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一、建立古籍修復紙張實物庫

浙江圖書館2013年初建立了“浙江省古籍修復材料中央庫”，按照皮紙、竹紙、宣紙及其他類紙，分門別類放置架上，堆放整齊，標志清晰，便于取用。初步實現了實物庫的規范管理，同時，特制定了紙庫管理工作的標準及流程。

1.修復用紙的入庫。（1）對于采購入庫的紙張，紙庫保管人員依據采購清單對紙張的數量、名稱、檢驗合格單進行核對、清點后，方可入庫。（2）對于入庫驗收過程中所發現的有關數量、質量、規格、品種等不相符現象，紙庫保管人員有權拒絕辦理入庫手續，并視具體情況報告主管人員處理。

2.修復用紙的出庫（領用）。（1）館內修復人員領用時填寫申請單，由修復組主管審批簽字后，紙庫保管員憑單發放；貴重紙張需分管領導簽字才可憑單發放。（2）省內地、縣館的紙張配發，需有分管領導簽字，方可出庫。（3）出庫單一式兩聯，分別由領料人、紙庫保管員保存。

3.修復用紙的保管盤點。（1）修復用紙紙庫分為總庫和小庫，所有采購紙張均入總庫，小庫為修復工作室紙柜（每種紙存放100張），方便平時工作需要的領用。同時，每一種紙設置庫存警戒線，大庫為500張，小庫為20張，特殊紙張除外。當紙張數量低于警戒線時，紙庫保管員應及時提交書面報告，以便補充修復用紙，保證修復工作的正常開展。（2）紙庫保管員根據修復紙張的種類，結合紙庫條件，保證紙庫定置擺放，合理有序，保證紙張的進出和盤存方便。（3）紙庫保管員定期做好賬面和實物庫存的盤點工作，發現盤盈或盤虧必須查明原因，分清責任，及時寫出書面報告，提出處理意見，報告主管。目前業內對修復紙張的管理主要還停留在實物管理階段，尚未實現電子化、數據化、系統化管理機制。實物紙庫管理工作中的信息管理是采用人工的方式，要付出大量人力，填寫各種表格和憑證、賬冊、卡片和文件。由于信息是隨著時間不斷變化的，所以實物紙庫數據要按照不同的分類經常不斷地匯總、統計，往往要做許多重復登記和轉抄。這種手工操作的管理方式，不僅浪費人力，而且存在著處理速度慢、易出現錯誤、不便于查詢、缺乏綜合性等缺點。因此，大大降低了信息的利用價值，很難適應現代管理工作的需要。開發以電子計算機為基礎的紙張數據庫系統已十分迫切和必要。

二、建立古籍修復用紙數據庫

2013年浙江圖書館古籍修復中心在實物庫的基礎上進一步開發研制了古籍修復用紙數據庫，使實體紙庫的科學化、規范化、電子化管理得以實現。根據紙張實物庫存的管理和流程，建立古籍修復紙張數據庫，制定要求如下。

1.古籍修復紙張數據庫系統的功能及應用：在實物紙庫規范化管理的基礎上，古籍修復紙庫軟件主要功能由“倉存管理”“、報表及核算”“、系統設置”三大功能構成。功能一“：倉存管理”。主要包括紙張的“入庫”和“出庫”及盤點。通過出、入庫的標準操作，將修復用紙的購買、配送、領用、下發等日常業務記錄在案。（1）入庫管理：對采購入庫、配送入庫的紙張進行登記、審批，并對入庫的物料進行查詢與統計。（2）出庫管理：對領料紙張進行登記、審批，并對出庫的物料進行查詢和統計。（3）盤點：根據實物清單對紙庫庫存紙張進行盤點工作，盤盈入庫，盤虧出庫。功能二“：報表及核算”。主要包括“即時庫存”“、領料匯總表”等。軟件系統通過常規操作及基礎的信息設置將各類報表直觀的統計表現出來，可以對當前庫存進行查詢，查詢時可以設置多種條件組合查詢紙張記錄,并可通過EXCEL導出數據，也可以打印出歷史數據列表。同時，軟件還可顯示庫存預警（庫存預警可在系統設置里完成），即小庫紙張庫存少于20張，或者大庫庫存少于500張時，系統會有提示，并可生成預警報表。（1）即時庫存：可即時查詢紙張庫存信息。（2）庫存預警：軟件能生成庫存預警報表，紙庫保管員應及時提交書面報告，以便補充修復用紙。（3）收發存匯總表：能查詢到紙張出入庫每筆記錄總匯。（4）物料收發明細表：能查詢紙張出入庫明細記錄。（5）收發存期間報表：根據查詢需要對某一時間段內的紙張出入庫數據進行統計產生報表。功能三“：系統設置”。系統設置包括紙張信息、工作人員信息、供應商信息、倉庫布局（總庫與小庫）等內容。（1）紙張信息：根據紙張特性及在修復過程中管理的需求對軟件進行的基本設置，為每張紙做了固定編碼，方便查找、識別、統計。（2）工作人員信息：對相關工作人員進行權限分配，給予適當權限，以保證每條數據能夠按照管理需要進行流轉。相關工作人員分為：修復用紙領料人員、審核人員。（3）供應商信息：對供應商進行管理，該軟件將供應商信息全面錄入，包括供應商名稱、地址、聯系電話、紙張種類、紙張質量、紙張價格等，方便橫向比較和采購。（4）倉庫管理：實體紙庫分為總庫和小庫，小庫設在修復工作室內方便平時領料。

2.軟件的管理意義。（1）紙張數據庫的建立規范了修復紙張的存放，實現了紙張的出入庫管理電子化、專業化，做到紙張庫存情況明了化。通過該數據庫軟件，古籍修復人員能快速找到自己所需要的補紙類型，縮短了尋找合適補紙的時間，提高了工作效率，不但保證了古籍修復的質量，還可以最大程度地避免因紙張胡亂堆放而導致的紙張損壞等浪費。（2）該數據庫軟件，具有有效的監督管理功能。數據庫審核人員的審核功能可以使紙張的購買、使用、存放做到有效的監督管理，使得紙張實體數量的出入和電子數據的出入一致，避免冒領、多領紙張，形成良好的出入庫的管理機制。（3）該數據庫為每種紙張設置了唯一編碼。修復人員在建立修復檔案時，需要在檔案系統上輸入所用紙張的編碼，這就使得后人能清楚的了解當時修復所用紙張的特性，為研究或再次修復提供依據。數據庫建立后，操作簡便，查詢快捷，提高了工作效率，使古籍修復人員對修復用紙的特征有更清晰更準確的認識和了解，在修復工作中更科學的用紙。

目前國內還未有同類數據庫可供修復人員使用，浙江圖書館古籍修復紙張實物庫與數據庫的建立無疑具有開創性、啟發性，可供其他單位探討和借鑒。當然該數據庫目前還處于雛形狀態，需要進行不斷的開發和完善，在此拋磚引玉，希望業內專家及同行進行交流指正。

作者：柏萍閻靜書單位：寧夏建筑設計研究院工程監理有限公司