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【關(guān)鍵詞】工作計劃 科學(xué)管理
一、部門(單位)簡介
博州公司作為業(yè)務(wù)密集型單位,除了要做好電網(wǎng)方式安排、二次專業(yè)管理、電網(wǎng)事故搶修指揮、新能源廠站調(diào)度等業(yè)務(wù)工作,還要服從省調(diào)和公司其他生產(chǎn)管理部門的各項工作要求,工作量大、業(yè)務(wù)種類繁多,稍有計劃不周,就會出現(xiàn)工作任務(wù)未按時完成,造成上級部門的考核;所以工作計劃制定是否得當(dāng)、科學(xué),管理部門是否動態(tài)跟蹤基層單位工作計劃完成情況,對完成情況是否進(jìn)行督辦,都是目前基層單位存在的問題。
二、具體問題描述
(一)工作計劃制定顆粒度不夠精細(xì)、全面,工作計劃制定流于形式
年度工作計劃的科學(xué)制定與否直接決定著來年各項工作任務(wù)的完成效率。基層單位的年度工作計劃應(yīng)總結(jié)本年度工作中存在的問題和短板制定來年工作思路,再將上級部門下達(dá)的重點工作任務(wù)納入其中,這樣制定出的工作計劃才基本全面。可現(xiàn)實呢,往往是不結(jié)合自身實際提出下一年工作思路,等靠上級單位下發(fā)全年重點工作任務(wù),從源頭上忽略了自身存在的短板,然而上級單位下發(fā)的重點工作往往具有廣泛性、代表性,這樣制定出的年度工作計劃不夠全面,流于形式。
目前,各部門上報的工作計劃大致有周、月、年度及專項工作計劃,除了少數(shù)部門需要上報日計劃外,工作計劃上報周期顆粒度已經(jīng)比較精細(xì),就周工作計劃來說,應(yīng)該是從年度、月度工作計劃及臨時工作計劃分解而來,但現(xiàn)實情況很難做到這一點,更多的是制定周工作計劃時,眼光只放在下周,甚至沒有將月度計劃體現(xiàn)出來,更不用說臨時重點工作,周工作計劃是部門、單位的最小工作計劃顆粒,是能否完成全年重點工作任務(wù)的關(guān)鍵點,還是各部門單位進(jìn)行年終總結(jié)的重要資料;工作計劃制定沒有層次,未對省公司、地州公司工作以及部門日常工作重要性進(jìn)行劃分,造成基層單位工作沒有重點,沒有方向,表現(xiàn)為上報的工作計劃只有日常工作及不需要各部門配合完成的工作,這就是制定工作計劃時未提前謀劃引起的,在基層單位屢見不鮮,已經(jīng)嚴(yán)重影響工作效率。
(二)計劃完成情況未形成監(jiān)督、考核閉環(huán)管理
對于工作計劃的監(jiān)督和考核應(yīng)該是確保公司各項任務(wù)和指標(biāo)完成的重中之重,目前并未形成閉環(huán)管理機(jī)制,往往對于工作計劃都是缺少督辦,只注重考核,對于未完成工作任務(wù)引起的考核都是隨著考核的結(jié)束而結(jié)束,未對考核原因進(jìn)行分析評估,這些都是工作計劃完成情況監(jiān)督、考核閉環(huán)管理體系缺失造成的,是影響計劃制定剛性、影響工作效率的主要矛盾之一。
(三)工作計劃完成情況反饋、監(jiān)督處于托管狀態(tài)
工作計劃完成情況的監(jiān)督是一個動態(tài)的過程。基層工作計劃管理部門大多存在只注重工作安排,輕于工作任務(wù)過程管控的現(xiàn)象,往往造成工作計劃處于托管狀態(tài),影響年度工作任務(wù)完成率,會對公司造成業(yè)績考核風(fēng)險;工作計劃執(zhí)行單位大多存在等靠思想,不主動上報、反饋工作計劃完成情況,久而久之形成了上級安排的工作只要沒人過問,只要沒有考核沒干完也沒有太大影響,極大地破壞了工作計劃的執(zhí)行剛性,對形成好的工作習(xí)慣產(chǎn)生了非常不利的影響。基層管理部門對于工作計劃完成情況沒有進(jìn)行持續(xù)跟蹤,不了解重點工作完成進(jìn)度,沒有對未完成計劃工作的部門或單位進(jìn)行考核,或者是不了解工作未完成的原因,這些都是工作計劃處于托管狀態(tài)的體現(xiàn)。
三、解決問題的思路和方法
(一)利用星級區(qū)分工作計劃重要層級
基擁ノ灰在年初要對各項工作進(jìn)行梳理,按照省公司重點專項工作、省公司一般工作、公司“兩會”或?qū)m椫攸c工作、公司一般工作或部門重點工作、部門或單位一般工作(臨時工作也按照以上等級區(qū)分),按照重要程度依次設(shè)置為五、四、三、二、一顆星,在制定計劃時就通過星級對工作的重要程度進(jìn)行區(qū)分,這樣有利于基層單位有的放矢、抓住重點,將工作計劃上報至管理部門,對于管理部門也是一種提醒,形成管理部門與基層單位良好的業(yè)務(wù)溝通體系。
(二)利用24“節(jié)氣”表分解月度重點工作
各單位可以利用24“節(jié)氣”表將上級和本公司年度重點工作分解至每月,加上上一年制定的重點工作思路,再將臨時下達(dá)的重點工作任務(wù)滾動列入節(jié)氣表中,每一個“節(jié)氣”間根據(jù)實際情況安排2-3項重點工作,這樣全年的重點工作任務(wù)在年初基本制定完成,將制定好的月度工作計劃再分解到每周,這樣就達(dá)到了年度計劃分解至月、周度計劃的目的,形成了工作計劃閉環(huán)管理機(jī)制,避免了遺漏重點工作引起的風(fēng)險。
(三)加強(qiáng)工作計劃完成情況過程及考核監(jiān)督管理
管理部門對于未完成的工作任務(wù)要格外注意,一定要搞清楚工作未完成的原因,如果是由于人員責(zé)任心造成的一定要加重考核,并要求責(zé)任人限期完成工作計劃;對于少數(shù)確實由于不可抗力造成的可以不予考核,但事后一定要盡快制定后續(xù)工作措施,盡量將不利影響降到最低。基層單位、部門要主動向上級部門匯報工作進(jìn)展情況,按時上報工作完成情況的佐證材料,對于工作中存在的問題要及時與上級部門溝通,爭取問題解決的時間,盡量在計劃時間內(nèi)完成工作,養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。
四、效果分析和經(jīng)驗總結(jié)
【關(guān)鍵詞】計劃管理 督查督辦
一、具體問題描述
(一)計劃制定顆粒度不夠精細(xì)、不夠全面
對于基層單位而言,工作計劃的制定是否精細(xì)、全面直接影響了地市供電公司年度重點工作任務(wù)或重要指標(biāo)的完成情況。隨著國家電網(wǎng)公司管理更加精細(xì)化、科學(xué)化,基層單位作為一項工作任務(wù)的重要參與環(huán)節(jié),對于管理部門下發(fā)的各項工作任務(wù)如果沒有形成動態(tài)的管理機(jī)制,想要全部兼顧確實很難。
每一年年初國網(wǎng)公司、新疆公司各專業(yè)都會下達(dá)年度重點工作任務(wù),將全年的工作方向傳達(dá)到基層,基層單位應(yīng)該結(jié)合自身實際,制定適合自己部門的年度工作計劃,可現(xiàn)實呢,往往是不結(jié)合自身實際提出下一年工作思路,等靠上級單位下發(fā)全年重點工作任務(wù),從源頭上忽略了自身存在的短板,并沒有把自身存在的不足和需要提升的工作列入下一年的工作任務(wù)中,上級單位下發(fā)的重點工作具有廣泛性、代表性,基層單位除了遵照執(zhí)行外還應(yīng)將自己的重點工作補(bǔ)充進(jìn)去,不能在制定計劃的開始就流于形式。
(二)計劃完成情況未形成監(jiān)督、考核閉環(huán)管理
對于工作計劃的監(jiān)督和考核應(yīng)是確保公司各項任務(wù)和指標(biāo)完成的重中之重,但目前并未形成閉環(huán)管理機(jī)制,往往對于工作計劃都是缺少督辦,只注重考核,對于未完成工作任務(wù)引起的考核都是隨著考核的結(jié)束而結(jié)束,未對考核原因進(jìn)行分析評估,這些都是工作計劃完成情況監(jiān)督、考核閉環(huán)管理體系缺失造成的,是影響計劃制定剛性、影響工作效率的主要因素之一。
(三)工作計劃完成情況未進(jìn)行循環(huán)持續(xù)跟蹤
工作計劃完成情況的監(jiān)督是一個動態(tài)的過程。基層工作計劃管理部門大多存在只注重工作安排,輕于工作任務(wù)過程管控的現(xiàn)象,往往造成工作計劃處于托管狀態(tài),影響年度工作任務(wù)完成率,會對公司造成業(yè)績考核風(fēng)險;工作計劃執(zhí)行單位大多存在等靠思想,不主動上報、反饋工作計劃完成情況,對監(jiān)管部督辦計劃完成情況造成了較大影響。
二、解決問題的思路和方法
(一)科學(xué)制定下一年度工作思路和計劃
對于各部門和單位而言,在每一年的年底總結(jié)一年工作成績和不足時,如何科學(xué)、準(zhǔn)確的制定下一年的工作思路是一個至關(guān)重要的工作。首先積極與上級管理部門溝通,制定下一年的工作思路。為了更好地配合上級管理部門的各項工作,作為基層單位必須提前了解上級部門來年的重點工作思路,將其列入公司或部門的年度重點工作計劃;其次要從主要業(yè)績考核、專業(yè)管理以及同業(yè)對標(biāo)等指標(biāo)入手,查找不足和缺陷,將指標(biāo)落后原因分析出來,由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭,制定年度指標(biāo)提升計劃,分解到部門周、月度工作計劃中,分解到部門負(fù)責(zé)人、指標(biāo)專責(zé)人,層層管控指標(biāo),確保指標(biāo)提升計劃完成。
(二)利用星級區(qū)分工作計劃重要層級
基層單位要在年初對各項工作進(jìn)行梳理,根據(jù)省公司、公司、部門級安排的重點專項工作、一般工作、公司“兩會”安排的專項重點工作、一般工作(臨時工作也按照以上等級區(qū)分),按照重要程度依次設(shè)置為五、四、三、二、一顆星,在制定計劃時就通過星級對工作的重要程度進(jìn)行區(qū)分,這樣有利于基層單位有的放矢、抓住重點,將工作計劃上報至管理部門,對于管理部門也是一種提醒,形成管理部門與基層單位良好的業(yè)務(wù)溝通體系。
(三)利用“二十四”節(jié)氣表分解月度重點工作
各單位可以利用“二十四”節(jié)氣表將上級和本公司年度重點工作任務(wù)分解至每月,加上上一年制定的工作思路,再將臨時下達(dá)的重點工作任務(wù)滾動列入節(jié)氣表中,每一個節(jié)氣間根據(jù)實際情況安排3-5項重點工作,這樣全年的重點工作任務(wù)在年初基本制定完成,將制定好的月度工作計劃再分解到每周,這樣就達(dá)到了年度計劃分解至月、周度計劃的目的,形成了工作計劃閉環(huán)管理機(jī)制,避免了遺漏重點工作引起的考核風(fēng)險。
(四)四個“圍著轉(zhuǎn)”加強(qiáng)督查督辦管理 提升重點工作質(zhì)效
辦公室把督查督辦工作作為確保政令暢通的一項重要工作,按照統(tǒng)一管理、突出重點、分工協(xié)作、務(wù)求實效的原則開展工作,并堅持做到“四個圍繞”:一是緊緊圍繞著問題轉(zhuǎn)――問題不解決,督辦不終斷;二是緊緊圍繞著中心轉(zhuǎn)――公司中心工作有需求,督辦工作不懈怠;三是緊緊圍繞著重點轉(zhuǎn)――年度工作任務(wù)重點在哪里,哪里就要有督辦;四是緊緊圍繞著會議轉(zhuǎn)――會議有部署,任務(wù)責(zé)任速分解,跟蹤督辦要到位。通過四個“圍著轉(zhuǎn)”,把領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心關(guān)注的“急事”,影響公司安全和穩(wěn)定的“大事”及時督辦,確保了督辦工作督到位、落得實。充分發(fā)揮好辦公室的參謀助手作用,強(qiáng)化執(zhí)行力建設(shè),確保政令暢通。
三、解決問題的實踐過程描述
宜陽局在工作實踐中,結(jié)合自身實際,摸索出了一套以過程控制為主線的計劃管理方法,同時要求主要業(yè)務(wù)部室調(diào)度所、營銷部、財務(wù)部,對主要指標(biāo)、重要工作、階段性重點工作,分日、周、月填報報表,如:《日負(fù)荷及電網(wǎng)異常情況月報表》、《受理新增用戶、業(yè)擴(kuò)增容用戶及大宗工業(yè)用戶報停情況統(tǒng)計表》、《IC卡用戶電費明細(xì)統(tǒng)計表》、《重點工作進(jìn)度表》等報表,以便及時發(fā)現(xiàn)管理上存在的問題,并由專業(yè)管理部室跟蹤落實考核。
計劃管理,就是以目標(biāo)責(zé)任書、年度工作計劃為依據(jù),實施對工作計劃、周工作計劃進(jìn)行過程跟蹤,加強(qiáng)各項計劃指標(biāo)的綜合平衡,做好目標(biāo)計劃的分解落實、跟蹤分析和過程控制,以加強(qiáng)工作落實、責(zé)任追究,起到跟蹤問效的作用。在年度計劃管理上,按專業(yè)分類編制年度專業(yè)工作計劃和工作目標(biāo),詳列主管領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任人、完成時間,年計劃一經(jīng)審定、下發(fā),嚴(yán)格執(zhí)行。結(jié)合年度工作計劃認(rèn)真制定月度工作計劃、將市公司、縣委政府、局領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時性工作列入月工作計劃,達(dá)到月度工作計劃涵蓋局全部工作,工作計劃列入率100%,月底以月度工作計劃為依據(jù)進(jìn)行檢查落實,落實率100%。每周及時、全面編制周工作計劃,發(fā)揮計劃工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和控制作用。
在實施計劃管理的基礎(chǔ)上,針對各生產(chǎn)班組在生產(chǎn)設(shè)備管理上,只注重應(yīng)急缺陷處理,不注重原因分析,以送電為目的,以致發(fā)生重復(fù)跳閘、停電,影響供電可靠性,浪費人力、物力,專業(yè)管理部門收集數(shù)據(jù)不全,無法綜合分析的問題,調(diào)度通訊所以電網(wǎng)實際運行的情況填報《日負(fù)荷及電網(wǎng)異常情況月報表》內(nèi)容涵蓋線路跳閘情況(原因、停電時間、處理人)、電網(wǎng)存在問題等項目,次日10時前通過辦公自動化向局領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門報送。生產(chǎn)技術(shù)部、安全監(jiān)察部每周跟蹤、落實真實原因及處理進(jìn)度,企業(yè)管理部月度進(jìn)行落實考核。
針對業(yè)擴(kuò)管理上從受理用戶、工程施工、接火用電等環(huán)節(jié)容易脫節(jié)的現(xiàn)象,以及大工業(yè)用戶的暫停、恢復(fù)這些關(guān)鍵部位的人為因素較多,容易造成企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失和社會的負(fù)面影響,企管部結(jié)合本局實際制定《受理新增用戶、業(yè)擴(kuò)增容用戶及大宗工業(yè)用戶報停情況統(tǒng)計表》,每周由營業(yè)大廳業(yè)擴(kuò)專責(zé)將本周的業(yè)擴(kuò)受理情況、大宗用戶報停情況及業(yè)擴(kuò)管理上存在的問題通過報表向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部室,營銷部根據(jù)此表分析,督促各相關(guān)單位在規(guī)定時間內(nèi)完成本單位負(fù)責(zé)的業(yè)擴(kuò)相關(guān)工作,企管部憑借此表,對未能在規(guī)定時間完成工作的納入月度考核。