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1、查明各項物品、材料、固定資料的可用程度,以達到有效利用資產的目的。
2、核對現有存貨、固定資產等與帳上記載數目是否一致,以把握公司資產的準確性。
3、為下期的采購計劃、銷售計劃、生產計劃提供依據。
4、最低存量與最高存量的把握。
5、不良品、呆滯品的發現。
6、確定各項資產的真實價值,以利成本的計算。
盤點范圍
1、原材料。
2、半成品。
3、成品。
4、邊角料、廢品。
5、固定資產。
職責
1、盤點組員會:由總經理擔任組長,各部門總監為成員,主導指揮盤點工作。
2、初盤:各部門上報盤點人員,由盤點組員會按2人1組進行編制。
3、復盤:由盤點組員會似定復盤人員名冊,按2人1組進行編排,其中應有原初盤人員1人在內進行指引。
4、抽盤:由公司主管級成員2人1組進行編排,進行抽查,具體名冊由盤點組員會擬定。
實施時間
1、每年進行兩次,分別為月底及月底。
2、盤點之日全廠停工操作。
3、初盤定于盤點日的第一天,復盤定為盤點日的第二天,抽盤根據具體情況定于盤點日第二天或第三天。
盤點單準備及注意事項
1、各部門應于一個月前提報盤點需求數量,包括盤點票據需求。行政部應提前兩周采購備齊。
2、各部門開準備會議,擬制盤點計劃、盤點人員名冊等。
3、按培訓計劃進行盤點培訓。
4、各部門應于一周內陸續進行整理整頓清掃清潔工作,對盤點困難較大的部分可以提前一周預盤。
5、盤點票據區分為(最好用顏色區分):
a、原材料為白色。
b、半成品為藍色。
c、成品為黃色。
d、廢品為綠色
e、固定資產為紅色。
6、原材料、半成品、成品、物料附屬料:
a、盤點前一周通知各供應商盤點日停止送貨,通知客戶盤點日停止出貨。
b、所有帳目應在盤點日前一天完成。
c、進貨未入帳之物品存放入進貨待處理區,不列入盤點。
d、呆滯廢料應事前予以分開。
e、生產線在盤點前一周內現場物料全部整理落實到位。
f、生產線停工后,應進行清線工作,即生產線上不允許殘留在制品,然后理行整理整頓工作。
g、已完成的半成品及成品應于盤點日前入倉完畢。
7、固定資產:
a、各固定資產應于盤點前一天由使用人員擦拭清潔,并將盤點票據附掛其上。
b、帳外資產或閑置設備均應于盤點票上注明。
c、已報廢之固定資產應于一周內整理至指定區域。
盤點實施
1、材料盤點分類進行。
2、發外加工材料儲運部會同綜合服務部前往發外加工單位,或委托外加工單位清點實際數量。
3、盤點時應將盤點票據填寫好,根據票據要求填寫清楚。
4、盤點票不得更改涂寫,更改需用紅筆在更改處簽名。
5、初盤完成后,將初盤數量記錄于盤點表上,將盤點表轉交給復盤人員。
6、復盤時由初盤人員帶復盤人員到盤點地點,復盤人員不應受到初盤之影響。
7、復盤與初盤有差異者,應與初盤人員一起尋找差異原因,確認后記錄于盤點表上。
8、抽盤時可根據盤點表隨機抽盤,隨地抽盤,可以根據材料的比例分5:3:2進行抽盤。
盤點后工作
1、帳目:
a、盤點抽查,均未發現問題后,將抽盤數量記錄于盤點表上,與帳目核對。
b、差錯率:
固定資產產錯率為0。
原材料差錯率為0.5%。
半成品和成品差錯率為1%。
附屬性物料差錯率為2%。
c、復盤與初盤在差錯規定以上者,均需再盤點一次,經初盤、復盤人員共同確認后,再經抽盤組人員核實后予以記錄。
d、盤點后儲運部需做好《盤點盈虧表》交財務部門。
2、問題及分析:
a、檢查呆料比重是否過高,并設法降低。
b、檢查存貨周轉率高低,存料金額是否過大,當造成財務負擔過大時,宜設法降低存量。
c、物料供應不繼率是否過大,過大時應設法強化物料計劃與庫存管理以及采購的配合。
d、倉儲、物料存放地點是否影響到物料管理績效,若有影響,應設法改進。
e、物料盤點工作完成以后,所發生的差額、錯誤、變質、呆滯、盈虧、損耗等結果,應分別予以處理,并分析原因,提出糾正預防措施,防止以后再發生。
獎懲
1、盤點差錯率:
固定資產產錯率為0。
原材料差錯率為0.5%。
半成品和成品差錯率為1%。
附屬性物料差錯率為2%。
2、獎勵:
所有盤點差錯率在規定以下者,每人獎勵30元。
所有盤點無任何差錯者,每人獎勵50元。
2、處罰:
原材料差錯率超出0.5%以上者,罰款10元處理;差錯率有1%以上者,罰款20元處理,差錯率有2%以上者,罰款30元處理。
半成品、成品差錯率超出1%以上者,罰款10元處理;差錯率有2%以上者,罰款20元處理,差錯率有3%以上者,罰款30元處理。
一、存貨監盤的審計風險因素分析
存貨監盤的主要目的是獲得足夠的證據來支持注冊會計師的總體審計意見,特別是對于存貨“存在性”和“完整性”的認定。在存貨盤點過程中遇到的風險領域包括:
(一)盤點過程中所使用的存貨盤點標簽沒有連續編號 當盤點結束時,收集每個盤點標簽并根據標簽上記載的數量填入完整的存貨清單時,難以確定上述存貨清單是否完整。風險點在于在標簽收集過程中,任何遺失的標簽將無據可查,難以發現。在參加盤點前閱讀盤點指示時要留意該情況發生的可能性以確保其已被提前更正。
(二)盤點結束時盤點標簽的收集過程控制不力 該方面的主要風險在于難以確定存貨明細表上所記載的存貨是否真實存在并且是完整的,在盤點標簽收集過程中遺漏有效的盤點標簽以及添加虛假的標簽,而存貨明細表中卻計入這些標簽的明細。
(三)盤點過程中存貨生產和收發的截止、盤點現場存貨的移動等控制不夠 該方面的風險在于難以確定盤點存貨的正確性,以及計入存貨明細表的準確性。因此,也難以評價記載于存貨明細表中的存貨是否真實存在并且是完整的以及存貨盤點計劃在存貨盤點過程中未被遵行。
二、存貨監盤的審計程序選擇
年末存貨監盤主要的審計程序包括以下幾方面:一是控制性測試,如了解并記錄控制、觀察執行情況和評估其有效性;二是兼具控制性測試和實質性測試兩方面特性的程序,如按照“從實物到賬面”和“從賬面到實物”的方式進行抽樣測試、存貨收發截止測試、對存貨盤點標簽的各種不同功能的測試等;三是實質性測試,如從原始的盤點記錄追查至期末存貨明細表。根據以上方面可以將審計程序具體分解如下:
(一)復核被審計單位盤點計劃 在―個典型的制造業企業里,存貨可能包括上千個不同項目,其完工程度各不相同,并且放置在多個地點。被審計單位對保證存貨記錄的準確性和完整性負有主要責任,注冊會計師的任務是觀察和測試。復核被審計單位盤點計劃要點主要包括如下方面:一是起草和批準存貨盤點指示的人員姓名。盤點指示通常需經主管財務的董事、財務總監或其他高層負責人批準;二是對存貨進行整理、分隔,包括清理在產品以達到自然的截止點而采取的預防措施。當不同的存貨項目混合在一起或被放置在無法到達的地方時,客戶可能會將同一批存貨盤點兩次或漏盤,從而導致錯誤;三是盤點期間控制好對存貨的收發,如果盤點期間生產經營活動沒有停止,則需注意對存貨的內部流動加強管理。如果盤點結果存在差異需要調查原因,同時在盤點過程中,要了解盤點生產線是否繼續運轉。如果繼續運轉,則需要了解和記錄客戶如何確保存貨盤點的準確性以及存貨在規定日期/時間有恰當截止。此外,需要了解客戶是否有委托他人代銷的存貨、已開發票但尚未發運的存貨和貨到單據未到的情況。如果存在這些情況,就需了解并記錄客戶如何確保存貨盤點的準確性和有關項目的截止。
(二)觀察和測試實地盤點 留心并詢問盤點人員有關明顯無法出售、已損壞、呆滯、過時的存貨項目。如有可能,應考慮從負責這些存貨項目的客戶員工處獲取該類存貨收發的倉庫記錄。同時警惕在監盤過程中入庫、發運和轉出的存貨項目。獲取并復核客戶用于記錄這些存貨移動的程序并確認此類存貨是否與其他存貨劃分清楚。在測試客戶盤點的準確性時,要特別注意那些價值高的存貨。熟悉客戶的設施和產品狀況有助于確保識別這樣的項目。測試實地盤點主要指抽查盤點過的存貨,一般除了抽盤價值高的存貨項目外,一般還將抽盤其他存貨項目。通常審計程序要求對存貨的抽盤是從兩方面進行的:一是從實物到清單――從實地存貨中選取項目,清點并對到存貨明細表上記載該類存貨的數量;二是從清單到實物――從存貨明細表中選取部分項目,找出實物,清點并核對(用于測試存貨明細表中各項目的存在性)。
(三)獲取存貨盤點標簽和盤點表的控制信息 各個公司記錄存貨實地盤點結果的方法各不相同,但一般會使用某種格式預先編號的存貨盤點標簽或盤點表。控制盤點標簽或盤點表的目的在于確保所有的存貨都已恰當的包括在最終的存貨明細表之中。控制程序一般包括三個由被審計單位負責的檢查點。第一個檢查點是在盤點結束時與盤點標簽回收之前。巡視整個存貨存放地,以確定所有需盤點的存貨上均已貼有盤點標簽。第二個檢查點是在監盤程序結束時進行的。此時客戶代表或者盤點工作的其他有關負責人應確定所發出的盤點表或盤點標簽均已收回,并按照已用、作廢、未用等分別歸類統計。第三個檢查點是在最終的存貨明細表編制完成時進行的。此時存貨明細表應和盤點標簽或盤點表的控制表進行核對,以確定只有在實地盤點時使用過且有效的盤點標簽或盤點表中所記錄的信息才反映在最終的存貨明細表中。無論采用何種具體程序,審計人員都應確保從實地存貨盤點到編制最終的存貨明細表為止的期間內,存貨數量未被增加(存在性)或刪除(完整性)。
(四)取得存貨收發截止信息 在實地盤點過程中,應當記錄存貨收發截止信息。可以將這些信息追查至被審計單位的會計記錄,其目的在于確認以下各項是否成立:一是至截止日止,所有已收到的且被包括在實地盤點中的項目都已借記“購貨”或“存貨”賬戶中(收貨截止)(涉及資產負債表上“存貨”項目的完整性認定);二是至截止日止,所有已發出且未被包括在實地盤點中的項目都已計入相應期間的銷售收入(發貨截止)(涉及資產負債表上“存貨”項目的存在性認定)。
三、存貨監盤的收發截止測試實例分析
被審計單位存貨收發業務截止程序的測試需確定以下各項:一是收到的所有材料是否均已包含在實地盤點記錄中;二是與納入盤點范圍的原材料有關的一切負債是否均已入賬;三是與未納入盤點范圍的原材料有關的任何負債是否錯誤的入賬;四是對所有已發出的產品,是否均已確認銷售收入和應收賬款、以及與包含于期末存貨中的產品有關的任何銷售額是否錯誤入賬。以下將舉例說明:為了對這些事項的影響進行評價,假定賬面存貨已按實際庫存數調整(最后兩項中未考慮確認毛利率)。
(一)漏盤入庫原材料的賬目處理 在盤點日收到并入庫的原材料,已記入總賬中的“存貨”和“應付賬款”科目,但是由于人為錯誤,在實地盤點時漏盤了這批原材料。因此將賬存數調整到實存數后,賬面和實物存貨都被低估了。糾正這一存貨錯誤所需的調整分錄為:借記“存貨”,貸記“銷售成本”。
(二)漏記收到原材料的賬目處理 收到原材料并已包括在存貨盤點范圍中,但未被記入總賬中的“存貨”和“應付賬款”科目。因此將賬存數調整為實存數后,銷售成本即少計了。糾正該存貨錯誤所需的調整分錄為:借記“銷售成本”,貸記“應付賬款”。
(三)盤點日后收到原材料的賬目調整 盤點日后收到的原材料,在將賬存數調整為實存數之前,已記入存貨及相應應付賬款科目。因此銷售成本被高估了。糾正該存貨錯誤所需的調整分錄為:借記“應付賬款”,貸記“銷售成本”。
企業要建立和完善財務盤點管理體系,完善系統的盤點方案,盤點方案要細化并符合實際情況。盤點要制定嚴肅考核制度,企業要制定資產盤點管理制度,對盤點的節點、注意事項進行規范,對盤點責任部門進行要求并考核。
關鍵詞:盤點;方案;考核;資產
為核實企業資產,確保資產的完整、準確、安全,防范風險,企業一般都要進行資產盤點工作。一般每半年實施一次全面盤點,時間大都定在每年6月底和12月底。盤點的內容很多,一般包括財務報表類盤點分析、貨幣資金盤點、庫存商品盤點、存貨盤點、固定資產盤點、機物料盤點等。盤點的工作非常重要,需要企業特別是企業的財務部門高度重視,下面具體談談怎樣的建立與完善企業的財務盤點管理體系。
一、財務盤點工作的相關流程和體系
企業的財務報表一般包括資產負債表、損益表(利潤表)、現金流量表。通過對這些表格的分析盤點就可以迅速發現企業存在的各種問題及作為企業下一年度生產與經營的指導。資產負債表能夠提供企業資產與負債的具體現狀及比例結構。通過對該表的分析可以了解企業的財務實力,短、中、長期的償債能力與支付能力等。通過查看資產與負債的結構比例關系來監控財務風險,負債是否合理,固定資產是否產生閑置等。通過盤點損益表(利潤表)可掌握企業盈利能力方面的信息。有助于了解和評估企業的經濟效益、獲利能力和償債能力,并可對未來做出預測;有助于企業管理人員發現企業生產、經營活動中存在的問題,找出原因并做出正確的決策。對現金流量表進行盤點分析的意義在于了解企業現金的流入,流出和結余情況,評價企業當前及未來的償債能力和支付能力。 經營活動,投資活動和籌資活動的現金流構成現金流量表。要保持良好的主業經營活動現金流入,這樣才能增強企業的盈利能力與抗風險能力。一旦企業經營活動所產生的現金流入出現異常,其賬面利潤再高,也不能視為財務正常,要引起警覺。
一般企業全面盤點時,生產要停產或半停產,這樣資產停止流動,盤點工作才能順利開展,盤點結果才能比較準確。在企業停產全面盤點之前,盤點文件要及時下發,一般企業的財務部們將盤點通知以公司文件形式下發各部門,盤點文件明確各部門盤點職責及盤點范圍,盤點基準日、盤點注意事項等。在下發文件前,一般對盤點的細節要征求企業各部門意見,來完善盤點的細節。
盤點工作中需要注意相關事項。根據企業盤點過程中的經驗,對于制造企業來講,有些部門的物料和資產比較凌亂和繁雜,盤點的過程容易出錯誤,比如制作部門半成品、成品、下腳料等同時存在,歸類盤點起來比較麻煩。備件部門的資產也千差萬別,物流中心的資產來往流動較大,這些都給盤點帶來的困難。所以,盤點前或盤點過程中,要結合各部門實際情況和困難,就具體盤點過成中的注意事項,組織培訓,解答各部門盤點中存在問題及解決措施。一般要求企業各部門將盤點注意事項形成書面報告,并經盤點部門負責人簽字確認,保證盤點過程順利進行。
財務盤點方案的制定。盤點首先要制定盤點方案,盤點方案要細化并符合實際情況。一般是財務部門要整理出盤點單位資產抽盤表,根據財務部參與盤點人員清單制定出財務部盤點方案,明確各財務盤點人員負責抽盤的部門及盤點部門聯系人員,同時將財務盤點方案發各盤點部門,方便相關盤點人員聯系。
盤點過程。一般企業的財務盤點小組人員按事先制定的盤點方案到各盤點單位,收集經部門負責人簽字確認后的盤點表,并按照財務部門整理的抽盤表,采取以賬查物,或以物對賬的方式進行抽查。對于價值量較大物品,企業一般都進行了全面的抽查。
有些制造企業有委外加工物品, 對于委外加工的資產,由于庫存地點在企業外部的外協廠家,一般由企業的采購部門負責人帶隊,財務人員和采購業務員到外協廠家實地盤點,盤點結果當場由外協廠家簽字確認并加蓋公章。同時,企業要完善委外加工業務的流程,委外物資的日常提料、入庫手續都要有監控。
二、財務盤點中一般容易出現的問題
盤點看似簡單,實際上是個系統工作,要統籌規劃得當,調度部門、執行部門、使用部門等容易銜接不好、調度不當,對盤點的認識重視程度不夠,影響盤點的效率;盤點工作時間安排容易和生產、經營、營業等沖突,特別是營業或生產高峰期時盤點,營業部門會希望錯開高峰期;盤點時,物料及庫存商品的靜止流動問題,解決不好會照成盤點結果不準確;盤點價值計量問題,生產企業怎樣對機物料、下腳料計價。有的企業是ERP等管理,通過系統計價,但計價的方式要處理好,關注存貨的實際價值,是否該提存貨跌價準備。
三、對一些問題的解決措施
為保證企業的財產安全,嚴肅盤點工作,使盤點的效率高,盤點的結果更準確,要采取相關措施,避免工作中出現失誤,做好盤點工作。
首先要嚴肅考核制度,企業要制定資產盤點管理制度,對盤點的節點,注意事項進行規范,對盤點責任部門進行要求。盤點結束后,按照盤點過程及結果,對照資產盤點管理制度進行考核,比如盤點及分析表不及時報送,怎么處理;盤點不準確怎么處理;盤點責任心不強怎么處理等等。
盤點前要和營業部門、生產部門細化對接,就盤點的時間節點溝通好,盡量錯開生產的高峰期,減少沖突,盤點時,協調好物流部門,物資要停止流動,這樣盤點才能準確。
盤點前,財務部門要做好,賬面資產的結賬工作,以便與實際盤點結果相核對,發現問題,財務部門要做好相關資產的核算工作。
盤點工作是財務管理環節的重要部分,財務盤點是為了解決資產的安全問題。沒有資產的安全,就談不上帳實相符。企業的資產分布各個部分和方面,盤點工作是個系統工程。有的企業實際上不太重視盤點,企業應該高度重視財務盤點,通過財務盤點一方面加強財務管理,細化管理流程,另一方面,防控風險,減少資產滅失,保障整個企業資產安全。
參考文獻
[1] 樊淑俠等《管理會計學》 中國鐵道出版社 2015年2月第一版.