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第1篇

本科畢業(yè)論文是中國本科教育中的一個綜合性實踐環(huán)節(jié)，是檢驗學(xué)生綜合運用所學(xué)知識解決實際問題的重要途徑，是培養(yǎng)和鼓勵學(xué)生勇于創(chuàng)新的重要平臺。2004年教育部了《關(guān)于加強普通高等學(xué)校畢業(yè)設(shè)計（論文）工作的通知》，要求“各省級教育行政部門（主管部門）和各類普通高等學(xué)校都要充分認(rèn)識這項工作的必要性和重要性，制定切實有效措施，認(rèn)真處理好與就業(yè)工作等的關(guān)系，從時間安排、組織實施等方面切實加強和改進畢業(yè)設(shè)計（論文）環(huán)節(jié)的管理，決不能降低要求，更不能放任自流”。[1]

一、本科畢業(yè)論文的界定

本科畢業(yè)論文是大學(xué)本科學(xué)生運用本科所學(xué)基本知識和基礎(chǔ)理論，對實際中的一兩個問題進行分析、解決的實踐鍛煉過程，也是學(xué)生對大學(xué)四年本科學(xué)習(xí)成果的一次綜合性總結(jié)，是高校教學(xué)中不可缺少的重要組成部分。畢業(yè)論文不僅是高校教學(xué)中的最后一個環(huán)節(jié)，也是對學(xué)生進行考核的一個重要方式，對培養(yǎng)學(xué)生素質(zhì)發(fā)揮著積極的作用，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)成果的重要體現(xiàn)，也是學(xué)生進入社會從事專業(yè)工作之前的預(yù)演。1980年頒布的《中華人民共和國學(xué)位條例》（2004年修訂，沿用至今）中，對于學(xué)士學(xué)位已明確了兩條考核標(biāo)準(zhǔn)：較好地掌握本門學(xué)科的基礎(chǔ)理論、專門知識和基本技能；具有從事科學(xué)研究工作或擔(dān)負(fù)專門技術(shù)工作的初步能力。[2]（P4）

二、地方高校旅游管理專業(yè)本科畢業(yè)論文指導(dǎo)工作取得的成就

（一）旅游管理專業(yè)論文指導(dǎo)教師隊伍不斷擴大，素質(zhì)不斷提高

以云南師范大學(xué)旅游與地理科學(xué)學(xué)院旅游系旅游管理專業(yè)為例，2001年指導(dǎo)本科畢業(yè)論文時，共有專業(yè)指導(dǎo)教師11人，指導(dǎo)教師中教授1人，副教授4人，講師6人。而到2013年，共有專業(yè)指導(dǎo)教師14人，指導(dǎo)教師中教授有2人，副教授6人，講師6人。其中，博士研究生2人，碩士研究生4人。此外，還從學(xué)院地理系、教師教育系等聘請相關(guān)教師參與畢業(yè)論文的指導(dǎo)。指導(dǎo)教師隊伍不斷擴大，職稱、學(xué)歷不斷提升。

（二）旅游管理專業(yè)論文選題逐漸向細(xì)致化、具體化轉(zhuǎn)變

由于旅游管理專業(yè)所涉及的學(xué)科范圍廣，理論知識基礎(chǔ)寬且實踐性強，所以，旅游管理專業(yè)的本科畢業(yè)生在進行畢業(yè)論文選題時范圍相對較寬，增加了選題的難度，導(dǎo)致學(xué)生選題出現(xiàn)空泛的問題。如“我國旅行社人力資源的現(xiàn)狀與對策”、“中國旅游市場營銷策略研究”、“云南少數(shù)民族文化旅游產(chǎn)品的開發(fā)研究”等。從2002年開始至今，從各屆學(xué)生的畢業(yè)論文選題來看，已逐步向細(xì)致化、具體化轉(zhuǎn)變，多以中國、云南的某一縣市、某一區(qū)域的區(qū)域旅游開發(fā)、旅游產(chǎn)品開發(fā)，抑或某一酒店某一類型服務(wù)項目的開發(fā)，抑或某一旅行社產(chǎn)品營銷策略、人力資源現(xiàn)狀等進行探討研究。

（三）旅游管理專業(yè)論文指導(dǎo)工作已實現(xiàn)了從重結(jié)果向重過程的轉(zhuǎn)變

論文指導(dǎo)工作從第七學(xué)期學(xué)生教育實習(xí)回來后的11月初開始直至第八學(xué)期的5月中下旬，歷時6個月的時間中，對學(xué)生畢業(yè)論文召開專門的動員大會，交代畢業(yè)論文撰寫工作中的整個流程、具體要求、注意事項并分旅行社管理、區(qū)域規(guī)劃與開發(fā)、酒店管理三個方向要求學(xué)生報名，按照學(xué)生報名情況進行分組并安排指導(dǎo)教師，各指導(dǎo)教師按計劃進行各組開題，要求學(xué)生提交開題報告、論文研究綜述，之后再進行論文撰寫及一、二、三稿的修改工作，同時學(xué)生還要對指導(dǎo)教師論文每一稿的修改意見進行整理記錄，提交論文指導(dǎo)記錄表。論文指導(dǎo)的每一個環(huán)節(jié)都是按程序環(huán)環(huán)相扣，如果哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，后面的工作將無法順利進行，這種論文指導(dǎo)工作重心的轉(zhuǎn)變，也說明了論文指導(dǎo)工作正逐步邁向規(guī)范化。

三、地方高校旅游管理專業(yè)本科畢業(yè)論文指導(dǎo)工作中面臨的困境

（一）旅游管理專業(yè)畢業(yè)論文與就業(yè)、考研、出國的沖突

統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明，隨著高校的不斷擴招，大學(xué)畢業(yè)生的人數(shù)在逐年增加，2006～2009 年，高校畢業(yè)生分別為413 萬人、495 萬人、559 萬人、611 萬人，而就業(yè)率分別為77%、70%、68%、68%；2010年高校畢業(yè)生增至630萬人。擴招與就業(yè)的雙重壓力使大部分學(xué)生奔忙于找工作、考研、考公務(wù)員、出國等，無法專心致志地完成或更好地完成畢業(yè)論文的撰寫。

（二）旅游管理專業(yè)畢業(yè)論文完成時間倉促

畢業(yè)論文的撰寫一般安排在大四下學(xué)期，從學(xué)生參加各種專業(yè)實習(xí)、教育實習(xí)（師范類學(xué)生）等返校后僅6個月或8個月時間，在僅有的這幾個月時間里，學(xué)生既要確定選題又要參與一系列的實證調(diào)研、收集文獻(xiàn)、撰寫等工作，時間非常緊迫，加之找工作、考研等，論文質(zhì)量往往不盡人意。有的學(xué)生為節(jié)省時間，干脆省略了實地調(diào)研的環(huán)節(jié)，使論文空泛、缺乏論證數(shù)據(jù)。有的學(xué)生甚至從網(wǎng)絡(luò)或其他途徑大篇幅抄襲他人論文，學(xué)校對此雖三令五申并采取將學(xué)生畢業(yè)論文上網(wǎng)、學(xué)術(shù)不端檢測等手段，但抄襲現(xiàn)象仍屢禁不止。

（三）地方高校旅游管理專業(yè)畢業(yè)論文指導(dǎo)資金不足

資金不足是地方高校旅游管理專業(yè)畢業(yè)論文指導(dǎo)中遇到的最大難題。畢業(yè)論文的指導(dǎo)無形中加大了教師的工作量，但教師除了論文指導(dǎo)費用外，沒有其他經(jīng)費的支持。學(xué)生為撰寫論文的實地調(diào)研、實習(xí)等經(jīng)費也十分有限。[3]（P17）

（四）旅游管理專業(yè)學(xué)生水平層次參差不齊

隨著高校的擴招、大學(xué)入學(xué)門檻的降低，大學(xué)已由以往的精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變。截至2009年底，我國高校在校生為2900 余萬人，居世界第一。[4]（P23）旅游管理專業(yè)由于是面向全國招生，招收的學(xué)生來自全國各地，學(xué)生間本身在學(xué)習(xí)水平方面就存在較大的差異，加之學(xué)習(xí)態(tài)度和對自身要求的不同，使得學(xué)生的水平參差不齊，對專業(yè)基礎(chǔ)知識的把握也存在很大差異，因此，在撰寫論文的過程中，有的學(xué)生一、二稿就可通過，有的卻需要五、六稿甚至更多。此外，學(xué)生對畢業(yè)論文的認(rèn)識也存在一定偏差，排除時間的倉促外，有的學(xué)生雖已找到了工作，但考慮到畢業(yè)論文并未對今后的工作產(chǎn)生直接影響，依然不會以積極認(rèn)真的態(tài)度完成論文撰寫。[4]

（五）部分教師缺乏責(zé)任心

在高校論文指導(dǎo)教師學(xué)歷、職稱不斷提升，綜合素質(zhì)增強的同時，仍有部分教師由于主客觀原因不能高度重視旅游管理專業(yè)本科畢業(yè)論文指導(dǎo)工作，出現(xiàn)學(xué)生找不到教師或教師不能及時修改學(xué)生提交的論文；論文選題不符合專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)、論文缺乏新意、條理不清、論證不充分等論文質(zhì)量問題。

（六）缺乏完善的監(jiān)督機制和獎懲機制

在整個畢業(yè)論文指導(dǎo)過程中，學(xué)校雖讓指導(dǎo)教師通過網(wǎng)絡(luò)完成論文選題、開題、答辯等的審核工作，但這些做法流于形式，除了增加教師的工作量外并未產(chǎn)生真正監(jiān)督的作用。另外，在獎懲機制方面，除對為數(shù)較少的優(yōu)秀論文進行獎勵外，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的論文卻沒有明確的懲罰措施。這在某種意義上也嚴(yán)重挫傷了那些責(zé)任心強，認(rèn)真指導(dǎo)論文教師的積極性。

四、 地方高校旅游管理專業(yè)本科畢業(yè)論文指導(dǎo)工作改革的措施

（一） 調(diào)整畢業(yè)論文工作時間

將畢業(yè)論文撰寫時間調(diào)整至大四上學(xué)期，在大三時就確定論文研究方向，明確指導(dǎo)教師，布置科研任務(wù)、閱讀材料，大四下學(xué)期學(xué)生便可專心進行實證調(diào)研、收集資料數(shù)據(jù)，有充足的時間準(zhǔn)備論文的撰寫，也能與指導(dǎo)教師進行充分溝通、交流，有利于提高畢業(yè)論文質(zhì)量。同時也能減少大四下學(xué)期中論文撰寫與就業(yè)、考研的沖突。

（二） 設(shè)置“本科畢業(yè)論文專項基金”

隨著高校的擴招，學(xué)生人數(shù)的增加，教師指導(dǎo)論文的學(xué)生人數(shù)也有增無減，一個教師指導(dǎo)8～10個學(xué)生已是家常便飯。通過學(xué)校和學(xué)院共同承擔(dān)的方式，可設(shè)置一個“本科畢業(yè)論文專項基金”，根據(jù)教師指導(dǎo)工作量給予相應(yīng)的報酬。同時也可增加學(xué)生論文調(diào)研、實習(xí)中的經(jīng)費。

（三） 加強學(xué)生監(jiān)管、提高學(xué)生專業(yè)素質(zhì)

旅游管理專業(yè)畢業(yè)論文質(zhì)量提高的關(guān)鍵在于從思想上提高學(xué)生對畢業(yè)論文的認(rèn)識，除畢業(yè)論文動員大會教育學(xué)生重視畢業(yè)論文、了解畢業(yè)論文外，還應(yīng)對課程設(shè)置進行改革，增加“論文指導(dǎo)”之類的課程，培養(yǎng)學(xué)生發(fā)現(xiàn)問題、思考問題、解決問題的能力以及論文寫作的能力。與此同時，指導(dǎo)教師也可在條件許可的情況下，讓所指導(dǎo)的學(xué)生參與到自己的科研項目中，為學(xué)生提供科研訓(xùn)練的機會。

（四） 加強對指導(dǎo)教師的監(jiān)督檢查

學(xué)校以及學(xué)院各主管部門應(yīng)加強對教師的職業(yè)道德、愛崗敬業(yè)、為人師表方面的教育，為教師更新知識、提高業(yè)務(wù)水平提供條件。對論文指導(dǎo)工作的監(jiān)督必須實現(xiàn)具體化、量化管理，如修改次數(shù)、與學(xué)生見面次數(shù)等都必須有具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

（五） 進一步完善監(jiān)督機制和獎懲機制

借鑒研究生的教學(xué)模式實行“導(dǎo)師負(fù)責(zé)制”，從大三開始組織學(xué)生確定專業(yè)研究方向，明確指導(dǎo)教師，由指導(dǎo)教師通過與學(xué)生的面對面交流了解學(xué)生的興趣愛好，引導(dǎo)其進行研究課題的選擇，布置調(diào)研任務(wù)、推薦閱讀材料，到大四上學(xué)期，對學(xué)生論文的撰寫進行具體指導(dǎo)。學(xué)院負(fù)責(zé)本科論文工作的領(lǐng)導(dǎo)、應(yīng)對教師完成的情況進行定期檢查。在獎懲機制方面，除了評選學(xué)生優(yōu)秀論文并給予獎勵之外，還應(yīng)對指導(dǎo)優(yōu)秀論文的教師、指導(dǎo)學(xué)生論文整體水平較高的教師給予獎勵。而對缺乏責(zé)任心、指導(dǎo)的多數(shù)學(xué)生論文存在質(zhì)量問題的教師予以懲罰。

第2篇

引言

檔案管理不僅能夠起到保護檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進而使檔案存在價值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤和財富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。

一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義

高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、學(xué)歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會活動的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對學(xué)生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據(jù)。可見做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。

二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題

（一）缺乏對高校畢業(yè)檔案特殊性的重視

高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動性強等特點，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認(rèn)識到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。

（二）不規(guī)范

雖然我國已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。

（三）管理方式落后

隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術(shù)的運用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。

三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進思路

（一）正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作

想要提高我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強化對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。

（二）健全管理制度

高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。

（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理人員是畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展的核心力量和前提基礎(chǔ)。如果管理人員自身不具備過硬的專業(yè)知識，便很難保證工作的順利開展。提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，必須要從工作人員抓起，工作人員素質(zhì)直接決定管理效果和管理有效性。所以必須要先提高工作人員自身素質(zhì)，通過多種學(xué)習(xí)方式，使其熟練掌握畢業(yè)生檔案管理技能和知識，保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的有效落實。

第3篇

關(guān)鍵詞:高校畢業(yè)生 檔案管理 轉(zhuǎn)遞

高等院校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的一個組成部分,它是記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會實踐等情況,是高等學(xué)校進一步教育、考查、培養(yǎng)更高層次人才的第一手資料,更是用人單位選拔聘用、考核培養(yǎng)人才的主要依據(jù)。在知識經(jīng)濟時代、我國市場經(jīng)濟逐步建立完善的大背景下,高等院校學(xué)生檔案工作出現(xiàn)了不少新的問題。因此,深入探討高校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題,對于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進大學(xué)生就業(yè),甚至于對完善國家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實意義。

一、高校畢業(yè)生檔案工作存在的主要問題

1.缺少具有針對性的法律法規(guī)的約束

近年來,教育部和國家檔案局針對高等學(xué)校檔案管理頒發(fā)了《高等學(xué)校檔案管理辦法》。該辦法規(guī)定:關(guān)于高等學(xué)校全日制在校生規(guī)模在1萬人以上應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。(參見《高等學(xué)校檔案管理辦法》第二章第六條),由于沒有相關(guān)的約束條文,各個高校的學(xué)生檔案管理體制并不統(tǒng)一:有的高校將學(xué)生檔案放在綜合檔案室實行綜合管理;有的把學(xué)生檔案和干部人事檔案放在人事處一起管理;有的干脆把學(xué)生檔案放在各個院系,由輔導(dǎo)員分散管理。就筆者所在學(xué)校目前在校生人數(shù)已達(dá)到11000人,而學(xué)校設(shè)立的檔案室只安排不到兩名的相關(guān)人員進行臨時管理。畢業(yè)生檔案是在畢業(yè)生離校前一個月由系部輔導(dǎo)員移交至學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心,再由學(xué)生處就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心安排一至兩位老師采取晚上、周末加班等方式在極短時間里將畢業(yè)生檔案進行整理、轉(zhuǎn)遞。因為學(xué)校沒有為檔案室分配明確的定員編制,也沒有具體的辦公經(jīng)費及制訂工作量考核標(biāo)準(zhǔn),所以,造成一些部門和個人也不愿意投入大量的人力、物力和財力實行專項管理。于是,畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作就在這不規(guī)范的環(huán)境中勉強運行,其結(jié)果不言而喻。

2.學(xué)生檔案管理缺乏規(guī)范化

高校學(xué)生在校階段產(chǎn)生的檔案材料,如果沒有及時歸入檔案,就會出現(xiàn)問題。就以筆者所在院校在2009屆畢業(yè)生檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題為例:(1)歸檔材料手續(xù)不符合要求。比如有的高校畢業(yè)生登記表沒有學(xué)生本人簽名;存在沒有蓋學(xué)校印章,用系部印章取而代之的登記表;輔導(dǎo)員因疏忽忘記將高校登記表放入到學(xué)生檔案袋。(2)檔案材料沒有明確的排序要求,資料容易混亂。最常見材料有以下幾種:論文評審意見書、學(xué)生成績表、優(yōu)秀學(xué)生(干部)登記表、獎學(xué)金申請表――如果同一類型材料(表格)多次出現(xiàn),就會出現(xiàn)排序雜亂無章的問題。(3)書寫用筆不規(guī)范。我在整理畢業(yè)生檔案時,發(fā)現(xiàn)有一部分檔案材料采用圓珠筆、純藍(lán)墨水筆書寫的,按要求應(yīng)該是純黑色鋼筆或水筆等。

3.檔案管理模式老套,缺乏信息化

大學(xué)生在校期間形成的檔案是其所有檔案的一部分,它記錄大學(xué)畢業(yè)生到目前為止的全部學(xué)習(xí)、生活、社會實踐等情況。由于檔案袋的容量有限,加之一些檔案材料需要保密特殊性,就目前紙質(zhì)檔案材料而言,還真是有點勉為其難,盡管各行各業(yè)邁向信息化發(fā)展,然而,我們高校畢業(yè)生的檔案卻有點“返祖還原”現(xiàn)象,從事過生源數(shù)據(jù)上報的同志都知道高中階段都已經(jīng)有電子錄檢表(以江蘇省為例:上報數(shù)據(jù)至教育廳時,需事先在擴展項1里面查清楚該學(xué)生在錄檢表的哪一本哪一頁哪一行),在一定程度上暴露出檔案管理體制、管理模式、方法手段滯后于信息時代。

4.檔案轉(zhuǎn)遞單位不明確,用人單位接受檔案管理不規(guī)范

(1)隨著就業(yè)政策改革,畢業(yè)生到中小型企業(yè)、外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)就業(yè)的人數(shù)不斷增多,有些單位和學(xué)生不清楚檔案的管理制度,以為就業(yè)協(xié)議書上的檔案轉(zhuǎn)遞單位直接就是工作單位,但是這其中絕大多數(shù)單位沒有機要接受權(quán),導(dǎo)致檔案不能正常轉(zhuǎn)遞甚至丟失。

(2)學(xué)校按要求轉(zhuǎn)遞檔案,但是由于接受單位沒有規(guī)范畢業(yè)生檔案管理制度而造成檔案丟失的現(xiàn)象,例如研究生檔案需要分兩次寄出――學(xué)生收到調(diào)檔通知函件要求寄出當(dāng)時的檔案政審,學(xué)生畢業(yè)時再寄出后面產(chǎn)生的檔案材料,有的單位收到檔案后沒有把兩次檔案合并在一起或者沒有及時地將沒有被錄取的學(xué)生檔案退回,這也容易造成檔案丟失。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的對策與措施

1.加強相關(guān)法規(guī)建設(shè),確保畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效開展

近年來,黨和政府有關(guān)部門十分重視檔案管理工作,不久前頒布了《高等學(xué)校檔案管理法》,不過里面缺少具體對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞具體工作細(xì)則的說明。這一空白,使得畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞“八仙過海,各顯神通”。為此,筆者建議相關(guān)部門在《高等學(xué)校檔案管理法》的指導(dǎo)下,從工作的實際出發(fā),盡快出臺諸如《高等學(xué)校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》此類法規(guī),明確具體的單位負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案,確保學(xué)生檔案管理工作有法可依、有章可循。隨著我國高等教育普及化步伐的加快,再加上剛剛過去的金融危機的影響,畢業(yè)生未就業(yè)比重快速提升,這就要求我們必須將畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作做實、做牢,確保檔案準(zhǔn)確無誤轉(zhuǎn)遞。

2.及時收集、有效整理

畢業(yè)生檔案記錄的雖然是他們大學(xué)期間數(shù)年的成長歷程,但是,“不積跬步,無以至千里”,筆者個人建議要從他們被錄取進校那一天起就做好建檔工作,入學(xué)后立即根據(jù)其系部、專業(yè)群體性特點,按照國家檔案法規(guī)的要求,收齊有關(guān)材料。以后一經(jīng)形成,盡快存入。就目前而言,大學(xué)生在校期間參加國家和地方的各種競賽、技能、等級(計算機、英語)、職業(yè)資格落英繽紛,社會實踐活動層出不窮,入黨入團、評優(yōu)獲獎屢見不鮮,每一份材料、每一張證書都是大學(xué)生們能力與成長的記錄。檔案管理者本著一切為了學(xué)生、為了學(xué)生一切的工作理念,定期地向有關(guān)職能部門索取、征集學(xué)生材料。尤其畢業(yè)之際是畢業(yè)生檔案材料形成的最集中、最重要的時間段,這個時期是對畢業(yè)生在校期間德、智、體、美、勞的全面總結(jié)和評價,形成的材料大致有:論文評審意見書、學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表等。

3.盡可能多地把信息化技術(shù)應(yīng)用于高校畢業(yè)生檔案管理的各個環(huán)節(jié)

筆者所在院校通過畢業(yè)生上網(wǎng)直接輸入學(xué)號和姓名查詢派遣單位和檔案轉(zhuǎn)遞情況,據(jù)不完全統(tǒng)計比沒有用系統(tǒng)相比學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞后查詢量減少50%。一定程度上減少了了信息管理的重復(fù)勞動,減輕檔案管理的日常事務(wù)性工作,還大大提高了畢業(yè)生檔案查詢的效率。

4.加大宣傳力度,提高畢業(yè)生對檔案重要性的認(rèn)識。

(1)在學(xué)生畢業(yè)前做好宣傳工作,可以通過發(fā)放就業(yè)指導(dǎo)手冊、開設(shè)就業(yè)指導(dǎo)課程、組織模擬簽約以及檔案管理專題講座等形式,強化畢業(yè)生的檔案意識,讓畢業(yè)生充分認(rèn)識到人事檔案不是可有可無的,對畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活等各方面都有極其重要的影響。