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《內(nèi)蒙古煤炭經(jīng)濟雜志》2014年第七期

1辦公耗材管理現(xiàn)狀

公司本著厲行節(jié)約、杜絕浪費、物盡其用的原則制定了相應的措施。公司建立購買的申報、復核、審批和購入領用的流程，設立了專管部門和專管人員，實行“統(tǒng)一采購、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一回收處理”的集中管理制。具體表現(xiàn)如下:(1)各部門根據(jù)本部門辦公耗材使用情況，于每月月底之前編制下月辦公耗材計劃，在由各部門負責人審核簽字后報送專管部門。(2)由專設管理部門指定專人管理，設立臺賬、核查領用、庫存情況，根據(jù)庫存情況編報采購計劃，經(jīng)總經(jīng)理審批后進行采購。(在采購過程中嚴格按照計劃采購，避免造成積壓)(3)凡一次性采購金額在10萬元以上的，必須進行招標。采購時供應商必須提供機打發(fā)票，同時出具機打明細表。(4)專設管理部門要及時掌握市場動態(tài)，，必須要求供應商具備良好的信譽、經(jīng)營資質(zhì)，保證供貨質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)供貨質(zhì)量差供貨價格高于市場價格要及時更換供應商。(5)領用辦公耗材時需要填寫統(tǒng)一的《辦公用品領用單》一式兩份，一份用于發(fā)放辦公用品，一份用于登記臺賬。(6)專管人員接到負責人簽發(fā)的《辦公用品領用單》后進行核對并做好登記，并將所需用品備齊，及時向各部門分發(fā)，做到不影響各部門的正常工作。(7)專管部門對庫存辦公耗材要妥善管理，負責人要定期抽查、清點，發(fā)現(xiàn)丟失、毀損，按照損失價值對責任人進行處罰，同時填寫處罰通知單送財務部，由財務部在當月工資中扣回相應的損失。(8)由專管部門購進的辦公耗材出現(xiàn)質(zhì)量問題及故障，要做到及時退換，不能影響正常工作，在檢查時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量差的沒做到及時更換的給公司造成損失的由專管部門負責人賠償，并追究責任人的管理責任。(9)專管部門按月向主管領導匯報辦公耗材的發(fā)放情況表，準確說明辦公耗材使用情況。以便做好更為精準的計劃采購任務。公司各部門的辦公耗材費用納入本部門的總費用考核范圍，獎罰執(zhí)行公司的績效考核辦法。根據(jù)管理辦法對比企業(yè)對辦公耗材的管控得到了較好的成果。表現(xiàn)如下:(1)降低了辦公成本(我公司2013年費用單位的辦公耗材與2012年費用單位的辦公耗材相對比節(jié)約了20%)。(2)辦公環(huán)境得到了較好的改善。(3)提高了工作效率和視覺觀。(4)樹立了企業(yè)的良好形象和精細管理。(5)節(jié)約了辦公空間和人力物力資源的浪費。(6)提升企業(yè)的員工素質(zhì)和對現(xiàn)代化辦公設備的適應性和操控性。

2辦公耗材在管理中提出幾點建議

2．1設專人專管對辦公耗材驗收入庫的質(zhì)量嚴格把關，并承擔相應的責任在所需辦公耗材的計劃做出之后，采購部門和招標部門就應按照計劃和合同的要求迅速的進行采購和招標，但采購貨物入庫時需要專管部門和專管人員嚴格把關，一定要按照購進明細單核對各種物品、品牌、廠家和環(huán)保要求是否與進貨單的內(nèi)容一致。如因?qū)９懿块T和專管人員工作的疏忽大意造成損失的，就要承擔相應的責任，一并追究采購和招標部門的責任。

2．2禁止打印和復印與工作無關的材料，如經(jīng)查出做出相應的處罰在八小時工作時間中要以本職工作為主，不得干預工作無關的活或為他人印制一些與本單位無關的材料。(無形中增加了企業(yè)不必承擔的一些費用如:電腦、打印機、復印機及各種配套辦公設備的損耗、紙張、人工、電費等等一些相關連帶的費用)

2．3專管人員需對各部門領取辦公耗材的時間、數(shù)量及用途進行嚴格的審核企業(yè)機關的管理體系直接影響著各二級單位的管理意識和觀念，所以對領用辦公用品或辦公耗材都要經(jīng)專管人員填寫辦公用品領用登記表經(jīng)專管部門負責人審批后方可領取。專管人員需做到對領用辦公耗材的日期、數(shù)量及用途和領用部門都要進行詳細的登記。并按月進行匯總，要隨時掌握整個機關辦公耗材的使用信息情況，發(fā)現(xiàn)使用不當及時反應及時管控，以便得到更好管理效果。

2．4加強OA辦公軟件的易用性、健壯性、開放性、嚴密和實用的特性對現(xiàn)代大中型企業(yè)來說都要采用現(xiàn)代化的辦公環(huán)境，提倡無紙化辦公，節(jié)約辦公用紙(盡量采用電子文檔保存和傳閱的方式、減少印錯、印多甚至印壞現(xiàn)象的發(fā)生)。所以提倡使用OA辦公軟件，加強OA辦公軟件的五個特性。易用性———沒有全面的應用做基礎，一切都是空談管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網(wǎng)卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁風格可能是個最佳選擇。健壯性———必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現(xiàn)實的集團業(yè)務，從而造成不可估量的損失。堅持網(wǎng)絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種有效手段，因為這樣一來，決定應用并發(fā)數(shù)的并不是軟件平臺本身，而是硬件和網(wǎng)絡速度;也就是說，從理論上講，類似的軟件平臺沒有嚴格的并發(fā)數(shù)限制。

開放性———能夠與其他軟件系統(tǒng)完成必要的關聯(lián)性整合應用管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其他軟件系統(tǒng)中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯(lián)性整合應用。從技術(shù)上看，采用整合性強的技術(shù)架構(gòu)(J2EE:是一套全然不同于傳統(tǒng)應用開發(fā)的技術(shù)架構(gòu)，包含許多組件，主要可簡化且規(guī)范應用系統(tǒng)的開發(fā)與部署，進而提高可移植性、安全與再用價值。)作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術(shù)保障。同時，現(xiàn)實的整合經(jīng)驗也必不可少，因為整合應用不光涉及技術(shù)層面，還包括對管理現(xiàn)實業(yè)務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能要求。嚴密性—必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控，具備全面的門戶功能。實用性—軟件功能必須與管理實務緊密結(jié)合，否則藥不對癥，反而可能有副作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。

現(xiàn)實中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能滿足現(xiàn)有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項目化、產(chǎn)品化和平臺化。(1)提高辦公耗材的復用率，與各部門的績效考核掛鉤。如:硒鼓、墨盒等經(jīng)過專業(yè)部門認定不可復用的可以審批購置。(2)嚴格控制辦公耗材的流失。如有發(fā)現(xiàn)對專管部門負責人和專管人員進行嚴格處罰。專管人員要負責對物品的保管，防止丟失和他人拿用。如有證據(jù)要做出處罰。(3)公司員工應合理利用打印紙張，盡可能采用雙面打印或復印避免造成浪費。(4)可根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和使用量核定一定消耗量進行管理。(5)根據(jù)各部門的工作范圍核定各種辦公耗材的使用率，折成費用與每個員工的效益工資掛鉤，每月或季度進行考核，在工資中進行適當?shù)莫劻P。(6)需儲存資料，盡可能使用U盤等用具保存。(7)嚴格把控供應商的選擇和管理，確保供貨的及時、質(zhì)量和誠信。(8)公司可以分季度對各部門所使用辦公耗材的情況進行公示。只是作為參考建議使用，公示可以增加各部門使用辦公耗材的透明度，能做到更好的互相監(jiān)督和控制。(9)也可以根據(jù)實際情況核定量對各部門進行發(fā)放小票領取所需的辦公耗材。公司可以按照各部門對所需辦公耗材制定合理的計劃，按照不同的種類分別印制成領用小票，然后發(fā)放到各部門負責人實行部門統(tǒng)一管理，需要時持小票領取使用。季度后半年可根據(jù)各部門小票的使用量給予一定的獎罰。(10)也可以考慮外包/托管的方式進行管理。辦公托管還是一個新概念，也是一項新服務。在市場上能夠提供辦公托管服務的企業(yè)很少，沒有統(tǒng)一的定義。

辦公托管是指:企業(yè)把自己的辦公用品采購、軟硬件設備維護以及瑣碎的行政安排等繁雜的后勤工作從日常事務中完全解放出來，統(tǒng)一打包交給專業(yè)的第三方進行管理，第三方利用自己的資源整合優(yōu)勢，為企業(yè)從星開始網(wǎng)上量身定做全面的辦公解決方案，為企業(yè)節(jié)約成本，提高效率，增加收益。辦公托管會給企業(yè)帶來諸多好處，企業(yè)辦公后勤管理的第一目標是使辦公更有效率，有效率才能保障業(yè)務和事項的順利進展。任何企業(yè)都希望自己的辦公更有效率，然而，繁雜的辦公用品采購、軟硬件設備維護以及瑣碎的行政安排等繁雜的后勤工作耗費了企業(yè)大量的人力、物力和財力乃至精力，而所有的這些辦公后勤工作都不直接產(chǎn)生利潤，有形尤其是無形的成本卻依然在持續(xù)地增加。根據(jù)大量的實際調(diào)研和經(jīng)營運作得出，企業(yè)辦公后勤內(nèi)耗掉了企業(yè)36．8%的管理，同時，根據(jù)實踐運作經(jīng)驗，企業(yè)的辦公后勤成本有15%—30%的節(jié)省空間。因此，企業(yè)需要改進自己的辦公后勤管理，辦公托管是最好的改進方式。結(jié)束語加強辦公耗材的管理是企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中不可忽視的一項重要工作。辦公用品中的辦公耗材管理業(yè)直接體現(xiàn)了企業(yè)的形象和員工的素質(zhì)，在企業(yè)管理中必須采取有效的措施對辦公耗材的使用加強精細化管理，使企業(yè)的辦公成本科學合理的有效降低。

作者：劉紅霞單位：神華集團包頭礦業(yè)有限責任公司