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第1篇

關(guān)鍵詞：煤礦物資；合同管理；目的；對策

煤礦企業(yè)物資采購合同管理是指煤礦企業(yè)對以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為，煤礦物資采購合同作為實(shí)現(xiàn)煤礦物資采購工作的載體，能直接決定煤礦物資采購的質(zhì)量、效果和效率等。尤其是隨著煤炭行業(yè)的疲軟、煤礦企業(yè)之間競爭的日趨激烈和煤炭資源兼并重組步伐的加快，煤礦物資采購合同管理工作在煤礦物資供應(yīng)管理工作中的作用日益凸顯。如何做好煤礦物資采購合同管理工作已經(jīng)是擺在煤礦企業(yè)面前不可避免的話題。

一、加強(qiáng)煤礦物資采購合同管理工作的主要目的和意義

1.加強(qiáng)合同管理已經(jīng)成為建立現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容。隨著我國煤炭資源兼并重組進(jìn)程的加快，大型煤業(yè)集團(tuán)、產(chǎn)煤基地已應(yīng)運(yùn)而生。建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度已經(jīng)成為不可回避的嚴(yán)峻而深刻的問題。煤礦物資供應(yīng)管理制度是煤礦企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)管理制度的重要組成部分，而煤礦物資采購合同是煤礦企業(yè)進(jìn)行物資供應(yīng)管理工作的重要環(huán)節(jié)，其重要性日益顯著。

2.加強(qiáng)合同管理能夠明確雙方權(quán)利義務(wù)，保證各方在合同履約過程中盡職盡責(zé)，共同推進(jìn)合同履行，規(guī)范市場交易行為。煤礦企業(yè)與供應(yīng)商之間通過合同對雙方行為加以約束，通過簽訂煤礦物資采購合同，確定了雙方就采購物資這一行為的經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系，簽約雙方之間的責(zé)任得以明確，都需全面履行采購合同中所規(guī)定的權(quán)利和義務(wù)，共同推進(jìn)合同履行，規(guī)范市場交易行為。

3.通過加強(qiáng)合同管理以規(guī)避、防范風(fēng)險(xiǎn)。在煤礦物資的采購過程中，由于雙方對合同的理解不一致、供應(yīng)商未能及時(shí)送貨或供應(yīng)商送貨時(shí)，需求部門卻無處安放、合同本身有模糊不確定之處等原因，出現(xiàn)糾紛是難免的，而加強(qiáng)合同管理就成為解決交易雙方糾紛的重要依據(jù)。

二、目前煤礦企業(yè)物資供應(yīng)合同管理工作中存在的主要問題

1.合同管理風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識不足、意識不強(qiáng)。許多煤礦企業(yè)存在重視合同文本，輕視合同管理的情況，缺少根據(jù)合同履行的進(jìn)展實(shí)時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤管理；對合同管理缺乏相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)管理的機(jī)制和手段。

2.合同簽約主體不當(dāng)。合同簽約主體首要條件應(yīng)當(dāng)是具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力的合同當(dāng)事人，另外合同文本簽約主體名稱必須與營業(yè)執(zhí)照上企業(yè)名稱保持一致，不能有錯(cuò)字、漏字等。

3.合同條款表述不嚴(yán)謹(jǐn)、不全面。合同講究咬文嚼字，表述不嚴(yán)謹(jǐn)就容易發(fā)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或引起爭議。表述不全面往往是漏掉違約責(zé)任，這樣一旦發(fā)生違約，在合同中看不到違約如何處理的條款。

4.只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨(dú)立存在的合同，一般是煤礦物資采購的商務(wù)合同，從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同，一般指的是煤礦物資技術(shù)協(xié)議等。煤礦物資技術(shù)協(xié)議等是商務(wù)合同的重要組成部分，是必須依附于商務(wù)合同才能存在。

三、解決合同管理中存在問題的對策

1.煤礦物資買賣合同模板必須經(jīng)企業(yè)法律顧問部門審核。企業(yè)通過簽訂合同建立民事法律關(guān)系是一種民事法律行為，涉及大量的法律專業(yè)問題，必須經(jīng)過專業(yè)人士審核無誤后方可進(jìn)行下一步操作。

2.建立健全合同管理制度。要使煤礦企業(yè)合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理等都處于有效的控制狀態(tài)。

3.加強(qiáng)合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著合同管理的質(zhì)量。尤其是煤礦行業(yè)涉及到的煤礦物資品種多、樣式雜，合同管理人員通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，可以掌握專業(yè)知識、合同法律和簽約技巧，增強(qiáng)了合同管理人員的責(zé)任感，提高了其法律意識，全面提升合同管理人員的素質(zhì)。

4.重大合同嚴(yán)格審查管理。按照 “三重一大”決策政策和原則，把對煤礦企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益影響大的物資采購合同做重點(diǎn)處理，做為煤礦物資采購合同的重點(diǎn)管理對象，從合同的采購項(xiàng)目論證、對方當(dāng)事人資信調(diào)查、合同談判、文本起草、修改、簽約、履行或變更解除、糾紛處理的全過程，都由法律顧問等部門參與，嚴(yán)格管理和控制，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，有效維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。

第2篇

1、建立經(jīng)濟(jì)合同模板，提高醫(yī)院合同管理的效率化

目前，醫(yī)院每年需要簽訂的合同數(shù)量很多，每次簽訂前必須經(jīng)過審計(jì)部門審核。由于各單位提供的合同五花八門，有關(guān)部門要逐一對合同條款進(jìn)行審核，條款不全的要退回給業(yè)務(wù)部門，由他們退給供貨方進(jìn)行修改，往往來回好幾輪，浪費(fèi)時(shí)間，效率低下，也常因?yàn)楹贤炗啿患皶r(shí)，影響了工作的正常開展。為了提高工作效率，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，北京小湯山醫(yī)院內(nèi)審部門以標(biāo)準(zhǔn)合同范本為基礎(chǔ)，聘請醫(yī)院法律顧問以及相關(guān)部門共同參與，修訂合同條款，并不斷進(jìn)行補(bǔ)充完善，制定出了適合自己的各類經(jīng)濟(jì)合同模板。我們在經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)工作中發(fā)現(xiàn)，雖然醫(yī)院簽訂的合同種類、數(shù)量繁多，但是大多數(shù)經(jīng)濟(jì)合同可以分為采購類、工程類、服務(wù)類、信息軟件四大類合同。我們根據(jù)上述四類合同的特點(diǎn)，又進(jìn)行了小類的細(xì)分，同相關(guān)的合同管理科室協(xié)商、尋找最適合的標(biāo)準(zhǔn)合同范本，然后根據(jù)醫(yī)院自身的具體情況和要求，制訂出我們醫(yī)院的合同模板，經(jīng)過醫(yī)院法律顧問修訂、把關(guān)后，確定最終的合同模板在全院推行。（1）采購類合同：北京小湯山醫(yī)院依據(jù)北京市政府采購中心網(wǎng)站公布的政府采購文本為范本，確定了醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備采購合同、其它設(shè)備協(xié)議供貨合同兩類合同模板。醫(yī)療設(shè)備采購合同模板主要應(yīng)用于醫(yī)院經(jīng)過公開招標(biāo)采購的醫(yī)療設(shè)備；其它設(shè)備協(xié)議供貨合同模板主要應(yīng)用于北京市政府統(tǒng)一招標(biāo)采購目錄內(nèi)的辦公設(shè)備、家具等。這類合同北京小湯山醫(yī)院重點(diǎn)約定了付款方式、違約條款、爭議解決方式以及售后服務(wù)的具體條款。（2）工程類合同：北京小湯山醫(yī)院依據(jù)北京市建設(shè)工程施工合同范本和北京市建設(shè)小型工程施工合同范本，確定了醫(yī)院建設(shè)施工合同和小型工程施工合同兩類合同模板。建設(shè)施工合同模板主要應(yīng)用于醫(yī)院經(jīng)過公開招標(biāo)采購的大型工程，以及北京小湯山醫(yī)院30萬元至100萬元未經(jīng)公開招標(biāo)的工程；小型工程合同模板主要應(yīng)用于30萬元以下的小型、零星修繕工程。這類合同我們主要約定了人工費(fèi)、材料價(jià)等引起合同價(jià)款變更、工程量的確認(rèn)、垃圾清運(yùn)、安全施工以及工程結(jié)算審計(jì)的具體條款。另外，與大型工程相關(guān)的工程設(shè)計(jì)合同和工程監(jiān)理合同也都參考合同范本確定了適合我們醫(yī)院的合同模板。（3）服務(wù)類合同：此類合同比較繁雜，我們又劃分了如下小類：物業(yè)類：保安服務(wù)合同、醫(yī)療垃圾清運(yùn)合同、液化石油氣供應(yīng)合同、園林養(yǎng)護(hù)合同、化糞池清掏合同等；維保類：大型醫(yī)療設(shè)備（如核磁、CT）的維保合同、電梯維保合同、自動(dòng)門維保合同等；委托類：招標(biāo)委托協(xié)議、工程咨詢合同等。委托類基本上都有可參照的合同范本，但是物業(yè)類和維保類合同則要根據(jù)各自特點(diǎn)確認(rèn)合同條款，我們也是在實(shí)踐中逐步摸索、改進(jìn)、完善了這兩類合同模板，提高了審計(jì)效率。總之，服務(wù)類合同主要以向醫(yī)院提供服務(wù)為主，所以我們重點(diǎn)審核、約定的是服務(wù)響應(yīng)時(shí)間、服務(wù)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)以及與之相對應(yīng)的違約條款。當(dāng)然，如果能夠達(dá)成“先服務(wù)，后付款”，則給此類合同加上了一道雙保險(xiǎn)。（4）信息軟件類合同：這是比較難以尋找合同范本的，并且我們目前的大部分審計(jì)人員對信息技術(shù)還是處于一知半解的狀態(tài)，所以我們在建立這類合同模板是最謹(jǐn)慎的。我們把這類合同大致分為兩類：一類是信息技術(shù)類，比較偏重于服務(wù)類合同；另一類是軟件類，比較偏重于采購合同。根據(jù)醫(yī)院特點(diǎn)，我們關(guān)注的重點(diǎn)是運(yùn)行、驗(yàn)收、服務(wù)響應(yīng)等條款。需要注意的是，建立合同模板不能將“官網(wǎng)”上提供的“合同范本”全盤照搬，必須結(jié)合醫(yī)院的具體實(shí)際情況，根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)過與相關(guān)部門和法律顧問共同探討、協(xié)商、修改之后確定。并且，合同模板不是一成不變的，要適應(yīng)醫(yī)院形勢的新發(fā)展，不斷持續(xù)改進(jìn)經(jīng)濟(jì)合同模板。使用經(jīng)濟(jì)合同模板后，在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)時(shí)，審計(jì)人員就可以把主要精力放在審核合同與模板的一致性以及對方承諾的具體條款上，公開招標(biāo)和政府采購的合同由于已經(jīng)完成了資質(zhì)審核，如果是這類合同，對方資質(zhì)也不是審計(jì)重點(diǎn)，未經(jīng)招標(biāo)的經(jīng)濟(jì)合同，還要把對方資質(zhì)文件的審核作為重點(diǎn)之一。這樣，既利于內(nèi)部審計(jì)部門提高對經(jīng)濟(jì)合同簽訂階段的審計(jì)效率，同時(shí)業(yè)務(wù)部門簽署合同也變得比較簡單，大大提高了工作效率。

2、建立合同會(huì)審流程，提高醫(yī)院合同管理的規(guī)范化

根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，建立橫向與縱向相結(jié)合的最佳合同會(huì)審流程，各部門各負(fù)其責(zé)，提高經(jīng)濟(jì)合同的簽訂效率。橫向是指任何一份經(jīng)濟(jì)合同的最終簽訂都需要多個(gè)部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作，舉例來說，醫(yī)院要簽訂醫(yī)療設(shè)備的采購合同，那么就需要醫(yī)療設(shè)備的使用部門、設(shè)備管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門對合同進(jìn)行層層會(huì)審，有的比較重要的合同還要經(jīng)過醫(yī)院的法律顧問復(fù)核，才能最終簽訂合同，如果在這個(gè)層面上實(shí)行縱向?qū)徍耍敲窗凑彰總€(gè)部門兩個(gè)工作日審核完畢來計(jì)算，再加上與供貨方協(xié)商修改合同的時(shí)間，那么一份合同的定稿大約都需要兩周以上，這種合同審核的流程對合同內(nèi)容的審核是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)模敲黠@的效率比較低下，不利于醫(yī)院動(dòng)輒幾百份合同的有效簽訂。為了提高經(jīng)濟(jì)合同審核的效率，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的管理，我們醫(yī)院結(jié)合各部門業(yè)務(wù)管理的特點(diǎn)，由相關(guān)部門共同探討，根據(jù)各部門在經(jīng)濟(jì)合同審核過程中擔(dān)當(dāng)?shù)穆氊?zé)，摸索出簡單高效、橫向與縱向相結(jié)合，適用于我們醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)合同會(huì)審流程。另外，對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同屬于醫(yī)院“三重一大”事項(xiàng)的，必須經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子集體討論并形成書面意見之后簽訂。最后，由合同管理部門核對各項(xiàng)手續(xù)是否齊全后，加蓋醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同專用章，完成經(jīng)濟(jì)合同的簽訂。不難看出，醫(yī)院的審計(jì)部門在經(jīng)濟(jì)合同的審核中是非常關(guān)鍵的部門，需要審核合同的全部條款以及對方資質(zhì)。必須指出的是，審計(jì)部門雖然要審核合同的全部條款，但是設(shè)備參數(shù)、附件配置和售后服務(wù)應(yīng)當(dāng)以設(shè)備使用科室的意見為主，合同的付款條款應(yīng)當(dāng)以財(cái)務(wù)部門的意見為主，這些應(yīng)當(dāng)在合同審核職責(zé)分工中明確說明。審計(jì)部門不能大包大攬，審計(jì)人員也不是萬能的，一定要在“合同審計(jì)建議書”中明確內(nèi)審的責(zé)任，注意規(guī)避自己能力所不及而形成的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

3、招標(biāo)文件審計(jì)與合同審計(jì)相結(jié)合，將經(jīng)濟(jì)合同管理的關(guān)口前移

近幾年，隨著國庫集中收付改革和政府采購改革的不斷深入，各醫(yī)院的大額資金支出基本上實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)采購這種形式。目前，北京小湯山醫(yī)院50萬元以上的貨物類、服務(wù)類采購和100萬元以上的工程，無論資金來源是財(cái)政資金還是自有資金，全部實(shí)現(xiàn)了公開招標(biāo)采購。北京小湯山醫(yī)院在對經(jīng)過公開招標(biāo)的貨物類、服務(wù)類、工程類等合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)發(fā)現(xiàn)，這些即將簽訂的合同即使存在一定的漏洞或風(fēng)險(xiǎn)，審計(jì)人員提出的合同審計(jì)意見有時(shí)也不能被采納，因?yàn)樵诠_招標(biāo)期間發(fā)售的招標(biāo)文件內(nèi)有合同樣式，這些合同樣式有時(shí)并不是醫(yī)院的合同模板或標(biāo)準(zhǔn)的合同范本，特別是大型工程合同，中標(biāo)方會(huì)以“需要到市建委備案，不能更改合同”為由拒絕修改合同。所以，在對中標(biāo)后的合同進(jìn)行審計(jì)時(shí)，審計(jì)人員發(fā)揮的職能只能是審計(jì)其與招標(biāo)文件內(nèi)的合同的一致性，以及招標(biāo)采購內(nèi)容與中標(biāo)方的投標(biāo)文件的一致性。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院利益的最大化，內(nèi)部審計(jì)在公開招標(biāo)采購的程序中進(jìn)行“關(guān)口”前移，也就是在招標(biāo)文件定稿、發(fā)售前，由審計(jì)人員對招標(biāo)文件內(nèi)的合同進(jìn)行審計(jì)。招標(biāo)文件內(nèi)容中一般單獨(dú)設(shè)立“合同”一章，根據(jù)招標(biāo)協(xié)議，招標(biāo)方即醫(yī)院對招標(biāo)文件負(fù)責(zé)，所以醫(yī)院可以結(jié)合實(shí)際情況要求使用恰當(dāng)?shù)暮贤０澹⒃诖藭r(shí)把對招標(biāo)內(nèi)容的特殊、合理要求寫入“招標(biāo)文件”。例如醫(yī)療設(shè)備招標(biāo)采購，醫(yī)院要求供貨方提供三年的維保，就可以在招標(biāo)文件內(nèi)的“合同”中明確。把醫(yī)院的要求明確、全面地寫入招標(biāo)文件，就會(huì)避免合同簽訂時(shí)的許多矛盾。當(dāng)然，為了確保招標(biāo)文件的質(zhì)量，如果醫(yī)院已建立的合同模板仍不能滿足個(gè)別招標(biāo)文件的要求，那么就應(yīng)當(dāng)參照合同會(huì)審流程，啟動(dòng)招標(biāo)文件的會(huì)審程序。通過公開招標(biāo)確定中標(biāo)方后，就要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)簽訂合同。由于醫(yī)院已經(jīng)在前期做足了“功課”，在這個(gè)合同簽訂階段，審計(jì)人員只需重點(diǎn)審查擬簽訂的合同與招標(biāo)文件內(nèi)的合同是否一致，中標(biāo)方在投標(biāo)文件內(nèi)的各項(xiàng)承諾是否均已在合同或合同附件內(nèi)明確等個(gè)性化條款。

二、事中控制———經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行中的內(nèi)審工作

經(jīng)濟(jì)合同簽署完畢后，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門的工作并沒有結(jié)束，要對大額的、重要的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行延伸審計(jì)，對執(zhí)行中的經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。在經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行過程中，為了維護(hù)合同的嚴(yán)肅性，醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)部門可以根據(jù)合同的重要性、執(zhí)行期限等，設(shè)計(jì)合同執(zhí)行情況的檢查表，對重點(diǎn)合同執(zhí)行情況進(jìn)行1至2次的抽查，以提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行力，促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化。首先，根據(jù)各類經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)容的特點(diǎn)，設(shè)計(jì)《合同履約情況調(diào)查表》。采購類“合同履約情況調(diào)查表”的設(shè)計(jì)要重點(diǎn)放在設(shè)備或物資的交貨時(shí)間、質(zhì)量、安裝、驗(yàn)收、保修等方面；工程類合同則要比較復(fù)雜，大、小工程的“合同履約情況調(diào)查表”也要各有側(cè)重，隱蔽工程驗(yàn)收、工程洽商變更、主要材料認(rèn)價(jià)、工程款撥付、竣工驗(yàn)收等方面是必須要關(guān)注的；服務(wù)類合同一般涉及金額不大，審計(jì)人員可以從已簽訂的服務(wù)類合同中，抽查幾份金額較大的，如核磁維保合同、保安服務(wù)合同等，個(gè)性化設(shè)計(jì)不同的“合同履約情況調(diào)查表”；軟件信息類“合同履約情況調(diào)查表”的設(shè)計(jì)要突出軟件運(yùn)行效果、操作培訓(xùn)、服務(wù)響應(yīng)時(shí)間以及升級服務(wù)等方面。醫(yī)院內(nèi)審人員要以各類合同為基礎(chǔ)，從實(shí)際出發(fā)，下功夫設(shè)計(jì)出切實(shí)可行的“合同履約情況調(diào)查表”，這是對經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行事中控制的前提和有效手段。以醫(yī)療設(shè)備采購合同為例，我們結(jié)合醫(yī)療設(shè)備采購合同具體條款的。其次，選取具有典型意義的各類合同，選擇恰當(dāng)?shù)慕槿霑r(shí)期，深入到合同執(zhí)行部門，檢查各業(yè)務(wù)部門在合同執(zhí)行過程中存在的問題。采購類合同可以選擇設(shè)備或物資驗(yàn)收期間，工程類合同要根據(jù)工期的長短選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間檢查，服務(wù)類合同可以選擇服務(wù)過半的時(shí)期，軟件信息類合同則可以選擇軟件安裝并運(yùn)行一段時(shí)間后審核合同執(zhí)行情況。醫(yī)院內(nèi)審人員可以根據(jù)預(yù)先設(shè)計(jì)好的《合同履約情況調(diào)查表》，實(shí)事求是地一一對照進(jìn)行檢查，對于未執(zhí)行或者未完全執(zhí)行的條款，要查明未能執(zhí)行的原因，在表中描述清楚；對于檢查中出現(xiàn)的特殊情況，也要在表中的空白行明確記錄。最后，將《合同履約情況調(diào)查表》進(jìn)行分析匯總，對于合同執(zhí)行中出現(xiàn)的重大問題及時(shí)向部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)提示，必要時(shí)向醫(yī)院主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯報(bào)，避免問題進(jìn)一步惡化。例如，采購類合同中，對于個(gè)別超期供貨甚至不能供貨的單位，應(yīng)盡快通知招標(biāo)機(jī)構(gòu)沒收中標(biāo)方的投標(biāo)保證金，并根據(jù)合同條款進(jìn)行相應(yīng)的罰款，或者雙方在自愿的基礎(chǔ)上以書面的形式簽署補(bǔ)充協(xié)議，變更或解除合同。在合同履約情況的抽查過程中，審計(jì)人員不要以監(jiān)督、檢查者自居，遇到問題應(yīng)當(dāng)多聽取業(yè)務(wù)部門的意見，遇到不同意見，要條分縷析，采取綜合分析的方式，盡可能與合同執(zhí)行部門協(xié)商一致，提出具有可操作性的合理化建議，幫助業(yè)務(wù)部門提高經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行水平。

三、事后評價(jià)———經(jīng)濟(jì)合同履行完畢后的內(nèi)審工作

經(jīng)濟(jì)合同履行期滿以后，就涉及到合同的終止了。合同終止了，醫(yī)院的內(nèi)審工作并沒有結(jié)束，因?yàn)樵O(shè)備采購合同的供貨方有的會(huì)承諾兩年，甚至更長一些的質(zhì)量保證期，而工程一般也有2—5年的保修期，但是合同中往往卻約定質(zhì)量保證金一年后無息退還，所以一年之后，質(zhì)量保證期的服務(wù)就是“盲點(diǎn)”，甚至有的供貨方或施工方根本不在乎那5%的質(zhì)量保證金，拿到95%的合同價(jià)款后就“神龍見首不見尾”了。那么，審計(jì)人員就有必要對“盲點(diǎn)”期間的設(shè)備售后服務(wù)、工程維保服務(wù)等情況進(jìn)行追蹤評價(jià)，驗(yàn)證醫(yī)院合同執(zhí)行部門對合同后期管理的效果性。首先，合同的評價(jià)體系是依靠多部門聯(lián)動(dòng)建立起來的，醫(yī)療設(shè)備采購合同的評價(jià)需要綜合設(shè)備使用科室、設(shè)備管理科室、財(cái)務(wù)部門，以及患者對醫(yī)療設(shè)備治療或檢查效果的滿意程度，其中設(shè)備使用科室的評價(jià)比重應(yīng)當(dāng)略高，突出醫(yī)療設(shè)備的性能指標(biāo)；服務(wù)類合同的評價(jià)需要綜合主管職能部門、財(cái)務(wù)部門，受眾群體的滿意程度，受眾群體可能包括醫(yī)院職工和患者，其中受眾群體的滿意度應(yīng)當(dāng)占據(jù)絕對分值，服務(wù)對象的肯定是對服務(wù)提供方的最好評價(jià)；工程類、軟件信息類合同也是如此，既要綜合相關(guān)部門、相關(guān)人員的評價(jià)意見，又要客觀地劃分出評價(jià)重點(diǎn)，不能把各類合同的評價(jià)指標(biāo)都一概而論。其次，合同評價(jià)的主要方式有合同履約評價(jià)表和滿意度調(diào)查表等。合同履約評價(jià)表和滿意度調(diào)查表的設(shè)計(jì)要多部門配合、群策群力，并且要在實(shí)際應(yīng)用中不斷修訂、改進(jìn)，直至成熟完善。例如醫(yī)療設(shè)備采購合同的履約評價(jià)，醫(yī)療設(shè)備使用科室對設(shè)備的性能、培訓(xùn)、售后服務(wù)以及患者的評價(jià)最有發(fā)言權(quán)，合同履約評價(jià)表和滿意度調(diào)查表的內(nèi)容要充分聽取他們的意見。一份客觀明確、操作性強(qiáng)的合同履約評價(jià)表和滿意度調(diào)查表是合同履約評價(jià)成功的一半，醫(yī)院也可以在合同評價(jià)表和滿意度調(diào)查表的設(shè)計(jì)階段引入專業(yè)的中介服務(wù)機(jī)構(gòu)。最后，審計(jì)人員要把已完成的合同履約評價(jià)表和滿意度調(diào)查表進(jìn)行匯總、分析。通過全面客觀地評價(jià)，醫(yī)院可以對設(shè)備的供貨方、服務(wù)的提供方、工程的施工方有一個(gè)比較鮮明的認(rèn)識。依據(jù)評價(jià)結(jié)果，醫(yī)院可以把誠實(shí)守信、服務(wù)到位的企業(yè)設(shè)立成“最佳合作企業(yè)名錄”，把欺上瞞下、敷衍了事的企業(yè)放入“黑名單”。這項(xiàng)評價(jià)工作，有助于驗(yàn)證醫(yī)院在合同管理方面達(dá)到的效果，有助于醫(yī)院在選擇合作企業(yè)時(shí)提高決策的效率。

四、總結(jié)

第3篇

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；合同管理；應(yīng)用

經(jīng)濟(jì)合同是指法人、其他經(jīng)濟(jì)組織，個(gè)體工商戶、承包經(jīng)營戶之間，為實(shí)現(xiàn)一定的經(jīng)濟(jì)目的、明確相互權(quán)利義務(wù)關(guān)系而訂立的合同。目前已成為市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下各單位之間來往最重要、最常見的契約形式。合同不僅是商業(yè)關(guān)系的表達(dá)，更具有法律效力。加強(qiáng)合同管理，不僅實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部控制需求，更有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。

1審計(jì)合同管理存在問題

集團(tuán)中心審計(jì)部于2016年9～10月對中心（集團(tuán)）各院區(qū)2015年簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，包括設(shè)備采購、物資采購、建筑工程、設(shè)備維保、總務(wù)類等進(jìn)行審計(jì)，主要采取合同登記審閱，財(cái)務(wù)查賬，付款逐筆核實(shí)，倉庫調(diào)查到貨入庫情況等方式，對經(jīng)濟(jì)合同的合理性、合法性、完整性及合同條款的執(zhí)行情況，款項(xiàng)的支付情況等方面進(jìn)行審核。審計(jì)出集團(tuán)各院區(qū)合同管理存在的問題。（1）合同簽訂不夠規(guī)范。審計(jì)部門對合同審閱時(shí)發(fā)現(xiàn)，存在個(gè)別10萬元以上的零星工程合同沒有寫明施工期間，且無保修期約定；合同文本沒有簽訂日期、沒有簽約人簽字；個(gè)別總務(wù)物資采購合同文本重要條款空白或與會(huì)簽單上內(nèi)容不一致等欠規(guī)范的情況。（2）合同文檔編碼不統(tǒng)一，文檔查閱不便。各職能部門合同各自管理，各院區(qū)各部門合同編碼沒有統(tǒng)一制定，較為混亂。例如各院區(qū)的合同編碼仍然延續(xù)集團(tuán)合并前的編碼方式，集團(tuán)化后沒有進(jìn)行統(tǒng)一，院區(qū)內(nèi)的總務(wù)合同也沒有統(tǒng)一編碼，整體比較散亂。合同歸檔采用手工歸檔，所有履行完成的經(jīng)濟(jì)合同均以紙質(zhì)形式存檔，使得查閱合同費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。（3）合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制。由于合同會(huì)簽參與的部門及人數(shù)較多，一份合同簽訂往往需要消耗很長時(shí)間，而且難以追蹤具體已簽至哪個(gè)部門，需要逐個(gè)部門進(jìn)行聯(lián)系，付款簽字流程同樣需要長時(shí)間簽字流轉(zhuǎn)，效率較低且流程監(jiān)管困難。（4）存在合同到期沒有續(xù)約情況，無預(yù)警機(jī)制。存在部分房租收款合同沒有續(xù)簽仍然出租，部門維保合同沒有續(xù)簽導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備存在運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。由于合同數(shù)量大，單純靠傳統(tǒng)辦公軟件很難保證所有合同簽約時(shí)間都能銜接的很好。

2針對合同管理審計(jì)問題解決思路

針對審計(jì)部門提出的合同簽訂不規(guī)范、編碼不統(tǒng)一等一系列合同管理中存在的問題，我們組織相關(guān)人員與2016年11月參觀學(xué)習(xí)三門核電站的合同管理系統(tǒng)，了解了該系統(tǒng)運(yùn)行流程以及相應(yīng)的查詢統(tǒng)計(jì)功能，一致認(rèn)為合同管理系統(tǒng)上線基本能解決目前醫(yī)院合同管理中存在的問題，于是2016年年底集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)層決定與用友公司繼續(xù)合作，在原有的ERP系統(tǒng)中增加合同管理模塊，由系統(tǒng)幫助構(gòu)建一些常用合同文本，并實(shí)現(xiàn)合同流程審查、變更記錄、文檔保存、文檔查閱、預(yù)警提示、聯(lián)查采購入庫付款等功能。

3用友ERP合同管理模塊應(yīng)用

（1）提供合同標(biāo)準(zhǔn)模板，統(tǒng)一合同編碼。針對審計(jì)提出的合同簽訂不夠規(guī)范以及合同文檔編碼不統(tǒng)一的問題，合同管理系統(tǒng)提供了合同的標(biāo)準(zhǔn)模版，合同起草部門只需要輸入合同基本要素，使合同得到全集團(tuán)統(tǒng)一、集中化管理。如果沒有符合的文本，系統(tǒng)可以自定義模板，模板按需求設(shè)計(jì)好后可以保存為標(biāo)準(zhǔn)模板，方便以后直接調(diào)取使用；如果該合同模板已經(jīng)不存在使用的意義，可以選擇永久刪除。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)編碼自動(dòng)生成，解決了各部門合同編號方式方法不統(tǒng)一，編碼混亂的問題。（2）實(shí)現(xiàn)信息跟蹤功能。針對審計(jì)提出的合同會(huì)簽進(jìn)程、付款進(jìn)度等難以控制的問題，合同管理系統(tǒng)從以下幾個(gè)方面予以解決：①系統(tǒng)可記錄合同的每一次變更及變更原因，使合同變更實(shí)現(xiàn)全程可追溯。②系統(tǒng)可對合同審批流程進(jìn)行跟蹤，申請人可是隨時(shí)查看合同審批進(jìn)度。③系統(tǒng)可對合同收支款項(xiàng)進(jìn)行跟蹤，收付款系統(tǒng)發(fā)生收付業(yè)務(wù)時(shí)系統(tǒng)會(huì)將款項(xiàng)發(fā)生時(shí)間及金額反寫至合同管理模塊，實(shí)現(xiàn)全程款項(xiàng)信息跟蹤。（3）實(shí)現(xiàn)合同快速查詢審閱功能。針對審計(jì)提出的文檔查詢不便的問題，合同管理系統(tǒng)提供使用者可按合同編碼、合同名稱、供應(yīng)商代碼或名稱、經(jīng)辦人工號、合同狀態(tài)等進(jìn)行查詢合同，可查看該合同的所有詳細(xì)信息及審批狀態(tài)變更信息等，也可下載打印該合同功能，相比傳統(tǒng)手工查閱紙質(zhì)版合同省時(shí)省力。（4）實(shí)現(xiàn)預(yù)警提示功能并控制付款總額。針對審計(jì)提出的合同續(xù)約沒有預(yù)警機(jī)制的問題，合同管理系統(tǒng)對即將到期的收款或者付款合同，系統(tǒng)會(huì)給予提醒，確保合同順利續(xù)約。另外合同管理系統(tǒng)與采購管理、應(yīng)付系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，對設(shè)備采購以及合同的付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督，對付款總額進(jìn)行控制，一旦超額系統(tǒng)就不允許付款。（5）實(shí)現(xiàn)審核權(quán)限界定功能。系統(tǒng)按部門及經(jīng)濟(jì)合同類型設(shè)置審批流，并將關(guān)鍵簽署人單獨(dú)作為一個(gè)字段填寫，院辦在審核流程完成后最后蓋章時(shí)再次確認(rèn)關(guān)鍵簽署人是否已簽字，嚴(yán)把審核關(guān)。（6）實(shí)現(xiàn)與其他模塊關(guān)聯(lián)整合功能。目前合同管理系統(tǒng)已與物資管理、總賬系統(tǒng)整合，可以通過聯(lián)查，對采購合同標(biāo)的物的采購、入庫、付款情況進(jìn)行跟蹤追溯，實(shí)現(xiàn)資源整合。（7）實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能。通過系統(tǒng)對合同內(nèi)容、付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，大大減輕職工的工作量，使其從繁瑣的統(tǒng)計(jì)事務(wù)中解脫出來，更加高效高質(zhì)量地為管理決策提供數(shù)據(jù)支撐。

4用友ERP合同管理系統(tǒng)后期規(guī)劃

2017年4月起，用友公司對集團(tuán)及各院區(qū)經(jīng)濟(jì)類合同相關(guān)部門進(jìn)行了操作培訓(xùn)，大家對該模塊逐漸適應(yīng)并熟練使用相應(yīng)功能，截止7月，共計(jì)有140份合同錄入系統(tǒng)。為了使系統(tǒng)更加人性化，更加完善，集團(tuán)與用友公司協(xié)商對系統(tǒng)進(jìn)行后期規(guī)劃。（1）合同管理與移動(dòng)報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，進(jìn)行合同的移動(dòng)端審批并開通短信通知接口。目前集團(tuán)正在與紅橘公司聯(lián)合開發(fā)移動(dòng)APP報(bào)銷，為了實(shí)現(xiàn)合同管理能隨時(shí)隨地審核查閱，后期合同管理系統(tǒng)將會(huì)與移動(dòng)APP報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)手機(jī)端審批查閱合同，并且在合同進(jìn)入審批流后，下游審核人員會(huì)收到短信通知。（2）合同管理與采購管理模塊進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對設(shè)備采購的監(jiān)控。ERP采購管理物資模塊已正式上線使用，將合同管理模塊與物資模塊關(guān)聯(lián)可實(shí)現(xiàn)物資從合同訂立到采購入庫數(shù)量、單價(jià)、型號等是否與合同一致等由系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)控。（3）合同管理系統(tǒng)與預(yù)算相關(guān)聯(lián)。合同管理系統(tǒng)按照合同簽訂年限，將各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)合同按照系統(tǒng)設(shè)置的預(yù)算項(xiàng)目自動(dòng)歸類，預(yù)算管理員可以直接從合同管理系統(tǒng)中讀取下一年度醫(yī)療設(shè)備維保費(fèi)等項(xiàng)目的預(yù)算，也可以獲取大額資金付款項(xiàng)目。

參考文獻(xiàn)