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第1篇

【關鍵詞】會計檔案管理金融系統應用

一、會計檔案管理系統

會計檔案管理系統是通過掃描儀的掃描，將紙質的會計檔案轉化成電子式的會計檔案，然后再用OCR技術將會計檔案的電子化影像建立精確的索引，實現檔案的電子化，最后采用容量大的存儲設備對會計電子檔案進行長久的保存。

借助現代的網絡技術，可以將會計檔案的信息進行分享，提高會計檔案保管與其他環節的工作效率。比如，會計檔案管理系統還可以根據實際的需要，提取相關的管理數據，然后對其進行加工、處理、生成有關管理信息。

二、會計檔案管理系統中與金融系統有關的兩個特點

2.1形成過程的嚴密性

每一項經濟業務的發生，都是要取得憑證的。會計人員在接到原始憑證的時候，要對其合法性、真實性、合理性進行一系列的審核，并根據原始憑證填制記賬憑證，在根據原始憑證和記賬憑證來登記賬簿，接著是根據賬簿來定期地在銷存軟件中形成了有機整體，所以說，會計檔案的形成過程是十分的嚴密的，會計檔案管理系嚴密性遠遠超過了其他的一般的管理系統。

2.2記載事物的連續性強

資金的運轉是一個無休止的過程，她的具體的內容的表現形式是多種多樣的。會計為了完整地反映和監督資金的運轉全貌，必須系統、連續地予以記錄、計算、分析和評價。所以，會計工作中所產生的會計檔案本身就具有連續性，從會計憑證到會計賬簿，再到進銷軟件中的財務報表，時間上依次連接，內容上組成了一個連續不斷的整體。

三、什么是金融系統

金融管理系統是關于資金流動、集中和分配的一個綜合體系。是一個由連接資金盈余者和資金短缺者的金融市場和金融中介機構一起構成的有機體。廣泛被家庭、公司、政府為了執行金融決策而使用的機構，囊括了股票、證券和債券的市場，當然還涵蓋了保險公司和金融中介機構。金融系統的資金是通過金融系統從資金盈余者流向資金短缺者的。

四、會計檔案管理系統在金融系統中的應用

（1）在金融系統建設中，要形成的文件數量是很多的，而且系統建設必備文件又不是同于一般的技術文件。在系統建設的每一個階段，為了總結和協調的需要，要產生很多詳細的技術文件，而且還得在這些文件的基礎上總結系統建設的每一個階段的必備文件。（2）著眼于成本差異分析的傳統管理會計理論已經不能適應新時代的經濟環境，金融系統決策者所要考慮的不僅是數據化的指標核定，更加需要著眼于成本的分析與執行者行為的結合。金融系統的性質決定了它是一個盈利性的系統，通過資金的安全性、流動性和效益型的三者結合，實現凈利潤的最大化。膨脹不斷的經濟使業務和會計信息量大大增加，所以，會計檔案管理系統變成了金融系統內部管理機制首要選擇。（3）會計檔案管理系統具有用戶管理的功能，可以實現對系統管理用戶的維護，比如說是新增系統用戶，對系統用戶信息進行修改過著刪除，這些都是可以用在金融系統上面的，金融系統是一個中介機構，里面有證券、債券、保險等的市場，設計道德用戶也是很多的，所以在這一點上，利用會計檔案系統的用戶管理功能可以對金融系統里面的大批量的用戶信息進行保護。（4）機構維護也是會計檔案管理系統的一個不可忽視的作用。它可以讓用戶按照ABIS中的機構隸屬關系，從而來進行增加機構的操作，或者是用于機構信息的修改以及機構撤并后機構的刪除和隸屬關系變更后的維護。（5）會計檔案管理系統可以提供一定的統計功能，便于管理。用戶可以根據范圍、檔案的種類或者是保管的狀態對會計檔案進行統計，計算出檔案的記錄數。而金融系統里面是有資金盈余者的資金流向資金短缺者的一方，中途肯定時候金額的交易，那么利用窺覬檔案管理系統的統計功能可以更為清楚地記載交易的數量和情況。

五、結語

本文大概講述了會計檔案管理系統在金融系統中的應用，只有將會計檔案好、管理系統的功能和優點真正運用到金融系統當中，才能真正地發揮其作用。

參考文獻

[1]余緒纓.管理會計.遼寧人民出版社. 1996

第2篇

檔案管理現狀

檔案分類情況。轄區13家銀行的檔案分類均不相同，有的分類比較精細，主要分為文書、會計、人事、信貸、基建、聲像、設備、實物等類；有的分類相對簡單，主要分為文書、會計、人事三大類。從機構類別上看，國有商業銀行的檔案分類相對規范，而其他銀行檔案分類則過于簡單。

機構設置、人員配備情況。轄區13家銀行中，僅有2家設有獨立的檔案機構、3家設有獨立的檔案鑒定機構，其余各家均把檔案管理工作掛靠在辦公室或人事部門，也未成立獨立的檔案機構和獨立的檔案鑒定機構。13家銀行共有檔案員99名，其中專職檔案員11名，兼職88名。

保管方式及評級情況。目前，轄區4家銀行檔案采取由市分行集中統一保管的方式，其余各家均實行支行分散保管。8家銀行的檔案工作先后通過市檔案局或上級行的檔案評級。

電子檔案歸檔及檔案數字化情況。目前，僅2家銀行的檔案全部實現了數字化并對電子文件相關數據和信息進行了歸檔；6家銀行的檔案管理使用了檔案管理系統軟件，檔案目錄實現了數字化，但僅限于查詢使用，并沒有對檔案實物進行掃描歸檔。

存在問題

基礎設施不達標。絕大部分單位沒有對檔案庫房進行系統規劃，現有的庫房普遍存在面積偏小,防火、防蟲、防潮、防盜設施不全，庫房、閱檔室和辦公室不分等問題,部分單位甚至沒有專門的檔案庫房。

管理機制不健全。目前，只有4家銀行真正實現了檔案的大集中管理。大部分銀行檔案管理仍處于各自為政、支行分散管理的狀態，沒有獨立的檔案工作機構和獨立的檔案銷毀鑒定機構，缺乏統一標準、統一制度。這樣的管理方式既不利于監督管理，也不利于統一規范，更不能充分發揮檔案信息資源整體優勢，對檔案的安全保障也有一定的難度。

制度建設嚴重滯后。一是檔案類別沒有統一的分類標準。全市金融機構檔案分類各不相同，處于各自為政的狀態，部分國有商業銀行檔案是參照上級行的分類標準進行分類，而其他銀行檔案的分類大都參照地方檔案局文書檔案的分類標準進行分類。分類不夠準確，也不夠精細,難以體現銀行檔案的特殊性。二是檔案保管期限表沒有統一標準。針對銀行會計、信貸等業務檔案的特殊性，缺少統一的保管期限表，給檔案保管及銷毀工作帶來了一定的難度。

檔案管理不平衡。特別是地方性銀行業金融機構“重文書檔案、輕業務檔案”的現象比較普遍。為了通過檔案局或上級行的檔案評級工作，部分銀行在文書檔案的庫房建設、設備配置、電子化管理等方面投入了大量物力、財力，文書檔案管理已接近或達到了檔案局的相關要求，但對業務檔案的管理重視程度不夠。在調研中我們發現某農村金融機構的文書檔案管理已達到市檔案局二級標準，配備了密集架、空調等設備，但其業務檔案庫房簡陋，保管條件較差，會計憑證亂堆亂放，管理非常混亂。

電子化進程緩慢。目前，只有兩家國有商業銀行的檔案全部實現電子化管理，并對新時期產生的電子檔案進行了歸檔，部分銀行的文書檔案目錄已實現了電子化管理。但絕大部分銀行檔案還處于原始的手工登記歸檔保管狀態，對歷史檔案的掃描及電子化管理進程緩慢，也沒有對新時期產生的電子檔案進行歸檔，一定程度上影響了檔案的使用效率。

管理人員素質不高。目前，全轄13家銀行兼職的檔案人員占比達89%，專職的檔案管理人員占比僅為11%。兼職檔案管理人員一般缺乏專業的檔案知識，往往一身多任，投入檔案工作的精力有限，無法對檔案進行科學有效的管理，也無法對檔案進行系統的編研、收集和開發利用，檔案管理只能滿足于不丟失，裝進袋子，鎖進柜子，只停留在你查我調的階段。兼職檔案人員已很難適應新時期銀行檔案管理要求。

對策建議

進一步建立健全檔案工作機制。各商業銀行要將檔案管理作為商業銀行經營管理體系的組成部分，高度重視檔案管理，將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同計劃、同布置、同檢查、同落實。建立與現代商業銀行發展相適應的銀行檔案管理體制,從實際出發,因地制宜,建立獨立的檔案工作機構和檔案鑒定機構。進一步建立健全銀行檔案工作規章制度，逐步由現在的多頭分散管理過渡為大集中統一管理。

加強對業務檔案的管理力度。隨著銀行管理體制改革與銀行業務的不斷拓展，銀行檔案的類型、載體形態更加復雜多樣，銀行檔案部門要高度重視新型業務、新型載體的檔案形成情況，及時將各種門類和載體檔案納入到檔案工作的范疇，實現從注重文書檔案管理到文書檔案和業務檔案管理并重的轉變，不僅要重視銀行傳統的文書、會計、人事檔案，而且要重視銀行負債業務、資產業務、中間業務、國際業務、內部控制與稽核，風險等各種業務檔案的管理,還應加強電子文件相關數據和信息的收集歸檔工作。

加強基礎設施建設，改善檔案保管條件。加大對檔案基礎設施的投入，做好規劃，分步、分批建立符合銀行檔案保管要求的庫房，同時配置必要的設施設備，不斷改善現有檔案保管條件，滿足一定時期內檔案數量增長的需要，確保檔案實體絕對安全。

加快檔案信息化建設步伐。一方面要加快做好歷史紙質檔案的數字化整理工作；另一方面要嚴格按照國家有關電子文件歸檔及管理規范、檔案數字化技術規范等技術標準，統一本行系統檔案數據庫的建設，統一檔案信息的存儲格式，確保信息技術條件下各類檔案能夠全面收集、安全保管、有效提供利用。

加強檔案信息資源的開發利用，提高服務質量。強化科學編研，在開發利用的深度和廣度上下工夫，從而挖掘出檔案信息資源潛在功能。強化服務意識，提高信息服務工作質量，在服務內容上圍繞商業銀行經營需要，優化檔案結構，豐富資料種類，開發檔案信息資源。

加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。要根據各自的工作現狀、檔案數量等情況，配備相應的專職檔案工作人員，并確保檔案人員的相對穩定，逐漸改變銀行大多數檔案人員身兼數職、調換頻繁的狀況。通過建立崗位責任制，使檔案工作與效益掛鉤，開展專業技術職務評審、組織外出參觀、學習交流、開展檔案工作檢查評比等，提高檔案隊伍的凝聚力，促進檔案工作的健康發展和管理水平的同步提高。

第3篇

長期以來，我行緊緊圍繞上級行檔案工作的安排部署，在市分行的高度重視下，嚴格按照國家有關檔案工作的法律、法規和總行的檔案工作規章制度，堅持檔案集中統一管理原則，不斷加大我行的檔案工作力度，努力提高檔案工作管理水平，科學保管各類檔案，做到檔案管理與業務發展有效結合，以充分發揮和利用檔案資源的使用價值。今年，我們結合我行檔案工作現狀，特別是“5.12”汶川大地震對我行檔案工作造成嚴重影響的實際情況，確立了“一年一進步，三年一大步”，力爭2010年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。

我們主要做了以下幾方面工作：

（一）加強領導，落實責任，強化檔案工作組織建設。

一是明確部門，落實責任。由綜合管理部門負責全行檔案日常工作管理及年度目標考核工作，研究解決檔案工作中存在的問題，并及時向行領導匯報。

二是配備精干高效，結構合理，數量充足的專職檔案人員，確保了檔案工作的正常，持續開展。

三是梳理檔案管理制度，制定檔案工作發展規劃。近幾年檔案管理的辦法制度隨著業務的發展都在不斷修改完善，為保證檔案工作跟上業務發展的需要，我們及時對相關的管理制度、辦法、操作流程進行了梳理，確保檔案管理與業務發展的有效結合。上半年，按照上級行的總體安排部署，并結合我行實際，我們制定了檔案管理三年目標規劃，確立了“一年一進步，三年一大步，力爭2010年我行檔案工作目標管理考核達到一級標準”的工作目標。

四是檢查監督日常化。我們按期對全行的檔案工作及檔案管理情況進行檢查監督，及時發現問題，及時整改。五是努力加強檔案宣傳工作。我們通過各行處，部室組織員工了解，學習，熟悉檔案管理的相關規定，提高了員工的檔案法制意識，在全行上下形成良好的檔案工作環境。

（二）強化檔案標準化管理，努力提高檔案管理質量。

一是初步建立了綜合檔案管理體系。按照集中統一管理原則，我們對全轄業務檔案實行了集中統一管理。全行的法人客戶信貸檔案，個人客戶信貸檔案，文書、財務會計、科技、特殊載體檔案等都基本上實現了集中管理；

二是規范操作流程，強化管理制度。我們在各類檔案的收集、整理、保管、借閱使用、鑒定銷毀方面，都嚴格遵守檔案管理制度，確保檔案收集充分、檔案交接手續齊全、檔案整理規范、檔案內容完整、檔案管理期限劃分準確，做到交接有手續、借閱有審批、歸還有記錄、鑒定銷毀有依據。

三是重視全卷宗的建設。我們正在逐步建立內容充實，規范的全宗卷。

四是做好檔案統計工作，確保檔案統計報表上報的及時和準確完整。

（三）堅持“防治結合，以防為主”的方針，加強檔案安全工作

我們自始自終把檔案安全工作放在首要位置，堅持“防治結合，以防為主”的方針。

一是重視對檔案實體的安全管理檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對檔案實體進行安全檢查，檢查檔案實體是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色看不清、蟲蛀、鼠咬等現象，并做好檢查記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證了檔案實體的安全。

二是重視檔案庫房設施的硬件建設。今年根據檔案工作需要，增配了一臺微機，并準備按檔案管理標準建設檔案庫房以及帶監控錄像設備的借閱室，但由于地震原因，這些工作未能按計劃進行。

三是重視日常安全檢查。檔案管理人員通過定期或不定期對庫房防護設施的運行情況進行檢查，確保了所配備設施的正常運行；通過定期或不定期檢查庫房環境，定期測記溫濕度變化，定期投放防蟲藥物，定期檢查照明情況，定期檢查防火防盜，確保了庫房溫濕度適宜，庫房清潔衛生，檔案無蟲霉滋生現象。

（四）加強對檔案管理系統的運用，努力提高我行的檔案信息化管理水平

一是重視檔案系統錄入工作。按照上級行的工作安排部署，我們按時完成了對文書檔案的錄入工作，法人信貸檔案、個人信貸檔案的錄入工作也正在有序進行。