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一、現狀及問題
目前,很多企業在標準化采購工作上主要存在著以下問題,需要加以完善和改進。一是標準化采購工作的協同推進機制還不完善,考核評價機制還沒有建立,設計部門、物資部門、用戶單位相互割裂,沒有形成工作合力,標準化采購工作推進難度大。二是物資需求分散,物料“萬國牌”問題突出,無法集成需求批量。三是現有物料編碼數量龐大,一物多碼,一碼多物,非自然屬性的個性化編碼多。四是物資采購業務和管理信息系統沒有有效整合,業務操作仍然繁鎖,工作效率低。
二、措施及建議
1.需求標準化方面
(1)抓好日常生產需求標準化。需求主要來源于工程項目和日常生產,目前工程項目標準化建設已逐步實施,建議日常生產也應像工程項目一樣,設立標準化機構和組織,建立考核機制,否則會制約今后標準化的推進。
①對于生產檢維修和大修物資,盡可能統一主機選型,完善備件清單,減少非標物資計劃提報;對通用性程度較差的生產性物資,在后續更換供應過程中盡量統一選型。
②對一般通用物資,按照“歸類產品性能、還原產品本質”的原則,統一規范產品名稱和技術標準,解決同類產品非標參數繁多、命名不規范的問題,推進產品規格型號和品牌數量的整合優化,減少需求提報“萬國牌”現象。
(2)抓好工程項目建設標準化
①項目申報單位在在開展可行性研究、總體設計、基礎設計審查等相關環節,要加強標準化設計內容審查,賦予物資部門項目會簽權。項目采購策略編制中,將工程項目所需設備材料的標準化工作列入策略審核的重要內容之一。
②項目竣工后,要將項目的標準化成果固化為生產裝置及系統單元工程建設標準化內容。對已經實施標準化的,應出臺項目標準化審查制度,各設計院必須按要求統一執行,同時要有獎懲措施。
③對已有的裝置設計方案進行清理、歸類、優化,設計單位要統一標準,固化成標準設計方案,逐步形成標準裝置設計手冊。
(3)抓好成套設備的標準化。成套設備在工程項目中經常出現,由于不是由設計院設計,而是由供應商設計,如果不提前規劃,備品備件就會五花八門,標準化采購就會成為空話。建議成立專門小組,梳理標準化系列,對于以打包形式采購的成套設備,要求供應商按照企業統一工程規定進行設計,提高標準化程度。
2.采購標準化方面
(1)推進采購技術標準化
①編制采購標準化手冊,將成熟的采購技術條件規范、企業標準化設計成果、標準化管理程序等內容匯編成冊,強化企業執行意識,推進標準化成果在物資采購中的應用。
②建立健全企業采購技術條件規范。收集整理工程項目、重要關鍵裝置的采購技術條件、采購技術要求,通過開展技術評審,統一技術選型和產品配置,統一生產檢驗標準,匯編形成一整套的采購技術條件規范。
(2)推進技術協議標準化。技術協議是采購的重要依據,目前各企業、各院所技術協議格式均不統一,在技術交流中扯皮事情較多,給物資訂貨帶來很大困難。另外,在技術協議簽訂過程中有關制造商交付給設計方的前期資料不統一,對處于被動狀態的供應商,設計方隨時可以更改需求,往往也成為設計不能按時交付資料的借口,使物資采購處于被動。應加快各訂貨技術規范的建立,同時規范相關技術資料的交付明細與時間。
3.管理標準化方面
(1)實現制度流程標準化。做好對管理制度體系、制度執行情況進行診斷評審、修訂完善,確保制度體系全覆蓋、全過程,簡約規范、實用有效。
(2)基礎資料標準化。對供應商考察選用標準、招標書、評標標準、協議文本等,統一進行流程固化、剛性執行,加強規范操作、提高效率。
(3)實現績效考核標準化。就是要建立一套標準化的業務運行考核體系,統一考核程序、檢查方法和評價標準,推進物資工作一套制度執行、一個辦法考核、一個標尺衡量,對標準化采購工作成效進行評估。
(4)實現基本信息標準化。在推進統計數據標準化工作中,應該對物資供應管理的常用名詞、指標、計算方法、數據采集,制定規范化、標準化的解釋和釋義,保證數據來源、指標計算、數據統計準確、真實、可靠。
4.信息標準化方面
(1)建立標準化的業務操作平臺。整合企業電子系統的操作界面,建立統一、規范的工作平臺,確保業務操作在一個界面,使業務操作程序化、簡單化,確保業務流轉順暢、高效。
關鍵詞:物資供應 計劃采購人員 輪崗工作
大唐太原第二熱電廠物資供應部計劃采購崗位人員構成分別由老、中、青三組年齡構成,從事采購計劃崗位時間較長的計劃員對采購業務相對熟悉程度較高,同時也暴露出維持現狀求穩,不求上進心態明顯;中間層計劃員對本崗位工作積極性高,接收新事物能力相對較強;新生代計劃員文化程度較高,接收新事物快,但對物資采購工作還處于積累學習階段等不同類型的矛盾,需要在今后的工作中不斷改進和提高。隨著我廠現場主輔設備的不斷改建、擴建及升級改造,市場供需關系、采購理念的不斷更新,特別是在2012年使用集團公司財務一體化系統后,對原有的采購流程和采購理念形成較大沖擊,需要所有計劃員都要在不斷學習中提高自己的業務能力,以滿足日常采購工作需求。雖然從事物資計劃采購崗位人員工作分工長期不變,供貨商相對固定,采購工作得心應手,但管控和預防滋生腐敗還是存在一定隱患和漏洞,也不利于對采購人員的能力發掘和培養。要改變崗位分工長期不變的弊端,需要按照本部門采購計劃人員輪崗制度定期對以上人員進行輪崗。
1 采購計劃人員輪崗的必要性
根據本人對輪崗工作的認識,從以下幾方面進行分析:
1.1 通過崗位輪換,實現人員儲備 由于物資計劃采購崗位的特殊性,需要從事該崗位人員擁有豐富的現場工作經驗和采購業務知識,通過對采購計劃崗位的輪換可以積累更多的采購經驗。通過輪崗的形式,給員工更多的學習機會,激勵采購計劃崗位人員根據不同分工而面對不同采購內容和供貨商,實現一崗多能,為今后優化采購計劃崗位結構,盡快適應現場設備的不斷更新和市場供需形式的變化。
1.2 通過崗位輪換,實現內部有效溝通促進工作效率。通過計劃采購人員在部門內部的輪崗,能夠實現物資采購信息的共享,增進了各個崗位之間的相互了解,幫助員工在各個崗位之間換位思考,使自己面對不同的專業、不同的物資采購類別,與更多供貨商進行溝通,擴大了采購業務范圍,提高了采購業務能力。
1.3 通過崗位輪換,制約腐敗現象產生。實施計劃采購人員崗位輪換打破采購分工長期固定不變的模式,也是物資供應部門防腐倡廉的直接手段。一個人長期固守一個崗位,表面上是采購業務較為熟悉,其實容易出現采購業務面狹小,對市場了解出現空白。特別是計劃采購人員崗位的“穩定”,極易出現固步自封,居功自傲,放松自我要求的現象,與部分長期固定供貨商容易形成利益鏈,對個人成長顯然不利。甚至有的人滑向貪污腐化的深淵,不僅給個人和家庭造成損失,而且對單位和國家的事業也會造成巨大損失。
1.4 通過崗位輪換,部門實現知人善任。每一次采購計劃分工的調整,都是一次學習的機會,更是一種挑戰。員工在輪崗制度中體驗不同分工條件下的工作特點,不斷豐富自身的采購業務知識。隨著采購內容、服務對象、供貨商的定時更新,得到更多的鍛煉學習機會,進一步發揮個人在從事采購計劃崗位的潛能,掌握更多的采購業務相關知識和業務技巧,從長遠講,對本部門的采購計劃人員的培養起到了促進作用。
2 采購計劃崗位輪崗后存在的問題及對策
2.1 輪崗后的人員對新崗位分工適應期過長。很多員工長期從事一項工作,腦海工作模式程序化,很可能拒絕或抵觸輪崗工作;對調整分工后出現的重新學習,重新熟悉市場的情況不適應,也不愿去面對。針對以上情況,需要在平時的工作中加強對采購計劃人員對分工調整必要性的培訓學習力度,在輪崗后,能夠盡快適應新崗位,勝任新崗位工作。另一方面,崗位輪換后,職工出現的消極怠工等現象也是對新崗位適應能力差的一種體現,需要不斷加強自身業務能力的提高,盡快滿足新崗位的要求。既是對所有采購計劃崗位的人員也是一種激勵倒逼機制,也會提高采購計劃員的學習相關業務知識的積極性和自覺性,形成一種奮發進取,優勝劣汰的良性循環機制。
2.2 崗位輪換前期思維轉換滯后,工作效率低下。加強對采購計劃人員輪崗制度的學習,充分認識到輪崗工作的重要性,對共性的和個性的業務知識的培訓力度進一步常態化,制度化,同時要建立和完善采購資源平臺,實現采購資源的共享,縮短調整崗位后的適應期,盡快進入工作狀態,便于工作的開展,提高工作效率。從而確保物資供應的及時性、準確性、可靠性。使不同年齡層次、從事不同專業分工的采購計劃員的采購業務知識都得到大幅提高。
2.3 輪崗后出現職責空白點,對新崗位分工熟悉程度低。由于目前我部采購計劃的工作經歷、文化程度、本崗位工作經驗參差不齊,要求輪崗制度盡可能做到因人而異,充分發揮每一位現有崗位人員的優點,由淺入深,由易到難,逐步進行專業跨距和業務能力的轉換調整,根據輪崗目標,制訂詳細輪崗計劃。尤其對參加輪崗的崗位、對象、人數、周期、考核評價等工作要考慮全面清晰。其中必須考慮特殊個體的差異,有目的、有計劃、分步驟地實施,做到崗位無縫交接,規范移交,避免出現空白點。
2.4 輪崗使專業跨度過大,短時不能適應新專業采購業務。要減少此類現象的發生就要區分對備品采購計劃和材料計劃員的調整力度,使輪崗工作科學有序進行,避免出現大的波動,影響到生產采購物資的采購,對安全生產造成不良影響。對待備品采購計劃人員的調整一定要對相關業務人員進行考核,必須是具有一定專業知識和本專業工作經歷,對生產系統有一定了解的人員才能勝任備品采購計劃崗位的相關工作。
綜上所述,我們物資部門計劃采購人員輪崗制度要想成為部門培養人、激勵人、保護人的一種好手段,就需認真操作,揚長避短,只要輪崗制度完善,設計合理,操作得法,輪崗工作定是利大于弊,有利于培養綜合人才,提升人才素質,提高企業核心競爭力。
參考文獻:
[1]宋建麗.關于輪崗工作的研究與思考[J].產業與科技論壇,2010(07).
一、認真努力學習,提高思想業務素質
我部深刻認識到搞好物資采購管理執法監察工作,能夠規范物資采購程序,真正實現陽光采購,防范產生各種腐敗行為,起到“保生產、保供應,降成本”的作用,提高公司生產經營效益,促進公司健康持續發展。為此,我部認真學習國家法律法規和路局的工作精神,切實提高思想業務素質,能夠按照路局的工作精神和工作要求,全面做好物資采購管理執法監察工作,促進物資采購管理工作又好又快發展。
二、認真細致扎實,深入開展執法監察工作
1、制定工作計劃,夯實執法監察工作基礎。為搞好物資采購管理執法監察工作,我部在年初召開會議,認真總結以往執法監察工作情況,全面分析近年來在執法監察工作上出現的新情況,在此基礎上,認真制定2015年物資采購管理執法監察工作計劃,明確執法監察工作內容,明確執法監察工作要求,嚴格按照工作計劃開展執法監察工作,確保取得實際成效,以促進物資采購工作健康進行。
2、認真細致扎實,全面開展執法監察工作。我部按照按照路局的工作精神和決策部署,從八個方面對物資采購管理工作進行執法監察。一物資管理制度落實方面。重點監察是否依據《于全面規范和強力推進鐵路企業物資公開招標采購工作的通知》等相關文件要求,建立健全物資采購管理相關制度。二物資需求計劃提報方面。重點監察物資需求計劃提報是否與生產計劃、財務預算相銜接,物資需求計劃質量高不高。三物資信息系統應用方面。重點監察是否嚴格使用物資管理信息系統提報并納入路局物資管理,是否實現權力運行制度+科技的要求。四破解物資采購難題方面。重點監察是否存在化整為零規避招標采購或變相指定供應商的現象,是否存在超越管理權限采購物資情況。五物資采購合同管理方面。重點監察有無不按規定簽訂合同及合同履行不規范問題。六節約成本挖潛提效方面。重點監察有無無預算或超預算額度結算問題。七安全質量責任追究方面。重點監察是否按照誰準入誰負責、誰采購誰負責、誰驗收誰負責的原則,有沒有對發生質量問題的單位和人員實施責任追究。八廉政風險防控落實方面。重點監察是否建立并落實物資采購非招標方式廉政風險點內控機制,是否存在違規違紀行為。
三、重視監察結果,推進物資采購管理工作健康發展