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第1篇

[關(guān)鍵詞]檔案管理模式；改革；時(shí)代需要

一、檔案管理模式的改革，是檔案發(fā)展的迫切需要，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)

檔案工作是一個(gè)基本的服務(wù)工作，為黨和政府的中心工作服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，為廣大人民群眾的根本利益服務(wù)，是檔案工作的可持續(xù)和諧發(fā)展的關(guān)鍵，是開創(chuàng)檔案工作新局面。《中國人民共和國檔案法》是社會(huì)主義檔案事業(yè)發(fā)展的法律保障。《中華人民共和國檔案法》規(guī)定“中央和縣以上的各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收，收集，整理，轄區(qū)內(nèi)的檔案。

二、檔案管理模式改革是眾望所歸

改革開放以來，隨著社會(huì)文化的發(fā)展，檔案事業(yè)也在不斷的發(fā)展。檔案工作在促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展，參與先進(jìn)文化的建設(shè)，為人解惑，對創(chuàng)建和諧社會(huì)做了大量工作，排憂解難，大量的糾紛和矛盾，受到人民群眾的廣泛歡迎，取得了舉世矚目的成就。但是，目前的檔案管理模式已經(jīng)不能跟上社會(huì)發(fā)展的需求，缺陷越來越突出，已成為檔案工作發(fā)展的障礙。主要在以下幾個(gè)方面：一是小而全的管理模式，嚴(yán)重浪費(fèi)。大多數(shù)申請單位規(guī)模比較小，文件，檔案的形成量少，但麻雀雖小，各單位必須建立檔案室，所以需要至少占用1間辦公室，造成設(shè)備、人員的浪費(fèi)，二是工作不到位，管理水平低的。從目前的情況看，檔案室工作水平取決于單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的意識、檔案工作質(zhì)量。檔案工作是一門專業(yè)，但絕大多數(shù)是兼職的檔案管理人員在做，檔案專業(yè)知識的缺乏，工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，這些因素導(dǎo)致檔案工作水平低。現(xiàn)代管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，但目前情況對現(xiàn)代化管理有很大的阻力。因此，基本的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)擠占了檔案管理大多數(shù)時(shí)間，所以他們不能開展工作，提高工作水平。一部分沒有價(jià)值的檔案被劃定為入館的范圍，因此，在接收檔案時(shí)檔案館工作壓力非常大。三是現(xiàn)代化管理進(jìn)程緩慢。檔案現(xiàn)代化管理應(yīng)具備的“身份”和“互換性”，只有水平的基本統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)資源共享。分散管理，單位管理水平參差不齊，實(shí)現(xiàn)資源共享是非常困難的，需要一個(gè)很長的時(shí)間。四是文件、檔案社會(huì)化困難。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人民群眾日益增長的檔案意識，自我保護(hù)意識不斷加強(qiáng)，這將促進(jìn)檔案的利用率，不斷增加的需求。檔案管理難以達(dá)到科學(xué)管理的要求。因此，不能滿足高質(zhì)量的快速的服務(wù)。檔案管理模式改革，它不僅可以減少文件多向輸入，能滿足使用方便；可以節(jié)省人力、物力和財(cái)力，而且還可以減少檔案工作的壓力；可以實(shí)現(xiàn)科學(xué)鑒定，檔案文件的合理分布，并能保證檔案質(zhì)量管理活動(dòng)，根據(jù)實(shí)際法律科學(xué)跟蹤管理。檔案管理模式的高效，緊湊的改革，節(jié)約原則。松散的“小而全”的機(jī)關(guān)檔案室管理模式，快速轉(zhuǎn)化了密集的、科學(xué)、社會(huì)、管理模式的規(guī)模，從而大大提高了工作質(zhì)量，建立檔案工作更廣泛地為社會(huì)服務(wù)。檔案工作的生命力是使用，所以起點(diǎn)和檔案工作的立足點(diǎn)必須是檔案工作利用。舊的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)需要。我們應(yīng)該建立一個(gè)新的模式。檔案管理模式的變革，以適應(yīng)在一個(gè)關(guān)鍵時(shí)期改革和發(fā)展的客觀要求。它反映了人民的根本利益和共同愿望。

三、經(jīng)濟(jì)科技社會(huì)發(fā)展為檔案模式改革創(chuàng)造了條件

隨著經(jīng)濟(jì)全球化步伐的加快，科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，社會(huì)的全面進(jìn)步，創(chuàng)造對檔案管理模式改革的條件。通過各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，提供技術(shù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的金融和其它方面支持。檔案管理模式改革是一個(gè)檔案部門的新任務(wù)新時(shí)代的需求。文件的收集、識別、存儲(chǔ)、檢索、數(shù)字和發(fā)揮檔案管理的全過程，集約化，現(xiàn)代化水平大大提高，社會(huì)服務(wù)功能越來越多樣化，使檔案煥發(fā)出生機(jī)和活力。二是檔案文件已成為全社會(huì)關(guān)注和重視。多年來，檔案披著神秘外衣，普通市民可望不可及，日積月累，成為被遺忘的角落。檔案管理模式改革，走到社會(huì)。在政府方面，公民了解歷史的演變。三是體現(xiàn)以人為本的政府”的執(zhí)政理念，執(zhí)政為民”。這種以人為本理念的變化，重新塑造政府形象，讓老百姓真正感受到政府的關(guān)懷，形成了社會(huì)與政府之間的真正互動(dòng)。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷完善，中國憲法監(jiān)督維護(hù)公民權(quán)利、知情權(quán)和其他合法的權(quán)利和利益的精神，信息管理將成為政府部門的法律功能。在同一時(shí)間。所有的社會(huì)領(lǐng)域也將更加廣泛的需求信息，他們希望政府規(guī)范和開放的信息集中，提供更權(quán)威的信息系統(tǒng)。面對這種情況，政府部門了解的信息需求，所有的有效途徑，提供更集中的、標(biāo)準(zhǔn)化的、權(quán)威的、系統(tǒng)的和有效的信息社會(huì)。檔案的主要部門作為政府對信息資源管理的客觀需要，面臨進(jìn)一步優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，起到“信息中心”的優(yōu)勢，積極促進(jìn)政府職能的轉(zhuǎn)變。

四、檔案管理模式的改革，必須在實(shí)踐中不斷完善

檔案資源是檔案工作的基礎(chǔ)。對檔案資源的有效整合。加強(qiáng)檔案部門的主導(dǎo)作用，實(shí)現(xiàn)多通道，寬領(lǐng)域的整合資源，使檔案工作更加有所作為。檔案工作的性質(zhì)，決定從事這一工作的要求，不僅要有過硬的專業(yè)知識，而且具有高度的責(zé)任心和事業(yè)心。因此，在實(shí)際工作中。要有一個(gè)對歷史負(fù)責(zé)任的態(tài)度，履行職責(zé)，起到記錄歷史，傳承文明的責(zé)任。

表面是國家檔案資源整合，實(shí)質(zhì)是檔案管理制度的創(chuàng)新，我國檔案工作，采取集中統(tǒng)一管理的原則。但我們也應(yīng)看到，檔案管理模式的改革，它是一種新的東西。在具體的工作中，不斷出現(xiàn)的新情況、新問題，需要我們在實(shí)踐中不斷探索。

總之，檔案管理模式改革應(yīng)堅(jiān)持以人為本，促進(jìn)文明開放和現(xiàn)代化管理水平，主要的問題在為全面建設(shè)小康社會(huì)，主動(dòng)為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，贏得了檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

第2篇

關(guān)鍵詞：檔案工作；措施

中圖分類號： C29文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

與新形勢、新要求相比，檔案工作還有不小的差距。一是個(gè)別單位重視程度還不夠，在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備、工作機(jī)制等方面不能滿足檔案工作實(shí)際需要；二是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展不平衡，仍有部分的單位檔案工作基礎(chǔ)較差，一些單位檔案沒有做到統(tǒng)一管理、及時(shí)歸檔，一些重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重要科研項(xiàng)目的檔案管理工作沒有同步開展；三是硬件設(shè)施落后面貌沒有根本改觀，存在較大的安全隱患。為了做到科學(xué)、全面、細(xì)致，專門成立了檔案工作評價(jià)領(lǐng)導(dǎo)小組，制定了《檔案工作評價(jià)辦法》，找出了主要問題，提出了整改措施，達(dá)到了預(yù)期效果，為我們指明了努力方向。

一、抓安全管理，為維護(hù)檔案資源盡職盡責(zé)

抓歸檔管理，為檔案信息資源建設(shè)打牢基礎(chǔ)，強(qiáng)化科研檔案歸檔要求和措施，并對檔案管理人員及資料員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)。確保了歸檔工作順利開展，全面實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔，歸檔率100％，為檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。檔案資料室是公司安全消防重點(diǎn)單位之一，我們視安全為第一要?jiǎng)?wù)，始終把安全工作放在首位。

（1）堅(jiān)決貫徹“防治結(jié)合，以防為主，標(biāo)本兼治”的要求，堅(jiān)持每日消防安全檢查記錄登記和每月安全工作會(huì)議制度，定期對室內(nèi)所有電器開關(guān)、照明線路和防盜門窗等部位重點(diǎn)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改解決。因此，從未發(fā)生任何安全消防隱患和事故，確保了庫存檔案的完整與安全。

（2）堅(jiān)決執(zhí)行檔案借閱制度，嚴(yán)把檔案資料借閱關(guān)。我們制定了嚴(yán)格的外協(xié)借閱資料管理辦法，實(shí)行三級審批制度，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)，層層負(fù)責(zé)，從源頭上遏制泄密事件的發(fā)生。幾年來，對外借閱檔案資料，從未發(fā)生丟失、破損和泄密事件，為維護(hù)公司利益，保障檔案信息資源的安全做出了不懈的努力。

二、建立適應(yīng)新形勢要求的檔案管理體制和運(yùn)行機(jī)制

檔案工作逐步形成了 “統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，橫向密切聯(lián)系，縱向逐級負(fù)責(zé)”的局面。但隨著公司形勢的發(fā)展，特別是電子信息傳播技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理也暴露一些問題，一是檔案布局過于分散，資源利用率不高；二是管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理，比較松散，個(gè)別單位檔案管理組織體系還不健全；三是檔案向信息和知識轉(zhuǎn)化的程度比較低，檔案工作還處于高成本，低效率的管理狀況。搞好檔案工作，體制是根本，機(jī)制是保障。在新時(shí)期，如何建立良好的檔案工作管理體制，形成有效的運(yùn)行機(jī)制，是檔案人員要認(rèn)真思考，深入研究，并著力解決的問題。對體制和機(jī)制進(jìn)行調(diào)整，要注意把握以下兩點(diǎn)：

2.1必須符合實(shí)際，以滿足檔案工作自身需求為出發(fā)點(diǎn)

（1）通過對檔案資源進(jìn)行整合，進(jìn)一步調(diào)整檔案管理布局，提高檔案資源的利用效率。要對檔案信息進(jìn)行優(yōu)化，合理配置檔案資源，提高檔案的信息和知識含量，為用戶提供精品信息；要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力運(yùn)用先進(jìn)的理論和思想開展工作，不斷實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

（2）搞好檔案系統(tǒng)隊(duì)伍建設(shè)。要逐步調(diào)整檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，積極培養(yǎng)既懂檔案管理，又掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識，同時(shí)，對公司主營業(yè)務(wù)有一定了解的復(fù)合型人才。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)要在工作、學(xué)習(xí)、生活等方面關(guān)心支持檔案人員，特別是要注意在政治方面的培養(yǎng)。要為檔案人員創(chuàng)造條件，幫助解決實(shí)際問題，在改善工作環(huán)境，改進(jìn)管理手段，提高服務(wù)質(zhì)量等方面的投入必須給予保證。

（3）采取必要措施，強(qiáng)化歸檔制度落實(shí)。一是各單位檔案管理部門要做好對公司和本單位制發(fā)的公文，包括紙質(zhì)和電子文件的歸檔保管工作。這是記錄歷史，對歷史負(fù)責(zé)、對未來負(fù)責(zé)的一件大事。二是要切實(shí)做好對工程、經(jīng)濟(jì)等資料的收集、整理、保管工作；同時(shí)，做好資料的開發(fā)應(yīng)用工作。

2.2必須尊重客觀規(guī)律，以適應(yīng)公司未來發(fā)展為落腳點(diǎn)

主要是強(qiáng)調(diào)進(jìn)一步轉(zhuǎn)變思想轉(zhuǎn)念，完善服務(wù)機(jī)制。隨著公司管理職能和業(yè)務(wù)范圍拓寬，檔案服務(wù)領(lǐng)域也將不斷伸展。既要服務(wù)于科研生產(chǎn)一線，還要服務(wù)于礦區(qū)建設(shè)；不僅要服務(wù)于公司經(jīng)濟(jì)增長，還要服務(wù)于油田穩(wěn)定與和諧發(fā)展。因此，檔案工作要承擔(dān)起相應(yīng)的社會(huì)責(zé)任，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙重價(jià)值，這是新時(shí)期公司檔案工作必須把握的一個(gè)重要的現(xiàn)實(shí)和客觀規(guī)律。

三、要提高認(rèn)識，強(qiáng)化措施，扎實(shí)細(xì)致地做好檔案安全保密工作

認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家《檔案法》和《保密法》，建立了比較完善的檔案資料安全保密管理制度，形成了比較嚴(yán)密的組織管理體系，取得了較好的實(shí)際效果。

3.1切實(shí)加強(qiáng)資料的安全保密管理

（1）公司下發(fā)的一些文件資料，要加強(qiáng)機(jī)要文件的管理。對于保存在檔案部門的機(jī)要文件，檔案管理人員要格外引起重視，絕對不可隨意外借，泄露機(jī)密內(nèi)容。機(jī)要文件的學(xué)習(xí)、傳達(dá)、閱讀和銷毀都有專門的規(guī)定和要求，原則上，這些文件由機(jī)要部門處置。

（2）工程資料。工程資料管理是檔案部門一項(xiàng)非常重要的工作，各單位要高度重視，清醒認(rèn)識工程資料安全保密工作的必要性。進(jìn)一步強(qiáng)化保密措施，落實(shí)安全責(zé)任，處理好保密與利用的關(guān)系，切實(shí)體現(xiàn)和維護(hù)工程資料的嚴(yán)肅性與時(shí)效性。

3.2嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管及銷毀制度

對檔案安全保密工作，要在思想上要警鐘長鳴，在工作上要貫穿始終。要切實(shí)履行安全保管和銷毀制度。

（1）防火。除不可抗拒的因素以外，人為的原因：如管理不到位，保管條件不到位等，都是檔案防火要求所不允許的，必須加以克服和改進(jìn)。

（2）防潮、防霉變。有些資料已經(jīng)保管幾十年了，這些資料還要長期保管下去。所以，從事檔案管理的同志們要負(fù)起這個(gè)責(zé)任，認(rèn)真開展檔案維護(hù)工作。

（3）防止丟失。要避免因借閱管理不善或制度不健全，造成資料丟失現(xiàn)象的發(fā)生。

（4）防止資料在借閱、使用、銷毀過程中泄密。重點(diǎn)說一下資料的銷毀。首先是不能隨意將資料處置給廢品收購人員。其次，不能采用不具備保密功能的設(shè)備銷毀機(jī)密資料。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案銷毀制度，對保管到期的檔案，檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要組織專業(yè)部門，認(rèn)真進(jìn)行鑒定，提出實(shí)施方案，并報(bào)公司檔案館，最后提交公司審批。

（5）各級檔案部門領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，禁止用手機(jī)或非機(jī)要電話談?wù)撡Y料內(nèi)容。

四、檔案管理成效

著力健全檔案組織體系，大力推進(jìn)信息化建設(shè)，不斷提升基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，持續(xù)推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，開創(chuàng)了工作新局面。

（1）思想認(rèn)識實(shí)現(xiàn)新提升。主要領(lǐng)導(dǎo)更加重視檔案工作，普遍認(rèn)識到檔案在服務(wù)企業(yè)發(fā)展、服務(wù)企業(yè)中心工作中的重要地位和作用，把檔案工作納入部門績效考核體系，充分調(diào)動(dòng)積極性。對項(xiàng)目文件與檔案實(shí)行專業(yè)化管理。

（2）組織體系建設(shè)取得新進(jìn)展。按照《檔案法》和《檔案工作規(guī)定》要求，設(shè)立了相應(yīng)檔案機(jī)構(gòu)，配備檔案人員，形成了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的組織體系。

（3）基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展見到新成效。制定了《公司檔案管理手冊》，宏觀上提升了檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化水平。實(shí)施歸檔范圍確認(rèn)制與備案審批制，為收集齊全檔案提供了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

（4）館庫設(shè)施建設(shè)實(shí)現(xiàn)新突破。廣泛開展標(biāo)準(zhǔn)化庫房創(chuàng)建工作，建立健全檔案安全管理制度，改進(jìn)硬件設(shè)施，改善了檔案保存條件和安全水平。

（5）檔案開發(fā)利用實(shí)現(xiàn)新進(jìn)步。把服務(wù)科學(xué)發(fā)展作為檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，為公司生產(chǎn)經(jīng)營和業(yè)務(wù)發(fā)展提供了有力的信息支持。

五、結(jié)束語

目前公司正處于深化改革，謀求更大發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)期，檔案工作理應(yīng)承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，檔案人員肩負(fù)重要的歷史使命。在信息化知識經(jīng)濟(jì)背景下，檔案的信息和知識屬性將更加突出，檔案服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的作用也將更加顯著。未來檔案工作發(fā)展，有賴各級領(lǐng)導(dǎo)的理解與支持，有賴廣大檔案員工的辛勤和奉獻(xiàn)。只要我們齊心協(xié)力，真抓實(shí)干，就一定能夠?qū)崿F(xiàn)公司檔案工作整體、協(xié)調(diào)、健康發(fā)展的目標(biāo)。

第3篇

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，電子檔案管理已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，成為檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展趨勢。但我國檔案管理機(jī)構(gòu)和組織在實(shí)施電子檔案管理過程中，經(jīng)常會(huì)遇到這樣那樣的問題。本文首先對電子檔案管理的基本要求展開分析，并總結(jié)了電子檔案管理存在的幾點(diǎn)問題，最后有針對性的提出電子檔案管理的完善策略，為電子檔案管理的進(jìn)一步完善提供資料參考。

關(guān)鍵詞：

電子檔案管理；基本要求；完善策略

實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢。但由于我國電子檔案管理起步較晚，在電子檔案管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問題。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案的調(diào)用效率。隨著電子檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，如何在應(yīng)用電子檔案管理過程中，優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術(shù)提高檔案管理工作的效率，已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域亟需解決的問題。

1電子檔案管理的基本要求

1.1原始性

電子檔案不同于紙質(zhì)檔案材料，電子檔案的生成往往是“由實(shí)變虛”致使“原始狀態(tài)”失真，尤其是在電子檔案的生成、傳輸、接收、儲(chǔ)存的過程中，它既是原始的，又是復(fù)制的，它不同于紙質(zhì)檔案的原始性。各種各類的電子文書檔案，特別是制作磁盤、光盤、磁帶、影像時(shí)必須保證電子檔案的原始性。

1.2真實(shí)性

電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

1.3完整性

電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。

1.4安全性

電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證電子檔案的安全性。

2電子檔案管理存在的問題

2.1原始性問題

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件的原始性比較容易界定，紙質(zhì)檔案的原始性能夠通過內(nèi)容、載體、形式表現(xiàn)出來，人們通過對字跡、印記和紙張材料的技術(shù)分析，便能夠判斷檔案的原始性。但電子檔案作為一種虛擬檔案，其本質(zhì)只是一組數(shù)據(jù)，基于二進(jìn)制生成的檔案數(shù)據(jù)在傳輸時(shí)不會(huì)發(fā)生任何變化，因此根本無法判斷文件的原始性信息。正因如此，電子檔案的原始性判斷成為了電子檔案管理工作中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何解決電子檔案管理中的原始性問題，顯然已經(jīng)成為制約電子檔案管理水平發(fā)展的關(guān)鍵問題。

2.2真實(shí)性問題

在電子檔案的管理工作中，必須將紙質(zhì)檔案通過處理技術(shù)處理為完整的電子檔案。在檔案轉(zhuǎn)錄過程中，極易由于轉(zhuǎn)錄人員的疏忽大意造成電子檔案失真。一旦電子檔案失真，檔案在使用過程中難以保證真實(shí)性，將會(huì)給資料參考人員以錯(cuò)誤的判斷，從而影響檔案質(zhì)量。由于電子檔案儲(chǔ)存與數(shù)據(jù)庫中，由于電子文件的可更改和可修改性質(zhì)，也容易導(dǎo)致部分管理人員為了一己私利篡改電子檔案，使檔案的真實(shí)性出現(xiàn)問題。

2.3完整性問題

電子文件主要存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)庫中，但當(dāng)遇到檔案需要調(diào)用時(shí)，則會(huì)從數(shù)據(jù)庫中通過拷貝流動(dòng)到其他媒介中。如果在拷貝和復(fù)制過程中程序出現(xiàn)問題，或者設(shè)備出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致電子檔案信息丟失。由于電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)為電子設(shè)備，因而這些設(shè)備比較容易受到環(huán)境的影響，導(dǎo)致文件損壞，這也是影響電子檔案完整性的重要因素之一。

2.4安全性問題

網(wǎng)絡(luò)安全一直是我國在互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)和發(fā)展中的工作重點(diǎn)，但由于互聯(lián)網(wǎng)屬于公共信息分享平臺(tái)，盡管采取很多措施避免電子檔案受到黑客攻擊，但由于計(jì)算機(jī)病毒日新月異，很難保證數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和使用過程中不會(huì)受到安全威脅。一旦數(shù)據(jù)庫被黑客攻擊，數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)就會(huì)遭到黑客的篡改，影響數(shù)據(jù)的安全性，給珍貴的檔案帶來不可挽回的損失。

3電子檔案管理的完善策略

3.1電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善

在形成電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對于不同媒體電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對于電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的電子檔案具有完整性。

3.2電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度

要進(jìn)一步完善電子檔案的管理制度，歸檔制度的完善是必不可少的環(huán)節(jié)。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門還要對電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。

3.3建立嚴(yán)格的保管制度

電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)。

3.4規(guī)范電子檔案的利用制度

規(guī)范電子檔案的利用制度，一是對利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以電子檔案的密級為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對人員的制度管理。電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和電子檔案保管人員等。應(yīng)以他們各自的分工為依據(jù)，對其使用權(quán)限進(jìn)行合理的限制，可根據(jù)各種人員的身份、級別、層次及利用目的的差異判斷其可利用檔案信息的內(nèi)容，決定對其授權(quán)的范圍。

綜上所述，電子檔案管理作為現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展的必然方向，其技術(shù)應(yīng)用和發(fā)展影響著我國檔案管理水平的提高和檔案資料的利用效率。想要進(jìn)一步提高電子檔案管理水平，就要抓住電子檔案管理的基本要求，解決我國電子檔案管理工作中存在的問題，提高我國電子檔案管理的工作水平，在實(shí)現(xiàn)對檔案資料的數(shù)字化管理的同時(shí)，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，為社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。

作者：賈德鋒 單位：黑龍江慶安縣勤勞鎮(zhèn)農(nóng)牧業(yè)技術(shù)綜合服務(wù)中心

參考文獻(xiàn)