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摘要：

高職院校檔案信息管理數字化是信息時代檔案領域發展的必由之路，能夠有效提升學校檔案管理效率，更好地實現檔案資源的功能，非常值得校內檔案管理人員深入研究和學習。文中，筆者從高職院校檔案信息數字化管理的功能與意義入手，詳細探討現今高職院校檔案管理數字化面臨的問題及對策。

關鍵詞：

檔案管理；信息數字化；高職院校

高職院校信息龐雜、檔案內容繁瑣，需要檔案工作者細致的規劃和統籌方能實現其數據資料的科學管理。檔案信息數字化為高職院校檔案管理工作提供了一條新思路，它減輕了相關人員的勞動強度，極大提高了檔案工作的準確率，受到越來越多院校的歡迎。

一、高職院校檔案信息數字化管理的功能及意義

（一）檔案信息集成功能數字化管理模式能夠將文本狀態的檔案信息轉化為計算機可識別的數字形式，從而使檔案信息資源以兩種存儲狀態出現，高職院校不僅可將檔案以紙質實體的形式妥善保存，還可借助計算機技術的支持將其以文字、圖像甚至視頻等數字化形式存儲起來。這樣，傳統檔案資源就實現了實體與數據的分離，既增加了校園檔案資源的儲備規模，又有利于實現資源數據的檢索、查閱。

（二）輔助性服務功能傳統檔案管理易受資源性質、環境條件、技術條件等外界因素的不良影響，而檔案信息數字化之后，這些問題將迎刃而解。高職院校檔案管理人員可通過資源分類體系的建設將檔案信息進行歸類、整合，從而更加方便地為信息利用者提供快捷、準確的服務功能。

（三）提高檔案管理工作效率與工作質量傳統檔案管理工作需要檔案管理人員對紙質檔案材料進行人工收集、編整、歸檔、建檔、檢索，這種工作方法效率低下、費時費力，已經不能適應當今高職院校檔案管理的需要。而在檔案信息數字化管理下，檔案管理人員只需執行相關資料的錄入工作，其余工作如編整、歸檔、建檔、檢索等均可通過計算機軟件技術完成。這使檔案管理工作實現了規范化和科學化，極大提高了人員的工作效率。除此之外，檔案管理工作數字化后，還能克服紙質檔案容易損壞、載體使用壽命有限、復制困難的弊病，進一步提升了檔案管理工作的質量。

二、高職院校檔案信息數字化管理所面臨的問題

（一）檔案管理數字化意識薄弱高職院校大多由中專院校升格而成，或由多個中專院校合并而來，其各項管理本身就存在許多問題，這些問題同樣也延伸至檔案管理方面。一方面，高職院校此前的檔案管理模式已經過于陳舊，不能夠適應升格后更為復雜的檔案管理工作；另一方面，許多高職院校領導往往只注重教學工作，而忽視了檔案管理等其他輔助工作的發展，甚至視檔案管理工作可有可無。這兩方面原因直接導致了高職院校檔案信息數字化管理缺少必要的基礎資金投入以及人員培養，從根本上阻礙了檔案管理的發展腳步。

（二）檔案信息數字化管理的手段落后高職院校檔案信息管理的技術相對落后，一些系統的構建不夠成熟，其不能夠同高校其他教學系統、教務系統等相互聯系，極大地限制了其功能的發揮。譬如，絕大部分高職院校都有自己的辦公自動化系統，而在檔案數字化管理系統搭建時，校方往往忽略了二者之間的數據信息的互通，從而使檔案管理系統受到孤立，不能同辦公自動化系統聯動最大程度發揮學校數字化工作的優勢。除此之外，許多高職院校的設計檔案管理系統還存在照搬其他院校架構模式、不能根據管理需要進行升級等技術問題，這些都不利于高職院校檔案管理工作的發展。

（三）檔案管理專業人員匱乏高職院校檔案管理人員多數是由各后勤管理部門抽調而來，其專業背景往往同檔案管理工作不符，加之檔案管理隊伍變動頻繁、組織架構不穩定、在崗培訓不足等原因更降低了這一隊伍的專業性。除此之外，許多檔案管理人員的個人意識仍舊停留在傳統紙質檔案管理階段，對計算機軟件技術、互聯網技術等新型知識的引入接受能力較差，甚至有所抵觸，這也從主觀上拉低了高職院校檔案管理人員的綜合素質，從而造成檔案管理的數字化進展緩慢。

三、高職院校檔案信息數字化管理的對策

（一）提高認識，加大投入力度高職院校各級領導要充分認識到檔案管理數字化的重要性，將檔案數字化同學校建設等實際人物相結合，進一步加大檔案管理工作的人力、物力、財力投入，擴建館舍、購置設備，努力改善檔案管理人員的工作環境，確保檔案信息數字化管理的順利開展。從硬件、軟件技術等方面改善館藏條件及辦公條件，為數字化建設提供物質保障，通過增加經費投入，逐步配置必要的檔案安全保護設施及必要的計算機設備來夯實檔案數字化建設的物質基礎。

（二）充分利用現代技術，升級檔案管理模式高職院校檔案信息管理必須抓好檔案信息聯網檢索、檔案數字化傳輸服務、校園系統平臺綜合利用等幾項重要功能，使檔案信息管理真正成為學校日常管理體系中不可或缺的一部分。以下，筆者從三個方面論述利用現代技術升級檔案管理模式的具體策略：1.利用計算機軟件檢索技術對檔案資源進行分析、處理。運用計算機技術，內容龐雜、分支細密的檔案資料能夠快速分門別類，實現編目、統計、檢索等常規工作的自動化處理，這大大減輕了檔案管理人員的工作強度，同時也使檔案信息更加準確無誤、無缺漏。2.應用微縮影像等數碼技術對檔案進行翻拍、留存、傳遞等。微縮影像技術就是將檔案原始文件按照一定比例進行數碼采集，使之通過感光材料制作成影像微縮品的信息收集方法。它能夠實現檔案信息快速而準確的存儲、傳遞和使用，最大限度還原紙質檔案原貌，并且保存時間長，文件格式統一，極大地減少了檔案頻繁翻閱帶來的破損情況。除此之外，利用數碼影像技術收集的檔案信息還能夠借助互聯網同計算機相連，實現檔案的還原、復制等功能，從而彌補紙質檔案信息復制困難的缺陷。3.加強高校檔案數字化網絡建設，實現各部門信息聯通。高職院校要在辦公自動化系統以及檔案數字化管理系統之間架設一條溝通渠道，如通過在查詢接口程序中設置檔案信息查詢項目等手段來確保檔案信息管理同高職院校自動化辦公系統、教務教學系統、人力資源管理系統以及財務系統之間快速、有效地鏈接，為相關部門利用檔案信息資料提供便利條件，也為檔案管理部門提供信息收集、整理與歸檔便利，最終實現高校網絡平臺辦公的數字化、信息化整合。

（三）建設一支具有專業技術的檔案管理隊伍從人才選拔角度來講，學校要尋找一批既具備檔案管理專業能力，又精通計算機技術、互聯網技術的復合型人才充實隊伍，盡可能將一些責任心強、專業技術過硬的人員推向檔案管理的工作崗位上。從人才培養的角度來講，高職院校要定期或不定期舉辦檔案信息數字化管理培訓班，不斷地提高在崗檔案管理人員的現代化素質及管理意識。總而言之，在檔案信息管理數字化的大趨勢下，高職院校要認真研究、合理規劃、大力支持，加大物力、財力投入，建立起包括檔案管理平臺在內的校園信息網絡，選拔和培養一批適應檔案管理現代化發展的專門型人才，通過一系列行之有效的具體措施加強檔案數字化建設，使高職院校檔案的管理水平邁上一個新臺階。

參考文獻

[1]郝藝飛.計算機技術在檔案管理現代化應用中的問題和對策[J].平原大學學報2002(1).

[2]李國慶.深圳數字檔案館建設的理論構架及階段性成果[J].中國檔案2003(3).

作者：郭玲 單位：湖南環境生物職業技術學院