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第1篇

關鍵詞:檔案管理;檔案;電子信息技術;保密

一、傳統類檔案保密工作特點

1.檔案存放地點是保密工作重點。傳統紙質性檔案受自身條件限制，必須集中存放在溫度、濕度適宜的場所之中。《中華人民共和國檔案法》規定，檔案存放地點必須具備防盜措施，要制定嚴格的檔案存放地點管理制度，無關人員一律禁止進入，最大程度上保證了檔案文件的保密性和安全性。

2.注重對于檔案管理人員的職業教育。《檔案法》中嚴格規定，機關、團體和企事業單位必須有專門的檔案管理人員，嚴格執行各項檔案管理制度。近年來，大部分省市和地區已經制定了檔案管理員資格準入制度，要求單位檔案管理人員必須持有相關的檔案管理員資格證明，并定期組織檔案管理人員進行業務知識和技能培訓，加強職業道德教育。管理人員的專業化保證了檔案管理保密工作的順利進行。

3.較為合理地依據檔案保密程度對類檔案進行分級管理。按照有關規定，傳統檔案按照保密程度不同，分為絕密、機密、秘密等幾個密級。在我國傳統檔案管理體制中，不同密級的檔案需要進行分類集中管理，并對不同密級檔案的管理和查閱等工作進行了詳細規定。與此同時，對各個密級檔案的解密標準、解密時限、解密方式等進行了嚴格限制。這就最大限度地保護了檔案的秘密性。

隨著社會信息化技術的不斷發展，目前我國的檔案管理模式已由傳統的紙質型檔案發展為利用電子信息技術為主的電子信息檔案系統。與傳統型類檔案保密工作相比，電子信息檔案保密工作有其特殊之處，一些傳統檔案管理工作模式已經無法適應信息化要求。近一個階段，我國出現數起利用電子信息技術進行泄密的惡性案件，給我國社會主義現代化建設帶來巨大影響。如何在電子信息技術條件下做好類檔案保密工作，需要檔案管理工作者給予高度重視和進行認真研究。

二、利用電子信息技術進行檔案管理的優勢和不足

1.利用電子信息技術管理類檔案的優勢。首先，電子信息檔案保存管理相對方便。電子信息檔案由于采取數碼技術進行壓縮，存儲介質占用空間極小，對存放場地要求相對較低。其次，電子信息檔案便于調閱和使用。由于電子信息檔案傳輸速度較快，資料上傳、下載、傳輸管理過程便捷，方便用戶使用，可以極大提高檔案管理工作服務社會的能力。

2.利用電子信息技術管理類檔案的不足。誠然，利用電子信息技術管理類檔案的不足和優勢一樣顯而易見。由于電子信息技術自身特點，類檔案一旦泄密，其傳播速度快、傳播內容豐富等特點會給檔案管理工作和經濟社會發展帶來巨大危害。電子信息技術傳受主體多樣性的特點決定了電子信息檔案泄密后，其損失難以在短時間內彌補。三、如何做好電子信息檔案保密工作

筆者認為，做好電子信息檔案保密工作總的原則應該是充分利用電子信息技術的優勢，結合傳統檔案管理工作的經驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應注意以下幾方面。

1.牢固樹立檔案管理以及保密工作的服務意識。無論是檔案管理還是保密工作，其根本出發點都是為經濟社會發展提供資料。利用電子信息技術進行性檔案管理，其目的是為了更好地為社會提供服務。因此說，服務意識是檔案管理工作必須樹立的指導思想。

2.建立完善的電子檔案查詢使用制度，用制度化的方式確保電子檔案安全。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。

(1)要根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，使提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規章制度的條文應嚴密而簡明，便于執行。要在傳統管理制度的基礎上，結合電子信息檔案的特點制定更加完善的管理制度。

(2)要充分保證電子檔案儲存介質的安全。電子信息檔案儲存介質一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應的防火防水措施，保證硬件安全，另一方面要及時做好相應備份，防止電子儲存介質發生故障后重要資料丟失。

3.進一步提高檔案管理人員的職業素質和業務素質。擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，在今后的工作中，除了要對檔案管理人員加強電子信息管理技術及檔案管理專業技術培訓以外，更為重要的是要加強職業意識教育。要培養他們高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業；要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗與問題，從中掌握利用工作的規律。

當然，利用電子信息技術進行檔案管理是一個十分復雜的系統性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。

參考文獻：

[1]《中國大百科全書》，陳兆吳主編.

[2]《中華人民共和國檔案法》，法律出版社，2003年5月.

第2篇

關鍵詞： 檔案 利用工作 指導思想 構建和諧社會

做好檔案利用工作是檔案工作人員的根本目的。現今，檔案利用工作更加受到重視，無論是中央辦公廳主任王剛的講話，還是國家檔案局局長的報告，都把做好檔案利用工作作為第一位的任務進行部署，要求搞好檔案利用服務。為各級領導決策、為各部門工作服務、為社會各界和人民群眾服務，現就如何做好檔案利用工作談三個方面內容。

一、檔案利用工作的含義

檔案部門向用戶直接提供檔案，為黨和國家各項事業服務。檔案利用工作包括了解和熟悉館藏檔案信息的內容，分析和預測社會對檔案信息的需求和發展規律；積極開展檔案咨詢服務，向檔案用戶提供所需的檔案內容。因此檔案部門要進一步認清自身的職責，積極主動地開發和提供檔案信息，為構建和諧社會服務。

二、檔案利用工作的指導思想

檔案利用工作的指導思想是全面、及時、準確，有效地為檔案用戶服務。

（一）全面為檔案用戶服務

檔案館是對那些具有正當利用目的的用戶，應通過各種服務方法滿足其需求，主動向他們提供有關的檔案信息，向他們推薦、介紹與其利用需要相關的檔案，讓檔案用戶的利用需求得以全面實現。

（二）及時為檔案用戶服務

許多檔案用戶來館室查找檔案，是為了解決現實生活中的根本問題。因此，檔案館室必須建立科學的檢索體系，同時檔案人員也應當熟悉檔案的內容，這樣才能及時地滿足檔案用戶的需要。

（三）準確地為檔案用戶服務

檔案館要準確地分析和把握檔案用戶的利用需求，對于那些由于缺乏經驗，不能準確表達其利用需求的用戶，檔案服務人員應依據用戶的目的，幫助他們篩選有用的檔案信息，準確地為檔案用戶提供所需的檔案與資料。

（四）有效地為檔案用戶服務

檔案館要積極主動地為用戶查找檔案與資料，努力提高檔案利用效果，大力開發檔案信息資源，建立完善檢索系統，編輯各種檔案資料，提高檔案人員業務素質，增強為社會提供檔案信息的能力，有效地為利用者服務。

三、檔案利用工作的意義和要求

任何一項事業能夠生存和發展的根本原因是社會的需要，黨和國家之所重視檔案工作，是因為檔案工作對各項事業有用。因此，便于黨和國家各個部門、各項工作對檔案的利用，是檔案工作的出發點和歸屬，而整個檔案工作中，利用環節便是這一根本目的體現。檔案利用工作對整個檔案工作的發展有決定影響，檔案利用工作是最實際、最富有說服力的宣傳，通過檔案實際發揮的作用，人們就能深刻認識檔案的價值和檔案工作的重要性，從而擴大檔案工作在社會上的影響贏得各方面的支持。

檔案利用工作不是單憑主觀意愿所能做好的、必須遵循客觀規律，妥善處理一系列問題，其基本要求是：

（一）明確服務方向，端正服務態度

檔案工作是條件性、服務性的工作，二者都集中表現在利用工作上，要想真正做好，首先取決于服務方向的正確。而正確的服務方向又是與黨和國家的工作重點、奮斗目標一致的。十六屆六中全會后，黨和國家工作重點是以人為本，構建和諧社會。隨即檔案服務工作重點也放到了開放、利用、科學研究、技術進步、特色建檔、家庭建檔等方面。因此檔案工作須在明確服務方向的同時，還必須有堅定的服務思想和良好的服務態度；檔案工作者也必須具有高度的政治責任感和甘于默之無聞，不圖各利、全心全意為人民服務的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。

（二）熟悉檔案，了解需要

檔案利用工作是解決檔案供需矛盾的，因而，檔案人員只有在熟悉所保存檔案的內容，即做到知已知彼，才能有效地做好利用工作，所以檔案人員還應注意以下兩點：

1、熟悉重點：先熟悉經常查用的檔案，后熟悉不常用的檔案，先熟悉形成時間近的檔案，后熟悉形成時間遠的檔案。先熟悉形成檔案單位的歷史和檔案的保管，收存情況，后熟悉檔案的具體內容。

2、結合收集、整理、鑒定、保管、統計、熟悉檔案的內容及存放地點。

社會上的各行各業存著職能上的差異，對檔案的需要也是多方面的，同一行業在不同的時期，面臨不同的任務，又會提出不同的需求。所以要了解客觀需要，就必須努力學習，熟悉黨和國家的路線、方針、政策、了解改革開放和構建和諧社會的發展需要；了解本系統、本單位的生產、生活、工作的計劃和任務，只有了解這些才能有針對性地做好檔案利用工作。

（三）正確處理利用和保密的關系

從根本上說，檔案利用和保密是一致的，保密只是相對地把檔案的使用限制在一定的范圍，而且這種限制也是隨著形勢的發展和時間、地點、條件的變化而不斷變化的；保密的最終目的還是為了更好地發揮檔案在社會主義各項事業中的作用。但在實際工作中，如果對什么檔案要保密，什么檔案不保密，保密范圍寬窄，期限長短等問題處理不當，就會導致利用與保密之間矛盾發生。保密過嚴，無疑會造成檔案信息資源的浪費，有密不保，又極容易危害國家利益。因此要正確處理二者的關系，就必須在維護黨和國家利益的前提下，根據黨的方針政策，根據國內外形勢，把二者有機地結合起來，加以綜合分析，凡是能促進安定團結和社會發展的檔案信息，應積極地大膽地提供利用，凡是在一定范圍內限制利用才有利于黨和國家利益的，則應嚴格地、合理地堅持保密。

（四）正確處理利用工作與基礎工作的關系

檔案利用工作雖然在整個檔案工作中居于主導地位，但必須依賴于基礎工作，撇開基礎工作便不能生存和發展。如果基礎工作開展得不好，利用工作就會成為無源之水、無本之木，陷于衰竭的境地。同樣，如果不根據客觀需要，積極主動地開展利用，只是關門埋頭于內部基礎工作，那么基礎工作就會失去存在的意義。所以，要以加強基礎工作來保證、推動利用工作的發展，以搞好利用工作來檢驗、促進基礎工作的完善。

（五）注重被動服務與主動服務并舉

被動服務是利用者來檔案館提出利用檔案的要求，檔案人員盡量去滿足這種 需求，包括接待閱覽，外借檔案和檔案證明等。而主動服務是通過各種形式主動向外宣傳報道館藏檔案內容，主動了解用戶需要，主動送檔案到各部門為他們服務。利用者來查找檔案，只要能找出來，就可以發揮利用。這是檔案館提高利用的重要方式，如果能做好接待工作，主動幫助查找，就能在被動服務中爭取主動。

（六）注意掌握檔案的利用效果

檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結果，檔案館應當把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項基本工作來抓。了解和掌握檔案用戶利用檔案后取得的經濟效益和社會效益，了解和掌握檔案用戶利用后有沒有產生積極效果。只有這樣，才能全方位地把握各類檔案與資料的利用價值，從而為改善館藏結構和各項基礎工作的建設，提供可靠的科學依據。

隨著時間的推移，檔案利用工作日益重要和明顯，大批檔案在社會中已經發揮和將發揮不可替代的作用。因此檔案工作人員要做好檔案利用工作，為構建和諧的社會主義事業服務。這是對歷史負責，為現實服務，替未來著想。

參考文獻：1、《檔案人員崗位培訓教程》

2、《中國檔案》

第3篇

關鍵詞:檔案工作；規范化；標準化

檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規范化、標準化。作為衛生監督機構，在管理一些日常文書性檔案的同時，還有大部分檔案是在日常工作中形成的，這類檔案管理原來以科室負責為主，但實踐表明，此種管理模式不利于工作開展，于是各科室執法檔案也由所統一管理，這樣既符合檔案工作的基本原則，又能滿足衛生監督業務開展的需要，是非常正確的。為了使檔案工作進一步規范化、標準化，筆者以為應該采取以下措施:

一、建立健全切合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業務檔案、紙質檔案、電子檔案，要實行規范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理制度要以《中華人發共和國檔案法》為指導原則，首先要加強硬件的建設，存放檔案必須有專門庫房，并設有專柜便于查找，做到科學管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經常通風，做到整潔衛生，庫房內不準吸煙，以免發生火災，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網絡，由領導負責包括業務檔案在內的檔案工作的領導、規劃，提出業務檔案工作的總體要求，具體制定業務檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導。應該指定專人管理文書檔案和業務檔案，檔案室人員應深入各科室，了解各科主要業務活動，以便對各科的業務檔案提出統一的立卷要求，促使業務科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯系，區分保存價值，分類整理，立卷、案卷標題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴格有關的檔案借閱手續，杜絕檔案亂借亂發，防止分散流失。

二、嚴格公文的制發

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉化而來的。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也決定了日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打基礎。提高公文質量，首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施。

三、做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，以實現檔案工作的規范化、標準化。

在現今的網絡工作環境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統紙質文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質量關，軟磁盤的質量直接關系到磁盤信息的保存壽命，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認真把好質量關。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環境空氣相對濕度應該控制在40%～65%，溫度應該控制在14～24℃。

四、實施“以我為主”的立卷歸檔原則

“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位或直屬上級單位形成的文件為主的原則，這不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題:一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

五、提高紙質檔案立卷的質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。: