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第1篇

要求商務檔案工作是一項專門性的業務，是商務活動日常工作的一部分。其基本要求如下：第一，維護檔案的完整與安全。所謂完整，從數量上說，要保證存檔的文件齊全；從質量上說，要保證文件之間的有機聯系，不能人為地割裂分散、零亂堆砌。所謂安全，一方面要防止被盜竊和破壞，防止失密、泄密。另一方面，要最大限度的延長檔案壽命，避免或減少對檔案的人為和自然的損害，保證檔案管理的物質安全。第二，便于利用。為了便于使用，要做到檔案編排科學有序、目錄齊全、取放方便，隨時都可以順利地檢索調取。第三，加強檔案管理。商務秘書要樹立檔案意識，遵循檔案管理的原則及有關管理制度規定，協助本單位制定和完善檔案制度，制定比較穩定的檔案管理方案，加強檔案的管理工作。

二、檔案文件收集工作中要注意的問題

檔案文件收集工作中要注意以下問題：第一，收集各種載體的文件材料。既要有紙質文件，又要有照片、錄音帶、錄像帶、計算機盤片等其他載體的文件資料。第二，保證文件的齊全完整。第三，加強“帳外”文件和業務文件的收集歸檔。第四，移交檔案要簽字、備份。文書處理部門或業務部門向檔案管理系統移交檔案時，交接雙方要履行簽字手續，以作憑證。簽字前，要根據移交目錄認真進行清點。清點核對無誤后，交接雙方履行簽字蓋章手續，經簽名蓋章的文件目錄由雙方各保存一份備查。

三、商務檔案保管的要求

商務檔案保管是保護商務檔案資源的重要手段，是商務檔案開發利用的必要前提。商務檔案管理人員應樹立高度的商務檔案管理的重點及難點分析文/潘志蕓張華事業心和責任感，努力做好商務檔案的保管工作。首先，以預防為主，防患于未然。商務檔案的損毀大多是一個漸變的過程。做好商務檔案保管工作，隨時注意發現各種不利因素，將可能出現的檔案損毀消滅在萌芽狀態。其次，分析損毀原因，掌握損毀規律。商務檔案的損毀，一般是由人為因素或自然因素造成的。必須找出造成特定商務檔案損毀的主要原因，有針對性地堵塞漏洞，加強防范。再次，采用先進技術手段，提高保管工作水平。商務檔案管理人員要主動吸取各種新技術成果。不斷提高商務檔案保護的水平，最大限度地延長商務檔案的壽命。最后，健全檔案保管制度。為確保商務檔案的完整、系統與安全，在商務檔案保管工作中，應建立各項行之有效的規章制度，并在實際工作中予以貫徹執行。要根據工作建立相應的工作制度：定期檢查制度、保密制度、借閱利用制度和工作責任制度。

四、商務檔案的庫房保管環境商務檔案的保管環境

應具備延長檔案保管壽命的最佳溫濕度、無蟲害、無污染、少光照、無灰塵等基本條件。一是溫、濕度控制。商務檔案庫房必須具有適宜的溫度、濕度。溫度過高、過低與濕度過大、過小，均會造成對檔案的直接損壞。因此，庫房的溫度、濕度一定要經常監測，使其保持在一定范圍內。據有關標準推薦，比較理想的溫度是14℃—24℃，相對濕度是45%—60%。二是潔凈、避免光照。灰塵、光照對商務檔案有著直接的破壞作用。防塵、防光是檔案庫房的必要防護措施。除在建造庫房時，應選擇遠離污染源的潔凈環境外，還應注意庫房的密封性，延長檔案的保管壽命。三是減少火災和蟲害隱患。火災和蟲害是破壞商務檔案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“預防為主”應是庫房管理的主導思想。應加強對電源和火爐的管理，保持庫房清潔，并配備必要的殺蟲劑。

五、商務檔案利用必須堅持樹立保密意識

第2篇

一般認為信息技術會帶來競爭優勢，最近出現了電子商務、電子解決方案、電子政府等“e”化一切的趨勢，但有調查表明美國過去二十年中在信息技術上的投資并沒有明顯改善知識工作者的效率和效益。究其原因有學者認為經濟的性質已發生改變，企業基于信息的競爭優勢正向基于知識創造的競爭優勢轉移，前者是變革相對較慢、以預期為基礎的經濟，一般信息系統就能應付組織信息處理的需要。但在這個過程中有些組織沒能根據商務環境的改變及時調整戰略，彼德.德魯克認為這樣的組織很大程度上為它們過去成功的經驗和模式羈絆，典型的如IBM和通用汽車，它們沒能深刻理解知識和信息的區別。本文將從更實際的角度討論這個問題。

知識可理解為“具有某種行動能力的潛能”，而信息則“與對象性質和執行效果聯系更緊密”。這個觀點和著名信息系統哲學家查爾斯教授的論著“咨詢系統的設計”相符：“知識隱藏于使用者的頭腦中，不是簡單的信息堆積…，而是知識工作者如何對一系列相關信息反映”。暢銷書《知識創造型企業》的作者野中侑次郎強調“只有人能很好扮演知識創造的角色”，不論其處理能力有多高，計算機最多是一種工具，作為一種高效信息運送者和信息載體，在人類充分利用并理解的基礎上才能產生行動的能力。

2商務模式變革：從連續改進到企業再造

過去十年中商務環境轉變的標志之一是全面質量管理(TQM)向業務流程再造（BPR）發展，如圖1示。與傳統強調對現有過程逐漸改進不同，BPR側重于基于信息技術對企業流程作整體性的重新設計。

從逐漸改進到企業再造

全面質量管理(TQM)業務流程再造（BPR）

改變程度增量激烈

起點現有流程從零開始

頻率一次性/連續一次性

所需時間短長

參與方式自底向上自頂向下

典型范圍狹窄跨職能部門

風險中等高

主要發起方式統計控制信息技術

改變類型文化文化/結構

但BPR也不能算作最終答案，它沒有提供向基于Internet和萬維網的商務的轉變策略。SAP之類的BPR軟件解決方案提供商開發了許多ERP系統，注重企業內的數據收集和信息共享，但也損失了信息處理的靈活性。一些新興的軟件企業如Siebel開發了外部信息流功能和信息接口的客戶關系管理系統（CRM）和供應鏈管理系統（SCM），與注重內部功能集成的ERP系統互補，創造了一種無縫集成的電子商務環境。目前看來制約這種商務環境的重要因素是系統的靈活性、信息接口的柔性（包括企業內外部）。

過去四十年中增強企業智能的信息處理模式經歷了三階段：自動化、流程合理化和企業再造。但這些還不足以應付商務模式變革的挑戰。在網絡經濟時代外部市場信息有時甚至比企業提品和服務的商務邏輯更重要。“原子經濟”正向“比特經濟”發展，“磚加水泥的百貨店”正向“鼠標加水泥”發展，我們必須對傳統經濟因素從更準確的角度作出再評價，信息資產、知識資產、無形資產等讓很多虛擬企業短時間內創造了傳統方式無法想象的價值。新的、成功商業模式是否存在某種規律？

基于網絡的創業者大都知道信息技術的重要性，但從成功案例來看商務模式的創新更是贏得全球市場份額的關鍵因素。著要求我們必須應用新的價值規律衡量其供應鏈和客戶關系，這就不僅僅是業務流程的調整，而要重新思考整個業務模型和組織間的信息流。

3從業務過程再設計到電子商務模式創新

“邊際收益遞增”理論的提出者安瑟（BrianArthur）認為這是一個“重新思考和再造一切”的時代，企業都基于信息開展業務，企業成敗的關鍵在于審查、調整業務開展的方式，以適應環境激烈改變。現階段盡管延續以往的、按預先定義好的模式開展商務也能成功，但從長遠看企業的持續競爭優勢來源于企業對環境的清晰認識，并相應地調整戰略目標和開展業務的方式。史蒂夫（SteveKerr）曾在《計劃評論》期刊上對業務戰略的現狀作過精辟的分析：“世界發展得很快，有時你根本沒法預測...，因此我們更多強調對外界的快速響應，而不再是完全靠計劃工作。我們對世界的變化感到吃驚，但這中吃驚也是意料中的事情。”

虛擬公司、商業生態系統和.com公司的快速發展就是業務規則變化的典型例子。環境的非連續性、跳躍式變化使得昨天的最佳實踐也許成為明天公司前進的障礙，公司要根據業務和信息體系結構的變化作出相應調整，學會充分利用現有知識和新知識。

4從信息處理到知識創造

知識管理論文和專著常把組織過去的歷史知識作為預測非連續變化環境的工具，并以此決定將來的行動方案。但從信息系統和信息處理的角度看，這種觀點存在很大的問題，與電子商務相關的三種神話是：

神話1：知識管理技術能在適當的時間將適當的知識和信息傳遞給適當的人。應該說這種觀點只適合過時的商業模式;在相對穩定的市場中業務呈現增量變化，高級主管們能通過檢查歷史數據預測發展趨勢。但信息時代的商務模式發生了根本性的變化，必須以更靈活的方式應付，而不可能建立一套系統去對什么時間什么人需要什么信息作出預測。

神話2：知識管理技術能存儲知識員工的智能和業務經驗。數據庫和群件技術能存儲一些零碎數據，但目前還無法存儲有意義的決策模式；而且信息特別是知識與應用環境密切相關，同樣的信息在不同時間或環境中不同人會有不同反映。存儲知識需要知識型員工有分享知識的愿望和將知識明確表達出來的能力，后一個過程太難實現。

神話3：知識管理技術能有效實現知識員工經驗和知識的傳播。這種論斷也是建立在預測信息需求的基礎上。雖然信息技術能協助員工交換零星信息，但在一些重要的商業決策中不能有效進行包含復雜數據結構的通信。從另一個角度看，即使有編譯好的數據信息，也不能保證每位員工愿意利用。過去的研究表明盡管有內容詳實的報告和數據庫，大部分高級經理都喜歡通過與他們認為知識淵博的人探討交互過程來決策。僅以一種統一的方式保存數據有利于理解信息，但妨礙了商務模式的創新，也不利于知識庫的更新和新知識的創造。

5向切實可行的知識管理邁進

將知識管理同技術緊密聯系到一起只會對計算機硬軟件廠商產生好處。最近《首席信息官》雜志的一份訪談錄中提到“過多強調技術會迷失關鍵成功因素”。幾年前Intranet、LotusNoes和微軟的MS-Exchange被看作是知識管理的基本工具，現在技術上談的更多的是知識門戶、智能和基于“推送”的技術(push-basedtechnologies)；盡管技術上有了很大的發展，大部分組織還是在尋找一些簡單問題的答案：如何撲獲、存儲和轉移知識？如何確保知識工作者共享知識？為了找到答案，組織必須清楚知識和信息的區別，這種區別不僅僅是語義上的，而對企業信息過量環境中的成功具有決定意義。前一段時間很多媒體和網絡主管爭奪“眼球”、“注意力”和虛擬社區，在電子商務時代真正稀缺的資源不是信息，而是人的注意力。因此要很好地利用已有知識進行創造和創新、把知識成功應用到具有市場的新產品和服務中去。知識管理能通過結合數據、信息技術的處理能力和人的創造創新能力，提高組織在非連續性變化環境中的生存能力、適應性和競爭能力。

與傳統方式不同，這個定義從知識管理產出的角度分析了與商務模式創新的關系。隨著信息技術的快速發展，企業會有很多選擇來實施電子商務戰略，如客戶關系管理（SCM）、供應鏈管理系統（SCM）和銷售鏈管理等。

6根據電子商務戰略實施知識管理

目前對知識管理的理解很多是基于過時的商務模型，這會對電子商務產生負面影響。下表說明了商務模型的變化和發展。為此，我們必須重新分析知識管理的基本假設，調整相應戰略以適應新電子商務的需要。

傳統商務電子商務

商務戰略預測提高應變能力

信息技術集中式分散式

高層管理的角色順從自我控制

組織知識過程應用創造與更新

公司資產有形資產無形資產

組織設計結構化適度“混亂”

6.1商務戰略的轉變

商務市場的發展變化要求從不同角度理解計算機系統的輸出信息。與傳統強調和依靠長期預測不同，在“新”世界開展商務要多用“場景規劃”（scenarioplanning）之類的技術理解未來的演變。但這并不是是說要完全消除組織的計劃，而是利用場景模擬來發現備選方案的局限性。組織仍會制定計劃，但不會完全依賴這些計劃，這種觀點在一些新誕生的、基于Intranet的公司中更明顯，這些公司經常會審查其商業模式，敏銳地觀察市場并積極響應是成功企業的共同特征，它們也能更快地創造知識，發現“商務理論”與動態變化環境的差異。

6.2技術使用模式的轉變

隨著信息化程度的增加，很多企業將一些規律的日常辦公流程電子化到信息系統中，這些流程一般采取“最佳實踐”的形式。但用靜態的計算機系統描述動態商務環境的流程往往使業務處理不太靈活。隨著商務環境非連續、跳躍式變化，信息系統往往成為組織進化的障礙。我們必須考慮設計能適應商務環境動態變化的信息系統。動態定價系統、比較購物就考慮了市場數據的動態發展和變化；但這樣的系統仍需要按結構化方式具體表示市場數據。不論是外購還是自行開發，都要有效協調現有技術和新技術，跟上商務環境的快速變化和發展。

邁肯錫的觀點是：企業信息系統必須從支持事務處理、集成商務邏輯和工作流向支持員工通訊和在線學習的系統轉移。這種柔性技術和系統才能支持實踐社區（communitiesofpractice,cop），由組織雇員和外界專家組成的非結構化或半結構化的網絡。毫無疑問，建設虛擬的消費者社區是要優先考慮的，福特和通用汽車就是這樣做的。

6.3高層管理角色的轉變

管理學學者和經理們不再過多強調業務開展的慣例，因為命令-控制系統和慣例往往不能適應商務環境的劇烈變化。高層經理要從命令-控制的角色向“感覺和響應”轉移。如果說知識在信念和承諾方面區別于信息的話，組織應重點強調員工對組織遠景的承諾，而不是強求適應規則和所謂的“最佳實踐”。

高層經理應把組織看作員工社區，這種社區能產生不同信息，還要讓他們訪問組織信息。這一點非常重要，因為商務環境快速變化，高級經理的決策和底層實施是分開的。對信息存在多種不同理解可有多種方案響應業務環境的動態改變。

6.4組織知識過程的轉變

通過信息技術實現最佳實踐有利于處理可預料的環境，在信息系統的早期階段就要開發最佳實踐。但商務環境的快速變化往往要求“做正確的事情，而不一定保證所做事情正確”。在重新評價關鍵假設的基礎上，重點要強調更新現有知識、創造新知識并在商務中應用，而不是傳統“舊經濟”中在知識庫中存儲知識，需要知識的人從知識庫取出后再加上重新理解的過程。

傳統信息處理模型在給定一個問題后往往基于業務環境尋求解決方案。相反，在新環境中要從當前已有知識尋求解決方案，個人會從處理模型得出不同結論，但組織的遠景規劃確保了這些不同的理解向一個方向發展。

6.5組織資產的轉移

彼德.德魯克認為知識對個人、對經濟都是最寶貴的資產，傳統的經濟要素包括土地、勞動力和資本都沒有消失，只是變得次要了，很多組織在重新評估其資產。現實中一些網絡企業的實際有形資產有限，但獲得了數倍于傳統企業的價值。傳統的計量方法不能有效度量知識資產的價值，網絡公司和其它信息技術企業的成功來源于“回報增加”。傳統生產因素受規模和范圍的限制呈現邊際收益遞減的傾向，相反信息資產和知識資產遵循不同的經濟規律而表現出收益遞增的傾向。這是因為知識“外化”的結果，隨著用戶網絡成員的增加，企業提供了更多的服務，也就創造了更多的價值。

6.6組織設計的轉變

傳統經濟遵循控制結構，新的商務環境要求組織保持適當“混亂”，就象凱利在《失去控制》一書中描述的缺乏固定結構和外部控制。這種組織只有少量規則、一些信息和大量的自由。在新的商務環境中，知識管理系統的設計者能進行“自我設計”，在分析問題的基礎上提出解決方案，并重新評估和審視方案的產生過程。這樣通過鼓勵實驗、重新思考，這種過程促進了行動反思和新知識創造。通過這種方式質疑所有假設，不是遵循傳統的最佳實踐而是尋求更好、更適合動態環境的解決方案。

7結論

第3篇

電子商務是指企業利用信息技術手段實現商務及運作管理的整個過程。電子商務縮短了生產者和消費者的距離，使交易雙方面臨的商業機會迅速擴大。實際上，網絡就是一個規模無比龐大的虛擬市場，參與交易的成員可以覆蓋全球。電子商務可以為消費者提供個性化的、可定制的服務。通過生產者和消費者直接在網絡上進行交流，生產者可以迅速地對消費者的要求做出反應，還可以分析消費者的潛在需求是什么，進而主動地滿足消費者的要求，實現一對一的市場營銷。開展電子商務可以為生產者提供可視化的供應鏈，減少產品庫存積壓，實現敏捷生產。

電子商務包括4個組成部分：一是企業與消費者(公眾)之間的電子交易(B2C)；二是企業與企業之間的電子交易(B2B)；三是企業與政府之間的電子交易(B2G)，如政府采購；四是消費者(公眾)與消費者(公眾)之間的電子交易(C2C)。類似地，電子政務也包括4個組成部分：一是政府部門內部的電子化和網絡化辦公；二是政府部門之間通過計算機網絡進行信息共享和實時通信；三是政府部門通過網絡與企業進行雙向的信息交流；四是政府部門通過網絡與公眾進行雙向的信息交流。一個完整的電子政務系統，應當是上述這4類系統的有機結合。

國際互聯網的出現為電子商務奠定了技術基礎，廣大企業對國際互聯網抱以巨大的希望，電子商務一時間成為眾所周知的名詞。面對電子商務的發展，政府也必須做出相應的反應。實際上，電子商務是電子政務的一個原動力之一。例如聯想的企業資源規劃(ERP)系統做得很好，但是聯想的電子商務體系與中國的金融體系、稅收體系、海關體系無法很好地對接，因此發展電子商務要求政府行政改革與時俱進，發展電子政務。

新經濟飛速發展的特征要求政府對新經濟有敏銳的洞察力，政府不僅要及早介入電子商務，參與實踐，而且要主動為電子商務營造安全、有序、合理的商務環境，新經濟時代賦予了政府新的經濟內涵。

電子政務與電子商務的支撐體系是“同構”的。開展電子政務的前提是政府實現信息化，開展電子商務的前提是企業實現信息化。電子政務是政府對政府部門內部、其他政府部門、企業與公眾進行管理和服務的電子化、網絡化。同樣，電子商務是企業對企業內部、其他相關企業、政府機構以及普通消費者(公眾)進行管理和服務的電子化、網絡化商務活動。電子政務與電子商務的交集就是政府與企業的信息接口。電子政務的開展離不開電子商務的支持，反過來，電子商務的開展也離不開電子政務的支持。因此電子政務與電子商務是相輔相成的。正是由于電子政務與電子商務存在上述密切關系，所以我們認為電子政務與電子商務的支撐體系是“同構”的。電子政務與電子商務的支撐體系的“同構”關系具體體現在以下幾個方面：

(1)政務流程再造(GPR)與商務流程再造(BPR）。企業為了在信息社會和市場經濟條件下更好地運作，要求對以前的業務流程進行重新組合和更新改造，這就是商務流程再造；同樣，政府為了利用信息技術提高辦事效率和社會服務水平，也要對傳統政府行政管理和服務業務流程進行重新組合和更新改造，這就是政務流程再造。

(2)政府資源規劃(GRP)與企業資源規劃(ERP）。企業為了提高市場競爭力，要求對企業的內部和外部所有可用資源進行優化配置，以加快對市場的反應，這就是企業資源規劃；同樣，政府為了節約運轉成本，提高政務的處理效率，也要考慮如何對政府的資源進行優化配置，這就是政府資源規劃。

(3)政府關系管理(GRM)與客戶關系管理(CRM）。企業為了在市場銷售中吸引顧客、留住顧客、不斷升級顧客，提供個性化的服務，就要利用信息技術對企業與企業的客戶之間的關系進行維護、管理和更新，這就是客戶關系管理；雖然政府與企業的實際情況差異很大，但是政府的重要職能就是對社會進行管理和提供公共服務。政府要樹立良好的政府形象，也要采用信息技術提升對社會進行管理和提供公共服務的能力，這就是政府關系管理。

(4)政府供應鏈管理(GSCM)與企業供應鏈管理(ESCM）。企業為了有效滿足客戶需求，要聯合企業上游和企業下游的合作伙伴，同時利用信息技術對原材料、燃料等采購以及產品供貨進行管理，這就是企業供應鏈管理。雖然政府沒有必要像企業那樣，但是政府部門作為一個實體單位，必然要求采購物資以滿足政府部門正常運轉的物資供應，如辦公設備、燃料、電力等，并對物資采購進行信息化管理，這就是政府供應鏈管理。此外，如果我們把政府的文件流轉看作一種特殊的供應鏈形式的話，那么企業供應鏈管理的一些方法和手段就可以變通地應用到政府業務流程管理當中。

(5)企業信息門戶(EIP)與政府信息門戶(GIP)。企業為了方便與外界的互動式信息交流，以便快速獲取外界信息以及提高企業的辦事效率，要建立企業信息的門戶網站，這就是企業信息門戶；同樣，政府為了方便與外界的互動式信息交流，以便快速獲取外界信息以及提高政府的辦事效率，要建立政務信息的門戶網站，這就是政府信息門戶。

(6)協同商務(CC)與協同政務(CG)。為了在市場競爭中實現雙贏甚至多贏，相關企業就要利用信息技術進行互動交流，聯合起來開展電子商務，這就是協同商務。由于企業或個人要辦理的許多事情要與多個政府部門打交道，傳統政務方式是讓企業或個人串行式地跑腿，現在政府可以利用信息技術開展協同辦公，企業或個人只要在一個網絡入口填寫一份電子表格就行了，剩下的事情由相關政府部門進行協同辦公處理。這樣不但可以提高政府辦事效率，而且可以減少企業或個人的開銷，這就是協同政務。協同商務是電子商務的發展趨勢，同樣，協同政務也是電子政務的發展趨勢。