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由于工程項目的管理工作涉及到的部門比較多，檔案管理目前還沒有一個較為規范的管理操作流程，許多需要收集的檔案存在于多個部門多個人員手中，而且工程建設的施工隊伍流動性較大，往往是這一小工程完工驗收后就進入下一施工環節，檔案還未收集，施工隊伍已經撤離。而且工程項目施工專業性較強，懂檔案管理的人員不一定懂工程施工，而會工程施工的人員一般都不懂檔案管理，相互間還缺乏溝通渠道和時間，使得檔案管理工作與其他部門相脫節，即使收集到了工程檔案，質量也參差不齊，諸如表格制作不規范、圖表設計尺度不一、設計更改未加以標注，因而檔案不具有真實性，對工程項目的全貌不能準確從檔案中反映出來。另外不少工程材料標準未能統一，既有隨意更改涂抹的，又有使用圓珠筆或復印件的情況，使得圖紙資料識別度不高，影響檔案可靠性。

1.檔案管理規范化意義

檔案是相關人類文化成果的積淀，是連接古往今來的紐帶。而工程項目的檔案不僅是工程項目的智慧結晶，也是項目施工企業的歷史記錄。在未來出現問題時，檔案管理能通過提供相關證據和憑證，準確判斷出癥狀所在。工程項目檔案真實準確地反映了施工過程中的詳細流程，并在一定程度上保證了工程的質量安全和人員安全，對于工程事故分析、責任認定以及管理辦法等都有十分重要的意義。工程項目的檔案管理還能為日后研究提供借鑒和經驗，增強工程項目人員的自身素質，實現對檔案規范化管理。通過對檔案進行規范化管理，可將檔案中所涉及的工程、科技成果轉化成推動工程設計行業的實際生產力。

2.檔案管理規范化辦法

（1）加強管理人員專業水平。工程項目往往工期較長，工程人員較多，涉及專業范圍較廣，形成的檔案材料內容不可避免地紛繁復雜，稍有疏漏，就對檔案管理工作造成較大損失。為保證檔案資料覆蓋全面、資料內容準確規范，首先需要加強檔案管理人員的相關能力。因而，在日常檔案管理工作中，檔案工作人員必須具備相關專業技術水平，經常補充學習檔案管理工作的新知識新方法，并能應用現代化信息手段，對檔案實行高效率的整理工作。其次是檔案工作人員需要經常與各部門保持溝通聯系，對各個部門需要收集的材料了然于胸，并熟悉各個部門的主要工作流程，了解不同部門檔案管理要求，確保檔案在歸檔時分類正確，并對各部門人員進行檔案管理的培訓工作，增強其對檔案法律法規的了解和檔案管理的責任意識。對施工過程中的各種圖紙、文字等材料進行規范化操作培訓，明確各部門檔案收集、整理責任，優化檔案管理模式，形成自上而下，從整體到局部的檔案管理工作流程，確保檔案管理的規范性，加快檔案管理效率，提高檔案準確性與真實性。

（2）建立健全檔案管理規范化制度。工程項目檔案的特點決定了檔案管理的難度，首先是工程項目檔案反映的是工程施工過程中形成的工程詳細數據的匯總，是在日后進行維護管理、改建拆除等所必須具有的參照標準，收集數據的詳實程度與豐富程度都是海量的，并且在數據圖紙等的規范性和準確性要求都較高。其次是工程項目檔案的形成過程與工程施工密切相關，在不同階段檔案管理方式又有不同，工程項目的施工由眾多不同專業構成，如水電、機電、建筑、勘探、設計、施工等，這使得檔案類別具有復雜多樣性，檔案管理需要各個階段不同部門分工完成，這就要求各部門間的溝通協作能力有較高要求。因而必須形成一套符合工程項目自身特色的檔案管理辦法和制度，依照相關法律規范對檔案實行規范化管理，并遵照國家檔案收集要求，建立合理歸檔制度，明確各部門檔案歸檔要求，實行全面交叉覆蓋制，各部門檔案歸各部門分別收集，然后進行匯總，從而降低檔案管理難度。

3.檔案管理規范化措施

首先應明確檔案管理人員的職責，由單位主管領導直接負責檔案管理工作，逐級向下實現檔案管理責任制，把檔案管理制度的建設和辦法的實行落實到個人。通過成立檔案工作委員會的方式，指導、檢查檔案管理部門的工作情況，制定檔案工作規劃，確保檔案管理工作與其他工作同步進行，為工程設計單位的檔案管理日常運行提供質量保證。并設立專門檔案室，由專業人員負責對整個單位的檔案管理工作，從檔案歸檔、整理、鑒定工作到統計和保管利用方面全程進行管控，從實際出發，對檔案的保管期限和使用類別等詳細檔案數據，編制索引工具。并充分利用計算機網絡系統和先進軟件技術對檔案信息實現信息化、規范化管理，有目的、有計劃地加強對檔案工作人員的規范化管理培訓工作，使其能系統性地掌握專業技術和先進理念。構建一個利于檔案管理工作發展的平臺，注重對檔案人員工作積極性的調動，通過組織交流溝通活動，建立起激勵表彰機制，促進檔案人員的積極性。按績效對其進行考核，實行有競爭力和吸引力的晉升競爭機制，保證檔案管理隊伍的穩定和專業，使檔案人員的工作更具成就感，以跟上單位檔案管理規范化建設。

結語

對工程設計單位而言，工程設計文件是其主要產品，是廣大工程設計人員辛勤勞動的智慧結晶，是工程設計單位實力和技術水平的有力體現，更是所有工程設計從業人員寶貴的無形資源。檔案管理工作對工程設計單位的重要性是不言而喻的，做好項目檔案管理工作，不僅是保證工程項目質量的基礎，也是追究相關責任人員的重要依據。而當前仍有部分人員未重視檔案管理，在管理過程中存在著諸多問題，急需相關人員采取有效措施進行改善解決，為檔案管理工作走向規范化、現代化提供基礎。

作者：羅鳳梅單位：中國輕工業南寧設計工程有限公司