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關鍵詞:電力企業;信息化系統;信息化建設
中圖分類號:F270 文獻標識碼:A 文章編號:1009-2374(2013)34-0125-02
信息化建設是指在國家的統一規劃和組織下,利用現代信息技術,在工業、農業、國防、科學技術和社會生活各方深入開發和利用信息資源,加快推進我國的現代化進程。近年來,我國的電力行業的信息化建設已經取得了突飛猛進的發展,軟件產品在信息化建設中發揮著關鍵性的作用,但國內外的軟件技術也在迅猛發展,市場上的軟件品牌和產品多不勝數,分析國內外軟件產品的成熟度、功能、價格、適用性、技術要點等情況有助于電力企業選擇適合自身特點的軟件產品,推動電力企業的信息化建設。
1 電力企業信息化發展現狀
信息化水平對企業的競爭力有著直接的影響,目前,我國電力企業信息化建設已經取得了一定的成績,但總體來說還處于發展階段。為增強企業綜合競爭力,適應市場發展需求,必須通過電子信息技術提高電力企業的綜合實力和經濟效益。但目前電力企業在信息化建設中還面臨著諸多的問題和挑戰。
1.1 電力企業信息化建設水平還不能滿足市場發展需求
當今社會,世界經濟發展的主流趨勢是全球經濟信息化,我國電力企業信息化也是蓬勃發展,但就發達國家而言,我國對企業信息化建設的認識還不夠全面,信息化建設水平還處于初級階段,對于網絡資源和電子信息的利用還不夠充分,市場經濟和科技的發展對信息化的要求也逐漸提高,信息化建設水平還不能滿足經濟和科技的發展
需求。
1.2 信息化建設不夠規范
目前,國家電網倡導對電力企業進行統一領導、統一管理,但由于電力企業特殊的發展背景,其發展過程中沒有統一的規范管理,導致電力企業信息化建設不集中,秩序混亂,經常出現重復開發的現象,資源浪費嚴重;信息化建設過程中所用的軟件也不統一,造成數據的采集和處理方式多樣,給數據的整合利用帶來很大的困難。
1.3 電力企業對信息化的認識存在誤區
很多電力企業認為信息化就是利用設備和網絡來代替人的勞動,因此大量購買機械等硬件設備,往往忽略了軟件程序的重要性,對信息化建設的認識存在很大誤區。軟件程序相當于人的大腦神經,是硬件機械的中樞系統,是信息化建設的關鍵因素,軟件程序的提升和應用能夠極大地提高硬件設備的利用效率,大大提高電力企業的信息化建設水平。另外,電力企業的管理者對信息化建設的認知直接影響著員工對信息化建設的認識和態度,因此,在電力企業的信息化建設方面,應領導和職工在思想上達成統一,在行動上相互配合,若電力企業的領導和職工不能正確認識信息化建設,將會給電力企業的信息化建設帶來嚴重的阻力。
1.4 電力企業缺乏專業信息化建設隊伍
一個完整的信息活動包含信息的采集、加工、處理和應用四個環節,每一個環節內容都對于人才和軟件有很高的要求,電力企業員工需要對當今先進的信息資源和信息技術及時了解和掌握,,而目前電力企業員工的計算機基礎比較薄弱,缺乏專業的高層次人才,其創新能力和先進知識的更新能力還不足,員工整體素質不高。對于軟件要及時進行升級和更新,及時發現和利用國內外先進的軟件技術提升企業自身信息化建設水平。
2 信息化系統管理軟件的選型原則
電力企業要通過管理軟件實現信息化,就應擺脫時間和空間的限制,重復利用現有資源來提升企業的無形資產,使管理更加規范化和現代化。管理軟件的選擇應考慮與業務聯系緊密的、功能簡單而且、風險小、實施難度小、周期短的管理軟件,其選擇原則主要有以下四個方面:一是適用性,信息化管理軟件貫穿了企業的各個環節,與公司的運轉效率和員工的工作效率密切相關,因此,選擇適合自身特點的信息化管理軟件非常重要。二是經濟性,信息化建設是一個循序漸進的過程,在企業發展的不同階段,其對軟件的需求也是有所差別的,因此,不能一味追求管理軟件的高端前衛,而應綜合考慮成本價值,選擇自身發展特點的軟件,且很多軟件都能夠升級,以適應信息化發展的要求。三是時效性,市場是瞬息萬變的,對于企業來說,時間就是金錢,因此應選擇開發項目實施周期相對較短的管理軟件。四是穩定性好,在信息化社會,若軟件在實施過程中出現問題將會給企業帶來不可估量的損失,因此,管理軟件的穩定性是軟件選型的一個重要的參考原則。
3 電力企業信息化建設的軟件選型策略
隨著電力體制改革地不斷深入,電力企業對市場的需求催生了一系列電力信息化產品,如SAP、朗坤、用友等軟件,但軟件的實際用途是提升企業競爭力,其選擇必須考慮多方面影響因素,如企業利益、信息安全等。未來的信息化建設軟件系統選型將會出現以下策略:
3.1 根據實際需求靈活選型
在電力企業信息化建設中,為提升管理效率,便于整體上對集團信息進行掌控管理,提升管理效率,集團可選用大型的ERP數字平臺,采用國際知名軟件企業,而分公司和企業則根據實際需要,采用國內先進的EAM管理軟件,這種根據實際需求對軟件進行靈活選型的策略能夠提高電力企業信息化建設的實施效率,降低管理風險。目前電力系統也應用了ERP系統主要用于業務采購、資產管理方面,起到了協同管理、層級審批、多層級管理的應用
效果。
3.2 一體化平臺選型策略
因很多集團企業的管理體制為多級管理,集團企業可從上至下選擇國內有豐富電力行業實踐經驗的軟件企業提供整體的信息化服務,實現一體化的信息管控,避免因多家企業的多種軟件造成采集、加工的數據混亂的情況給企業帶來風險。這種軟件的統一選型有利于信息數據的分析和處理,也有利于實現集團的管控一體化。選擇統一的企業門戶入口,登陸后可顯示軟件分類、軟件層級。網、省、市、縣各級用戶可根據不同的需求、層級不同選擇軟件入口。這樣不但節省軟件開發的費用,同時降低了各級用戶操作的復雜性。
3.3 管理系統和生產系統選型標準
由于電力企業特殊的工作背景,在企業發展過程中信息系統的選型大體可分為管理系統選型與生產系統選型。管理系統包含:郵件系統、辦公系統、檔案系統、財務應用系統,報表系統等。生產系統主要包括:輸、配、變生產管理系統,電網規劃系統,調度管理系統。不論是管理系統還是生產系統,系統選型的主要出發點有:(1)協同辦公,分層審批;通過使用信息系統,應實現多層級審批事務,電子化協調辦公模式,省去了原始的紙質式、人工化的辦公模式。(2)系統安全性、容災性:對于一個企業,企業內部的數據是具有保密性的。對于在企業軟件中數據安全性,是軟件開發廠商在軟件開發初期就必須認真對待的問題。一方面,企業所使用的軟件中采集的數據是否安全,不對外泄密。另一方面軟件數據的必須要按時備份,一旦發生意外,必須具有可還原的性能,保證企業數據的安全性。(3)可擴展性:信息軟件的應用不可避免會出現不適應現象,這時就需要二次開發信息軟件,在軟件選型時要把二次開發因素考慮中,提供較好的二次開發入口,對軟件的選型也是至關重要的。(4)軟件服務:軟件廠商的售前售后服務質量是企業軟件選型的另一個重要考慮要素,售前是否與企業溝通到位,決定了軟件的實施效果;是否有專門的售后團隊,對軟件在使用過程中遇到的問題進行解決、整改,甚至是軟件的二次開發。由此軟件的服務質量也應在軟件選型時考慮在內。
4 結語
電力企業的信息化建設是企業創新發展和高效運轉的重要動力,實現企業的信息化建設目標應關注先進軟件的發展和應用,并根據自身特點以及軟件產品的成熟度、技術的先進性、功能的適用性、軟件價格、擴展性等靈活地采納新軟件來改善業務流程和管理水平,讓信息系統能夠更好地應用于電力企業中,幫助企業增強綜合競爭力,提高經濟效益。
參考文獻
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關鍵詞:服裝企業 信息化系統
服裝行業是我國傳統支柱產業之一,在國民經濟中處于重要地位,近幾年,我國的紡織服裝業有著較大的發展,也在較大程度上推動了國民經濟的發展。中國巨大的市場內需已經成為國內服裝行業平穩增長的主要動力來源。服裝行業在發展中逐漸從規模、產量轉變為品牌、品質以及產品個性化方面的競爭,涌現出一批具有高知名度、在業內具有較強的市場占有率的服裝品牌,如杉杉、波司登、凱撒、紅豆、羅蒙、報喜鳥等,均擁有成百上千家的專賣店。企業大幅度的擴張伴隨著人、財、物的內部管理面臨失控的危險,借助高科技手段的企業信息化管理就顯得尤為重要。
一、當前服裝企業信息化應用的現狀
在經歷了前一階段的經濟高速發展期后,企業信息化已日益成為提升管理,提高效益,獲取更多利潤的基礎技術支撐點。渡過信息化建設的初始階段,企業家們卻又面臨著落伍的信息管理系統不能滿足自身業務需求高速成長的困惑,尤其在緊跟潮流和時尚的服裝行業,其產品的款式多樣、價格多變、更新換代快,造成高庫存風險。如何造就高效的周轉率,使提升服裝企業經營利潤的重要因素之一。
服裝企業信息化的目的就是從設計、打版開始,到訂單、原料采購、進倉、分配、生產、銷售、統計分析等,對企業的整個流程中的各個環節實施動態化管理。對于涉及訂、產、銷一體的服裝制造業而言,內部的管理流程是決定了信息化成功與否的關鍵。過去的信息管理大多解決眼前的局部業務功能的信息技術支撐,但對于當今各類分銷渠道,跨地域的門店銷售,需要我們在協同工作的大系統背景下,解決信息化孤島問題,重新理順內部工作流程,集中管理,共享數據,提升核心數據一致性,安全性和可靠性,逐漸引導企業納入規范化、標準化的管理格局中。
二、服裝企業業務管理分析
鑒于服裝商品的特點,具有多SKU、多商品屬性、季節性多變,區域特征明顯,價格策略復雜等,服裝企業涵蓋了設計、生產、原料采購、分銷、零售等一系列業務,在企業信息化流程設計中需要以下管理模塊:決策分析、財務管理、客戶關系、生產管理、倉儲物流、門店管理。
三、門店管理模塊的流程再造
在門店管理模塊,企業的管理目標是:規范化門店進銷存業務管理流程,加強對門店的管理,建立一套事先申請、事中控制和事后分析相結合的門店運營監控體系,為門店進銷存業務提供準確的統計信息,為生產和銷售提供有效的統計信息。在公司物流部、分銷部的監控下,門店之間依據實際情況進行庫存調撥;公司物流部也可以直接下達調貨通知,進行店間貨品的調配。
為實現上述目標,主要在以下五個方面進行了流程改進:
1.要貨、退貨的事先申請,事中控制
當前企業里,門店與物流部門的信息溝通是通過電話進行的,溝通效率低,成本高;門店的退貨裝箱單是手工單據,單據與貨物一致性較低,造成物流部門驗貨、收貨工作量大,效率低、誤差大。
在本次門店系統優化過程中,門店與物流部門共享信息數據。物流部門及時得到門店的要貨、退貨申請,對要、退貨申請做出相應處理和審批;門店也能及時得到物流部門的處理結果,尤其對退貨申請,經審批后,根據審批結果掃描裝箱,確保退貨單據、所退貨物一致,提高物流部門的工作準確率和成功率。
2.規范、可控的折扣促銷管理
在企業門店銷售中,根據市場競爭、店內貨品庫存、銷售情況,經常會進行各種促銷方式,以提升銷售量,擴展客戶群。常使用的折扣促銷方式有:折價促銷、贈券促銷、折價贈券促銷、買一贈一促銷、折隨量變促銷、買減促銷、VIP贈禮品促銷。
以前,門店折扣促銷的工作流程是通過手工填單申請,而折扣促銷活動實施時,是通過店員手工折扣銷售進行操作的,店員自由度大,事后難以監控。
進行流程優化后,門店策劃和準備實施貨品折扣促銷活動時,提前向財務部提出申請。具體由門店操作員根據門店策劃的折扣促銷方式和參加折扣促銷的貨品,在門店POS系統中手工錄入促銷單。信息經門店POS系統傳遞到財務部,財務部對折扣促銷單進行審批。審批通過后,門店即可實施折扣促銷活動,審批不通過,則門店不能實施此折扣促銷活動。
通過流程改進再造,門店折扣促銷活動形成規范的折扣促銷規則和折扣促銷活動的策劃、審批和實施流程,由門店POS系統統一管理和控制,減少了財務部人員的事后監控工作,消除人為因素導致的銷售損失,降低事后監控成本。
3.特例卡的靈活應用和監控
特例卡是公司高層領導所具有的特殊的折扣權限。當特殊顧客在店內購物時,公司高層領導通知門店以特殊折扣對該顧客進行單獨優惠。
以前,門店操作員采用手工折扣來實現對特殊顧客的銷售處理,財務很難分開特殊顧客和普通顧客折扣,事后監督困難,也容易出現管理漏洞。
進行流程優化后,給每位高層領導分發一張特例卡,專門用于門店以特殊折扣對特殊顧客進行優惠。門店人員完全依賴于特例卡的權限進行相應折扣,規范了特殊折扣的使用時限。使用特例卡進行交易后,財務部依據特例卡銷貨單與相應高層領導進行特殊折扣的核實和資金處理。
特例卡的使用,特殊銷貨單的核實,提高了財務部對門店異常折扣監管質量,有效杜絕打折漏洞,財務部的工作效率也大幅度提升。
4.代金券的系統管理
原有代金券申請、發放均由人工管理,使用時也沒有校驗,防偽性差,容易出現造假,超范圍,超時效使用等現象,使用情況難以統計,造成企業經營損失。
為加強管理,門店系統改進了流程控制,首先由門店或需求部門提出代金券申請,由財務部按照公司代金券審批流程進行審批,審批通過后,由策劃部人員進行設計、制作,并且代金券使用條碼管理,條碼信息中含有面額、有效期、券類、可用門店等相關信息。其次,代金券使用系統實施發放管理,由財務部人員在門店POS系統中對準備贈送或出售的代金券建檔并蓋章。 最后,由需求者向最終客戶發放。
顧客持代金券在店內進行購物結算時,門店POS系統對代金券進行掃描,自動檢測該代金券的有效性,如符合使用條件才允許使用并登記。財務部門在每期代金券的使用期限結束后,對該期代金券的發放和使用情況進行統計分析。
通過嚴格的審批、驗收、管理手段,有效地避免了代金券在發放及使用中的漏洞,加強了監管力度,提升管理品質。
5.營業款回收管理
服裝企業大量的直營門店分散在全國多個城市,營業時間長,員工流動性大,給每日營業款的回收管理工作帶來很大的難度。
為提高門店資金監管,統籌考慮到財務部門管理的便利,在門店系統中將每日營業款數據分類匯總(門店每日營業款收入主要分為四類:現金,銀行卡,儲值卡,代金券),并回傳總部系統,同時將當日現金存入固定賬戶,回收的代金券定期上交財務,銀行卡、儲值卡對賬單當日回傳總部,做到款項日清月結,賬目清晰。
一、大型集團企業要重視會計信息電算化系統建設
首先,要求快速、準確完成會計核算工作,同時又能減輕財會人員勞動強度。傳統的會計部門手工賬復雜、繁瑣,財會人員往往要用幾個星期,甚至更長的時間來處理賬務,出報表。采取電算化能簡化、避免大量重復性的工作,一份涉及整個集團公司的財務報表在幾分鐘內就可完成。
其次是能夠為企業經營控制和管理決策提供強有力的支持。現代會計的職能已經發展成為集核算、監督、控制、分析、預測、決策于一體的全方位的經濟管理活動,大企業已不再滿足于報賬型的會計核算和財務軟件,大企業集團特別需要具備分析和管理功能的會計信息系統。
其三是必須建立安全可靠、暢通的系統運行通道,由于大企業集團的機構通常是分布在各地,有的遠在海外,為保證信息的及時交流,將分散在各地的子公司的經營情況及時進行匯總、分析,并反饋到本部和各地,必須借助于先進的網絡技術,組建企業網,同時應用大型數據庫系統處理大量數據,保證企業數據安全可靠。
隨著企業集團的發展和母子公司體制的建立,會計信息系統中的問題主要表現在以下兩個方面:
一是信息失真。出于各自的利益,企業管理部門間不愿及時提供相關信息,人為制造信息孤島,企業的高層決策者難以獲取準確的會計信息,搞不清楚下面的情況。更為嚴重的是,企業各層面都在截留信息,甚至提供虛假信息,使得匯總起來的信息普遍失真,會計核算不準,報表不真實,有時合并的會計報表還掩蓋了子公司的實際經營狀況。
二是監控不利。目前,大型企業中所有者對企業、母公司對于公司、公司管理層對各資金運動環節普遍存在著監控不利甚至內部人為控制的現象。因監督者沒有掌握企業財務資金全面情況的必要信息和手段,故而難以及時有效地發揮作用。不少母公司難以及時掌握子公司的財務資金變動情況,企業資金人不敷出。企業領導對財務狀況不清,財務人員對經營情況又不甚了解,使得會計核算跟著領導意志走,使財務監督流于形式。
二、大型集團企業建立電算化會計信息系統的基本策略
(一)明確目標,統一規劃
企業計算機管理信息系統是一項投資大,開發周期長、具有較高技術復雜度的系統工程,它的建設涉及企業高層管理人員、一般管理人員、專業技術人員和電腦用戶,依賴于企業的信息需求、內部機制、外部環境、人員水平等條件。
首先,企業高層領導要親自參加系統建設的領導工作,因為企業高層領導最了解電算化的目標和需求。高層領導介入電算化工作,才能在人財物上給予必要保證,才能有效領導、組織系統建設。
其次,根據企業計算機信息系統的長期目標統一規劃,使各個系統在明確的系統建設目標下分別進行實施,最終集成為協調大系統。
(二)培訓企業員工,提高電算水平
通過培訓,可使員工不僅掌握計算機的一般操作,還要使員工熟悉工作程序,了解如何改善管理。
進人電算化系統進行操作的人員必須持有《電算化培訓合格證》方可上崗。這樣防止了其他人員有意或無意損壞電算化系統數據。
(三)引進先進的管理思想和方法,加快建設企業會計信息電算化系統
沒有科學的管理基礎,就無法建成有效的電算化會計系統。因此應加強制度創新和管理創新,最大限度地消除制度執行中的人為因素,運用信息技術手段,進行企業重整,完善管理,把管理制度和企業規程變成大家共同遵守,誰都無法擅自更改的程序,以保證制度的貫徹執行。
(四)選擇先進的、成熟的系統平臺和財會軟件,建立一個系統的金計核算系統和分析系統
引進財會軟件的方式主要有購買商品化軟件和組織開發兩種。商品化軟件通用性強,但很難達到一個大型企業集團決策管理的需求。因此,組織建立一支穩定、技術過硬的系統開發‘運行、維護隊伍,對商品化軟件進行二次開發,以滿足企業要求是切實可行的。
當然,實現企業信息管理的現代化,僅有完善的會計核算系統是不夠的,還要有強有力的信息分析處理系統來處理預算、核算、差異、分析、指令等綜合的信息,為企業經營管理決策提供相應的支持。
目前,開發大型信息系統先進的平臺模式是采用開放技術的構造:客戶機/服務器計算平臺,如操作系統選擇WindowsNT、UNIX等,通訊協議為TCP/IP(廣域網或大型網絡系統)、NETBEUI(小型局域網),數據庫是Oracle/Sybase/SQLSERVER,客戶端是Windows下的Powerbuilder/VB.近幾年來,隨著電子商務的不斷推廣應用,已有越來越多的企業尤其是大型企業利用電子商務提高工作效率、獲得“取之不盡”的共享信息資源,同時及時信息等。也有采用企業內聯(Intranet)的網絡形式構造企業信息系統的,這是未來一個發展方向。