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第1篇

【論文摘要】隨著計算機技術在檔案管理工作中發揮的作用愈來愈大我國檔案部門于20世紀70年代末開始應用計算機輔助檔案管理,從20世紀80年代開始,我國已經步入了檔案管理現代化時期。

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高?！熬盼濉币巹澲敖鹦殴こ獭保瑸槿鎸崿F檔案信息處理和管理的現代化做了準備。

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

1、分清輕重緩急，循序漸進。

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質教育。

加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域。

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。

要盡快培養既懂專業知識，有懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經濟的到來做好充分的準備。

總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過全體檔案界同仁的共同努力，我們定會在新世紀這張白紙上寫出最新、最美的文章，畫出最新、最美的圖畫。

參考文獻：

第2篇

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。

一、知識經濟時代檔案管理工作面臨的問題

首先，知識經濟時代，檔案事業的內涵和外延將進一步擴大。以為檔案是經濟形態存在和發展的必然產物，原始記錄性是檔案的本質屬性這一點永遠都不會改變。在知識經濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案駕駛的主要參數，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

第二，依托先進的技術設備，知識經濟將推動檔案事業發展進程。知識經濟是現代化科學技術智能化、信息化、高級化的結果。先進和技術設備是知識經濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經廣泛應用于檔案管理、統計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義……總之，計算機、光盤、多媒體、現代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業的發展進程，使之進入現代化管理的先進行列。

第三，知識經濟將為檔案事業提供現代化的管理思想和管理方法。知識經濟不僅意味著知識的不斷創新和信息技術的廣泛應用，它更代表著先進的、科學的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

第四，知識經濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。選拔德才兼備的人才是知識經濟時代的核心內容。實質經濟時代的檔案人員要具備較高的專業知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優秀人才結合起來，發揮出最大的效能泥腿動檔案事業發展。

二、加快檔案管理工作現代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。1、分清輕重緩急，循序漸進。

檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2、分級次著錄，省時省力。

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄,對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄,而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎。

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

4、要加強檔案信息素質教育。

加快建立檔案信息網絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

5、要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現標準化。

計算機技術的應用是檔案工作技術現代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經濟發展要求，加快檔案現代化管理就必須實現檔案工作標準化。

6、要強化服務意識，拓寬服務領域。

要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經濟主戰場，把檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。做到知識經濟發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業和科技事業單位傾斜，在注重國有經濟領域檔案工作的同時，把非公有制經濟領域檔案工作納入服務范疇。

7、培養一批高層次的檔案信息專業人才和新型化高層次管理人才。

第3篇

關鍵詞：檔案管理;電子政府

檔案之有用，源于之其特有的、強大的憑證價值和參考（情報）價值。曾經指出：經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，離不開檔案與檔案工作。檔案管理作為國家利益的捍衛力，經濟發發展的拉動力，社會進步的保障力，科技創新和文化繁榮的促進力，其管理具有重要意義。在信息化浪潮中必須確保先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，提高檔案工作整體水平。隨著信息時代的發展。檔案管理方式已發展到以電子檔案為中心，業務處理過程檔案化以應用為中心的新模式。本文將對檔案的現代化管理進行分析，提出幾點意見［1］。

1 檔案工作的概述

廣義上的檔案工作是指檔案事業，所包括的檔案館工作、檔案室工作、檔案事業管理工作、檔案教育、檔案科學研究、檔案的宣傳及出版等工作。狹義上的檔案工作是指檔案管理工作，具體業務工作內容包括收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研和提供利用八個環節，前六個環節稱為基礎工作，后兩個環節稱為編研利用工作。檔案工作具有管理性,服務性和政治性［2］。

隨著時代進步，現代檔案工作發生了以下四點轉變：

1.1 在工作定性、定位方面，從附屬性、機要性轉為服務性、職能性；

1.2 在工作格局方面，從封閉轉為開放，從以保管為主導，轉為以開發利用為主導；

1.3 在服務對象方面，從單純為領導服務、為本單位內部服務，轉為同時面向全員和社會服務；

1.4 在服務方式方法上，從被動的、手工的、內向型的服務，轉為主動的、開發性的、數字化和網絡化的服務

當前檔案管理主要存在的問題為檔案總量偏少，載體形式單一，并且載體結構具有缺陷。

其相應的解決措施為：

(1)密切關注經濟社會發展和各項工作的新領域、新業務、新事物，拓展建檔范圍，加強收集工作；

(2)健全檔案管理制度，保障檔案收集完整；

(3)在檔案結構的多元化上下功夫，重視各種門類、各種載體特別是電子文件的歸檔和收集。

2 檔案的現代化管理

2.1 構建現代化檔案管理新理念。

構建現代化檔案管理新理念，需要明確的檔案管理任務和發展目標：以妥善保存檔案，便捷應用為發展目標。

2.2 解決適用、配套的管理設施。

不少檔案管理設施仍停留在50、60年代的木制柜，由于條件有限落實困難，溫濕度控制乏術。檔案資料堆積混雜，

檔案基本管理設備缺乏［3］。

因此，在檔案管理中需要注重場所，裝具以及信息化設施使用情況，確保檔案的妥善管理。

2.3 實行制度化、規范化、標準化管理。

制度化、規范化、標準化三者之間有密不可分的關系。制度是對各方關系、行為準則、辦事程序作出統一規定。規范是對工作的數量、質量、方式、方法等作出統一規定。標準是對普遍性的業務技術作出統一規定。制度根據法律、法規、政策制定，偏重宏觀，以調整關系、規范秩序為主要目的，有強制性。規范、標準以科學、技術以及普遍性的經驗的綜合成果為基礎制定，偏重微觀業務，側重業務性、技術性和操作性，一般屬非強制性。其中，檔案工作的標準化為重中之重。

檔案工作的標準化是一個過程，即標準的制訂和實施的實踐過程。其實質為簡單化，統一化，系列化，通用化，典型化，格式化［4］。

檔案工作標準化體系的構成包括檔案工作基礎標準，檔案工作業務技術標準以及與檔案工作標準相關的標準。

——檔案工作基礎標準。包括檔案專業基本術語標準、檔案館代碼編制標準，檔案種類劃分標準，檔案計量單位標準，檔案統計工作標準，等等。

——檔案工作業務技術標準。包括檔案收集標準、檔案整理標準、檔案編目與檢索標準、檔案統計標準、檔案鑒定標準，檔案保管與保護標準，等等。

——與檔案工作標準相關的標準。如：文件制成材料質量標準，底圖、藍圖制作規范，竣工圖編制標準，技術文件格式，國家機關公文格式，CAD電子文件光盤存儲與歸檔標準，等等。檔案工作標準體系，就其橫向結構而言，一般分為國際標準、國際區域性標準、國家標準、行業或專業標準、地方標準、企業標準等。

因此，在檔案工作標準化的實施過程需要增強貫徹標準化的意識；認真學習、掌握標準文本的內容、要求；要有推行標準的保障措施，運用法律、經濟、行政手段保證標準的貫徹執行。

2.4 大力推進檔案信息化。

檔案信息化既是整個檔案管理現代化的重要基礎，也是體現檔案管理現代化水平的主要標志。檔案信息化的三大任務，分別為文檔一體化管理，電子文件歸檔管理和檔案數字化、網絡化。

2.5 著力進行檔案信息資源的有效開發。

檔案信息資源開發具有很大的潛在價值，但其目前有以下問題：1、檔案資源匱乏；2、數字化程度低；3、可檢索性差。因此應該大力開展檔案信息資源的有效開發。

3 結語

檔案的現代化管理是檔案事業不斷進步的重要動力和源泉，做好檔案管理，思想上要高度重視，要根據自身的情況來確定工作思路，加強檔案的基礎業務工作，重視檔案收集完整和齊全，重視檔案編研工作，重視檔案信息化建設和實現網絡化的查閱和檢索，積極爭取職能部門的支持，存進檔案管理與信息化的結合，推動其不斷發展。只有現代化管理，才有使檔案管理具有更廣闊的發展空間。

參考文獻

［1］ 王麗梅. 簡談新時期檔案管理工作的重要性［J］. 青年文學家, 2011, (10)

［2］ 衛雙囤. 談檔案的管理和有效利用［J］. 山西檔案, 2011, (S1)