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《機電兵船檔案雜志》2014年第三期

一、企業科技檔案信息化管理的實踐

寶鋼科技檔案信息化建設起步較早，從上世紀八十年代開始，經歷了初級、優化和發展三個階段，先后實現了存量檔案的數字化、增量檔案的電子化和企業檔案的網絡化。

(一)初級階段——存量檔案的數字化這一階段的主要工作是建設科技檔案信息管理系統，目標是實現存量檔案的數字化。寶鋼一期工程于1978年開始建設，并于1985年投產。隨后進入了二期、三期工程的建設，并分別于1991年、2000年投產。寶鋼一、二、三期工程共形成技術圖紙約350萬張。而當時正值寶鋼管理體制的重大變革時期，各個業務條線均由二級管理模式向高度集中統一的一級管理模式變革，檔案管理也不例外。各二級廠部取消了檔案科室建制，由公司檔案處集中統一管理。這一變革對公司檔案部門而言是一個重大的考驗，如何管理好數以百萬計的海量科技檔案，又如何為各二級廠部員工提供便捷的服務，是擺在寶鋼檔案部門面前的一項重要課題。在此背景下，科技檔案信息化建設被提上了議事日程。1987年，寶鋼從德國引進了全套縮微設備，1992年又從法國引進了大型計算機光盤系統。由此拉開了寶鋼科技檔案信息化管理的序幕。隨著科技檔案信息系統設計開發的完成，寶鋼檔案部門投入了大量的人力，成立了若干個信息著錄小組和圖紙掃描小組翻班運轉，歷時三年按計劃將約350萬張技術圖紙全部轉換為數字文件。起初為了加快信息化管理的進程，曾經采取縮微與掃描圖紙同步進行的方式，但實踐證明，提供遠程檔案利用服務，掃描文件遠遠優于縮微膠片的提供利用。因此，最后又將縮微膠片再次轉化成了數字文件。這一階段，科技檔案管理人員晝夜奮戰，辛勤付出，實現了館藏一、二、三期工程項目檔案的數字化目標，為日后企業科技檔案信息化、網絡化管理奠定了基礎。

(二)優化階段——增量檔案的電子化這一階段的主要工作是優化科技檔案信息管理系統，目標是實現增量檔案的電子化。2001年，隨著存量檔案數字化的基本實現，寶鋼檔案部門又將目光向前延伸到了業務管理的前端，思考如何從源頭入手，開發系統接口接收電子文件。直接利用設計單位提供的電子文件，不僅可省去掃描工序，而且還可避免因二次加工導致的原件清晰度的損失，全面提高電子化檔案的質量。因此，寶鋼科技檔案信息化管理進入了優化階段。隨著科技檔案信息管理系統優化功能的完善，對內實現了電子文件接收、還原、歸檔、整理、提供利用等的流程化、一體化管理,優化了檔案業務的在線處理流程，可即時上載電子圖像，實時提供檔案利用；對外則與外部參建單位達成協議，外單位提交的設計、設備資料必須符合寶鋼提出的電子文件交付要求(包括電子文件的格式要求和相應的元數據信息要求)，使接收的外來光盤可便捷地導入寶鋼科技檔案管理系統，減少了著錄工作量，提高了圖紙清晰度，贏得了管理高效率。這一階段，科技檔案管理人員前期介入(提出電子文件交付要求)，后期把關(核對電子文件交付質量)，實現了工程項目增量檔案電子化的目標，也為日后企業科技檔案信息化、網絡化管理打下了良好的基礎。

(三)發展階段——企業檔案的網絡化這一階段的主要工作是進一步強化科技檔案信息管理系統的檢索利用功能，并與相關業務部門共建接口，在實現企業檔案信息資源共享的同時，充分發揮網絡化協同管理的優勢。2006年，隨著企業的不斷發展和壯大，寶鋼實施新一輪的發展戰略，即各個業務條線全面實現“一體化”管理。通過統籌規劃、業務流程再造、資源配置優化，在公司層面構建統一、規范、有效的管理體系和系統平臺，實現對各分、子公司的高度“一體化”管理目標。在此背景下，寶鋼科技檔案信息化管理也伴隨著寶鋼的戰略步伐進入了一個嶄新的發展時期。本次目標已不再著眼于一個企業的檔案信息化管理，而是謀劃一個企業集團的檔案信息化管理；也不再局限于一個企業的檔案利用，而是創建企業集團范圍內的跨地區、跨區域的檔案信息資源共享。因此，技術上變C/S模式為B/S模式，使寶鋼檔案信息資源能在更大范圍提供更加便捷的利用；管理上則向前端業務延伸，注重文件、檔案的流程化、一體化管理，以及網絡化的協同管理，使檔案管理的質量、效率和水平得以進一步提升。本階段實現了工程項目管理系統與科技檔案管理系統的有效銜接，達到了信息資源共享和協同管控項目，全面提高管理質量和管理效率的雙贏目標。前端工程項目管理系統(BPMS)中的相關信息可自動傳送到科技檔案管理系統，包括設計管理、合同管理、設備管理、施工管理等工程項目管理中各個方面的信息，使科技檔案管理人員清楚地掌握工程項目管理的實時動態，如：工程項目招投標信息，設計、施工、交工、竣工等時間節點，各類合同簽訂情況以及相關資料的交付時間等等，便于檔案人員在工程項目資料、檔案流程化管理過程中很好地把握時間節點，確保檔案資料的完整性和準確性，從而使工程項目檔案驗收工作順利進行。同樣，科技檔案信息管理系統中的設計資料、設備資料接收與發放信息以及檔案專項驗收時間節點等也可反饋到工程項目管理系統，使其他職能部門也能及時掌握相關信息，協同管控，最終確保工程項目按計劃節點如期竣工驗收。這種相關業務、相關系統信息資源共享的立體式協同管控模式，將企業信息化、網絡化管理推向更高層次，使之更加豐富，呈現出高效便捷、多姿多彩的管理新局面。

二、企業科技檔案信息化管理的感悟

在企業檔案信息化管理的進程中，無論是存量檔案的數字化，還是增量檔案的電子化，或者是企業檔案的網絡化，除了必須依靠計算機軟硬件等技術與設備的支撐外，檔案的基礎管理工作不容小覷。再好的技術與設備，若缺乏制度的保障或細節考慮不周，企業檔案信息化也終將事倍功半。在此，結合本企業工程項目資料、檔案信息化管理的工作實踐，從建章立制和注重細節兩個方面簡述感想。

(一)建章立制，確保檔案信息化管理有序開展寶鋼工程項目檔案的管理模式是：檔案部門集工程項目資料管理與檔案管理職能于一身。這種管理模式的最大優勢是強化了過程管理。工程項目建設初期，所有技術圖紙資料都經檔案部門發送到各個參建單位；而工程項目建設后期，相應的竣工檔案又從各個參建單位移交到檔案部門。實現科技檔案信息化管理后，這種管理模式更是如虎添翼。然而，凡事若想收效，制度必須先行。為了與工程項目檔案信息化相配套，寶鋼檔案部門在深入研究、全面了解相關業務流程及文件形成過程，識別管控對象，確定管控范圍的基礎上，對外以合同形式、對內以體系文件加以固化，從而確保其執行力。同時，充分考慮數字化建設要求，堅持從管理性標準、業務性標準、技術性標準三個層面上系統建設檔案數字化標準體系。目前，公司層面制訂了近30個制度體系文件，其中涉及工程項目資料與檔案管理以及信息化管理的文件約占一半。《工程項目技術資料管理辦法》、《國內工廠設計技術資料交付要求》、《國內設備技術資料交付要求》、《國外合同技術資料交付要求》、《技術資料電子文件提供要求》、《工程項目技術資料分發規則》、《國外合同技術資料翻譯規定》等文件，主要是從工程項目檔案的源頭——技術資料管理入手，提出相關要求，作為過程管控的依據，以確保最終形成的電子化增量檔案的質量；《工程項目檔案管理辦法》、《工程項目文件歸檔范圍及歸檔要求》、《交工資料工作規范》、《工程項目檔案驗收規定》等文件，主要是從工程項目檔案管理的角度，提出相關要求，以確保檔案的完整性和準確性；而《工程項目檔案管理業務規范》則是工程項目檔案管理人員的工作準則，涵蓋了檔案的接收、整理、保管、統計、鑒定、利用等各個業務環節，也包含了信息化管理的方方面面，有力地保障了檔案信息化工作的有序開展。執行制度比制定制度更為重要，執行不力，再好的制度也將成為一紙空文。因此，為確保制度的執行力，對內必須將這些制度與企業綜合管理體系并軌運行，納入企業全面質量管理的PDCA循環之中；而對外則通過業務談判，將制度中的有關內容納入相關合同或附件，明確具體要求，保留扣除合同尾款的權利。實施過程中，檔案管理人員對設計單位提交的電子文件應認真核對，若發現問題，及時退回要求其整改，以確保合同條款的有效執行。同樣，檔案部門內部的各個業務環節也形成一個PDCA循環，從資料(包括電子文件)接收、資料處理(電子文件還原、資料分發、資料翻譯)、檔案整編、檔案保管、竣工驗收、圖紙掃描到提供利用，每個環節均實行質量監控，強調前道工序的相關信息必須為后道工序服務，后道工序必須為前道工序的相關信息把關，以此環環相扣，從而保證制度的有效執行。此外，通過每月組織的檔案工作質量檢查，及時發現管理上的問題或制度上的偏差，不斷完善，持續改進，以確保檔案信息化管理的有序開展。

(二)注重細節，確保檔案信息的內在質量企業檔案步入信息化管理后，對檔案基礎工作提出了挑戰。如今的工程項目檔案收集已不是傳統意義上紙質文件材料的收集，而是以接收電子文件導入本企業科技檔案信息管理系統為主的管理方式。這種管理方式對電子文件及其相關的數據提出了更為苛刻的要求，更需要注重內在的質量。如：收集設計單位采用CAD技術形成的電子文件，要預定義歸檔的數據規范和制作歸檔光盤要求，包括電子文件的文件格式、背景信息、元數據要求、光盤目錄結構等。就文件格式來說，電子文件必須采用符合國家標準的文件存儲格式，確保能夠長期有效利用。為此，本企業提出了兩種格式的歸檔文件，一是經轉換后用于還原打印、歸檔瀏覽的文件格式，即PDF或TIFFgroup4格式；二是為了滿足檔案原始性要求，保留所有設計信息，滿足今后修改圖紙時再利用的原設計存儲文件格式，即DWG或DXF格式。就背景信息、元數據來說，要提供說明該光盤整體信息的說明文件、說明讀取光盤內各種格式電子文件的環境信息的輔讀信息文件及說明每一電子文件目錄信息的著錄文件。只有符合這些細節要求的光盤，方可順利導入科技檔案管理系統進行檔案整理。

從檔案基礎管理的角度來看，檔案信息化管理已徹底改變了傳統模式下的檔案信息著錄、卡片檢索等方式，著錄信息已從以往的案卷級向下延伸至文件級(圖紙級)以及相應的圖像文件，而且數據量巨大(本企業檔案數據庫儲存的著錄條目已數以百萬計)，每張圖紙或每份文件的著錄信息內涵豐富，其中有題名、文件編號、文件名、版次、責任者、清單號、密級、設備編號、資料編號等十幾項內容。著錄信息是管理數字文件的索引目錄，任何漏著、錯著都會誤導讀者，尤其是文件名起到了鏈接數字文件的作用，哪怕是細微的錯誤，也會造成管理系統查詢不到數字文件的原文。因此，在管理上必須規范化，檔案著錄時必須重視相關信息的細節，包括每張圖紙或每份文件的詳細信息、關聯信息。“細節決定成敗”，只有最大限度地注重細節，降低差錯率，才能全面有效地提高檔案的內在質量。企業的變革與發展推動著企業檔案工作的不斷變革與創新，同時，信息時代又推動著檔案信息化工作的不斷完善與優化。在信息技術環境下，推進檔案信息化建設不僅僅是技術問題，更是管理問題。企業檔案工作者要勇于摒棄傳統的、習慣的思維方式，創新理念，再造流程，關注源頭，注重細節，才能迎接挑戰，開創檔案工作的新局面。

作者：王克紹單位：寶山鋼鐵股份有限公司