高校數字檔案范文
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第1篇
中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01
一、高校數字檔案館建設的必要性
(一)高校檔案利用現代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數字化、數據庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯網將自己畢業后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數據庫等等。同時高校數字化校園環境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現行的網頁電子文檔。
二、高校數字檔案館建設的任務
(一)檔案信息資源建設。1、將現有館藏檔案信息資源數字化。其原則是“搶救優先、利用優先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數字化的實施。所謂搶救優先,就是在全文數字化中優先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優先進行了全文數字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數字化十分必要。所謂利用優生,就是根據目前高校利用的實際情況,優先把“涉民”檔案全文數字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統一的數字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數字檔案在網上出來)。提出控制論的數學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發展,盡量采取現代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發揮檔案的作用。各高校可以建立校園網、外部網、互聯網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數據錄用隊伍、檔案信息開發利用隊伍的建設。建立數字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續教育與培訓,提高業務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業人才,并對其進行檔案業務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規范建設。標準規范建設猶如交通規則,這是數字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現在各高校在建設數字檔案館時普遍存在的問題是管理系統不統一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發展。因此,名高校在建設數字檔案館時要強調標準規范。標準規范包括:管理性、業務性、技術性的標準規范。(四)檔案信息管理系統建設1、數字檔案館的概念結構。數字檔案館作為一種信息系統,它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現數字檔案館信息的流向,在數字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數字檔案館的軟件結構。數字檔案館作為一種信息系統必須依靠軟件才能實現其功能,數字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統。各高校要根據自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數字檔案館軟件開發的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數字檔案館的硬件結構。數字檔案館的硬件結構是數字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統、輸出子系統、存儲子系統、服務系統等組成。其中的硬件投入各高校可根據自己的需要選擇,它主要是描述數字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數字檔案館的規模及數據量而定,并沒有統一的標準。其中輸入子系統包涵著檔案數字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統包涵有數字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統包涵有數字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統包涵有數字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。
作者單位:湖南人文科技學院
作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。
參考文獻:
[1]鄭鷗.關于檔案全文數字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)
第2篇
關鍵詞：安全；可靠；管理制度；防護體系
隨著計算機技術的發展，信息技術在各個領域被廣泛應用。檔案管理發生了巨大的變化，檔案部門或檔案工作者不但要管理紙質檔案，還要管理數字檔案。數字檔案的特殊性檔案部門或檔案管理現不但要做好管理質量與進程的管理，還要做好數字檔案安全工作。
一、數字檔案面臨的安全問題
（一）數字檔案管理不規范，檔案管理制度不健全
高校注重教學工作、學生工作方面，而對檔案管理制度方面沒有投入大量的精力。對檔案的管理工作卻沒有提出明確的要求，不及時制定檔案管理制度，不規范檔案制度，沒有明確規定檔案的管理部門、管理人員、檔案的保留范圍、保留時間。由于學院對檔案管理的方方面面沒有進行統一的規定，導致檔案管理工作出現了很多的缺陷，各系部之間沒有統一的管理，使得學校的教學檔案分類以及檔案編制沒有清楚的條理，資料殘缺不全。
（二）檔案真實性、可靠性與可用性
數字檔案以光盤、硬盤為載體進行保存和傳輸，光盤與硬盤需幾年更換新的載體，前者易受干擾，易消磁；硬盤操作不當或系統更新易造物理損壞。數字檔案易導致檔案內容被更改且更改以后不留痕跡；電子檔案易復制性，并且復制后不容易分辨原件與復制件。
（三）檔案工作人員對檔案信息的安全不重視
檔案人員對檔案安全意識的缺乏，傳統檔案員保管紙質檔案，只要防蟲柱、防水、防潮等即可，而面對檔案信息化管理安全意識的缺乏會導致不法分子利用木馬非法侵入檔案網站篡改以及獲取檔案信息，甚至銷毀數據資源；黑客入侵網站，獲取管理權限，造成檔案信息流失。
二、數字檔案安全解決方案
（一）加強檔案管理制度建設，促進數字檔案管理管理規范化、科學化
高校應當重視建立數字檔案管理制度。首先，學校領導應該起到帶頭重視作用，在學校的教學工作者加大宣傳，讓全本職工了解教學檔案的重要性，促例院領導重視檔案管理。其次，高校要建立一些完善檔案管理方法，明確數字檔案管理程序。根據分級管理的原則，制定科學、規范、合理的教學檔案管理流程，定時檢查教學檔案管理工作高效、平穩的M行。
（二）提高檔案工作人員的檔案意識
在檔案管理工作中，檔案工作者與其他部門的加強交流與合作，充分發揮優勢，提高檔案現代化的管理的工作水平，同時讓其他人認識倒檔案的意義，提高檔案部門的社會地位，引起更多領導的重視。加大檔案工作的資金投入，隨著現代化的進程要逐漸改善檔案室存儲環境、存儲設施等。
（三）使用有效的技術手段，建立安全的防護體系
采用防火墻技術，在檔案部門內網與學校的外網之間設置一道保護屏障，以此來保證內部的相關信息不被泄漏，并且外部的一些工作不可以通過非法手段獲取內部的信息。除些之外還采用安全保密技術，內校人員可隨時進行查看，需要下載等操作就需要數字證書以及數字簽名等手段，來保證數字檔案的安全。
三、結語
實現現代信息資源的共享，使高校教育工作、管理者、檔案工作者從繁瑣、低效的工作中解脫出來，進一步提高工作效和教學質量勢在必行。在不精心策劃滿足自行開發符合學校的檔案管理系統的需求情況下，針對數字檔案的安全現狀，結合學校自身辦學特色開發出形式多校、靈活多變等特點，研制出一套適合本學校的數字檔案管理系統。
參考文獻：
[1]關友誼.信息時代民辦高校教學檔案管理的思考[J]，現代企業管理，2014年1下期：P46-47.
[2]方滿銀.檔案管理信息化的安全性探討（J），現代經濟信息.
[3]席杰.檔案管理信息化探究[J]，檔案管理，2014年第4期總第197期：P83.
第3篇
遼寧大學歷史學院， 沈陽 110036
[摘要]高校數字檔案館是學校應用現代信息技術環境下應運而生的新型檔案館。當今的高校機構以及其相應的教育體系越來越與科學技術密切聯系，在信息時代的潮流下，高校數字檔案館是必然趨勢。
[
關鍵詞 ]數字檔案館；高校；建設策略；信息技術；數字化
新階段的數字信息技術涉及到社會的各個角落，高校數字檔案館是“數字化校園”的重要組成部分。高校數字檔案館是在現代數字信息網絡技術的基礎上，“利用數字化手段進行存儲，以綜合檔案信息資源為處理核心，以超文本技術進行信息查詢，以高速寬帶通信網絡設施連接到全球各地，并對學校所有檔案資源進行有效地組織管理，以更高的效率將檔案信息提供給每一個利用者的一個基層的學校檔案數字庫。”[1]
近幾年，高等教育改革促使網絡教學的發展。各種課件、網絡課程、視頻教學等現代方式的出現，新的教學方式對數字檔案館的建設有了新的要求，而且高校出現異地辦學、合并辦學和合作辦學的現象，因此一些高校已突破了在空間上相對集中的教學模式和組織構架，促使檔案信息的結構要素也呈現多元化的現象。
一、信息資源建設策略
數字信息資源以計算機技術和多媒體技術為基礎，以數字形式存在的一種計算機處理信息形式。高校建立檔案數據庫，如學生教務系統、校園網信息系統、科研管理系統等，學校的教學、科研、管理等方面的紙質文件及辦公自動化系統中的電子文件甚至是網站網頁上的正式的電子公文及校園工作信息，學校活動的宣傳報道等都屬于數字信息資源。因此數字信息資源需要收集與利用的，尤其是科研成果論文、論著等學術成果，都要進行收集、整理和利用。
1.信息資源數字化策略。高校數字檔案館信息資源豐富，比如說學生檔案、教工檔案、科研檔案等等，建設這一過程需要數字化信息生成技術來進行。信息資源數字化包括文本和多媒體的錄入和采集。主要應用于傳統檔案的信息資源數字化和文本和多媒體信息的數字化。
2.信息資源存儲策略。包括媒體的保存、更新、遷移和轉換。
3.信息資源共享策略。由于高校數字信息涉校內事務多方面，因此需要全校各個機構的合作來保存數字信息，來實現信息資源的共享，因此建立一個統一的檔案管理系統平臺是建設數字檔案的前提條件。
二、組織與管理協調策略
我國檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，各級別類別的檔案機構應具備相應的機構設置與管理職能。而網絡平臺的的廣闊性，并且在存儲容量大具有優勢，因此需要專業的組織與管理，決定了數字檔案館組織與管理的特殊性。
1.組織策略
（1）組織體系。從全校檔案資源整合和檔案事業發展的角度來看，數字檔案館貫穿于高校信息資源之中，因此，從統一的規劃和部署的標準來完善高校檔案行政管理。
（2）組建方式。“高校數字檔案館資源的統一管理、永久保存和有效利用是組建數字檔案館的根本出發點，統一管理取決于標準體系的建設，永久保存主要取決于數字檔案館的技術支撐體系的建設，而有效利用則取決于檔案資源的整合、集成與共享的程度。”從國家檔案事業發全局看，建設高校數字檔案館需要在國家檔案局的統一領導下，依照規定，實行數字化檔案信息的收集、整理、存儲、管理、提供利用、搭建平臺、系統運行維護以及數據組織、數據存儲、數據訪問等技術標準和管理規范，以此形成高校數字檔案館的基礎體系結構。
2.管理策略
建立數字檔案館需要具備完善的管理體制和合理業務標準。包括標準化與規范化管理、檔案管理自動化、檔案信息管理系統和管理服務體系的建設。
三、技術應用策略
高校數字檔案館的建設與發展，數字資源的組織與存儲等涉及了頂層設計、海量數據存儲、知識數據管理、多媒體數據檢索訪問、數字資源長期保存等專業技術，數字檔案館的順利運行需要大量的先進技術來獲得保障。
1.頂層設計技術與方法
頂層設計是一種體現總體管理過程的設計方法（Top-Down）。頂層設計要求以整個學校的角度考慮用全局視角去設計數字檔案館的方案并實施，并且體現整個數字檔案管理機構的系統性，制定和明確任務目標。頂層設計的全局性與發展性能夠有效保障數字檔案館的建設。
2.海量數據存儲技術
隨著校園數字化的不斷深入，各類歸檔的電子文件日益增多，海量信息存儲的需求在不斷增強，這不僅需要用海量存儲設備進行存儲備份，更需要提供數字化檔案信息的網絡化服務利用。這就需要借助于網絡的在線存儲技術以獲得更可靠的、更安全的存儲空間，提供更快速的訪問。其中包括直接附加存儲（DAS）技術、網絡附加存儲（NAS）技術、存儲區域網（SAN）技術、內容尋址存儲（CAS）技術。
3.知識管理與數據挖掘技術
隨著高校的發展，校園積累的檔案數據量迅速增長，面對校園檔案館保存的海量數據，需要考慮如何運用數據挖掘技術與知識管理的相關知識，對檔案數據進行分析、整合、挖掘與共享，充分發揮檔案的價值，為高校活動提供知識服務。
4.多媒體數據訪問和檢索技術
多媒體檔案將會逐漸成為高校數字檔案館中重要的信息資源，如教師授課課件及視頻、校園宣傳片、高校歷史等。基于內容的信息檢索（Content-Based Retrial）是一種新的數字資源檢索技術，是對多媒體對象的內容及上下文語義環境進行檢索。主要包括三種類型：基于內容的圖像檢索、基于內容的視頻索引、基于內容的音頻檢索。
5.數字資源長期保存技術
高校數字檔案館建設需要對其數字資源的長期保存。數字檔案館的長期保存主要應從應用系統的軟件和網絡存儲的硬件來研究。
6.服務導向體系架構技術
SOA（Service-Oriented Architecture）是一種面向服務的體系架構，能夠支持系統架構者從面對業務需求的變化，幫助系統架構者站在一個新的高度理解復雜系統的各種組件的開發與功能部署形式，以迅速的方式來架構整個信息系統。基于SOA技術架構高校數字檔案館的關鍵在于提供各種“服務”，即系統中精確定義的、封裝完善的、獨立于其他服務所處環境和狀態的函數。支持多個實體檔案館基于統一的數字檔案館服務平臺來開展現代檔案管理的綜合業務工作。
四、保障策略
1.安全保障策略
在數字檔案館需要解決網絡信息安全的問題。要解決這類問題，需要加強檔案信息資源安全保障技術的研究，來保障檔案資源的原始性、完整性、真實性。入侵檢測技術、容災技術、防火墻技術、數字水印技術以及加強對重要數據的備份工作，都是維護信息資源安全的重要措施。
2.人才策略
“數字檔案館的建設和運行需要人才力量的支撐，包括信息主管、網頁編輯人員、數據處理人員、信息鑒定人員、在線服務人員等，進而打造滿足數字檔案館建設需要的人才隊伍。”所以，首先要培養和引進理論與實踐相結合的知識技術型人才，并且不斷進行檔案信息技術及理論知識的學習與培訓，在整體層次上提高工作人員的素質。
高校數字檔案館則是將學校里的各項事務、教師與學生的檔案資源等材料進行數字化，存于計算機之中，然后再向校園網中，以數字檔案的形式向全校師生甚至是全社會提供查閱利用。如何在信息時代建立一個高層次、專業化、服務型的高校數字檔案館應當值得人們去關注。
