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第1篇

檔案的分類問題一直是受到廣泛關注的問題，它是各單位檔案管理中重要的首要問題之一。由于現代各單位的歸檔材料同過去相比無論是在數量、形式還是內容方面都有了較大的變化，現代仍采用全宗號、案卷目錄號、案卷號的編號方法來管理和固定案卷的位置，已經無法滿足現代檔案管理的需要了，也不利于開發檔案的信息資源。為此，人們必須創新檔案管理方式，該文為學校檔案實體分類管理提出一些建議和意見，并淺述增強檔案管理的措施。

1 學校檔案分類中存在的問題

在以往的學校檔案管理中，一般把檔案劃分為文書檔案和教學檔案，并由兩個部門分開保管。隨著學校里各類型文件材料種類和數量的增加，實際要進行歸檔的材料文件越來越多，事實上有很多不屬于文書檔案和教學檔案的其它材料，由于缺乏足夠的分類管理理論指導，以全宗管理的方法很難將這些專業檔案管理妥善，因此，各學校在檔案劃分標準和管理方法上有很大的差異[1]。有的學校將全部關于某個專題的材料不分載體和來源全部歸檔至一起；有的則根據載體形式的不同將同一專題材料分開存儲等，這種情況對檔案的管理和利用非常不利，影響了檔案管理現代化以及信息化發展，也影響了檔案庫的建設。

2 增強學校檔案實體分類管理建議

2.1 提高檔案管理的重視度

為提高對檔案管理的重視度，學校應該重視宣傳和教育我國檔案相關法律法規，以及檔案管理工作的重要性，從而提高對檔案利用工作重要性的認識。還要加強有關檔案的價值、作用以及利用效果的宣傳，不斷發展檔案信息化建設，積極收集保管好檔案資料，并轉變檔案管理的思想觀念，將被動服務的觀念價值轉變為主動服務的觀念價值。

2.2 判斷檔案價值，增強檔案管理

在檔案管理中的每個管理單元，對同一個目標常常是直接或間接地開始工作。雖然檔案劃分無論是形式上還是內容都有所不同，但是，有多種類型的文件之間存在明顯的相關性。因此，在確定歸檔檔案時，要全面掌握文件之間的鏈接價值，并從文件特征的所有方面進行全面的分析，從源文件、內容、時間、文本、形狀等方面進行價值考慮，全面預測社會對檔案的需要。因此，鑒定檔案價值要充分考慮社會的需求，既要考慮當前的需要，也要考慮長遠的需要[2]。在判斷檔案的價值時，要從效益的角度進行分析，這種效益指的是檔案發揮出的作用高于保存成本時具有的保存作用。所以在檔案保存時一定要考慮到檔案的這種收支比，只有確定其價值高于保存成本時，才能進行保存，并努力平衡財力和義務。

2.3 增強檔案保管工作和利用效率

在考慮如何進行檔案分類時，不能忽視檔案的保管和利用問題。大多數學校中一般都只有一個立檔單位，一個全宗檔案庫，因此在考慮檔案實體分類問題時，要全方位的考慮檔案保管和利用問題：第一，對于不同載體和形式的檔案，其保管要求是不同的，雖然其內容上可能會有所關聯，但為了延長實體檔案的壽命，必須分別妥善保管，將相同載體或同一形式的檔案集中保管在一起，將其視為一種組合檔案。第二，要盡量節省檔案庫房存儲箱柜，減少倒架，提高管理效率。對專業類檔案進行分類時，其類目設置不宜過細，一定要控制層次，并能夠通過檢索工具來揭示和反映檔案主題。第三，管理檔案的目的是為了滿足用戶對檔案信息的利用和需求，所以在分類檔案時，一定要盡可能的方便用戶，充分考慮各種因素。

3 增強學校檔案管理的方法

3.1 應用計算機信息檔案管理技術

計算機信息技術為檔案的分類和管理方法提供了更科學，更先進的使用條件。計算機的分類搜索工具，允許檔案館在進行檔案實體分類時，能夠更加注重檔案的保管因素，提高管理水平，使其穩定有序。簡化套裝檔案的數量，并建立一個統一的系統參考編號，并通過檢索系統，將歸檔的同一主題的檔案聯系起來，形成一套完整的文件信息提供給用戶，這樣更易保管載體不同的一組文件。

3.2 靈活進行實體檔案管理

學校在進行檔案實體分類時可以使用“年度-部門”這種分類方法，有利于減少歸檔整理檔案時的工作內耗，以提高工作效率。它形成檔案庫將如實的、客觀的反映出各個職能部門的工作歷史，維護了歸檔文件來源的真實性，是遵循文件形成規律的。由于近些年各個學校規模的擴大，其職能部門也越來越多，為了保證學校檔案管理能夠跟的上學校的發展速度，在設置“部門”分類時，可以按組織機構的類別進行劃分，比如將黨務組織、各群體團隊性部門等統一劃分為黨群類；將學校行政各職能部門劃分為行政類；將學校各二級院系統一劃分為院系類，這樣的分類號可以由“部門分類+部門代號（通常為三位數）”組成，如“XQ017”“HZ331”等[3]。而若是有關黨務工作或行政管理的臨時機構，可以按其掛靠部門進行分類，若是單獨行使職能的臨時部門，則應該單獨進行分類。

第2篇

關鍵詞：檔案管理；歸檔整理；分類；技巧

當我國引入現代化管理的模式與先進理念之后，無論在企業、政府部門、事業單位通過對人力資源管理的重視與普遍運用，逐漸開始意識到了檔案管理的重要價值與功能取向。一方面，在不斷的實施檔案管理的改革；另一方面，也在進行相關的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對當前檔案管理所面對的新情況，對其配套的歸檔整理分類問題及提升效率的技巧進行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內涵

不同的行業檔案的類型、種類、數量、機密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質來看，它的價值在于使數據、信息資源得到科學的管理，并能夠在系統的管理中，方便保存、查詢、提取、運用，以及按照管理程序進行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關鍵。目前企事業單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓，而且，已經將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準性、規范性。比如，精準性中，要求分類標準的準確、標識的簡化、細則的清晰；再如，針對具體檔案中的材料、價值的差異分析、等級劃分，保管組織單位在不同種類中的對應性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質、電子檔案不同的運用形式，以及保存、轉移、銷毀等各個方面，也需要與之相匹配的精準性、嚴肅性、規范性等。

3、注意事項

根據現階段的檔案管理及其歸檔整理分類現狀、經驗分析，應該注重在這個方面的可操作體系構建，這樣就可以實現統籌規劃、統一管理，通過方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎上，逐漸的形成簡化、快捷、便利的主要特征與表現，從而推動檔案管理功能與價值體現的最大化；并將其轉化為一種資源利用渠道，為進一步的人力資源管理、企業治理提供牢靠的依據。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序為準

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個層面，在整理過程中，可以按照設計文件、文字材等進行進一步的項、子項方面的劃分，這樣在劃分中形成一個制定程序的基礎，然后，按照我國的相關法律要求，設計出一套與現階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對方法的運用，以及技能的熟練性。具體來看，整理分類程序相對簡單，重點是按照檔案的性質、材料、種類、類型、對應部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個密切關聯的系統構成要素。因此，建議從這些構成要素出發，制訂與其相符合的程序。比如，以科學歸檔文件的整理分類為例，一是對其進行收集，如在文字材料、設計文件的大類下，進一步從子項的外部、內部、會議，以及次子項等進行一一的對應收集、整理，再進行對應的整理、分類。再如，對于人事檔案的整理分類，就可以按照時間、職能、級別等進行劃分，然后，進一步整理、分類。總之，不同的檔案管理對象，應該采取與其相適應的程序，但主要的思路應該明確，并堅持簡化原則等。

2、紙質檔案電子檔案區別對待

現階段的檔案管理中有紙質、電子檔案管理兩種，所以需要區別對待。

（1）紙質檔案

針對紙質檔案可以按照傳統的流程進行一些簡化，在化繁為簡之后，先進行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來的基本分類，進行進一步的整理、分類。這個方面沒有必要花費更多的功夫。因為傳統的紙質檔案管理在經過電子檔轉化的過程，已經實現了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細化、簡化，保證其完整性、有效性、精準性即可；盡可能減少勞動要素中的資源浪費。

（2）電子檔案

針對電子檔案目前已經有了較專業的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個方面，重點應該放置在對于相關軟件的專業知識與操作技能的訓練，并做好技術性的安保措施。

3、技巧與方法說明

（1）以材料流向、流量為導向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應該與效率結合起來。無論紙質、電子檔案，都可以按照企事業單位等機構的文件流向、流量進行歸檔率的計算，并針對性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個方面，可以透過建立的數據庫、運用頻率進行數據圖表的制作，根據流向、流量趨勢圖譜進行進一步的歸檔率提升。

（2）透過職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數量、種類、類型、完整度、內容等基本要素的條件下，以機構、編制、職能設計出具體的方案，從而讓機構的工作職能能夠有理有序的體現在歸檔整理的范圍、期限之內，這樣就可以更好的實現針對性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨歸的歸檔法

所謂以主體為旨歸，指的是在從機構或組織團體本身出發。比如，以學校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過“以我為用、以我有用”的主導原則，盡可能從其功能、價值、應用方向，進行具體的歸檔整理分類。可以理解為從用途的角度進行劃分，有助于提升針對性，提高工作效率。

（4）行業標準先行，提高整理質量

行業標準導向的直接指向是整理質量問題。所以，一方面，要明確相關的國家管理規范、條例、細則；另一方面，在紙質、電子檔案整理中，按照行業的基本標準，進行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯系、保存價值、分別立卷，還需要注意時間性、秘密性與非機密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結合

目前來看，傳統的紙質檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運用好計算機文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個方面可以推薦使用南大之星軟件，因為它在目前的檔案管理中的運用反響較好，也能夠滿足現階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結束語

由于現階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過程，所以，可以透過對相關的技術性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質量與水平提供更好的促進作用。具體來看，一方面可以按照系統論的理論思路與框架，構建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應。另一方面，可以在區分紙質、電子檔案的形式、用途、功能及現階段的利用情況方面，按照上面所說的五個提高質量與效率的方法進行進一步整理水平提升。

參考文獻

[1]余紅葉.信息化環境下檔案管理的創新模式與改革[J].經營管理者，2014（05）.

[2]章潔.淺談檔案管理的難點及對策[J].檔案與建設，2013（10）.

[3]黨珍珠.信息化環境下檔案管理工作的創新策略 [J].科技與企業，2014（08）.

第3篇

【關鍵詞】檔案管理；改革；創新；社會主義核心價值體系

隨著我國市場經濟的飛速發展，其檔案管理水平有了一定的提高，這些檔案對社會的進步、經濟的發展起到了至關重要的作用。而檔案分類指的是按照形式、內容、來源以及時間的不同將全歸檔文件進行實體分類，分成若干類別和層次，從而形成有機的體系。在我國檔案管理發展過程中，檔案的分類管理與創新一直是重頭戲。相較于過去，各種歸檔的材料在檔案內容性質、形式、載體以及數量等方面都有一定的變化，在這種情況下固定案卷位置依然采用案卷號、案卷目錄號、全宗號等編號方法顯然存在諸多的不足，不利于對檔案信息資源的開發和利用，因此，對檔案分類管理進行改革和創新就顯得尤為必要了。

一、檔案工作存在的主要問題

1.檔案管理人員不能滿足新時期檔案管理的要求

首先，人員配置缺乏專業性。檔案管理工作人員存在兼職多、專職少的現象，甚至身兼數職的情況也時有發生。此外，檔案管理人員工作變動頻繁，且不能及時的進行全面的移交工作，這就增加了確定檔案管理責任歸屬的難度系數。這些都不利于提高檔案管理人員的職業技能，對改進檔案工作質量產生不利的影響。

其次，檔案人員的專業素養欠佳。其具體表現主要為：一是從事檔案管理工作的專業人才比較少，從事該崗位人員很少有專業技術職稱。二是檔案人員缺乏創新意識，由于缺乏專業的知識和技能，只能滿足于根據要求做好檔案管理工作，不能充分掌握現代管理技術，從而導致現階段大多數檔案管理人員創新意識不足。三是缺乏提高檔案管理人員業務素質的培訓機制，從而影響了人員的綜合素質。

2.相關的規章制度不夠完善

現階段部分檔案管理的規章制度沒有明確細節的要求，其歸檔的效果只是籠統的說明。在歸檔的實際過程中，大多數只會歸檔紙質文件而已。尤其是在電子檔案管理等方面，缺乏相關制度的規范指導，電子歸檔會出現一些混亂。如果只是將手工記錄通過掃描存入系統，這實際上并不是真正的電子歸檔。此外，在檔案管理制度沒有建立健全，在檔案管理人員職責沒有明確規定的情況下，電子檔案的修改變得更加容易。因此，難以真正的避免人為破壞情況的出現。

3.檔案管理條件比較簡陋

檔案室簡陋已經嚴重影響檔案工作的正常進行，甚至個別單位還存在沒有建立檔案室的情況。部分單位盡管有檔案室，但是陰濕狹窄，缺乏與之相配套的設備，檔案材料霉變或蟲蛀的情況時有發生，嚴重影響了檔案的外觀和整潔。

二、檔案分類管理的創新改革思路

檔案歸檔整理工作的關鍵就是建立檔案分類表，做到清晰、簡化合規、層級分明，這是提高檔案管理水平的重要保障。因此，在開展檔案分類管理工作中，應該注重以下幾個方面：

1.檔案分類的采標

就檔案分類而言，有諸多的標準可以指導其分類，不同的分類標準，其邏輯架構也不盡相同，所以檔案分類管理中起步工作就是做好采標工作。假設某個單位或者部門在檔案分類的過程中，要遵守檔案行業的分類標準，亦或者是所屬行業的檔案分類標準，或者兼顧兩種檔案分類的標準，這需要慎重的考慮和決定。選擇任何一種標準都要以實際情況出發，杜絕盲目照搬照抄的可能性。有的時候個別部門或單位往往沒有充分分析和調研其所選擇的檔案分類標準，這樣即便檔案分類表已經做好，實際上也無法滿足現實工作的需求。

2.檔案分類的完善

在采標慎重選擇之后，基本上初步形成了檔案分類的框架，需要根據單位屬性、部門屬性進行適當的完善和調整。在檔案分類表調整之前，要對各個部門、各個機構的職責有一定的了解和掌握，各部門建立的文件收發登記制度要事實監督，文件收發登記表要以充分的職責分析、業務調研為基礎，進而對其所產生的文檔類型做到心中有數，這是檔案分類管理的基礎工作。實際上需要花費較多的經歷和時間來醞釀、熟悉、了解檔案分類表的調整工作，這樣才能夠確保系統的、準確的、完整的檔案分類管理。

3.檔案分類的簡化

在檔案分類進行調整和完善的過程中，應該秉持歸檔管理工作簡化的原則，對內容分類的過分追求反而使得檔案分類管理本末倒置。自“DA/T22-2000歸檔文件整理規則”的頒布和執行，在一定程度上對文書立卷的歸檔方法進行了變革，按件整理的方法實際上將很多復雜的分類工作都省去了。再加上現階段，較高的檔案管理現代化水平，使得檔案信息網上查詢和計算機檢索成為了可能，文書檔案的分類工作應該財務文書文檔按件管理的方法來起到簡化的作用。此外，檔案分類管理的工作人員，應該重視文檔管理的核心理論，即來源原則，強調在檔案分類整理工作簡化的過程中，在整理館藏檔案的過程中，要以文件的形成機關來源為基礎。

4.依法科學管理

提高檔案工作總體水平的關鍵就是提高依法科學的管理水平。管理方式要不斷地完善和改進，在全國檔案信息通用數據庫的建立健全當中充分運用創新的管理手段。隨著我國檔案制度不斷深入的改革步伐，人員逐漸實現了轉變，從單位人過渡到社會人，日漸頻繁的人員流動在一定程度上證明了檔案信息庫建立健全的重要性，尤其是確保檔案資料的可靠性、適用性、先進性和標準性，為后期實現數字化、網絡化的信息資源、自動化的管理流程、多樣化的信息載體以及整體化的信息共享等奠定良好的基礎。但是由于不同的單位具備不同的特點，在開展檔案資源信息化工作的過程中要充分考慮到其自身的特點，盡可能的避免軟件不兼容、單位自行設計、硬件配置不統一等做法。

5.建設高質量的檔案工作隊伍

檔案分類管理工作具有較強的科學性，這就對檔案分類管理工作人員有較高的要求，具備系統的檔案管理學知識只是其中最基礎的部分，此外要具備良好的思維能力，這樣才能夠有條理性、科學性的開展檔案的分類管理工作，增強檔案框架管理的清晰度，為后期的保管、查找以及開發利用提供便利的條件，從而實現系統化、標準化、規范化的檔案管理。因此，就現階段而言，著重培養年輕的檔案干部成為了亟待解決的問題，使這些人的能力不斷的提高直至其具備擔任檔案事業主力軍的能力和素質；對專職、兼職的檔案工作人員，要加強對其知識體系的更新工作，在上崗之前確保崗前培訓工作落實到位，尤其是在計算機應用方面，是培訓的重點內容，這是現代社會的必然要求。同時，要積極的創造良好的內外部環境，吸收、引進、聘用高級人才。

三、檔案分類管理的意義

首先，無論是社會、城市、企業、個人的生存和發展，檔案都起到了至關重要的作用，尤其是檔案可以記錄人、物過去的狀態和具體的情況，為后續的調查和利用奠定了良好的基礎，而檔案分類管理正是對這些信息進行篩選，并對有效信息進行充分利用，這才是信息化時代對檔案的要求。

其次，時代的發展和社會的進步，社會公眾對檔案的意識逐漸培養起來，原先人們對檔案莫不關系、毫不在意的時代已經過去了，現如今人們開始重視檔案的作用，并盡可能的利用檔案帶來的積極效果，而檔案分類正是幫助人們高效的、快速的篩選出對自己有用的信息，這是社會現代化的具體表現。

最后，我國是一個人口眾多的國家，因此，就業問題一直是值得考慮的民生問題，而檔案分類管理這種檔案細化的分支，有助于該專業的學生向更深層次的方向學習和研究，有助于培養該方面的專業性人才，以此來滿足社會對檔案分類管理人才的需求，在緩解現階段就業壓力中有一定的貢獻。

四、結語

檔案管理工作并不是一蹴而就就可以實現的，這是一個復雜性的、系統性的問題，在開展檔案分類管理工作的過程中，既要保持其內在的聯系，同時也要遵守客觀規律和自然形成規律。只有不斷地擴充自己的知識領域，在調查研究的時候做到深入細致，就一定可以實現科學化的檔案分類管理，盡可能的加快其轉變為生產力的速度，從而促進我國社會經濟的發展。

參考文獻：

[1]陳慧.試論煤化工項目檔案分類與檔號編制[J].化工管理，2013，（24）：31-31.

[2]朱雯.婦幼保健院檔案分類與檔號編制[J].醫學信息，2013，（29）：35-35.