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摘要：

隨著我國事業單位的不斷發展，單位內部的檔案資料也隨之增多，檔案資料的整理、歸檔與保管工作就變得越發重要起來，怎樣才能提高檔案管理的效率，對事業單位的發展有著非常重要的意義。科學技術的發展，計算機數字化被廣泛用在各行各業，當然，事業單位檔案管理也不例外。本文主要是對事業單位檔案的數字化管理進行簡單的介紹，提出了提高檔案管理工作數字化管理的一些措施，希望本文能夠為事業單位檔案管理工作的發展提供幫助和建議。

關鍵詞：

事業單位；檔案管理；數字化管理

事業單位檔案的內容主要包括:事業單位內部的組織結構發展、財務狀況以及單位內部的人員變動情況等這些資料的保管。事業單位的檔案管理其主要職責是為單位的發展規劃提供第一手的參考資料，檔案管理工作的進一步發展是目前最重要的一項內容，隨著計算機數字化逐漸被應用在檔案管理中，檔案管理工作由傳統模式朝著數字化模式發展，檔案管理的數字化建設，使得檔案管理更加高效、便捷。

1事業單位檔案數字化管理的現狀?

不只是事業單位，每個單位都有檔案管理。一般來說從事檔案管理人員都是由有一定管理工作經驗的人來擔任的，然而，目前我國事業單位檔案管理數字化的發展中還有許多問題，事業單位不怎么重視檔案管理的數字化建設，主要是因為檔案數字化管理才剛剛引入事業單位，單位的領導還沒有體會到數字化檔案管理帶來的好處，因此常常出現管理不夠嚴謹的現場發生。有些事業單位還有一個問題，就是沒有專門的檔案管理工作人員，檔案管理工作沒有人才選拔機制，很多人沒有意識到這個崗位的重要性。因此，很多事業單位并沒有專門的檔案管理人員。還有部分事業單位的檔案管理工作人員的專業技能不強，也沒有學習的熱情。檔案管理工作人員要想向數據化發展，那么我們的檔案管理人員就要認真的學習并掌握數字化的知識。

2事業單位檔案管理數字化的發展

2．1檔案的形式

傳統的檔案一般是紙質，單單員工個人資料就會用很大的空間，而且查找起來非常困難，計算機數字化技術的應用，我國檔案管理的形式有了進一步的發展，使用計算機數字網絡系統檔案資料就可以通過數字信息存入到電腦的數據庫中，可以隨時查找，非常便捷方便，對于那些比較重要的檔案也可以錄視頻或者音頻來保存。

2．2檔案管理的模式

現如今事業單位的檔案不再僅僅是用來記錄單位的發展歷史了，已經成為資料庫了，為事業單位的發展規劃提供一手資料。所以，檔案管理的模式也發生了很大的變化。數字化的檔案管理模式不單單提高了檔案管理的效率，也提高了檔案管理的功能，使得檔案管理工作更加方便、快捷。

3事業單位檔案數字化管理的具體措施

3．1建立檔案管理系統

數字化檔案管理就是通過使用計算機網絡來對事業單位的檔案進行管理，就是說要把以前的檔案資料用數字化的形式儲存到數據庫中、新檔案經過收集整理也保存到計算機內，所有的檔案分類保存。用計算機來管理檔案資源在調取的時候非常方便、快捷。事業單位在建立數字化管理系統的時候，一定要結合本單位自身的實際情況，來選擇適合的設備與系統。建立檔案管理系統檔案數字化管理的基礎，也就是說在事業單位的內部建立一個局域網，一個聯網性質的檔案存儲數據庫，把所有的檔案資料都儲存到數據庫中統一管理。

3．2檔案管理工作的責任劃分

事業單位的檔案管理工作由傳統的紙質檔案轉化為現如今的數字化檔案管理，這個過程是非常復雜的，并且事業單位中的每項工作都在不停的進行，檔案資料也越來越多，檔案的劃分也越來越明細。按照傳統的工作形式，由檔案管理人員來收取檔案的數據信息并且整理保存，其工作量會非常大。所以，檔案管理工作的責任一定要合理分配，檔案管理人員在數字化管理的過程中，所有的環節都要由工作人員快速的完成，并且能夠及時的解決工作中出現的問題。例如:檔案資料的收集工作，事業單位可以由一到二個人來專職干這項工作，該崗位的工作人員能夠對檔案資料的類型進行編輯、分類，還可以協助單位中其他部門的工作人員整理檔案資料，使得上交的檔案資料規范整齊便于管理。

3．3完善檔案管理工作的規章制度

事業單位的數字化檔案管理工作是非常重要的，要掃描事業單位現有的檔案資料，并且還要制作出各種表格，會計部門的檔案也要記錄在案，單位員工的檔案資料，單位的會議記錄與發展規劃等等，這些都需要輸入數據庫進行歸檔保存。還要根據事業單位的情況，對檔案的類型進行劃分，檔案格式都要有一定的規范。所以，檔案管理工作的管理規范一定要完善，也就是說要按照檔案資料的類型、來源等等，來制定檔案資料的范本，并且把范本分發到事業單位的每個部門，所有部門一定要嚴格按照范本的格式來提交檔案資料。檔案資料的調取也要有一定的程序，比如:員工的檔案資料設置賬號與密碼。

3．4事業單位檔案資料的安全管理

數字化的檔案管理不僅僅只是在檔案資料存儲形式上與傳統的方式不一樣，在檔案資料的安全管理上也不相同。檔案資料的安全管理是數字化檔案管理中非常重要的一部分，是我們必須做好的一項工作。事業單位在建立數據庫的時候，一定要選擇適合的生產廠家與供應商，對設備的選擇一定要嚴格把關，嚴格按照設計標準來挑選適合的計算機設備，并且還要為以后功能升級做好準備。還要按照檔案資料的重要程度來選擇級別不同的保護設施，使得檔案的使用者的處理效果最佳。

3．5數字化檔案管理的注意事項

事業單位的數字化檔案管理，可以使得檔案管理工作快速的發展起來，檔案資料的數字化管理需要一步一步的進行，不是一朝一夕就可以完成的，檔案數字化管理需要注意的事項有:

(1)檔案管理工作人員的專業技能與職業素質要不斷的提升，事業單位要定期開展業務培訓工作，并且進行業務競賽，來提升檔案管理工作人員的專業技能與職業素質，進而使得事業單位檔案管理工作健康的發展下去。

(2)及時更新添置數字化檔案管理硬件設施，隨著科學技術的不斷發展，計算機技術的不斷革新，我們要更新添置檔案管理部門的硬件設施，為檔案管理工作順利的發展下去。

4結語

總而言之，事業單位的檔案管理工作數字化建設是科技發展與時代進步的必然結果，提高事業單位檔案數字化管理工作，是事業單位中一項重要的工作。事業單位重視這項工作，一定要意識到這項工作的重要性。事業單位要加強檔案管理部門人才培訓工作，提高檔案管理工作人員的專業技能與職業素質。數字化的檔案管理可以促進事業單位不斷進步，使得事業單位更好的服務社會。

參考文獻:

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作者:曾紅 單位:湖北國土資源職業學院