電子合同檔案管理范文
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第1篇
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統形式的管理模式，即拋棄紙質管理方式應用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現在越來越多的檔案數據被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。
一、電子檔案管理同傳統檔案管理的比較
電子檔案管理充分的體現了現代化元素的應用，例如應用電子信息技術等形式對數據進行存儲以及管理。在應用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質檔案資料的處理環節，可以利用網絡系統和一些專門的管理軟件進行數字化管理。電子檔案管理同傳統形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。
（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應用網絡把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統形式的紙質檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關部門，這些工作都是具有周期性質的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發放工作以及回收。
（二）管理方式不同。電子檔案管理應用電子編碼的技術，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。
（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發生老化以及變質的現象，一旦發生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現以上問題的主要措施就是應用安全備份等方式，并且聯合形成專門的文件管理部門，轉換文件的格式，將文件的格式統一轉換后進行存儲。而傳統檔案管理存儲只需要保持紙質的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環境卻提出了較高的要求。所以，傳統檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。
（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統檔案管理要先向有關的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。
二、電子檔案管理的利與弊
（一）電子檔案管理的優勢。電子檔案管理具有諸多的優勢。首先，應用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應用現代科學技術，例如應用數據傳輸技術，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數據做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應用。
（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應用了科學技術增添了現代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關的法律法規進行約束其工作行為，但是以現有的法律規定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應該深入的研究的內容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發生這種現象，就會引發文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發生老化或變質，造成無法讀取的現象。例如應用安全備份或云技術等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數據在進行傳輸的過程中或在實施共享的時候，對于數據的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術正在高速發展，給數據信息的傳送帶來便利的同時，也產生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數據過程中很容易對其安全性產生威脅，所以應該引起有關的管理人員的重視，并且加強防范，例如應用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復雜的程序環節，并且工作繁瑣，對于技術水平的要求較高，所以需要具備高素質能力的工作人員。
參考文獻：
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第2篇
1 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別
電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：
1.1 在時間上
電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。
1.2 在方式上
二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。
1.3 在存儲方面
電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。
1.4 在管理的方法方面
電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。
1.5 在查詢使用方面
電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。
2 電子檔案管理的優點和缺點
2.1 電子檔案管理的優點
用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。
采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。
2.2 電子檔案管理的缺點
使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：
1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。
2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。
3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。
4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。
3 可采取的措施
（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。
（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。
（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。
（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。
第3篇
關鍵詞：傳統檔案管理；電子檔案管理；對比分析
紙質資料是傳統檔案管理存儲的主要內容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價值。硬盤和計算機光盤是電子檔案管理的主要存儲介質。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現形式。與傳統的紙質檔案不同的是，通過利用計算機和網絡技術，不僅實現了檔案的存儲，還實現了資料的傳送和處理。
當前，信息化、多元化成為時展的主題，對于檔案管理的質量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認的是，傳統檔案的特點，決定了它的不可替代性。同時，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現代人們的生活息息相關，電子檔案管理必然是檔案管理的發展趨勢。
1 電子檔案管理與傳統檔案管理的特性分析
1.1 電子檔案管理與傳統檔案管理的共性
首先，無論是傳統檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統檔案發展到一定階段的產物。電子檔案管理在傳統檔案管理的基礎上，對其進行優化和整合，并充分運用信息化技術。與傳統檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質量以及技術水平上，都明顯優于前者。但這一點并不否定兩者基本原理上的共通性。
其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統檔案之間有著密不可分的聯系。傳統檔案所管理的信息，具有很大的真實性，屬于社會實踐數據。電子檔案管理，由于受到網絡安全、計算機信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實性和可靠性，需要傳統的檔案資料來加以保證。
最后，電子檔案的信息量，隨著傳統檔案的出現而逐漸擴大。電子檔案是基于信息技術而建立的，大容量正是其優勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲為電子檔案，同時還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計算機技術而存在的，因此在調用所需資料時，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實體的傳統檔案時，可以很方便地調出，直接獲取所需的資料和信息。
1.2 電子檔案與傳統檔案管理上的差異
1.2.1 管理方式不同
電子檔案實現了檔案的一級管理，這是由電子檔案的本質特征所決定的，這一點同傳統檔案存在很大的區別。在傳統檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據類型的不同選擇適當的存儲位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對于接受到的文件，可以及時確定檔案的檔案號，接下來采取相應的主題來標注檔案的類型，檔案號具有唯一性，整個操作過程有著很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
電子檔案存儲的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲和使用過程中，硬盤和光盤會逐漸老化，同時由于計算機和現代技術的不斷更新，載體的老化將導致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統的檔案管理在一般情況下，不會出現檔案信息丟失的問題，并且具有紙質備份。同時，由于無需網絡的參與，因此不會受到病毒入侵的威脅。
1.2.3 歸檔方式不同
可重復性和可逆性是電子檔案不同于傳統檔案的特性。管理人員修改檔案信息時，并不會留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時更正錯誤信息，但是卻提高了電子檔案內容失真的可能性。與之不同的是，在傳統的檔案管理工作中，在進行歸檔操作時，同類檔案之間的聯系較強，擺放檔案時，也是按照科學的順序來分類的。檔案管理人員依照相應的程序來進行歸檔操作，因此操作的痕跡將會被保留下來。這一點保證了檔案的真實性與原始性，彌補電子檔案管理的不足。
2 電子檔案管理的利與弊
2.1 電子檔案管理的優點
2.1.1 電子檔案管理的出現，有利于綠色環保事業的開展
無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個特色，在很大程度上降低了紙質文件的使用數量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質文件的必備工具，隨著紙質文件數量的減少，對于這些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 電子檔案管理提高了傳統檔案管理的效率
檔案管理工作的主要內容，即檔案的歸檔、存儲和查詢。傳統檔案管理模式下，這些工作所需的時間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲、查詢的時間明顯縮短，管理效率獲得提升。數據傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時效性，并且不需要張貼和打印文件。
2.2 電子檔案管理的弊端
信息載體的老化和變質現象，是電子檔案管理工作中不得不面對的難題，因此必須加強電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質老化而導致的無法讀取資料的問題。目前，云技術是一種較為常用和有效的保護方式。
電子檔案管理的操作程序較為復雜，這就對檔案管理人員的素質和專業水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實性和可靠性，應加強管理人員的技術培訓工作。
黑客攻擊和病毒這些潛在的復雜網絡風險，在電子檔案的數據傳輸和共享過程中，威脅著數據信息的安全，因此應做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護好電子檔案資料，如檔案加密、網絡防火墻等等。
雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應的電子檔案管理法規，但是一些具體的細則仍不夠完善，相關部門應該推出相應的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發展保駕護航。
3 結束語
電子檔案管理模式較傳統檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現有利于環保事業的開展。傳統檔案管理具有其不可替代的優勢，電子檔案管理與傳統檔案管理兩者有著很多的共性，在現階段和將來的一段時間內，電子檔案管理還不能完全代替傳統檔案管理，相關人員應該在進行傳統檔案管理時，良好的融入電子檔案管理的優勢，提高檔案管理質量。
參考文獻
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