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第1篇

現(xiàn)代化檔案管理最主要的就是單位下發(fā)文件以后，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞到檔案室進(jìn)行歸檔管理，由檔案室在電腦上存儲。基層單位現(xiàn)在主要的文件使用格式就是Word系統(tǒng)進(jìn)行編輯資料，然后交到檔案室以后，由檔案管理人員在檔案管理專用的紫晶系統(tǒng)上進(jìn)行掛接，轉(zhuǎn)換成檔案資料，以后進(jìn)行查找。為了防止進(jìn)行修改，現(xiàn)在一般的電腦存儲，頂多改變存儲格式，常用的就是PDF或者是JPG這兩種格式。但是電子文件由于都是通用的文件編輯格式，可以修改不留痕跡，鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。

即使是用數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，但是在電子技術(shù)日益發(fā)展的今天，還有什么不能解密的，所以，這也是我們基層檔案工作者所面對的困惑。但是，傳統(tǒng)檔案管理就可以避免這類事情的發(fā)生，一是必須手寫的初稿、修改稿、正式的文稿及領(lǐng)導(dǎo)批閱同意打印的簽名；二是歸檔必須是手寫的原稿、批文連同正式形成的文件兩份，進(jìn)入檔案，正式歸檔。

二、現(xiàn)代檔案和傳統(tǒng)檔案管理各有優(yōu)缺點(diǎn)

現(xiàn)代檔案如發(fā)生電腦零部件老化、系統(tǒng)升級換代、配置更新等各種形式就容易丟失部分資料。但是現(xiàn)代化檔案管理不占用空間，節(jié)省人力、物力、成本等，這個是傳統(tǒng)檔案所不能比擬的。傳統(tǒng)檔案所占用的空間、人力、財(cái)力等，都很大。但是有一點(diǎn)，是代替不了的，就是手稿。新都區(qū)檔案館里，今天還保存著1959年田家英同志在當(dāng)時的新繁縣大豐公社搞試點(diǎn)時主持起草的18份文件的原件。1959年4月，田家英率領(lǐng)一個工作組從北京來到了大豐公社。田家英和縣、社、隊(duì)干部反復(fù)研究，充分聽取群眾意見，根據(jù)中央第二次鄭州會議精神，制訂了一系列制度、條例、規(guī)定。

例如：《大豐的管理體制(草案)》、《關(guān)于新繁縣崇義鄉(xiāng)大豐財(cái)務(wù)制度的十條規(guī)定(草案)》、《公社干部必須遵守的十條守則》、《關(guān)于改進(jìn)供給制的八條規(guī)定》、《關(guān)于分級管理的體制的初步意見》、《關(guān)于財(cái)權(quán)下放的分級管理的初步意見》。這些發(fā)黃的紙上，有對體制問題的意見，對財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，干部守則，各種條例、報告、會議記錄……這是歷史的見證。到今天為止，這些發(fā)黃了的資料還靜靜地躺在新都區(qū)檔案館里很好地保存著。

三、基層檔案管理人員新舊交替的問題對傳統(tǒng)與現(xiàn)代的影響

逐漸老去的一批檔案管理人員，他們在接受現(xiàn)代化檔案管理方面，自己很想學(xué)好新知識、新技術(shù)，但是因?yàn)槟挲g等各方面的原因，確實(shí)也有些力不從心。但他們工作幾十年，兢兢業(yè)業(yè)，對工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，能做到幾十年對每一份文件了如指掌，并在同時努力接受新的知識，跟上時代的步伐。唯一不足之處就是對計(jì)算的操作的熟練程度及新的系統(tǒng)的升級接受度要慢一些。

新的檔案管理人員對于計(jì)算機(jī)操作接受度高，掌握新的知識也比老同志快，從網(wǎng)上傳來的文件他們能很快的放進(jìn)去，但是要讓他們踏踏實(shí)實(shí)地坐下來像老同志一樣的工作，要讓他們?nèi)ヒ环菀环莸氖占澹陀悬c(diǎn)困難了。大學(xué)的檔案管理專業(yè)畢業(yè)生基本上都是到政府機(jī)關(guān)和國有單位，起碼來說現(xiàn)階段不會到基層的小單位。所以從這個方面來說，我覺得是一個應(yīng)該比較現(xiàn)實(shí)的問題，就是如何讓基層單位的檔案能夠跟上現(xiàn)代化檔案管理的步伐。

四、總結(jié)

第2篇

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；管理

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)水平得以提升，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)應(yīng)用到各個領(lǐng)域。在傳統(tǒng)方式下，檔案管理工作面對較大壓力，無法與現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效融合。電子檔案在使用與記錄方式下，都能發(fā)揮較大意義，從而實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合發(fā)展。因?yàn)闄n案中記載著變遷情況，具有原始性特征，也能形成不同的價值形態(tài)，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大共性，所以，在對其管理期間，實(shí)現(xiàn)兩者的融合性，無論在信息整理、歸檔、收集等工作中，都需要促進(jìn)其長期保存，基于現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，維護(hù)其安全性，這樣不僅保證了現(xiàn)代方法與現(xiàn)代技術(shù)的充分利用，也使檔案管理工作更規(guī)范。

1電子檔案與紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案具有較高的留念價值，將其保存后，當(dāng)一些有意義的事物產(chǎn)生后，會對其有效利用，紙質(zhì)檔案也是人們比較熟悉的一種保存方式。一般情況下，紙質(zhì)檔案主要將紙張作為信息記錄的一種形式。在事業(yè)單位中，使用的紙質(zhì)檔案都為公文圖紙等，包括賬目、工作記錄等。但是，紙質(zhì)檔案不容易保存，容易被破壞，也無法實(shí)現(xiàn)良好的保密工作。所以，企業(yè)或者事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員需要認(rèn)識到紙質(zhì)檔案的重要性，以認(rèn)真的態(tài)度對其處理。對于電子檔案來說，本身具備一定的保存價值，是基于計(jì)算機(jī)軟件、硬件以及數(shù)據(jù)庫進(jìn)行保存的，與人們生活存在密切關(guān)系[1]。紙質(zhì)檔案與電子檔案的使用都存在一定特征。紙質(zhì)檔案需要保存的時間比較長，容易識別，在儲存期間，存在一定的直觀特點(diǎn)，是電子檔案中不具備。但是，與紙質(zhì)檔案不同的，電子檔案能夠改變紙質(zhì)檔案中存在的缺陷，不僅能實(shí)現(xiàn)自由轉(zhuǎn)換，還能對各個信息介質(zhì)進(jìn)行識別，對信息儲存具備較高的容納性，載體也更多樣，能夠促進(jìn)信息資源的共享性發(fā)展。

2電子檔案與紙質(zhì)檔案發(fā)揮的優(yōu)勢

在企業(yè)與事業(yè)單位中，對檔案進(jìn)行處理期間，要促進(jìn)原始數(shù)據(jù)完整性。促進(jìn)原始內(nèi)容的完整性，保證其價值的充分發(fā)揮。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于紙質(zhì)檔案與電子檔案的對比分析，電子檔案比較容易更改，但紙質(zhì)檔案更方便閱讀。而且，紙質(zhì)檔案中的數(shù)據(jù)信息也更穩(wěn)定。當(dāng)單位、企業(yè)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)簽字、審核后，對其無法更改，其存在的真實(shí)性也比較強(qiáng)，具備一定的法律特征[2]。

3紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合策略

3.1檔案管理模式

在新時期發(fā)展趨勢下，檔案管理技術(shù)還比較低下，紙質(zhì)檔案與電子檔案存在的特點(diǎn)和優(yōu)勢都處于獨(dú)立發(fā)展地位。電子檔案在對信息進(jìn)行傳輸、處理與開發(fā)過程中，實(shí)現(xiàn)了較大的便捷性和高效性，應(yīng)用過程中，是各個媒體的集成化發(fā)展，具備全面性與直觀性特點(diǎn)，與紙質(zhì)檔案相比，促進(jìn)較大優(yōu)勢。如果電子檔案無法得到安全保障，就要將紙質(zhì)進(jìn)行開發(fā)與備份保存。電子方式的實(shí)現(xiàn)是一個不斷發(fā)展的過程，在該階段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合，能夠?qū)崿F(xiàn)良好的發(fā)展需要。在目前建設(shè)與發(fā)展下，紙質(zhì)檔案與電子檔案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括雙套制與雙軌制。雙套制主要是實(shí)現(xiàn)文化歸檔的統(tǒng)一使用，該方式不僅能將電子檔案制作成紙質(zhì)進(jìn)行備份，還能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化發(fā)展，使紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同儲存與使用。對于雙軌制，主要是信息在生成、運(yùn)轉(zhuǎn)期間實(shí)現(xiàn)的相互依存，它們隨著業(yè)務(wù)流程的改變而改變。該方式的使用在一定程序下能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案，工作人員對重復(fù)文件進(jìn)行辦理，促進(jìn)了管理形式的全面化發(fā)展[3]。

3.2檔案管理流程

在新時期不斷進(jìn)步與發(fā)展下，電子商務(wù)、電子政務(wù)得以有效開展，各個企業(yè)與事業(yè)單位在內(nèi)部也建立了相關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，促進(jìn)了紙質(zhì)檔案與電子檔案的結(jié)合使用，達(dá)到優(yōu)勢互補(bǔ)的作用。隨著國家檔案局對相關(guān)方法的推出，使紙質(zhì)檔案、電子檔案在良好的環(huán)境下實(shí)現(xiàn)融合。在并存時期，檔案管理工作流程也產(chǎn)生較大變化。對檔案進(jìn)行管理是，是檔案整體周期中存在的管理活動過程，其中含有鑒定工作、整理工作、歸檔工作以及儲存工作等。在傳統(tǒng)方式下，基層檔案都是從外部、自身內(nèi)部引來的，其中，紙質(zhì)檔案比較多。所以，在對其管理期間，電子檔案中也含有紙質(zhì)檔案。在現(xiàn)代檔案管理中，需要實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理，在執(zhí)行工作中，不僅在歸檔工作中更統(tǒng)一，在鑒定工作、整理工作以及儲存工作中都為更一致[4]。

3.3工作人員的能力

在新時期發(fā)展趨勢下，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效實(shí)施，還需要提高工作人員的能力和自身素質(zhì)。在對電子檔案進(jìn)行管理期間，需要基于紙質(zhì)檔案管理工作進(jìn)行思考，保證能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的長期保存和使用。紙質(zhì)檔案與電子檔案存在較大不同，其中，最為主要是就是電子檔案管理工作中各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的技術(shù)含量比較高。因?yàn)殡娮訖n案自身一定的技術(shù)特點(diǎn)和系統(tǒng)特點(diǎn)，所以，其中的電子檔案管理人員自身的專業(yè)性與自身素質(zhì)都需要提升，他們不僅要掌握檔案管理工作中相關(guān)的基礎(chǔ)知識，還要學(xué)會計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，這樣才能保證檔案管理效率的提升[5]。

3.4管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

在新時期發(fā)展趨勢下，為了應(yīng)用新型檔案載體，實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的智能化管理，在對檔案處理工作中，要求實(shí)現(xiàn)信息的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)化。檔案信息系統(tǒng)的使用質(zhì)量與數(shù)據(jù)信息質(zhì)量存在緊密聯(lián)系，所以，要為數(shù)據(jù)信息格式設(shè)定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在新型載體檔案得以廣泛應(yīng)用后期，促進(jìn)業(yè)務(wù)管理各個方面更標(biāo)準(zhǔn)十分重要。如：建立統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)等。還需要為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)新型檔案信息載體格式的轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)，保證計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備、多媒體設(shè)備都能充分利用。還需要為新型載體檔案管理工作制定相關(guān)的實(shí)施制度以及法律制定等，其中，在電子檔案的歸檔工作、整理工作以及儲存工作等各個環(huán)節(jié)充分利用。但是，由于電子檔案自身存在一定缺陷，導(dǎo)致電子檔案的真實(shí)性存在較大限制，所以，需要建立相關(guān)的法律法規(guī)，確定出電子檔案的法律地位。

結(jié)束語

電子檔案成為當(dāng)今發(fā)展的主要趨勢，其含有的豐富內(nèi)容能夠?yàn)楣ぷ魈峁┬畔⒒A(chǔ)。對電子檔案進(jìn)行開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)長期的保存工作，需要在技術(shù)、使用方法以及標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行改變，還需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，這樣才能實(shí)現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合。

參考文獻(xiàn)

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第3篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；信息化；現(xiàn)代化

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。應(yīng)該說，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和檔案管理現(xiàn)代化勢在必行。

一、信息化與檔案的關(guān)系

1．檔案信息是一種重要的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的真實(shí)記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是一種特殊的信息產(chǎn)品。隨著信息時代的到來，檔案作為原生信息源，越來越社會重視和利用。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲就是為檔案開發(fā)利用作準(zhǔn)備，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和利用的過程，已構(gòu)成一個完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2．信息化是知識經(jīng)濟(jì)時代主線。信息是知識經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展最終將人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成一個全球化的信息共同體。在這種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿全局的發(fā)展主線。

3．信息資源開發(fā)利用要服務(wù)于客觀發(fā)展需求。從信息化發(fā)展的進(jìn)程上來講，信息系統(tǒng)總是由滿足業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行需要開始，信息資源的開發(fā)利用遵循著數(shù)據(jù)—信息一知識的過程。機(jī)構(gòu)層面的信息資源開發(fā)利用總是從系統(tǒng)集成、數(shù)據(jù)集成開始，在整合的數(shù)據(jù)倉庫基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘和滿足不同需要的數(shù)據(jù)應(yīng)用。這實(shí)際上類似于我們傳統(tǒng)的檔案管理利用流程，應(yīng)當(dāng)把它納入到信息化條件下的檔案管理內(nèi)容范疇。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息部門擔(dān)負(fù)著掌握、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求作出反應(yīng)，提供社會發(fā)展和人們生活所需要的各種信息。這是時代賦予包括檔案部門在內(nèi)的社會信息部門的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步方式轉(zhuǎn)變的要求。

4．信息化建設(shè)是檔案工作改革的動力。信息社會的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容豐富，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費(fèi)需求主要來源于兩方面：一方面是生產(chǎn)需求，另一方面是生活需求。隨著信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求以及將來信息化程度加大時的潛在信息消費(fèi)需求，也是檔案工作改革的直接動力。隨著人們生活水平和文化水平的提高，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用隨著社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而不斷擴(kuò)大，不僅停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等方面結(jié)合，不斷滿足人們的文化需求。

二、準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

1．從提高現(xiàn)代化管理手段，實(shí)行資源共享，管理方式從傳統(tǒng)的管理轉(zhuǎn)向現(xiàn)代化管理。檔案工作要圍繞部門的工作重點(diǎn)、關(guān)注的熱點(diǎn)來組織信息，提供信息。隨著當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，已形成了網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化的時代。檔案系統(tǒng)如何認(rèn)識“網(wǎng)絡(luò)化管理”和“數(shù)據(jù)化檔案”，實(shí)現(xiàn)信息共享、共建的目的。對此，開展現(xiàn)代化管理工作，必須做到檔案管理軟件的選擇，推廣要慎重。選擇的軟件需具備規(guī)范化、通用化，并有很強(qiáng)的包容性。

2．文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進(jìn)行。同時，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求。

3．歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。

4．檔案信息化建設(shè)與檔案管理現(xiàn)代化還應(yīng)該堅(jiān)持以下四項(xiàng)原則。

(1)前瞻性：檔案信息化建設(shè)的終極目標(biāo)是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實(shí)現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進(jìn)行，是一項(xiàng)耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進(jìn)行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費(fèi)用。因此，在信息化實(shí)施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)在極其有限的財(cái)力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學(xué)論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實(shí)施階段的一致性，將有限的財(cái)力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當(dāng)前信息業(yè)的特點(diǎn)和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費(fèi)。

(2)協(xié)作性：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財(cái)力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館(室)來說，獨(dú)立完成這些項(xiàng)目存在相當(dāng)大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅(jiān)持協(xié)作的原則，加強(qiáng)與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項(xiàng)工作在各階段的順利實(shí)施。

(3)實(shí)用性：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅(jiān)持實(shí)用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進(jìn)行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進(jìn)行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨(dú)特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備”惟一性”，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點(diǎn)擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機(jī)地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。