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1明確可能發生的設計變更應對條款

在合同簽訂評審時，應根據專家預見到的可能發生的變更范圍，提出有針對性的附加條款，如對新規范頒布或者增加深度等情況的處理方法。在合同簽訂過程中，勘測設計合同內容及交付的成果應該寫清，絕對不能在其中寫上“本勘測設計合同內容及交付的成果包括但不限于以下內容”，因為國家政策總是不斷調整和完善的，所以對工程立項審批的要求也是經常變化的。如某工程勘測設計合同內容規定“進行初步設計階段的勘測設計工作，提交初步設計報告及附件”，勘測設計單位按照規范完成了該工程的初步設計工作，提交初步設計報告時業主卻說根據主管部門審批要求，報告主要章節需要提交專題設計報告及所有成果的計算書，而所有的專題設計報告及計算書即是初步設計報告的附件，因此，勘測設計單位就需要花更多的成本去完成初步設計報告的附件。對實行項目經理負責制的設計單位，因為項目經理具備豐富的設計經驗，對項目可能發生的變更情況也最為了解，因此項目經理在合同簽訂時，應和業主協商好設計變更所產生的設計工作量增加費用的計算方法，并簽訂書面的協議。這樣，設計單位在追加反復設計變更所增加的費用時便有據可依。如上文提及的某大型水利工程，所增加的水庫移民專題設計，就是由于國家對建筑工程的設計深度提出更高要求所需增加的設計工作量，原合同中并未對這樣的情況進行約定，使合同的履行變得特別困難，明明是有相當利潤的合同最后卻不得不賠本完成。此時，應該在原合同中附加一條關于合同履行期間國家規范調整后設計范圍的確認標準及交付條款，明確業主必須支付由此產生的設計方重復工作所產生的費用，以及設計變更的確認標準及費用的計算方法、取費標準。總之，勘測設計合同的簽訂是勘測設計單位極其重要的生產經營工作，合同簽訂是合同成立、履行的第一階段，是確保勘測設計合同能夠順利履行和法律風險能夠有效控制的前提條件。

2合同履行中的合同變更管理優化設計

2.1完善合同履行過程中設計變更書面確認在水利工程合同實際履行過程中，存在大量的設計工作增加和變更，如在二級電站的擴機設計，工程從可研、初設階段的一級電站到招標階段臨時增加為二級電站，其中保存的大量的會議紀要和最終出的二級電站招標文件，為設計單位提出追加合同經費提供了強有力的證據。設計單位必須做好項目變更書面材料的收集，隨時掌握合同變更的情況，做好書面備案及協議補充工作。

2.2合同變更管理組織結構設置為了提高勘測設計單位合同管理水平，保證合同管理制度順利地實施，建議設立專門的合同管理機構，從組織結構上保證對合同實施有效的管理，同時真正將合同變更管理納入到設計單位日常經營管理工作中。通過設立專門的合同管理部，將設計單位合同變更管理工作交給專業人員處理，有利于提高合同變更管理水平。

2.3矩陣型合同管理的組織結構形式公司的組織形式是指為公司經營活動提供計劃、執行、控制和監督職能的整體框架。不同類型的項目組織結構形式適合不同類型的項目，一般小型、時間短、專業面窄的項目適宜采用職能式組織形式；工作周期長，專業復雜或比較特殊的項目，投資或工程量較大的項目適宜采用強矩陣式或項目式的組織形式。因此在項目的組織設計中要根據項目的具體情況來決定項目的組織形式。目前，我國水利水電工程勘察設計單位所承接的項目基本上具有一些共性，如：工作周期長，短則二三年，多則七八年、十幾年；參與人員多，少則幾十人，多則上百、上千人；涉及專業多，大小項目均需多專業合作完成；項目規模比較大，涉及的自然環境和社會關系均比較復雜，管理要求高，屬于現代化大生產。采用強矩陣式或項目式的組織形式更適宜于此類設計單位的項目管理。當業務繁忙時有可能幾個項目需要同時共享部分技術人員，矩陣式組織結構比項目式組織結構更容易抽調技術專家，但必須在項目組成員內建立良好的人際關系并定期進行有效交流，以解決好雙重領導可能帶來的“雙頭領導”問題，從而更好地開展項目。在設計單位實施矩陣式合同管理時，考慮將合同管理部與其他職能部門放在平等的層次，以確立合同管理部在組織結構中的重要地位。合同部的工作由經營副總經理直接分管，使合同管理可以直接進入決策層。矩陣式合同管理組織結構詳見圖1。

考慮到目前一些設計單位在設計變更合同管理過程中，由于公司傳統的人事制度和組織機構形式還未打破，項目經理并未能從項目設計的工作管理中抽離，項目經理參與合同管理的工作很難開展，很容易陷入部門沖突的矛盾中無法解脫，使項目管理名存實亡。針對這種情況，建議每個項目部成立一個專門的項目管理辦公室，負責為公司開發和維護項目管理標準、方法和程序，為項目經理提供各種支持，協助并配合合同管理部進行設計變更的合淺談水利規劃勘測設計單位合同變更管理優化設計同管理工作。合同變更時項目經理與合同部職責分工如下：項目經理負責提出合同變更需求，收集相關書面資料，與業主溝通協商，執行變更合同（項目管理辦公室協助）；合同部負責擬定變更合同，組織變更合同擬稿的評審工作，報相關主管審批，以及項目結束后的合同結算。

2.4合同變更管理流程設計

2.4.1合同變更的工作流程上文從組織形式上創新的提出了設立項目管理辦公室，以配合合同管理部進行合同變更。為保證項目設計變更合同管理的執行效率，使項目經理與合同管理部進行良好的溝通配合，積極高效地參與到合同管理工作中，現設計了合同變更的合同管理工作流程，見圖2。當設計合同范圍發生變更時，各部門人員根據此流程執行，具體職責如下：a）項目經理提出合同變更需求，項目管理辦公室負責與合同部進行溝通并提供相關書面材料，協助合同部進行合同變更起草工作。b）合同部組織對合同變更擬稿進行評審，項目經理及項目管理辦公室配合合同部完成評審工作。c）評審通過后，由項目經理負責與業主進行溝通，協商一致后報主管經營副總簽訂變更合同。d）合同簽訂后，由項目經理全面負責變更合同的執行。e）合同履行完成后，由合同部負責與業主進行合同結算工作。

2.4.2合同變更的確認與評審階段

2.4.2.1與產品有關要求的確認合同管理組（二級經營項目由相關部門）通過與業主的溝通，明確業主對項目的要求，對業主未明示的需求進行判別，記錄項目洽談的主要內容并形成書面文件，在合同評審前提請業主確認。與項目有關的要求可以體現在下列文件中：合同、任務書、委托書、洽談記錄、會議記錄等，內容包括：a）業主明確提出的要求，包括項目交付及交付后的要求；b）業主雖然沒有明確提出，但為防止項目可能出現缺陷所必需的要求；c）項目適用的法律法規的要求；d）設計單位為增強業主滿意度所確定的其它附加要求。若業主的要求沒有形成文件，應在進行合同評審前，對業主的要求進行確認。

2.4.2.2與產品有關要求的評審a）評審的主要內容：①業主的要求是否明確；②是否有滿足合同要求（如質量、工期、安全風險等）的能力；③與業主間的任何不一致或業主要求的變更是否都已解決。b）評審時機：每個工程項目在合同簽訂或合同變更前，應對招標文件、合同草案、委托書、任務書、業主變更要求等進行評審。對于先委托后簽合同的情況，合同評審分2個階段：第一階段是對委托書的評審；第二階段是接受合同前對合同草案進行評審。對于提前做勘測設計準備工作的工程項目，應在下達任務前進行評審；評審內容除上文所列的內容外，尚應對項目所承擔的經濟風險進行評審。

2.4.2.3評審流程所有項目合同的承接應經過以下程序的合同評審和談判，一般流程為：a）一級經營項目（一級、二級項目）、重要的（關系重大的）項目，合同評審由分管經營副總經理主持，日常合同管理組組織有關人員進行合同評審，共同決策，避免合同風險；b）一般合同評審，由分管經營副總經理或法定代表的授權人在授權范圍內代表公司主持設計方的合同評審活動；重大項目或法律關系復雜項目，由總經理組織經營、項目、財務、法律顧問等人員組成談判小組實施評審活動；c）對于三級項目，日常合同管理組負責聯絡和組織合同評審；d）日常合同管理組根據項目中標情況，以及合同評審和談判結果，起草合同文件，并將起草的合同文件（含廉政合同）和有關資料（如依據的計劃、批文、市場調查及有關合同談判紀要等），以及合同文件審批表按權限規定送日常合同管理組負責人審查，咨詢公司法律顧問（一級項目、重要項目、關系復雜的項目）意見后，報分管經營副總經理、總經理逐級進行審查批準。

3合同管理

a）合同經辦人員按照合同審批意見對起草的合同文件與有關方面進行聯系、協調和修改合同文件以達成合同雙方共同認可的最終版本，按照合同簽訂權限提交合同簽署人簽署后加蓋合同專用章。b）合同經雙方簽字蓋章后正式生效，日常合同管理組安排具體責任人對合同進行動態跟蹤管理。項目經理及項目組成員在合同的執行過程中履行《項目經理負責制》中相關責任，協助合同管理人員催收合同款，動態管理合同，至合同結算完畢或合同終止。c）在合同雙方履行合同過程中，若因情況發生變化，合同任何一方認為有必要對合同內容進行修改時，日常合同管理組將修改內容按照程序進行評審。雙方取得一致意見后進行修改，或簽定補充協議作為與原合同的附件，或重新簽訂合同（注明原合同作廢）。合同修訂補充信息由日常合同管理組以任務書的方式及時傳遞到有關人員。d）生效后的合同正本交公司財務部門保管，副本由日常合同管理組、項目處等有關部門、項目經理保存。e）日常合同管理組負責對每年合同的實際簽訂情況、回款情況、履約率和各類項目所占比例進行統計分析。f）合同、合同評審記錄、業主信息、洽談記錄由日常合同管理組負責收集、整編、保存，合同文件的借閱、復印應實行登記制度，以確保合同信息、業主信息不被泄露。

作者：白潔梁欣然單位：中水珠江規劃勘測設計有限公司