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摘要：高校教學(xué)檔案是直接記錄和反映高校日常教學(xué)及教學(xué)管理過程中形成的、具有保存價值的文件資料。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理對提升教學(xué)質(zhì)量、科研水平以及強化高校教學(xué)管理等具有積極的現(xiàn)實意義。本文在分析高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)實意義及特點的基礎(chǔ)上，重點就如何做好高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理提出了對策建議，為提升高校教學(xué)檔案提供參考。

關(guān)鍵詞：教學(xué)檔案；數(shù)字化；高校；應(yīng)用概述

高校教學(xué)檔案是直接記錄和反映高校日常教學(xué)及教學(xué)管理過程中形成的、具有保存價值的文件資料的總稱。2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項經(jīng)費加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。信息技術(shù)與高校教學(xué)檔案管理深度融合，極大地提升了高校教學(xué)檔案管理效率。因此，高校要結(jié)合自身實際，做好教學(xué)檔案數(shù)字化工作。

1高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云存儲、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域得到了充分的應(yīng)用，為高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持和保障。

1.1教學(xué)活動推廣的需要

將高校教學(xué)檔案數(shù)字化處理，能夠?qū)⒂涗浗虒W(xué)活動的音視頻、PPT等特殊的教學(xué)檔案，以及各種紙質(zhì)介質(zhì)教學(xué)檔案數(shù)字化，能夠極大地方便教學(xué)活動的推廣。如，參加教育部精品課程評選，通常需要將高校特色教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化后上報參評，以提升高校特色課程的知名度和學(xué)科建設(shè)。此外，教學(xué)檔案數(shù)字化能夠利用學(xué)術(shù)會議、課程研討、文化活動等形式實現(xiàn)跨區(qū)域或者跨高校間的教學(xué)交流，較傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理相比，數(shù)字化教學(xué)檔案能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)檔案無損害展示。

1.2檔案管理工作的需要

信息化時代的到來，包括教學(xué)檔案在內(nèi)的高校檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的迫切需要，也是檔案管理工作的主流。數(shù)字化時代，教學(xué)檔案的存儲、傳遞、檢索、分類等基礎(chǔ)性工作發(fā)生了巨大變化，教學(xué)檔案數(shù)字化管理能夠極大地降低管理時間成本和資金成本，實現(xiàn)了高校教學(xué)檔案管理效率和質(zhì)量的飛躍。此外，也是適應(yīng)新時期高校教學(xué)理念及教學(xué)手段變革的需要，大數(shù)據(jù)時代，高校教學(xué)中已經(jīng)引入了數(shù)字化技術(shù)和手段，教學(xué)檔案作為高校教學(xué)工作的重要成果，對其進(jìn)行數(shù)字化管理也是適應(yīng)數(shù)字時代變革的需要。

1.3數(shù)字校園建設(shè)的需要

隨著信息化、數(shù)字化技術(shù)在各個行業(yè)中應(yīng)用的不斷深入，數(shù)字校園已經(jīng)成為高校發(fā)展的趨勢。在數(shù)字校園背景下，高校的教學(xué)、教務(wù)以及學(xué)術(shù)和科研等所形成的海量教學(xué)信息，相互影響相互促進(jìn)，數(shù)字化技術(shù)及其應(yīng)用已經(jīng)成為提升教學(xué)質(zhì)量、強化行政管理以及學(xué)術(shù)研究的重要助推器。例如，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，能夠展示不同階段學(xué)生最感興趣的課程以及社會熱門課程的發(fā)展變化等。這是教學(xué)檔案數(shù)字化的優(yōu)勢所在，也是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容。

2高校教學(xué)檔案數(shù)字化特點

高校教學(xué)檔案數(shù)字化，是將數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)融合應(yīng)用于高校教學(xué)檔案管理中，使其較傳統(tǒng)介質(zhì)檔案管理呈現(xiàn)出明顯特點。

2.1文檔一體化

數(shù)字背景下，教學(xué)檔案管理工作既能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部調(diào)整，也能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)檔案管理與教學(xué)文件管理有機銜接，共同整合于教學(xué)管理系統(tǒng)中，強化了教學(xué)文件的全生命周期的統(tǒng)一管理和控制，實現(xiàn)了教學(xué)文件與教學(xué)檔案的一體化。教學(xué)檔案文檔一體化突破了文件與檔案之間的界限，從教學(xué)文件誕生便對其進(jìn)行有效管理，即數(shù)字化歸檔，并對歸檔、管理及利用等文件管理流程全程監(jiān)控，從而實現(xiàn)對教學(xué)數(shù)字文件的原始性和可靠性認(rèn)證。

2.2平臺虛擬化

數(shù)字化時代，高校檔案管理部門會借助現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及計算機技術(shù)，建立覆蓋各個學(xué)科、院系在內(nèi)的教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫，搭建虛擬網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案室，在虛擬數(shù)字檔案室里實現(xiàn)教學(xué)檔案的跨地域（高校內(nèi)設(shè)多個院系）跨學(xué)科跨院系的集中統(tǒng)一虛擬化管理。在教學(xué)檔案虛擬管理背景下，檔案部門便可以根據(jù)數(shù)字檔案信息實現(xiàn)主動服務(wù)，教學(xué)檔案的需求客體如師生、行政管理人員則可以通過登錄該虛擬平臺，隨時隨地地查詢所需教學(xué)檔案資料。

2.3檔案數(shù)字化

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)紙質(zhì)介質(zhì)、電子檔案、照片檔案、視音頻檔案以及錄像教學(xué)檔案的數(shù)字化。所謂教學(xué)檔案的數(shù)字化，就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將紙質(zhì)教學(xué)檔案、電子檔案以及其他載體的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化數(shù)據(jù)信息，并利用計算機進(jìn)行管理。與傳統(tǒng)檔案管理模式相比，教學(xué)檔案數(shù)字化管理具有存儲空間小、查詢利用便捷等特點，是當(dāng)前高校教學(xué)檔案管理的發(fā)展趨勢。

3高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理對策

3.1完善教學(xué)檔案數(shù)字化保障措施

與傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案管理模式相比，教學(xué)檔案數(shù)字化管理需要更強的技術(shù)、更專業(yè)的隊伍支持和保障。1）提高認(rèn)識。高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案部門負(fù)責(zé)人和具體操作人員要高度重視教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)，協(xié)調(diào)、爭取高校內(nèi)外部相關(guān)部門、院系及廣大師生的支持，把教學(xué)檔案數(shù)字化工作納入到高校整體發(fā)展規(guī)劃，并為其提供必要的物質(zhì)保障和資金支持。2）完善制度。制度是高校檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和外部保障，高校要結(jié)合自身實際，建立健全高校教學(xué)檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、利用、崗位職責(zé)等管理制度，使數(shù)字化管理有章可循、有據(jù)可依。3）夯實基礎(chǔ)。高校應(yīng)為教學(xué)檔案數(shù)字化提供高速掃描儀、相機等必要的數(shù)據(jù)采集設(shè)備；存儲器、硬盤等存儲設(shè)備，服務(wù)器、交換機等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，以及數(shù)字化加工軟件、檔案管理系統(tǒng)等軟件系統(tǒng)。此外，還要配備一定數(shù)量的專業(yè)人員，為教學(xué)檔案數(shù)字化管理提供人力、物力等支持和保障。

3.2優(yōu)化教學(xué)檔案數(shù)字化管理流程

優(yōu)化高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理流程：1）整理。根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》要求，對已經(jīng)裝盒歸檔的高校教學(xué)檔案進(jìn)行審核、拆盒、拆除裝訂、頁面修復(fù)整理。這是教學(xué)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。2）掃描。利用數(shù)字化技術(shù)，將已經(jīng)整理好的紙質(zhì)教學(xué)檔案進(jìn)行掃描，讀取文檔信息，其他載體的檔案則通過數(shù)據(jù)鏈接等方式，建立教學(xué)檔案的內(nèi)部聯(lián)系。3）圖像處理。利用專門的軟件和人工處理方式，將掃描后的教學(xué)檔案信息進(jìn)行檢查、糾偏、去污、裁邊、ORC文字識別處理等，提高數(shù)字化質(zhì)量。4）圖像存儲。根據(jù)圖像存儲格式，按照教學(xué)檔案特點采用一份文件一個檔號的形式，將處理的數(shù)字檔案進(jìn)行存儲。5）目錄建庫。建立數(shù)據(jù)格式，以及直接或間接利用XML文檔，建立教學(xué)檔案數(shù)據(jù)交換目錄索引數(shù)據(jù)庫。6）數(shù)據(jù)掛接。把教學(xué)檔案數(shù)字化所形成目錄數(shù)據(jù)庫、圖像數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，及時將其加載至數(shù)據(jù)服務(wù)器終端，實現(xiàn)所有教學(xué)檔案目錄的檢索調(diào)閱。

3.3強化教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

高校教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)是高校檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)和核心，是將教學(xué)檔案數(shù)字化所形成的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合高校教學(xué)檔案管理目標(biāo)要求，整合成數(shù)據(jù)集合。具體來說，主要包括基礎(chǔ)教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫和專題教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫兩個部分。1）教學(xué)檔案全文數(shù)據(jù)庫。主要由全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫兩部分組成。其中，全文數(shù)據(jù)庫，是將已經(jīng)整理后的教學(xué)檔案利用OCR文字識別技術(shù)將電子文件全文錄入到專門的數(shù)據(jù)庫，以實現(xiàn)后期教學(xué)檔案查詢利用時的內(nèi)容檢索，也是高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的更高目標(biāo)。2）教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。主要包括教學(xué)檔案中的卷內(nèi)目錄、案卷目錄中的年度、題名、檔號、保管期限、形成日期、主題詞等，也就是將一份教學(xué)檔案的基本要素全部錄入到數(shù)據(jù)庫，從而為后期檔案目錄檢索實現(xiàn)檔案查詢奠定扎實基礎(chǔ)。

3.4健全教學(xué)檔案數(shù)字化安全體系

高校教學(xué)檔案數(shù)字化管理也要解決傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案所不曾遇到的安全問題，重點是要做好軟硬件安全管理。首先是要完善教學(xué)檔案數(shù)字化安全管理機制，加強日常安全監(jiān)督檢查，提升檔案工作人員的安全意識、責(zé)任意識。此外，在高校教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)及管理應(yīng)用過程中，要明確檔案（館）室、院系、人員的不同職責(zé)劃分，兌現(xiàn)具體的獎懲措施，嚴(yán)格做好教學(xué)檔案的安全性、保密性。加強數(shù)字化檔案應(yīng)用軟件的安全管理，完善安全技術(shù)保障，如利用多級權(quán)限設(shè)置及密碼管理等，避免教學(xué)檔案數(shù)據(jù)的非法訪問、篡改及破壞等。硬件安全管理，則需要聯(lián)合高校內(nèi)部的計算機專業(yè)人員，做好設(shè)備故障、損害以及載體破壞的預(yù)防性措施，做好教學(xué)檔案數(shù)字化備案，積極應(yīng)用數(shù)據(jù)備份及檔案數(shù)據(jù)信息的恢復(fù)機制，做好高校教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)備份和維護(hù)工作。

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作者：范杰 單位：西北民族大學(xué)