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摘要:不動產檔案是高校檔案管理一項重要內容，同時也是房地產管理工作的一項基礎工作。紙質檔案和電子檔案是目前兩種載體形式，因此要充分認識到這兩種載體檔案的重要性和價值，并將實體化管理和信息化管理相結合，充分發揮電子檔案優勢，同時注重鑒定檔案的價值、檔案收集的準確性、真實性和完整性，保證檔案的動態管理，并循全程管理的原則。

關鍵詞:不動產檔案;紙質檔案;電子檔案;信息化管理

高校不動產檔案是指，“高校在房屋、土地、地面建筑物、景觀綠化等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等歷史記錄”。從內容上可將其分為四部分:一是房屋產權利人、房產權屬登記確權、房屋產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件;二是房屋及地面建筑物所占用的土地使用權權屬界定位置圖、房地產分幅平面閣、分丘平面圖、分層分戶平面圖等;三是各類不動產登記工作中形成的各種文件材料;四是其他有關不動產權屬的文件材料，包括不動產權屬凍結文件、權屬代管文件，歷史形成的各種不動產權證、契證、賬、冊、表、卡等。高校不動產內容的劃定需根據學校自身發展需要，并嚴格依據不動產內容進行收集。

一、不動產檔案的歷史價值和現實價值

(一)不動產檔案的歷史價值第一，是高校不動產工作憑證的歷史積累和權屬證明的歷史見證。不僅對于高校房地產管理、場館管理工作有直接的利用價值，而且是長期積累的材料，具有不可替代的歷史見證價值。第二，為學校的歷史變革留下了珍貴歷史記錄，具有重要的歷史保存價值。高校不動產管理檔案的歷史價值，在于其客觀記錄性，檔案記載了學校建設和發展的歷史，是反映高校變遷和房屋、土地資產變化的真實記錄。校園房屋的丈量、土地界限的認定、房地產平面圖的測繪所記錄下來的是學校的變遷史，高校不動產管理檔案所反映的歷史，也是一個動態的發展過程。

(二)不動產檔案的現實價值第一，是提供產權證明的重要憑證，為學校不動產歸屬權爭議問題提供重要材料，也可為學校和個人房產的歸屬問題提供參考資料。在進行產權認證、產權糾紛、查處違章用地和建筑時，不動產管理檔案都是必不可缺的依據。第二，是學校基建、規劃等政策制定的客觀依據。在學校制定發展規劃、基建等相關政策時，也發揮巨大作用。學校的整體用房規劃、基礎設施建設和學生宿舍提升計劃等，均需要依據不動產管理檔案。第三，是保障教職工民生利益的重要依據。根據不動產管理檔案所提供的真實房屋的面積、結構、用途、地理位置、建造歷史等，學校教職工個人的產權歸屬等信息可以得到確認，從而保障了教職工的合法權益。同時也為學校進行修繕計劃提供了時間和數據上的支持?？梢哉f不動產管理檔案中的學校家屬區資料，也是學校教職工及家屬來訪查詢記錄的重要憑證。目前高校房產檔案中的“房改房”檔案和公用房檔案，為教職工的民生權益提供了重要保障。

二、新時期不動產檔案信息化管理的必要性

(一)信息化管理能提高不動產檔案的管理效率和保證信息準確性由于目前高校不動產類檔案的使用頻率增加，不動產管理工作需要通過引進信息化技術來滿足這一系列需求。近年來由于高校不動產工作量不斷加大，檔案的動態管理也成為一項重要工作。檔案資料為滿足不斷更新的需求，需要在紙質檔案的基礎上完成信息化采集，信息化管理便于資料的更改和補充，可以隨時進行信息的補充和完善，大大提升了工作效率和提高了檔案的準確率。

(二)信息化管理才能實現不動產檔案信息的共享和整合檔案信息化更便于實現資源共享，極大地解決了地域、時間帶來的不便，不在檔案室、不在規定的工作日也可以完成查檔工作，同一時間也可為不同查檔需求者提供服務，極大地提供了辦事效率，節省了大量人力和時間，也為全校教職工提供了方便。同時對于公開性的檔案信息又提供了一個共同分享的平臺，促進了各個部門之間的溝通和交流，真正實現了資源共享。

(三)檔案數字化有利于保護紙質載體原件和延長使用期限信息技術在檔案管理中的應用，也是對于紙質檔案的一種保護，手工查檔的頻率減少更有利于檔案的保存，也在一定程度上避免了檔案原件的破損和丟失，對于那些年代久遠、容易破碎的紙張，更需要進行高科技保存方式，不便于翻閱。那些歷史年份較長的憑證資料可以延長使用壽命。(四)信息化管理才能提高不動產檔案信息的查全率和查準率檔案信息化管理可以提高行政決策效率和辦事效率。通過將紙質檔案數字化，可實現檔案信息的縮微保存和自動檢索。通過建立地址索引卡，戶名產權名索引目錄等方式，提高查找檔案的速度和準確率，同時，根據檔案信息的數據分析，更有利于分析和了解所需掌握內容，為快速正確地形成決策制度做準備，保證了查檔的查全率。

三、不動產檔案信息化管理的必要舉措

(一)不動產檔案數字化過程中，要重視紙質載體的保護工作不動產紙質檔案有兩個優點:第一，紙質檔案具有很強的憑證效力和法律效力。紙質檔案所呈現的是歷史檔案的原貌，是對過去情況的客觀記錄和再現，沒有經歷過任何處理，例如學校的招標合同、與各部門院系簽訂的用房合同等，上面的負責人和公章均以原始材料呈現，無法篡改，才使得紙質文檔具有憑證性作用和無可比擬的法律效力，成為糾紛案中的重要憑證。也正是因為這種價值才成為其他形式檔案無法取代的存在。第二，紙質檔案更具有穩定性。一是因為電子檔案容易受到電磁波的干擾和損壞，其中的信息丟失不容易找到和發現;二是因為一旦計算機中毒或出現設備故障等問題，很容易導致檔案信息丟失;三是電子檔案容易被篡改，并且在修改后不會留下痕跡。這使得電子檔案在穩定性上存在很大隱患。

(二)確保不動產檔案的電子檔案與紙質檔案具備同等法律效力在信息化時代，高校仍需在紙質檔案的基礎上進行整理和歸檔。同時檔案信息開發也離不開檔案的實體支撐，實體管理是信息開發實現的手段，因此，整個檔案管理工作的基礎和重點仍是檔案實體管理。相比于信息化管理，實體檔案管理工作還存在無法替代的作用和價值。在信息化的過程中，保護紙質檔案的同時，也要加大對電子檔案關鍵數據的加密工作，確保數據的真實有效，使其和紙質檔案具備相同的法律效力。高校在對不動產檔案進行數字化時，要加入電子簽章、水印等防偽技術，不動產管理部門對重要的權屬憑證要采取驗證碼驗證等措施，防止有人惡意下載和隨意復制。

(三)信息化管理能夠更準確地反映出不動產登記的空間數據和非空間數據的變動性不動產登記中的空間數據，是依據國家地理測繪局的基礎地理數據庫產生的不動產的坐標、地塊代碼等信息。非空間數據，是指權屬的買售、轉讓等信息。不動產檔案的信息化管理，可以確保這些數據的真實、準確。第一，高校不動產管理部門，在收集檔案時應要做到準確、規范，對于所要表述的房地產位置、地點、房屋的結構、類型、面積等，都要符合國家管理規范標準，不可以隨心所欲進行自定義。第二，要鑒定所收集的資料是否為有價值的資料，是否真實，房地產活動中所產生的文件有很多，收集有價值的資料避免了不必要的數據錄入和整理，也節省了大量的人力和物力，是在高校不動產管理檔案管理工作中重要的一個環節。真實性則是要求對管理的狀態和過程要如實反映。如對房屋的登記時間、建造時間、變動時間等表述，和與之相應的申請登記文件、驗收合格證等等。同時，收集檔案資料過程中還要注意資料的完整性和全面性，不完整的檔案可能會造成消息的遺漏，甚至會影響整個數據的準確性，以至于影響房地產工作中的相關決策。例如“房改房”檔案中對于教職員工的基本情況、家庭情況均需做詳細記錄，并進行詳細的分類歸檔，這些重要數據在未來的房屋維修改造過程中將起到重要的作用。

(四)信息化管理才能滿足不動產登記信息的時效性和查詢需要隨著時代的變遷，很多房地產信息會發生變化，保持檔案的時效性十分重要①，這也是保證檔案完整性的一項重要工作。保證時效性的前提是確認每個檔案本身的時效性，對于不動產管理檔案要進行時間上的整理，確認其保管期限并進行登記，在過了保管期限之后需進行及時整理，對于仍有保存價值的檔案進行加裝保護，對于已經沒有價值的文件進行登記并及時處理。這其中的每一項工作都需要對房地產工作十分熟悉，可以準確分辨文件重要與否。

(五)信息化管理可以強化不動產檔案管理的流程化和規范化高校在不動產檔案管理上要注重規范化管理和提供利用，實行信息化管理，首先就要建立標準化的工作體系。信息標準化是實現現代化管理的重要基礎，在檔案管理中，無論是在收集整理階段，還是在利用查詢階段，都應制定明確的規章制度。在不動產檔案信息化管理工作中，制定符合高校實際情況的檔案信息化管理制度，將檔案的收集、鑒定、整理、利用進行標準化并在網絡化管理中充分運用，通過網上驗證、信息讀取、網絡密碼設置等，加強規范化管理。同時，對于從事檔案管理中的人員，進行信息化管理培訓。建立信息化的查詢審查、審批制度。對于從事不動產管理檔案管理工作者來說，不可隨意外泄內部人員管理賬號和內部資料，必須在辦事規定內接受來訪者的調檔查詢請求②。對不動產管理檔案要建立有效的保管措施，建立借閱登記簿，對檔案的借閱使用進行如實登記，防止檔案的丟失和損毀。不動產檔案管理人員需具有極強的專業性，從檔案價值的鑒定到整理、利用都需要具備業務知識和信息技術能力，還要有學習和綜合分析數據信息的能力。因此高校不動產檔案管理人員要參加一些專業知識培訓和參觀交流活動，要培養管理人員的積極主動性，增強責任感，不斷提高自身的專業知識水平和信息素養。

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作者：張莉 單位：南京大學房地產管理處