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一、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案銷毀處理的問題

企業(yè)發(fā)展中形成的各類會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)寫照，記載著企業(yè)建立、生存、發(fā)展進(jìn)程中的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)，記載著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的原始情況。當(dāng)然，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案內(nèi)有些會(huì)計(jì)檔案只是記載著企業(yè)內(nèi)部某些局部的、或?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展只是起輔助作用的資料，這些企業(yè)內(nèi)的部門會(huì)計(jì)檔案不能印證企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過程中的概貌，僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起輔助作用，可以在鑒定后進(jìn)行銷毀。

依據(jù)筆者在管理中的實(shí)踐和國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期限的要求，認(rèn)為對(duì)下面三類會(huì)計(jì)檔案可作銷毀處理：第一類是企業(yè)內(nèi)部開辦食堂形成的專門會(huì)計(jì)憑證，企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)外開辦的三產(chǎn)等非主營(yíng)業(yè)務(wù)形成的會(huì)計(jì)憑證；第二類是企業(yè)與銀行進(jìn)行往來帳目對(duì)帳之用的對(duì)帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表；第三類是不作為年度報(bào)表的企業(yè)月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表。

上述第二類、第三類的會(huì)計(jì)檔案按國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期的要求是3年或5年，即使銷毀也符合國(guó)家會(huì)計(jì)檔案保管期限要求；第一類會(huì)計(jì)檔案僅是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中起輔助作用部門產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證，銷毀后不影響企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的原始數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，也不會(huì)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案存在重大的改變。因此，筆者認(rèn)為這三類會(huì)計(jì)檔案可以在鑒定后銷毀處理。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案中會(huì)計(jì)憑證內(nèi)的工資單等與職工生活經(jīng)歷相關(guān)的檔案材料的處置問題

我國(guó)的各類企業(yè)中，以中小企業(yè)居多，中心接收的改制企業(yè)檔案也基本上都是以中小型企業(yè)為主。根據(jù)我國(guó)不同時(shí)期企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求，企業(yè)提供給職工的薪酬、福利等原始憑據(jù)可作為企業(yè)會(huì)計(jì)支付的依據(jù)材料，是會(huì)計(jì)憑證形成中的重要原始資料，這些原始材料對(duì)印證企業(yè)內(nèi)每位職工的工作時(shí)間、工作情況、工作種類起著很重要的證明作用。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)各種獎(jiǎng)金的發(fā)放、企業(yè)按國(guó)家政策進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)的發(fā)放、特殊工種補(bǔ)貼費(fèi)用的發(fā)放等，都是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中職工從事生產(chǎn)勞動(dòng)的真實(shí)反映。企業(yè)為解決職工住房或獎(jiǎng)勵(lì)職工所購(gòu)房產(chǎn)的付款原始始憑據(jù)能說明職工曾經(jīng)擁有的房產(chǎn)來源情況。上述各種原始資料都能證明職工在企業(yè)里所經(jīng)歷過的工作時(shí)間和享有的福利。

所有這些會(huì)計(jì)憑證中的材料與憑證是一個(gè)完整體，不應(yīng)為了查閱便利，而把這些原始憑據(jù)從每卷憑證中拆開，因?yàn)橛行┰紤{據(jù)拆開后不一定能完整印證材料的真實(shí)原貌。如原始材料的時(shí)間性、關(guān)聯(lián)性，會(huì)計(jì)檔案在形成過程中，由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，有時(shí)不一定在憑據(jù)材料上有時(shí)間記載，作為檔案材料不能為了要證明，而在原始檔案上再添加時(shí)間等需要的記載，所以，拆開后反而有可能會(huì)失去這些原始材料的憑據(jù)作用，使合法的檔案證明變成無效的材料。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是否都需要長(zhǎng)期完整保存問題

正如筆者前面所述，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)寫照，每個(gè)企業(yè)都有各自的特殊性，會(huì)計(jì)檔案起著印證企業(yè)在不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展軌跡，即使是相同行業(yè)中的每個(gè)企業(yè)，也有著各自不同的經(jīng)營(yíng)理念和發(fā)展情況，所以，完整地保存每個(gè)企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，也就是把每個(gè)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程完整地保留，可為后人提供查閱每個(gè)企業(yè)的全部檔案原始資料。而且，不同企業(yè)的發(fā)展和生存狀況，也可以為后人提供可借鑒的原始材料。因此，筆者認(rèn)為，在條件許可的情況下，要盡可能完整地保存改制企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案，這也是對(duì)改制企業(yè)檔案保管部門應(yīng)妥善保管接收移交檔案的合理要求。

總之，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的真實(shí)情況反映，記載著企業(yè)發(fā)展的軌跡，是寶貴的檔案資源，作為改制企業(yè)檔案保管部門和利用部門，在處理會(huì)計(jì)檔案時(shí)要慎重，不要為后人帶來更多的遺憾。以上是筆者在改制企業(yè)檔案集中保管和利用工作中產(chǎn)生的幾點(diǎn)想法，也是對(duì)蘇州改制企業(yè)會(huì)計(jì)檔案集中管理和處理工作的思考。

作者：朱亞鵬卜鑒民單位：蘇州市工商檔案管理中心