔案管理辦法的前提下，制定與煤炭企業(yè)自身相符合的企業(yè)會計檔案管理制度。建立并逐步健全立卷、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等制度，規(guī)范企業(yè)會計檔案工作。會計部門按規(guī)定編制會計檔案移交保管清冊，將會計檔案移交檔案部門管理。未設檔案部門的單位，應當設專人保管，落實工作責任。新晨

2.創(chuàng)造條件改進軟硬件設施建設。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質會計檔案的工具；選用功能符合本行業(yè)、本單位實際業(yè)務需要的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，利于互聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

3.加強會計數(shù)據(jù)的軟盤備份管理。根據(jù)《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)；用于備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應貼上保護標簽并用印章或封條簽封；備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉貯；雙備份下的兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

4.加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的管理與維護。網(wǎng)絡安全性的指標主要包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財務數(shù)據(jù)的讀取；起用防火墻，隔離會計電算化系統(tǒng)與外部訪問區(qū)之間的聯(lián)系，限制外界透過防火墻對會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行非法訪問；采用數(shù)據(jù)加密、回響檢查等技術手段進行網(wǎng)絡管理，以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數(shù)據(jù)丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數(shù)據(jù)信息等安全隱患，保障會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡環(huán)境的安全運行。