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現在是信息時代，信息技術正在突飛猛進的發展，交通運輸行業管理從之前厚厚的文書管理轉變成現在的電子信息管理了，正在逐漸適應著信息技術飛躍發展的時代。自從交通運輸行業把資料和檔案統一的錄入電腦進行管理之后，不僅減少了人力同時還降低了錯誤率，工作效率得到提高，查詢資料也快于從前。

一、交通運輸行業中電子檔案應用的優勢

（一）減輕檔案管理人員的工作負擔。隨著信息時代的發展，使用電腦對企業檔案進行管理，使企業檔案跟著信息技術的發展成為電子式文書進行管理，更加系統的規劃、整理檔案，使查找起來更加方便、快捷，這樣就大大減輕了工作人員的工作量。以前交通運輸行業都是使用紙質文書進行企業管理，辦公人員通常為會了尋找一個信息而浪費很長時間，一想到整理檔案歸檔就犯愁，原因是所有的工作都是由人工來完成的，開設檔案、修改檔案、查找檔案都是需要人工書寫的方式完成的，不僅浪費大量的時間在這上面，同時還容易犯錯誤，最主要的是出現錯誤不能及時查閱出來，讓企業管理起來很是頭疼，然而電子檔案的應用就便捷很多，辦公人員只要會打字輸入幾個關鍵詞，就可以得到自己想要的內容。

（二）補齊檔案信息中的缺點。電子檔案是利用電腦技術把信息存檔，因此避開了因為檔案信息不全，對紙質的檔案拆包問題，同時還對一些不完成的信息進行補充，對檔案中存在的漏洞查找起來十分方便。

（三）防止交通運輸行業檔案信息內容的遺失。傳統的文檔管理都是通過人工來完成的，這就有可能存在整理的不當所遺失的問題，當出現這類問題的時候，檔案管理的辦公人員就會將之前整理好的文件進行開封重裝，增加了大家的工作量。

（四）降低了交通運輸行業文檔的泄密性。以前查閱紙質文檔時，辦公人員都會將包含這些內容的全部文件給人看，這樣就會使一些不相關的文檔信息也有泄露的可能，這樣的舉動加強了文檔的泄密性，沒有達到想要的效果。如果讓檔案的管理人員找到這個檔案，再轉給相關的人查閱，這樣就會增加辦公人員的工作量。使用電子文檔，對查閱人員進行身份認證，只有通過審核才能進去查閱，而且只能看到自己想要的一部分，不會涉及其他的內容，這樣就加強了檔案管理的保密性。

二、交通運輸行業電子檔案管理應用存在的問題

（一）專業管理人才匱乏。電子檔案是一個比較新型的特殊的產物，要求管理辦公人員要有扎實的基本知識來進行檔案管理，同時還應該熟練的使用計算機辦公軟件。電子檔案是剛剛興起的新鮮事物，針對這方面的專業人員還是很匱乏，定期的培訓課程制定的不是合理，這樣就使得現在的管理人員基本知識扎實，但是對于實際的應用知識欠缺，缺乏實踐精神。所以說現在的檔案管理人員在社會上是緊缺的。

（二）電子檔案本身存在的問題。因為交通運輸行業的電子檔案比較多和厚重，所以管理人員會把這些內容拷貝到光盤、優盤、硬盤上，這樣的方法比較復雜還不穩定，假如光盤等存儲工具發生破損，會導致里面存儲的信息直接丟失，輕者就是損失造成不完善的數據，致使檔案存儲失去了原有的價值。檔案的管理人員可以隨便的把這些信息帶出去，讓其他相關人員可以隨意查閱，對于電子檔案的保密性做的不是很好，同時管理人員沒有充分重視這些檔案，所以很可能造成檔案的遺失與竊取。

三、交通運輸行業電子檔案管理應用問題解決辦法

（一）對于電子檔案管理做到標準化。無規矩不成方圓，對于電子檔案的管理要做到標準化，按照一定的規章制度去管理，使電子檔案在管理中有一定的規范性。我們需要把文件管理和電子文檔來進行統一的規范管理制度，原因是文檔是由文件組成的，要從最基礎的文件進行規范管理，才會確保文檔的規范性，這是我們在制定管理制度首先要考慮的。

（二）需要素質與技能全面發展的管理人才。定期對交通運輸行業中檔案管理人員進行培訓是非常重要的一部分，為了不讓企業的內部員工泄密，保證檔案的保密性，我們要對涉及到電子檔案的人員進行檢查、考核，以確保不會有檔案信息被泄露出去，從而影響企業的發展。結論當今時代，電子檔案管理的應用時非常普遍的，在使用中我們要了解它本身存在的特點，并結合我們所學的計算機知識進行應用管理。具體來說就是，電子檔案是一種非常偉大的發明，本身就具有優越的特點，但這還是遠遠不夠的，要不斷的加快對電子檔案管理相關的一些技術以及硬件方面的建設，建立有效的電子檔案管理的相關制度，重點培養高素質的管理人才，以確保電子檔案在各個部門得到充分的利用，同時減輕大家的工作分擔。

參考文獻：

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作者：田紅麗