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文件材料收集難，是當前企業較為普遍存在的問題。筆者在本文中透過文件材料收集困難的現象，對問題產生的原因進行了系統而較為深刻的探討，提出了切實可行的應急措施。

一、文件材料收集困難的表現

筆者分別以案卷和歸檔文件件數為統計單位對鐵路物資系統1996-2006年的歸檔數量做了比較。全系統1996年檔案歸檔總數為7100卷，2006年歸檔總數為3104卷，下降128.7%，文件歸檔數量（以件為單位，下同）同比下降178.6%。又據個案分析：合肥公司1996年歸檔189卷，2006年歸檔72卷，下降162.5%，文件歸檔數量同比下降201.4%；蘭州公司1996年歸檔257卷，2006年歸檔19卷，下降1351.6%，文件歸檔數量同比下降1503.7%；最突出的是昆明公司，1996年歸檔218卷，1999年至今未歸檔一卷檔案。論文百事通據筆者對鐵路建筑、工業、工程和地方城建、市政等行業做出的調查得知，自從2004年起,越來越多的檔案人員認為文件材料收集工作越來越難。近年，像過去的合同協議、統計報表、計劃總結和會議文件，這些通常不編號登記的“非紅頭文件”，歸檔數量急劇下降。僅以合肥公司為例，由過去的每年七八十份減少到現在的七八份。而設備維修記錄、房屋修繕形成的技術文件和地下管道維修改造形成的圖紙等科技歸檔材料，收集工作也阻力重重。不少檔案人員無奈地說，去各部門收集文件材料跟要飯一樣！從總公司下屬單位檔案利用反饋事例也表現出了基層文件材料歸檔狀況令人擔憂的一面：總公司機關檔案室每年都有數起子公司索取本單位領導人職務任免文件；上年印發的總公司未批復的重要請示文件，過一年后需重新辦理請示事項，急待總公司傳真；甚至一些批復文件后附的工程項目圖紙、科技成果獎勵文件，技術專業任職資格類文件因未歸檔，也向總公司檔案室索取。

二、文件材料收集難的一般原因

1、部分企業檔案部門撤銷，檔案管理職能難以發揮。

直至上個世紀末，企業普遍設置檔案管理部門。由于檔案部門負責督促其他部門的文件材料收集工作，保證了文件材料收集工作的正常開展。每當廠長（經理）辦公會議或與檔案工作有關的會議召開時，將文件材料收集工作提上議事日程，有關問題可在部門間協調解決。日常發生文件材料收集工作重大問題或亟待解決的問題，檔案部門負責人會向分管領導報告，引起領導重視，得到及時解決。一旦撤銷了檔案部門，這個中間環節消失，檔案管理職能便無法發揮，文件材料收集工作問題在掛靠（或兼并）部門難以提上工作日程，相關問題無人匯報、無法協調，這些單位的文件材料收集工作便如斷開的鏈條一樣，處于癱瘓狀態。

2、企業各部門文件材料收集工作考核責任制缺失。

在企業檔案管理與企業管理一同升級的年代，工廠將文件材料收集工作納入企業管理考核范圍并與獎懲掛鉤，企業管理辦公室每月底都來檔案室查詢各部門文件材料收集工作。有一次發現設備科C620機床修理材料未在規定期限內歸檔，便扣掉該部門2分，扣除科長和當事人當月20%獎金，責成科長在廠長辦公會議上檢討。在世紀之交開展的企業檔案管理目標認定活動中，也把文件材料收集齊全完整率納入重要考核指標。事實充分證明，只有將文件材料收集工作納入企業考核目標并與獎懲掛鉤，才能保證文件材料收集工作得到正常開展；而近幾年普遍出現的企業文件材料收集齊全完整率大幅度下降，也是該項工作不再列入企業考核目標，沒有了獎懲措施的直接結果。

3、企業檔案管理網絡成為過去美好的回憶。

多年做檔案工作的老同志都還記得企業檔案網絡化管理這一事物。當年，每個單位的檔案管理網絡圖掛在檔案室和相關部門的墻上，網絡成員包括工廠（公司）分管檔案工作的領導、檔案科室負責人、各職能部門兼職檔案員，由分管領導定期召開檔案管理網絡例行會議，溝通文件收集工作信息，交流經驗，制訂并不斷完善文件材料收集工作規章制度，使得文件材料收集工作成為企業管理鏈環中的一個環節，處于有效運轉當中。日常文件材料收集工作通過檔案管理網絡成為各部門職能活動之一，成為廣大職工的自覺行動，企業文件材料收集工作有了廣泛的群眾基礎。時過境遷。當企業檔案管理網絡成為歷史之后，文件材料收集工作重擔落在檔案員一人身上。當新接班的年輕檔案員身兼多職，在百忙當中去各部門收集文件材料一再碰壁之后，在整個企業中，還能有誰再為文件材料收集工作奔波呢？

三、文件材料收集難的深層原因

1、計劃經濟體制下，文件材料收集工作可以依靠行政手段保證。為什么至本世紀初的五十多年的企業文件材料收集工作（“”時期除外）一直正常進行呢？其根本原因就在于，文件材料收集工作有作為職能部門的檔案科室，有企業考核機制和獎懲辦法，有檔案管理網絡這一系列行政措施保障。這是以人治為主、法治為輔的企業文件材料收集工作運行機制，是計劃經濟時期企業文件材料收集工作的特色。

2、市場經濟體制下的文件材料收集工作尚無可保障的運行機制。在企業自主經營、行政約束力逐漸淡出企業領導人視野后，由于尚未建立起與市場經濟體制相配套的企業文件材料收集工作運行機制，而企業又缺乏相應的監督約束機制，單單依靠企業行為、依靠領導和職工的自覺性去搞好文件材料收集工作，其預期效果是不言而喻的。在行政約束淡化，而又遲遲建立不起有效法治監督約束機制情況下，文件材料收集工作放任自流是自然而然的事情。

3、企業急功近利的短期行為，不可能自發產生文件材料收集工作有效機制。企業領導人為了在任期間快出效益多出效益，或為了自己快速升遷做足了表面文章。他們心中根本就沒有企業長遠發展的戰略思考和全局利益的綜合平衡發展觀念，一切以創收經濟效益為原則，一切以追求眼前利益為動力，對于難見效益或少有效益的文件材料收集工作、對于文件材料大量散失不聞不問。如果幾任領導都是如此辦理，久而久之，文件材料收集工作積重難返，對企業長遠發展極為不利，同時會給企業合法權益損失和商業秘密擴散造成隱患，給企業長遠發展帶來許多預想不到的困難和損失。新晨

4、某些社會價值觀對企業文件材料收集工作的消極影響。在崇尚個人價值而淡化甚至貶低集體價值，以個人利益高于集體或國家利益的不正確價值觀影響下，在職場畸形競爭日趨激烈，人人自危而相互提防的社會氛圍中，某些企業科技和專業人員將個人可以把握的文件材料據為己有，經營部門將辦理完畢的合同協議視為部門秘密拒絕向檔案室移交，以至于某些公司高管擔心檔案室泄密，將會議記錄、會議紀要、商務談判和出國帶回的重要文件材料鎖在自己辦公室資料柜中。這樣人人互不信任，部門之間相互防范，上下級之間各留一手，上行下效，相互影響，文件材料還如何收集得到呢？

四、文件材料收集工作亟需采取的措施

由于完善企業文件材料收集工作有效機制，建立健全相應規章制度不是一朝一夕可以成就、可以見效的事情，而文件材料收集工作問題遲遲得不到解決，必定損傷企業長遠發展利益和全局性權益，甚至造成國有無形資產大量流失、企業合法權益屢受侵犯的嚴峻局面。筆者建議：國家檔案行政部門迅速制訂企業文件材料收集工作監督約束方案，通過企業文件材料收集工作規定，建立企業文件材料收集工作行政監督機制，對企業集團、公司總部提出明確要求，分級負責，層層督導，加大企業文件材料收集工作監督力度，盡快扭轉不利局面。經過監督檢查發現企業文件材料丟失的重大責任問題，向企業發出限期整改通知單，在規定期限內不予整改或整改不力者，提請國務院國有資產監督委員會進行行政處罰。近幾年（只是當前需采取的應急措施）將文件材料齊全完整歸檔納入央企領導人考核范圍，對重大文件材料丟失事件或由此造成企業合法權益嚴重損失等采取問責制度，防止作為國有無形資產的歸檔材料的大量流失。